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Trier et filtrer les données

Trier les données

Vous pouvez trier rapidement vos données dans une feuille de calcul en utilisant l'une des options disponibles :

  • Croissant sert à trier vos données dans l'ordre croissant - De A à Z par ordre alphabétique ou de plus petit au plus grand pour les données numériques.
  • Décroissant sert à trier vos données dans l'ordre décroissant - De Z à A par ordre alphabétique ou de plus grand au plus petit pour les données numériques.

Pour trier vos données,

  1. sélectionner une plage de cellules que vous souhaitez trier (vous pouvez sélectionner une seule cellule dans une plage pour trier toute la plage),
  2. cliquez sur l'icône Trier de A à Z Trier de A à Z située dans l'onglet Accueil de la barre d'outils supérieure pour trier les données dans l'ordre croissant,
    OU
    cliquez sur l'icône Trier de Z à A Trier de Z à A située dans l'onglet de barre d'outils supérieure pour trier les données dans l'ordre décroissant.

Remarque : si vous sélectionnez une seule colonne/ligne dans une plage de cellules ou une partie de la colonne/ligne, il vous sera demandé si vous souhaitez étendre la sélection pour inclure des cellules adjacentes ou trier uniquement les données sélectionnées.

Vous pouvez également trier vos données en utilisant les options du menu contextuel. Cliquez avec le bouton droit sur la plage de cellules sélectionnée, sélectionnez l'option Trier dans le menu, puis sélectionnez l'option de A à Z ou de Z à A dans le sous-menu.

Il est également possible de trier les données par une couleur en utilisant le menu contextuel :

  1. faites un clic droit sur une cellule contenant la couleur que vous voulez utiliser pour trier vos données,
  2. sélectionnez l'option Trier dans le menu,
  3. sélectionnez l'option voulue dans le sous-menu :
    • Couleur de cellule sélectionnée en haut - pour afficher les entrées avec la même couleur de fond de cellule en haut de la colonne,
    • Couleur de police sélectionnée en haut - pour afficher les entrées avec la même couleur de police en haut de la colonne.

Filtrer les données

Pour afficher uniquement les lignes qui répondent aux certains critères utilisez l'option Filtrer.

Pour activer un filtre,
  1. Sélectionnez une plage de cellules contenant des données à filtrer (vous pouvez sélectionner une seule cellule dans une plage pour filtrer toute la plage),
  2. Cliquez sur l'icône Filtrer icône Filtrer dans l'onglet Accueil de la barre d'outils supérieure.

    La flèche de déroulement Flèche de déroulement apparaît dans la première cellule de chaque colonne de la plage de cellules sélectionnée. Cela signifie que le filtre est activé.

Pour appliquer un filtre,

  1. Cliquez sur la flèche déroulante Flèche de déroulement. La liste d'options de Filtrage s'ouvre:

    Fenêtre de filtre

  2. Ajuster les paramètres du filtre. Vous pouvez procéder de l'une des trois manières suivantes : sélectionnez les données à afficher, filtrez les données selon certains critères ou filtrez les données par couleur.

    • Sélectionner les données à afficher

      Décochez les cases à côté des données à masquer. Pour votre facilité toutes les données dans la fenêtre Filtre sont triées dans l'ordre croissant.

      Remarque : la case à cocher {Vides} correspond aux cellules vides. Elle est disponible si la plage de cellules sélectionnée contient au moins une cellule vide.

      Pour faciliter le processus utilisez le champ de recherche. Entrez votre requête, entièrement ou partiellement, dans le champ - les valeurs qui incluent ces caractères seront affichées dans la liste ci-dessous. Les deux options suivantes seront également disponibles :

      • Sélectionner tous les résultats de la recherche - est cochée par défaut. Elle permet de sélectionner toutes les valeurs qui correspondent à votre requête dans la liste.
      • Ajouter la sélection actuelle au filtre - si vous cochez cette case, les valeurs sélectionnées ne seront pas masquées lorsque vous appliquerez le filtre.

      Après avoir sélectionné toutes les données nécessaires, cliquez sur le bouton OK dans la liste des options de Filtrage pour appliquer le filtre.

    • Filtrer les données selon certains critères

      En fonction des données contenues dans la colonne sélectionnée, vous pouvez choisir le Filtre numérique ou l'option Filtre textuel dans la partie droite de la liste options de Filtrage, puis sélectionner l'une des options dans le sous-menu :

      • Pour le Filtre numérique, les options suivantes sont disponibles : Égal à..., N'est pas égal à..., Supérieur à..., Supérieur ou égal à..., Inférieur à..., Inférieur ou égal à..., Entre, Top 10, Au-dessus de la moyenne, En-dessous de la moyenne, Filtre personnalisé....
      • Pour le Filtre textuel, les options suivantes sont disponibles : Égal à..., N'est pas égal à..., Commence par..., Ne commence pas par..., Se termine par..., Ne se termine pas par..., Contient..., Ne contient pas..., Filtre personnalisé....

