Dokumente freigeben

Zuerst müssen Sie das Dokument finden, das Sie freigeben möchten.

Um ein benötigtes Dokument zu finden, nutzen Sie unseren Filter oben in der Dokumentenliste. Standardmäßig werden alle Dateien nach Datum der letzten Änderung in absteigender Reihenfolge sortiert (spätere Daten zu frühen). Bei Bedarf können Sie die Elemente nach Name, Erstellungsdatum, Größe oder Typ sortieren, indem Sie auf die entsprechende Spaltenüberschrift über den Dateien klicken. Um ein neues Sortierkriterium für Dateien hinzuzufügen oder einige davon auszublenden, klicken Sie auf die Dropdown-Liste Sortieren nach rechts neben dem Feld Filter und wählen Sie die erforderliche Option aus folgende Liste: Erstellt, Geändert, Größe oder Typ. Um die Sortierreihenfolge von Absteigend zu Aufsteigend und umgekehrt zu ändern, klicken Sie auf das entsprechende Sortierkriterium.

Sie können auch eine neue .docx-, .xlsx-, pptx- oder .docxf-Datei erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche klicken und die entsprechende Option aus der Drop-Down-Liste auswählen: Neues Dokument, Neue Tabelle, Neue Präsentation, Formularvorlage. Wenn die Datei auf Ihrer Festplatte gespeichert ist, verwenden Sie die Optionen Dateien hochladen und Ordner hochladen.

Markieren Sie das erforderliche Dokument in der Dateiliste und öffnen Sie das Fenster mit den Freigabeeinstellungen auf eine der folgenden Arten:

• Klicken Sie rechts neben dem Dateinamen auf die Schaltfläche Freigeben.
• Klicken Sie rechts auf das Symbol und verwenden Sie die Option Freigabeeinstellungen.

Wenn Sie das Dokument bearbeiten, können Sie das Fenster mit den Freigabeeinstellungen direkt über die Editor-Oberfläche auf eine der folgenden Arten öffnen:

• Klicken Sie auf das Symbol Zugriffsrechte für das Dokument verwalten auf der rechten Seite der Kopfzeile des Editors.
• Wechseln Sie zur Registerkarte Zusammenarbeit und klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben in der oberen Symbolleiste.
• Wechseln Sie zur Registerkarte Datei, öffnen Sie den Abschnitt Zugriffsrechte... in der linken Seitenleiste und klicken Sie auf die Schaltfläche Zugriffsrechte ändern.

Aktivieren Sie im Fenster Freigabeeinstellungen den externen Zugriff auf das Dokument:

1. Einen Zugriffstyp festlegen

   Zuerst müssen Sie den Schalter einschalten, indem Sie darauf klicken, sodass er blau wird .

   Allen Drittbenutzern kann nur eine Zugriffsebene gewährt werden. Das bedeutet, dass für ein bestimmtes Dokument nur eine der vorgeschlagenen Zugriffsebenen ausgewählt werden kann.

   Die Option Schreibgeschützt ist standardmäßig ausgewählt. Klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie die erforderliche Option:

   
   • Voller Zugriff, um Personen mit Zugriff auf die Datei das Bearbeiten des Dokuments zu ermöglichen.
   • Review, um Personen mit Zugriff auf die Datei zu ermöglichen, Änderungen vorzuschlagen, ohne das Dokument tatsächlich zu bearbeiten.
   • Benutzerdefinierter Filter, um Personen mit Zugriff auf die Datei zu ermöglichen, Filter nur für den aktuellen Benutzer anzuwenden. Alle anderen Bearbeitungsoptionen sind verfügbar.
   • Kommentieren, um Personen mit Zugriff auf die Datei nur das Hinzufügen von Kommentaren sowie deren Verwaltung zu ermöglichen.
   • Schreibgeschützt, um Personen mit Zugriff auf die Datei nur das Anzeigen des Dokuments zu ermöglichen.
   • Zugriff verweigern, um den zuvor gewährten Zugriff auf die Datei zu sperren.
   Die Option Review ist nur für die .docx- und .docxf-Dateien verfügbar. Die Option Benutzerdefinierter Filter ist nur für die .xlsx-Dateien verfügbar.

   Weitere Einzelheiten zu den verschiedenen Zugriffsrechten finden Sie im Schritt 4.

2. Dokumente über den Link freigeben

   Wählen Sie im Fenster Freigabeeinstellungen eine der verfügbaren Freigabeoptionen aus:

   • External link - den Link zur Zwischenablage hinzuzufügen, um ihn über einen Messenger oder auf andere Weise zu versenden.
   • Per E-Mail freigeben, um den Link per E-Mail zu versenden. Die Standardanwendung zum Senden von E-Mails von Ihrem Computer wird geöffnet. Sie können die E-Mail-Adressen angeben, an die der Link gesendet werden soll, die begleitende Nachricht bearbeiten und auf die Schaltfläche Senden klicken.

     Geben Sie im Feld An: die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie den Link senden müssen. Sie können mit der Eingabe der E-Mail-Adresse oder des Namens des Empfängers beginnen und den gewünschten aus der Liste auswählen. Sie können beliebig viele Empfänger hinzufügen. Wählen Sie nacheinander mehrere Adressen aus der Liste aus oder geben Sie mehrere neue Adressen ein.

   • Über soziale Netzwerke freigeben, um den Link über Ihr entsprechendes soziales Konto zu teilen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Optionen zum Teilen auswählen können: auf Ihrer Profilseite, private Nachricht usw.
   • Einbettung, um Code einzubetten und in Ihre Webseite einzufügen. Sie können die Größe des Document Viewer-Fensters aus den verfügbaren auswählen oder seine benutzerdefinierte Breite und Höhe festlegen.
     

     Weitere Anweisungen finden Sie in dieser Benutzeranleitung.

3. Einstellungen speichern

   Klicken Sie unten im Fenster Freigabeeinstellungen auf die Schaltfläche Speichern.

Abhängig von den bereitgestellten Zugriffsrechten können Benutzer verschiedene Vorgänge ausführen.

Voller Zugriff

Ein Benutzer mit Vollem Zugriff-Berechtigungen kann das Dokument anzeigen und bearbeiten oder neue Felder hinzufügen/konfigurieren und die .docxf-Formularvorlage bearbeiten. Alle Bearbeitungsoptionen, einschließlich Review-Funktionen, Ausfüllen von Formularen im .oform Format und Kommentieren, sind verfügbar.

Review

Ein Benutzer mit Review-Berechtigungen kann das Dokument anzeigen und ändern, ohne es tatsächlich zu bearbeiten. Die Option Änderungen verfolgen ist standardmäßig für den Prüfer aktiviert und kann nicht deaktiviert werden. Vom Benutzer vorgenommene Änderungen werden in den Pop-Up-Fenstern angezeigt. Der Benutzer kann eigene Änderungen nicht akzeptieren oder ablehnen, er kann eigene Änderungen nur löschen, indem er das Symbol im Änderungs-Pop-Up-Fenster verwendet.

Alle Bearbeitungsoptionen, einschließlich Formularausfüllen und Kommentieren, sind verfügbar, aber alle vom Prüfer vorgenommenen Änderungen sollten vom Dateibesitzer oder einer Person mit uneingeschränktem Zugriff auf die Datei akzeptiert oder abgelehnt werden:

Benutzerdefinierter Filter

Ein Benutzer mit Benutzerdefinierten Filter-Berechtigungen kann die Tabelle anzeigen und bearbeiten. Der Gast kann jedoch keine neuen Filter hinzufügen oder vorhandene Filter entfernen. Außerdem werden die von diesem Benutzer angewendeten Filter nur für diesen bestimmten Benutzer angezeigt. Für alle anderen Benutzer bleiben die angezeigten Filterergebnisse unverändert.

Die linke Hälfte des Screenshots zeigt die Tabellenansicht des Autors, während die rechte Hälfte zeigt die Tabellenansicht des Gastes, dem der benutzerdefinierte Filter Zugriffsebene gewährt wurde. Sie können feststellen, dass in der rechten Hälfte ein Filter auf Spalte B angewendet wurde, der so konfiguriert ist, dass er Werte gleich DEMOCRAT anzeigt. In der Zwischenzeit zeigt derselbe Filter für den Autor alle Werte der Spalte B an.

Kommentieren

Ein Benutzer mit Kommentar-Berechtigungen kann das Dokument nur anzeigen und Kommentare hinzufügen sowie sie verwalten (Kommentare bearbeiten oder löschen, Antworten hinzufügen oder die Diskussion schließen). Alle anderen Bearbeitungsoptionen außer dem Arbeiten mit Kommentaren sind nicht verfügbar.

Die Registerkarte Zusammenarbeit ist im Kommentarmodus verfügbar. Sie enthält die Optionen zum Hinzufügen/Entfernen von Kommentaren, zur Verwendung des Chat-Tools und zum Anzeigen des Versionsverlaufs.

Der Benutzer kann die Datei auch drucken oder herunterladen, die Dateiinformationen und den Versionsverlauf auf der Registerkarte Datei anzeigen, das Chat-Tool in der linken Seitenleiste verwenden sowie einige Plugins verwenden: Rede, Thesaurus (um nach Synonymen zu suchen, ohne sie in das Dokument einfügen zu können), Übersetzer.

Schreibgeschützt

Ein Benutzer mit Schreibgeschützt-Berechtigungen kann das Dokument und vorhandene Kommentare nur anzeigen. In diesem Fall sind keine Bearbeitungsoptionen verfügbar und die Datei kann nicht geändert werden.

Der Benutzer kann die Datei auch drucken oder herunterladen, die Dateiinformationen und den Versionsverlauf auf der Registerkarte Datei anzeigen, das Chat-Tool in der linken Seitenleiste verwenden sowie einige Plugins verwenden: Rede, Thesaurus (um nach Synonymen zu suchen, ohne sie in das Dokument einfügen zu können), Übersetzer.

Ein Benutzer mit Berechtigungen Schreibgeschützt für das ausfüllbare .oform-Formular kann das Formular anzeigen, die Datei drucken und die Datei im .pdf herunterladen oder im Format .docx, den Speicherort der Datei öffnen und das Design der Benutzeroberfläche ändern.