Insertar funciones
La capacidad de realizar cálculos básicos es la razón principal para usar el Editor de Hojas de Cálculo. Algunos de ellos se realizan automáticamente cuando seleccionas un rango de celdas en tu hoja de cálculo:
- Promedio se utiliza para analizar el rango de celdas seleccionado y encontrar el valor promedio.
- Contar se utiliza para contar el número de celdas seleccionadas con valores, ignorando las celdas vacías.
- Mín se utiliza para analizar el rango de datos y encontrar el número más pequeño.
- Máx se utiliza para analizar el rango de datos y encontrar el número más grande.
- Suma se utiliza para sumar todos los números en el rango seleccionado, ignorando las celdas vacías o aquellas que contienen texto.
Los resultados de estos cálculos se muestran en la esquina inferior derecha de la barra de estado. Puedes gestionar la barra de estado haciendo clic derecho sobre ella y eligiendo solo aquellas funciones que necesitas mostrar.
Para realizar cualquier otro cálculo, puedes insertar la fórmula requerida manualmente utilizando los operadores matemáticos comunes o insertar una fórmula predefinida — Función.
Las capacidades para trabajar con Funciones están accesibles tanto desde la pestaña Inicio como desde la pestaña Fórmula o presionando la combinación de teclas Shift+F3. En la pestaña Inicio, puedes usar el botón Insertar función 
para agregar una de las funciones más comúnmente usadas (SUMA, PROMEDIO, MÍN, MÁX, CONTAR) o abrir la ventana Insertar Función que contiene todas las funciones disponibles clasificadas por categoría. Usa el cuadro de búsqueda para encontrar la función exacta por su nombre.
En la pestaña Fórmula, puedes usar los siguientes botones:
- Función — para abrir la ventana Insertar Función que contiene todas las funciones disponibles clasificadas por categoría.
- Autosuma — para acceder rápidamente a las funciones SUMA, MÍN, MÁX, CONTAR. Cuando seleccionas una función de este grupo, realiza automáticamente cálculos para todas las celdas en la columna sobre la celda seleccionada para que no necesites ingresar argumentos.
- Usadas recientemente — para acceder rápidamente a las 10 funciones usadas recientemente.
- Financieras, Lógicas, Texto y datos, Fecha y hora, Búsqueda y referencias, Matemáticas y trigonometría — para acceder rápidamente a funciones que pertenecen a las categorías correspondientes.
- Más funciones — para acceder a las funciones de los siguientes grupos: Base de datos, Ingeniería, Información y Estadísticas.
- Rangos nombrados — para abrir el Administrador de Nombres, o definir un nuevo nombre, o pegar un nombre como argumento de función. Para más detalles, puedes consultar esta página.
- Rastrear precedentes — para mostrar flechas que indican qué celdas afectan el valor de la celda seleccionada.
- Rastrear dependientes — para mostrar flechas que indican qué celdas son afectadas por el valor de la celda seleccionada.
- Eliminar flechas — para eliminar las flechas utilizadas para precedentes y dependientes. Haz clic en la flecha junto a la opción Eliminar flechas para elegir si deseas eliminar todas las flechas, flechas de precedentes o flechas de dependientes.
- Mostrar fórmulas — para mostrar las fórmulas utilizadas en las celdas en lugar de los resultados finales de las fórmulas.
- Ventana de observación — para mostrar cambios en las celdas que no están actualmente en el área visible de la hoja de cálculo. Para saber más sobre la Ventana de observación, por favor lee el siguiente artículo.
- Cálculo — para forzar al programa a recalcular funciones.
Cómo aplicar funciones
Para insertar una función:
- Selecciona una celda donde deseas insertar una función.
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Procede de una de las siguientes maneras:
- cambia a la pestaña Fórmula y usa los botones disponibles en la barra de herramientas superior para acceder a una función de un grupo específico, luego haz clic en la función necesaria para abrir el asistente de Argumentos de Función. También puedes usar la opción Adicional del menú, o hacer clic en el botón Función en la barra de herramientas superior para abrir la ventana Insertar Función.
- cambia a la pestaña Inicio, haz clic en el icono Insertar función , selecciona una de las funciones comúnmente usadas (SUMA, PROMEDIO, MÍN, MÁX, CONTAR) o haz clic en la opción Adicional para abrir la ventana Insertar Función.
- haz clic derecho dentro de la celda seleccionada y selecciona la opción Insertar Función del menú contextual.
- haz clic en el icono
antes de la barra de fórmulas.
- cambia a la pestaña Fórmula y usa los botones disponibles en la barra de herramientas superior para acceder a una función de un grupo específico, luego haz clic en la función necesaria para abrir el asistente de Argumentos de Función. También puedes usar la opción Adicional del menú, o hacer clic en el botón
-
En la ventana Insertar Función abierta, ingresa su nombre en el cuadro de búsqueda o selecciona el grupo de funciones necesario, luego elige la función requerida de la lista y haz clic en OK.
Una vez que hagas clic en la función necesaria, se abrirá la ventana de Argumentos de Función:
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En la ventana de Argumentos de Función abierta, ingresa los valores necesarios de cada argumento.
Puedes ingresar los argumentos de la función, ya sea manualmente o haciendo clic en el icono
y seleccionando una celda o rango de celdas para incluir como argumento.Nota: generalmente, los valores numéricos, valores lógicos (VERDADERO, FALSO), valores de texto (deben estar entre comillas), referencias de celdas, referencias de rangos de celdas, nombres asignados a rangos y otras funciones pueden usarse como argumentos de función.
El resultado de la función se mostrará abajo.
- Cuando todos los argumentos estén especificados, haz clic en el botón OK en la ventana de Argumentos de Función.
Para ingresar una función manualmente usando el teclado:
- Selecciona una celda.
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Ingresa el signo igual (=).
Cada fórmula debe comenzar con el signo igual (=).
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Ingresa el nombre de la función.
Una vez que escribas las letras iniciales, se mostrará la lista de Autocompletar Fórmula. A medida que escribes, los elementos (fórmulas y nombres) que coinciden con los caracteres ingresados se muestran en ella. Si pasas el puntero del ratón sobre una fórmula, se mostrará una descripción emergente con la descripción de la fórmula. Puedes seleccionar la fórmula necesaria de la lista e insertarla haciendo clic en ella o presionando la tecla Tab.
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Ingresa los argumentos de la función ya sea manualmente o arrastrando para seleccionar un rango de celdas para incluir como argumento. Si la función requiere varios argumentos, deben separarse por comas.
Los argumentos deben estar encerrados entre paréntesis. El paréntesis de apertura '(' se agrega automáticamente si seleccionas una función de la lista. Cuando ingresas argumentos, también se muestra una descripción emergente que contiene la sintaxis de la fórmula.
- Cuando todos los argumentos estén especificados, ingresa el paréntesis de cierre ')' y presiona Enter.
Si ingresas nuevos datos o cambias los valores utilizados como argumentos, el recálculo de funciones se realiza automáticamente por defecto. Puedes forzar al programa a recalcular funciones usando el botón Cálculo en la pestaña Fórmula. Haz clic en el botón 
Cálculo para recalcular todo el libro de trabajo, o haz clic en la flecha debajo del botón y elige la opción necesaria del menú: Calcular libro de trabajo o Calcular hoja actual.
También puedes usar las siguientes combinaciones de teclas: F9 para recalcular el libro de trabajo, Shift +F9 para recalcular la hoja de trabajo actual.
A continuación se muestra la lista de funciones disponibles agrupadas por categorías: