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Dokumente zur elektronischen Signatur senden

Einleitung

Sobald Sie Ihr Online-Office mit dem DocuSign-Dienst integriert haben, können Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen zur elektronischen Signatur direkt von Ihrem Portal senden und signierte Dokumente als PDF-Dateien bekommen, die im angegebenen Ordner des Moduls Dokumente gespeichert sind.

Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Dokumentablauf zu vereinfachen. Jetzt können Sie Dokumente einfach signieren, ohne sie auszudrucken und scannen. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie ein Dokument zur Genehmigung senden und die signierte Kopie erhalten.

Wenn Sie die Server-Version verwenden, müssen Sie Ihr Portal auf HTTPS umstellen, da DocuSign HTTP nicht unterstützt.

Integrierung mit DocuSign

Fügen Sie die Schlüssel zum Abschnitt Einstellungen -> Integration -> Drittanbieterdienste hinzu. Verwenden Sie dazu die folgende Anleitung. Diese Option ist nur für den Portalbesitzer oder Administrator mit vollem Zugriff verfügbar.

Wie sendet man Dokumente zur Signatur? Schritt 1 Wie sendet man Dokumente zur Signatur? Schritt 1
Ein Vollzugriffsadministrator oder der Administrator des Moduls Dokumente muss außerdem überprüfen, ob die Option Einstellungen der fremden Services für Benutzer aktivieren im Abschnitt Administrative Einstellungen des Moduls Dokumente aktiviert ist.

Sobald die Integrationsschlüssel hinzugefügt sind und die Option Einstellungen der fremden Services für Benutzer aktivieren aktiviert ist, sollte jeder Portalbenutzer, der Dokumente zur Signatur senden möchte, sein/ihr DocuSign-Konto mit dem Modul Dokumente verbinden. Dafür sind keine Administratorrechte erforderlich. Um den DocuSign-Dienst zu verbinden,

  1. Öffnen Sie das Modul Dokumente auf Ihrem Portal.
  2. Klicken Sie auf den Link Verbinden auf der linken Seite.
    Sie können auch den Abschnitt Einstellungen auf der linken Seite erweitern, den Abschnitt Konten anschließen öffnen und auf die Schaltfläche Cloud verbinden klicken.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche DocuSign im Fenster Konto anschließen.
    Wie sendet man Dokumente zur Signatur? Schritt 1 Wie sendet man Dokumente zur Signatur? Schritt 1
  4. Melden Sie sich in einem geöffneten Fenster bei Ihrem DocuSign-Konto an. Geben Sie dazu Ihre E-Mail-Adresse an und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Geben Sie dann Ihr Passwort ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Log in.
    Wie sendet man Dokumente zur Signatur? Schritt 1 Wie sendet man Dokumente zur Signatur? Schritt 1
    Bitte beachten Sie die in der Adressleiste angezeigte Adresse. Abhängig von der Umgebung, die der Administrator beim Hinzufügen der DocuSign-Integrationsschlüssel (DocuSign Sandbox oder Produktionskonto) verwendet hat, sollten auch andere Portalbenutzer entsprechende Konten verwenden.
    • https://account-d.docusign.com - für Sandbox.
    • https://account.docusign.com - für Produktionskonto.

    Z.B. wenn ein Benutzer ein DocuSign-Konto hat, das zuvor unter https://www.docusign.com/ registriert war, greift er unter https://account.docusign.com auf dieses Konto zu. Wenn der Portaladministrator die Sandbox-DocuSign-Anwendung verbunden hat, wird die Adresse https://account-d.docusign.com verwendet, sodass der Benutzer sein unter https://account.docusign.com verfügbares DocuSign-Konto nicht verbinden kann. In diesem Fall muss der Benutzer ein neues Konto unter https://account-d.docusign.com registrieren.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Akzeptieren, damit ONLYOFFICE auf Ihr DocuSign-Konto zugreifen kann.