      Après avoir sélectionné l'une des options ci-dessus (à l'exception des options Top 10 et Au-dessus/En-dessous de la moyenne), la fenêtre Filtre personnalisé s'ouvre. Le critère correspondant sera sélectionné dans la liste déroulante supérieure. Spécifiez la valeur nécessaire dans le champ situé à droite.

      Pour ajouter un critère supplémentaire, utilisez le bouton de commande Et si vous avez besoin de données qui satisfont aux deux critères ou cliquez sur le bouton de commande Ou si l'un des critères ou les deux peuvent être satisfaits. Sélectionnez ensuite le deuxième critère dans la liste déroulante inférieure et entrez la valeur nécessaire sur la droite.

      Cliquez sur OK pour appliquer le filtre.

      Fenêtre de filtre personnalisé

      Si vous choisissez l'option Filtre personnalisé... dans la liste des options de Filtre numérique/textuel, le premier critère n'est pas sélectionné automatiquement, vous pouvez le définir vous-même.

      Si vous choisissez l'option Top 10 dans la liste des options de Filtre numérique, une nouvelle fenêtre s'ouvrira :

      Fenêtre de filtrage Top 10

      La première liste déroulante permet de choisir si vous souhaitez afficher les valeurs les plus élevées (Haut) ou les plus basses (Bas). Le deuxième champ permet de spécifier le nombre d'entrées de la liste ou le pourcentage du nombre total d'entrées que vous souhaitez afficher (vous pouvez entrer un nombre compris entre 1 et 500). La troisième liste déroulante permet de définir des unités de mesure : Article ou Pourcentage. Une fois les paramètres nécessaires définis, cliquez sur OK pour appliquer le filtre.

      Si vous choisissez l'option Au-dessus/En-dessous de la moyenne dans la liste des options de Filtre numérique, le filtre sera appliqué à l'instant.

    • Filtrer les données par couleur

      Si la plage de cellules que vous souhaitez filtrer contient des cellules que vous avez formatées en modifiant leur arrière-plan ou leur couleur de police (manuellement ou en utilisant des styles prédéfinis), vous pouvez utiliser l'une des options suivantes :

      • Filtrer par couleur des cellules - pour n'afficher que les entrées avec une certaine couleur de fond de cellule et masquer les autres,
      • Filtrer par couleur de police - pour afficher uniquement les entrées avec une certaine couleur de police de cellule et masquer les autres.

      Lorsque vous sélectionnez l'option souhaitée, une palette contenant les couleurs utilisées dans la plage de cellules sélectionnée s'ouvre. Choisissez l'une des couleurs pour appliquer le filtre.

      Filtrer les données par couleur

    Le bouton Filtre Bouton de filtre apparaîtra dans la première cellule de la colonne. Cela signifie que le filtre est activé. Le nombre d'enregistrements filtrés sera affiché dans la barre d'état (par exemple 25 des 80 enregistrements filtrés).

    Remarque : lorsque le filtre est appliqué, les lignes filtrées ne peuvent pas être modifiées lors du remplissage automatique, du formatage ou de la suppression du contenu visible. De telles actions affectent uniquement les lignes visibles, les lignes masquées par le filtre restent inchangées. Lorsque vous copiez et collez les données filtrées, seules les lignes visibles peuvent être copiées et collées. Ceci n'est pas équivalent aux lignes masquées manuellement qui sont affectées par toutes les actions similaires.

Trier les données filtrées

Vous pouvez définir l'ordre de tri des données que vous avez activées ou auxquelles vous avez appliqué un filtre. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante Flèche de déroulement ou sur le bouton Filtre Bouton de filtre et sélectionnez l'une des options dans la liste des options de Filtrage :

  • Trier du plus petit au plus grand - permet de trier vos données dans l'ordre croissant, en affichant la valeur la plus basse en haut de la colonne,
  • Trier du plus grand au plus petit - permet de trier vos données dans l'ordre décroissant, en affichant la valeur la plus élevée en haut de la colonne,
  • Trier par couleur des cellules - permet de sélectionner l'une des couleurs et d'afficher les entrées avec la même couleur de fond de cellule en haut de la colonne,
  • Trier par couleur de police - permet de sélectionner l'une des couleurs et d'afficher les entrées avec la même couleur de police en haut de la colonne.

Les deux dernières options peuvent être utilisées si la plage de cellules que vous souhaitez trier contient des cellules que vous avez formatées en modifiant leur arrière-plan ou la couleur de leur police (manuellement ou en utilisant des styles prédéfinis).

Le sens du tri sera indiqué par une flèche dans les boutons du filtre.

  • si les données sont triées par ordre croissant, la flèche déroulante dans la première cellule de la colonne ressemble à ceci : Flèche de déroulement et le bouton Filtre ressemble à ceci : Bouton de filtre.
  • Si les données sont triées par ordre décroissant, la flèche déroulante dans la première cellule de la colonne ressemble à ceci: Flèche de déroulement et le bouton Filtre ressemble à ceci : Bouton de filtre.

