Textdokumente freigeben

Öffnen Sie das Portal und klicken Sie auf Dokumente.

Falls Sie schon sich eingeloggt und das Portal benutzt haben, öffnen Sie das Modul Dokumente durch das Drop-Down-Menü in der oberen linke Ecke und wählen Sie die Option Dokumente aus.

Der Ordner Meine Dokumente wird geöffnet. Um das gewünschte .docx-Dokument, die .docxf-Formularvorlage oder das ausfüllbare .oform-Formulare zu finden, verwenden Sie Filter in dem oberen Teil der Seite.

Klicken Sie die Schaltfläche an und bestimmen Sie die Filterparameter:

• Wählen Sie die Option Dokumente aus der Liste TYP aus, um nur die Textdokumente und Formulare anzuzeigen.
• Um die Dokumente nach dem VERFASSER zu filtern, klicken Sie die Optionen Benutzer oder Gruppen an und wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe aus.
  Der Abschnitt Meine Dokumente enthält Ihre persönlichen Dateien. Filterung nach VERFASSER ist nützlich, wenn Sie mit jemandem den Ordner gemeinsam benutzen.
• Um Unterordner in die Suche hinzuzufügen, klicken Sie im Abschnitt SUCHE auf die Option Alle Unterordner.

Geben Sie einen Dokumenttitel ganz oder teilweise in das Filterfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste, um die gefundenen Elemente anzuzeigen.

Standardmäßig werden alle Dateien nach dem Zuletzt geändertes Datum in absteigender Reihenfolge sortiert (spätere Daten zu frühen). Bei Bedarf können Sie die Elemente nach Erstellungsdatum, Titel, Typ, Größe oder Verfasser im Menü Sortieren rechts neben dem Feld Filter sortieren. Um die Sortierreihenfolge von absteigend in aufsteigend zu ändern, klicken Sie auf das Symbol .

Um eine auf Ihrer Festplatte gespeicherte Datei zu bearbeiten, laden Sie sie in Dokumente durch die Schaltfläche Hochladen hoch, die in der oberen linken Ecke der Seite zu finden ist, und wählen Sie die Option Datei hochladen aus.

Sie können auch direkt im Portal neue Dokumente und Formulare erstellen:

• Um ein neues .docx-Dokument zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Dokument aus der Drop-Down-Liste.
• Um ein neues .docxf-Masterformular zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Formularvorlage aus dem Drop-Down-Menü. Wählen Sie eine der Optionen:
  • Aus leerer Datei, um eine leere .docxf-Datei zu erstellen.
  • Aus Textdatei, um eine .docxf-Datei auf der Grundlage eines vorhandenen .docx-Dokuments zu erstellen. Wählen Sie die erforderliche Datei aus, die in Ihrem Portal gespeichert ist, und klicken Sie auf Erstellen.
• Um ein neues ausfüllbares .oform-Formular zu erstellen, öffnen Sie eine .docxf-Datei und klicken Sie auf die Schaltfläche Als OFORM speichern in der oberen Symbolleiste. Ändern Sie im Fenster Ordner fürs Speichern den Dateinamen, wählen Sie den erforderlichen Ordner im Portal aus und klicken Sie auf Speichern.

Markieren Sie das erforderliche .docx-Dokument, die .docxf-Formularvorlage oder das ausfüllbare .oform-Formulare in der Dateiliste und öffnen Sie das Fenster mit den Freigabeeinstellungen durch eine der folgenden Arten:

• Klicken Sie oben auf die Schaltfläche Freigabeeinstellungen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben rechts neben dem Dateinamen.
• Klicken Sie rechts auf das Symbol Ordneraktionen anzeigen und verwenden Sie die Option Freigabeeinstellungen.

Wenn Sie das Dokument bearbeiten, können Sie das Fenster mit den Freigabeeinstellungen auf eine der folgenden Arten direkt über die Oberfläche des Editors öffnen:

• Klicken Sie auf das Symbol Zugriffsrechte für das Dokument verwalten auf der rechten Seite der Editor-Kopfzeile.
• Öffnen Sie die Registerkarte Zusammenarbeit und klicken Sie die Schaltfläche Freigabe in der oberen Symbolleiste an.
• Öffnen Sie die Registerkarte Datei, öffnen Sie den Abschnitt Zugriffsrechte... in der linken Seitenleiste und klicken Sie die Schaltfläche Zugriffsrechte ändern an.

Im Fenster Freigabeeinstellungen bestimmen Sie die Zugriffsrechte für die Portalbenutzer/innen:

1. Legen Sie einen Standardzugriffstyp fest

   Wenn Sie das Dokument für mehrere Benutzer freigeben möchten, die allen dieselbe Zugriffsberechtigung gewähren, legen Sie einen Standardzugriffstyp für alle Personen/Gruppen fest, für die Sie das Dokument freigeben möchten.

   Die Option Schreibgeschützt ist standardmäßig ausgewählt. Klicken Sie auf das Symbol neben der Schaltfläche Benutzer hinzufügen oder Gruppen hinzufügen und wählen Sie die gewünschte Option:

   
   • Voller Zugriff - ein Benutzer oder eine Gruppe können das .docx-Dokument, die .docxf-Formularvorlage oder das ausfüllbare .oform-Formular bearbeiten.
   • Review - ein Benutzer oder eine Gruppe können die Änderungen vorschlagen und das .docx-Dokument oder die .docxf-Formularvorlage selbst nicht bearbeiten.
   • Ausfüllen von Formularen - ein Benutzer oder eine Gruppe können nur die Formulare, die in die .oform-Datei eingefügt sind, ausfüllen.
     Die Option Ausfüllen von Formularen ist nur für .oform-Dateien verfügbar.
   • Kommentare - ein Benutzer oder eine Gruppe können nur die Kommentare in das .docx-Dokument, die .docxf-Formularvorlage oder das ausfüllbare .oform-Formular einfügen und verwalten.
   • Schreibgeschützt - ein Benutzer oder eine Gruppe können das .docx-Dokument, die .docxf-Formularvorlage oder das ausfüllbare .oform-Formular nur ansehen.
   • Zugriff verweigern - Zugriff für einen Benutzer oder eine Gruppe, die früher den Zugriff hatten, ist verboten.

   Mehr über die Zugriffsrechte lesen Sie bitte im Schritt 5.

2. Benutzer oder Gruppen wählen

   Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen oder Gruppen hinzufügen, um die Liste mit den Benutzern und Gruppen zu öffnen; da markieren Sie die Benutzer (Gruppen), für die Sie das Dokument freigeben möchten, und klicken Sie auf Speichern.

   

   Wenn Sie Benutzer hinzufügen, können Sie diese nacheinander mithilfe des Filterfelds oben markieren, um die Suche zu erleichtern. Sie können auch die erforderliche Gruppe oder die Option Alle auswählen auf der rechten Seite aktivieren, um alle Benutzer aus der ausgewählten Gruppe bzw. alle Portalbenutzer hinzuzufügen.

3. Die Berechtigungsdetails für bestimmten Benutzer ändern

   Ändern Sie gegebenenfalls die Berechtigungsdetails für jeden bestimmten Benutzer / jede Gruppe, indem Sie eine der verfügbaren Optionen aus der Drop-Down-Liste neben dem Namen der Person / Gruppe auswählen.

   Um den Benutzer/die Gruppe aus der Liste zu löschen, verwenden Sie das Symbol .

   
   Sie können allen Portalbenutzern außer einigen von ihnen oder einer bestimmten Gruppe Zugriff gewähren, anstatt jedes Benutzer separat hinzuzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Gruppen hinzufügen", wählen Sie die Option "Jeder" und legen Sie den erforderlichen Zugriffstyp fest. Fügen Sie dann mit einer der Schaltflächen eine bestimmte Gruppe oder einen bestimmten Benutzer hinzu und wählen Sie die Option "Zugriff verweigern".
4. Die Benutzer benachrichtigen

   Lassen Sie das Kästchen Benachrichtigung senden markiert bleiben, um eine standardmäßige E-Mail-Nachricht den Personen, denen Sie das Dokument freigegeben haben, zu senden. Klicken Sie auf Nachricht hinzufügen, um eigenen Text zu der E-Mail-Nachricht hinzuzufügen.

   
5. Die Einstellungen speichern

   Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unten im Fenster Freigabeeinstellungen.

Jeder Portalbenutzer, mit dem Sie die Datei geteilt haben, kann dieses Dokument im Abschnitt Für mich freigegeben finden.

Wenn Sie einen Link zur freigegebenen Datei benötigen, damit Sie diesen Link an die Portalbenutzer senden können, klicken Sie auf das Symbol im Fenster Freigabeeinstellungen. Der Link wird kopiert.

Senden Sie den Link an andere Benutzer und beginnen Sie mit der gemeinsamen Bearbeitung.

Abhängig von den bereitgestellten Zugriffsrechten können Benutzer unterschiedliche Vorgänge ausführen.

