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Gemeinsame Bearbeitung von Präsentationen

Im Präsentationseneditor haben Sie die Möglichkeit, gemeinsam mit anderen Nutzern an einer Präsentation zu arbeiten. Diese Funktion umfasst:

  • gleichzeitiger Zugriff von mehreren Benutzern auf eine Präsentation
  • visuelle Markierung von Objekten, die aktuell von anderen Benutzern bearbeitet werden
  • Anzeige von Änderungen in Echtzeit oder Synchronisierung von Änderungen mit einem Klick.
  • Chat zum Austauschen von Ideen zu bestimmten Abschnitten der Präsentation
  • Kommentare mit der Beschreibung von Aufgaben oder Problemen, die Folgehandlungen erforderlich machen.

Co-Bearbeitung

Im Präsentationseneditor stehen die folgenden Modelle für die Co-Bearbeitung zur Verfügung. Standardmäßig ist der Schnellmodus aktiviert. Die Änderungen von anderen Benutzern werden in Echtzeit angezeigt. Im Modus Strikt werden die Änderungen von anderen Nutzern verborgen, bis Sie auf das Symbol Speichern Speichern klicken, um Ihre eigenen Änderungen zu speichern und die Änderungen von anderen anzunehmen. Der Modus kann unter Erweiterte Einstellungen festgelegt werden. Sie können den gewünschten Modus auch in der Registerkarte Zusammenarbeit in der oberen Symbolleiste festlegen, klicken Sie dazu einfach auf das Symbol Co-Bearbeitung Co-Bearbeitung.

Menü Co-Bearbeitung

Wenn eine Präsentation im Modus Strikt von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet wird, werden die bearbeiteten Objekte (AutoFormen, Textobjekte, Tabellen, Bilder und Diagramme) mit gestrichelten Linien in verschiedenen Farben markiert. Das Objekt, das Sie bearbeiten, ist von der grünen gestrichelten Linie umgeben. Rote gestrichelte Linien zeigen, dass die Objekte von anderen Benutzern bearbeitet werden. Wenn Sie den Mauszeiger über eine der bearbeiteten Passagen bewegen, wird der Name des Benutzers angezeigt, der diese Passage aktuell bearbeitet. Im Schnellmodus werden die Aktionen und die Namen der Co-Editoren angezeigt, sobald sie eine Textstelle bearbeitet haben.

Die Anzahl der Benutzer, die in der aktuellen Präsentation arbeiten, wird in der linken unteren Ecke auf der Statusleiste angegeben - Anzahl der Benutzer. Wenn Sie sehen möchten wer die Datei aktuell bearbeitet, können Sie auf dieses Symbol klicken oder den Bereich Chat öffnen, der eine vollständige Liste aller Benutzer enthält.

Wenn niemand die Datei anzeigt oder bearbeitet, sieht das Symbol in der Kopfzeile des Editors folgendermaßen aus: Zugriffsrechte verwalten - über dieses Symbol können Sie die Benutzer verwalten, die direkt aus dem Dokument auf die Datei zugreifen können; neue Benutzer einladen und ihnen die Berechtigung zum Bearbeiten, Lesen oder Überprüfen erteilen oder Benutzern Zugriffsrechte für die Datei verweigern. Klicken Sie auf dieses Symbol Anzahl der Benutzer, um den Zugriff auf die Datei zu verwalten. Sie können die Datei auch verwalten, wenn andere Benutzer aktuell mit der Bearbeitung oder Anzeige des Dokuments beschäftigt sind. Sie können die Zugriffsrechte auch in der Registerkarte Zusammenarbeit in der oberen Symbolleiste festlegen, klicken Sie dazu einfach auf das Symbol Teilen Teilen.

Sobald einer der Benutzer Änderungen durch Klicken auf das Symbol Speichern speichert, sehen die anderen Benutzer in der Statusleiste eine Notiz über vorliegende Aktualisierungen. Um Ihre eigenen Änderungen zu speichern, so dass diese auch von den anderen Benutzern eingesehen werden können und um die Aktualisierungen Ihrer Co-Editoren einzusehen, klicken Sie in der oberen linken Ecke der oberen Symbolleiste auf Speichern. Die Updates werden hervorgehoben, damit Sie nachvollziehen können, was genau geändert wurde.