Dokumente zur Signatur senden

Wechseln Sie in Ihrem Portal zum Modul Dokumente und wählen Sie das Dokument aus, das Sie zur Signatur senden möchten.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument oder verwenden Sie das Symbol Aktionen Aktionen Symbol rechts neben der erforderlichen Datei. Wählen Sie dann im Menü die Option Mit DocuSign unterschreiben.
  2. Ändern Sie im daraufhin geöffneten Fenster Dokument signieren ggf. den Dokumentnamen für die signierte Datei.
    Wie sendet man Dokumente zur Signatur? Schritt 2 Wie sendet man Dokumente zur Signatur? Schritt 2
  3. Wählen Sie den Ordner aus, in dem die signierte Datei gespeichert werden soll. Der Abschnitt Meine Dokumente ist standardmäßig ausgewählt.
  4. Erstellen Sie die Empfängerliste des Unterzeichners. Klicken Sie auf den Link Benutzer hinzufügen, wählen Sie die erforderlichen Portalbenutzer aus der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Wenn Sie einen Benutzer aus der Liste entfernen müssen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Benutzersymbol, damit es zum Papierkorbsymbol wird. Klicken Sie auf dieses Symbol, um den Benutzer aus der Empfängerliste zu löschen.
    Wenn Sie die Empfängerliste unverändert lassen (d. h. leer), müssen Sie später mindestens einen Empfänger aus Ihren DocuSign-Kontokontakten hinzufügen, um den Sendevorgang abzuschließen.
  5. Klicken Sie auf den Link Nachricht hinzufügen, um das Texteingabefeld anzuzeigen und eine Nachricht für alle Empfänger hinzuzufügen.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Sie werden zu Ihrem DocuSign-Konto weitergeleitet, das in einem neuen Webbrowser-Tab geöffnet wird.
  7. Überprüfen Sie die Empfängerliste und ändern Sie sie gegebenenfalls. Klicken Sie dazu oben rechts auf die Schaltfläche Sonstige Aktionen und wählen Sie die Option Empfänger bearbeiten. Wenn die Empfängerliste angepasst ist, klicken Sie auf Fertig.
  8. Wählen Sie zuerst den Empfänger aus, dem Sie das Signaturfeld hinzufügen möchten, indem Sie die Liste in der oberen linken Ecke verwenden. Suchen Sie im Fenster Standardfelder links den erforderlichen Feldtyp. In diesem Fall verwenden wir die Option Signatur. Klicken Sie auf das ausgewählte Feld und ziehen Sie es an die gewünschte Stelle im Dokument, an der die Signatur hinzugefügt werden soll. Das Signaturfeld ist mit einer Farbe markiert, die dem ausgewählten Empfänger entspricht. Wiederholen Sie die Operation, um Signaturfelder für alle Empfänger hinzuzufügen.
    Wie sendet man Dokumente zur Signatur? Schritt 2 Wie sendet man Dokumente zur Signatur? Schritt 2
    Weitere Informationen zum Hinzufügen von Signaturfeldern zu einem Dokument finden Sie in der offiziellen DocuSign-Dokumentation.
  9. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Senden. Sie werden zum Modul Dokumente Ihres Online-Büros weitergeleitet.

Dokumente signieren

Jeder Empfänger erhält per E-Mail eine Benachrichtigung, dass das Dokument zur Unterzeichnung an ihn gesendet wurde. Er/Sie muss kein eigenes DocuSign-Konto erstellen und es mit dem Portal verbinden, um das Dokument zu signieren:

  1. Klicken Sie in der empfangenen E-Mail-Nachricht auf die Schaltfläche Dokument einsehen. Das Dokument wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet.
    Wie sendet man Dokumente zur Signatur? Schritt 3 Wie sendet man Dokumente zur Signatur? Schritt 3
  2. Akzeptieren Sie die Servicebedingungen, indem Sie das Kontrollkästchen I agree to use electronic records and signatures aktivieren und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
    Wenn Sie die Signaturanforderung ablehnen möchten, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Sonstige Aktionen und wählen Sie die Option Ablehnen.
  3. Klicken Sie auf die Beschriftung Start und dann klicken Sie auf das Signaturfeld im Dokument, in dem Ihre Signatur erforderlich ist.
    Wie sendet man Dokumente zur Signatur? Schritt 3 Wie sendet man Dokumente zur Signatur? Schritt 3
  4. Wählen Sie in einem geöffneten Fenster einen bevorzugten Signaturstil aus oder zeichnen Sie Ihre Signatur mit der Maus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Übernehmen und signieren, um die Signatur anzuwenden.
  5. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Fertigstellen.

Wenn Sie den DocuSign-Dienst bereits zuvor verwendet haben, müssen Sie einige der oben aufgeführten Aktionen nicht ausführen.

Damit andere Portalbenutzer selbst Dateien zur Signatur senden können, müssen sie über ein eigenes DocuSign-Konto verfügen, das mit dem Modul Dokumente im Abschnitt Einstellungen -> Verbundene Clouds verbunden ist.

Signierte Dateien anzeigen

Sobald alle Empfänger das Dokument mit DocuSign signiert haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail und/oder Talk, dass das Dokument signiert ist. Wenn einer der Unterzeichner die Unterzeichnung abgelehnt hat, erhalten Sie auch die entsprechende Benachrichtigung.

Sie können die Benachrichtigungseinstellungen auf Ihrer Profilseite im Abschnitt Abonnements -> Dokumente ändern.

Das signierte Dokument wird automatisch als PDF-Datei im angegebenen Ordner des Moduls Dokumente gespeichert.

Jeder Empfänger erhält eine E-Mail mit der signierten Datei im PDF-Format als Anhang. Sie können sie mithilfe der Menü Aktionen Aktionen Symbol rechts herunterladen, anzeigen oder in Dokumenten speichern.

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