Voller Zugriff

Ein Benutzer mit Vollem Zugriff kann das .docx-Dokument öffnen und bearbeiten oder in die .docxf-Datei neue Felder einfügen/konfigurieren. Alle Bearbeitungsoptionen, darunter Überprüfung, Ausfüllen von Formularen und Kommentare, sind verfügbar.

Der Benutzer kann auch von anderen Benutzern vorgenommene Überprüfungsänderungen annehmen oder ablehnen, Versionen und Revisionen wiederherstellen, dieses Dokument freigeben und Zugriffsrechte einrichten.

Ein Benutzer mit Vollem Zugriff für das ausfüllbare .oform-Formular kann dasselbe tun wie Benutzer mit Ausfüllen von Formularen-Berechtigungen (das Formular ausfüllen oder Felder löschen, zwischen Feldern navigieren, die Datei drucken oder herunterladen, den Dateispeicherort öffnen und das Oberflächendesign ändern) sowie dieses Formular freigeben und Zugriffsrechte gewähren.

Review

Ein Benutzer mit Review-Berechtigungen kann das .docx-Dokument und die .docxf-Formularvorlage ansehen und ändern, ohne sie tatsächlich zu bearbeiten. Die Option Nachverfolgen von Änderungen ist für den Prüfer standardmäßig aktiviert und kann nicht deaktiviert werden. Vom Benutzer vorgenommene Änderungen werden in den Pop-Up-Fenstern angezeigt. Der Benutzer kann keine eigenen Änderungen annehmen oder ablehnen. Er kann nur eigene Änderungen über das Symbol im Pop-Up-Fenster für Änderungen löschen.

Alle Bearbeitungsoptionen, einschließlich Ausfüllen von Formularen und Kommentaren, sind verfügbar. Alle vom Prüfer vorgenommenen Änderungen sollten jedoch vom Dateibesitzer oder einer Person, die vollen Zugriff auf die Datei hat, angenommen oder abgelehnt werden:

Ausfüllen von Formularen

Ein Benutzer mit der Berechtigung zum Ausfüllen von Formularen kann nur das ausfüllbare .oform-Formular anzeigen, zwischen Feldern navigieren und die Formularfelder ausfüllen oder löschen. Alle anderen Bearbeitungsoptionen außer der Eingabe von Text in die Formularfelder sind nicht verfügbar.

Der Benutzer kann die Datei auch auf dem Portal im .pdf-Format speichern, die Datei drucken, die Datei im Format .pdf oder .docx herunterladen, den Dateispeicherort öffnen und das Interface-Thema ändern.

Kommentare

Ein Benutzer mit der Berechtigung Kommentare kann das .docx-Dokument oder das .docxf-Formular nur ansehen und Kommentare hinzufügen und verwalten (die Kommentare bearbeiten oder löschen, Antworten hinzufügen oder die Diskussion schließen). In diesem Fall sind keine Bearbeitungsoptionen außer Kommentieren verfügbar.

Die Registerkarte Zusammenarbeit ist in diesem Modus aktiv. In dieser Registerkarte können Sie die Kommentare hinzufügen oder löschen, das Chat-Tool verwenden und den Versionsverlauf ansehen.

Der Benutzer kann die Datei auch drucken oder herunterladen, die Dateiinformationen und den Versionsverlauf auf der Registerkarte Datei ansehen, das Chat-Tool in der linken Seitenleiste verwenden sowie einige Plugins verwenden: Rede, Thesaurus (um nach Synonymen zu suchen, ohne die Möglichkeit, etwas in das Dokument einzufügen), Übersetzer.

Schreibgeschützt

Ein Benutzer mit schreibgeschützten Berechtigungen kann nur das .docx-Dokument oder das .docxf-Formular und vorhandene Kommentare ansehen. In diesem Fall sind keine Bearbeitungsoptionen verfügbar und die Datei kann nicht geändert werden.

Der Benutzer kann die Datei auch drucken oder herunterladen, die Dateiinformationen und den Versionsverlauf auf der Registerkarte Datei ansehen, das Chat-Tool in der linken Seitenleiste verwenden sowie einige Plugins verwenden: Rede, Thesaurus (um nach Synonymen zu suchen, ohne die Möglichkeit, etwas in das Dokument einzufügen), Übersetzer.

Ein Benutzer mit schreibgeschützten Berechtigungen für das ausfüllbare .oform-Formular kann das Formular anzeigen, die Datei drucken, die Datei im Format .pdf oder .docx herunterladen, den Dateispeicherort öffnen und das Interface-Thema ändern.