Chat

Mit diesem Tool können Sie die Co-Bearbeitung spontan bei Bedarf koordinieren, beispielsweise um mit Ihren Mitarbeitern zu vereinbaren, wer was macht, welchen Absatz Sie jetzt bearbeiten usw.

Die Chat-Nachrichten werden nur während einer aktiven Sitzung gespeichert. Um den Inhalt der Präsentation zu besprechen, ist es besser die Kommentarfunktion zu verwenden, da Kommentare bis zum Löschen gespeichert werden.

Chat nutzen und Nachrichten für andere Benutzer erstellen:

  1. Klicken Sie im linken Seitenbereich auf das Symbol Chat oder
    wechseln Sie in der oberen Symbolleiste in die Registerkarte Zusammenarbeit und klicken Sie auf die Schaltfläche Chat Chat.
  2. Geben Sie Ihren Text in das entsprechende Feld unten ein.
  3. klicken Sie auf Senden.

Alle Nachrichten, die von Benutzern hinterlassen wurden, werden links in der Leiste angezeigt. Liegen ungelesene neue Nachrichten vor, sieht das Chat-Symbol wie folgt aus - Chat.

Um die Leiste mit den Chat-Nachrichten zu schließen, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Symbol Chat oder klicken Sie in der oberen Symbolleiste erneut auf Chat Chat.

Kommentare

Einen Kommentar bezüglich eines bestimmten Objekts (Textbox, Form etc.) hinterlassen:

  1. Wählen Sie ein Objekt, das Ihrer Meinung nach einen Fehler oder ein Problem beinhaltet.
  2. Wechseln Sie in der oberen Symbolleiste in die Registerkarte Einfügen oder Zusammenarbeit und klicken Sie auf Kommentar Kommentare, oder
    klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschten Objekt und wählen Sie die Option Kommentar hinzufügen aus dem Kontextmenü aus.
  3. Geben Sie den gewünschten Text ein.
  4. Klicken Sie auf Kommentar hinzufügen/Hinzufügen.

Das von Ihnen markierte Objekt wird mit dem Symbol Kommentiertes Objekt markiert. Um den Kommentar einzusehen, klicken Sie einfach auf dieses Symbol.

Um einer bestimmten Folie einen Kommentar hinzuzufügen, wählen Sie die Folie aus und klicken Sie in der oberen Symbolleiste in der Registerkarte Einfügen oder Zusammenarbeit auf Kommentar Kommentar. Der hinzugefügte Kommentar wird in der unteren linken Ecke der Folie angezeigt.

Um der gesamten Präsentation einen Kommentar hinzuzufügen, der sich nicht auf ein einzelnes Objekt oder eine einzelne Folie bezieht, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf das Symbol Kommentare, um das Kommentarfeld zu öffnen und klicken Sie anschließend auf Kommentar hinzufügen. Kommentare die sich auf die gesamte Präsentation beziehen weren im Kommentarfeld angezeigt. Auch Kommentare in Bezug auf Objekte und einzelne Folien sind hier verfügbar.

Alle Nutzer können nun auf hinzugefügte Kommentare antworten, Fragen stellen oder über durchgeführte Aktionen berichten. Klicken Sie dazu einfach in das Feld Antworten, direkt unter dem Kommentar.

Hinzugefügte Kommentare verwalten:

  • bearbeiten - klicken Sie dazu auf Bearbeiten
  • löschen - klicken Sie dazu auf Löschen
  • die Diskussion schließen - klicken Sie dazu auf Gelöst, wenn die im Kommentar angegebene Aufgabe oder das Problem gelöst wurde. Danach erhält die Diskussion, die Sie mit Ihrem Kommentar geöffnet haben, den Status aufgelöst. Um die Diskussion wieder zu öffnen, klicken Sie auf Erneut öffnen.

Neue Kommentare, die von den anderen Benutzern hinzugefügt wurden, werden erst sichtbar, wenn Sie in der in der linken oberen Ecke der oberen Symbolleiste auf Speichern klicken.

Um die Leiste mit den Kommentaren zu schließen, klicken Sie in der linken Seitenleiste erneut auf Kommentare.

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