Vous pouvez également trier rapidement les données par couleur en utilisant les options du menu contextuel :

  1. faites un clic droit sur une cellule contenant la couleur que vous voulez utiliser pour trier vos données,
  2. sélectionnez l'option Trier dans le menu,
  3. sélectionnez l'option voulue dans le sous-menu :
    • Couleur de cellule sélectionnée en haut - pour afficher les entrées avec la même couleur de fond de cellule en haut de la colonne,
    • Couleur de police sélectionnée en haut - pour afficher les entrées avec la même couleur de police en haut de la colonne.

Filtrer par le contenu de la cellule sélectionnée

Vous pouvez également filtrer rapidement vos données par le contenu de la cellule sélectionnée en utilisant les options du menu contextuel. Cliquez avec le bouton droit sur une cellule, sélectionnez l'option Filtre dans le menu, puis sélectionnez l'une des options disponibles :

  • Filtrer par valeur de la cellule sélectionnée - pour n'afficher que les entrées ayant la même valeur que la cellule sélectionnée.
  • Filtrer par couleur de cellule - pour n'afficher que les entrées ayant la même couleur de fond de cellule que la cellule sélectionnée.
  • Filtrer par couleur de police - pour n'afficher que les entrées ayant la même couleur de police de cellule que la cellule sélectionnée.

Mettre en forme avec un modèle de tableau

Pour faciliter le travail avec vos données, Spreadsheet Editor vous permet d'appliquer un modèle de tableau à une plage de cellules sélectionnée en activant automatiquement le filtre. Pour le faire,

  1. sélectionnez une plage de cellules à mettre en forme,
  2. cliquez sur l'icône Mettre en forme avec un modèle de tableau Mettre en forme avec un modèle de tableausituée dans l'onglet Accueil de la barre d'outils supérieure.
  3. Sélectionnez le modèle souhaité dans la galerie,
  4. dans la fenêtre contextuelle ouverte, vérifiez la plage de cellules à mettre en forme comme un tableau,
  5. Cochez la case Titre si vous souhaitez inclure les en-têtes de tableau dans la plage de cellules sélectionnée, sinon la ligne d'en-tête sera ajoutée en haut tandis que la plage de cellules sélectionnée sera déplacée d'une ligne vers le bas,
  6. cliquez sur le bouton OK pour appliquer le modèle sélectionné.

Le modèle sera appliqué à la plage de cellules sélectionnée et vous serez en mesure d'éditer les en-têtes de tableau et d'appliquer le filtre pour travailler avec vos données.

Remarque : une fois que vous avez créé un nouveau tableau, un nom par défaut (Tableau1, Tableau2, etc.) lui sera automatiquement affecté. Vous pouvez changer ce nom pour le rendre plus significatif et l'utiliser pour d'autres travaux.

Si vous entrez une nouvelle valeur dans une cellule sous la dernière ligne du tableau (si le tableau n'a pas la ligne Total) ou dans une cellule à droite de la dernière colonne du tableau, la table formatée sera automatiquement étendue pour inclure une nouvelle ligne ou colonne. Si vous ne souhaitez pas étendre le tableau, cliquez sur le bouton Collage spécial qui s'affiche et sélectionnez l'option Annuler l'expansion automatique du tableau. Une fois cette action annulée, l'option Rétablir l’expansion automatique du tableau sera disponible dans ce menu.

Annuler l'expansion automatique du tableau

Certains paramètres du tableau peuvent être modifiés dans l'onglet Paramètres du tableau de la barre latérale droite qui s'ouvre si vous sélectionnez au moins une cellule du tableau avec la souris et cliquez sur l'icône Paramètres du tableau Icône Paramètres du tableau sur la droite.

Onglet Icône Paramètres du tableau

Les sections Lignes et Colonnes en haut vous permettent de mettre en évidence certaines lignes/colonnes en leur appliquant une mise en forme spécifique ou de mettre en évidence différentes lignes/colonnes avec les différentes couleurs d'arrière-plan pour les distinguer clairement. Les options suivantes sont disponibles :

  • En-tête - permet d'afficher la ligne d'en-tête.
  • Total - ajoute la ligne Résumé en bas du tableau.
  • En bandes - permet l'alternance des couleurs d'arrière-plan pour les lignes paires et impaires.
  • Bouton Filtre - permet d'afficher les flèches déroulantes Flèche de déroulement dans les cellules de la ligne d'en-tête. Cette option est uniquement disponible lorsque l'option En-tête est sélectionnée.
  • Première - accentue la colonne la plus à gauche du tableau avec un formatage spécial.
  • Dernière - accentue la colonne la plus à droite du tableau avec un formatage spécial.
  • En bandes - permet l'alternance des couleurs d'arrière-plan pour les colonnes paires et impaires.

La section Sélectionner à partir d'un modèle vous permet de choisir l'un des styles de tableaux prédéfinis. Chaque modèle combine certains paramètres de formatage, tels qu'une couleur d'arrière-plan, un style de bordure, des lignes/colonnes en bandes, etc. Selon les options cochées dans les sections Lignes et/ou Colonnes ci-dessus, l'ensemble de modèles sera affiché différemment. Par exemple, si vous avez coché l'option En-tête dans la section Lignes et l'option En bandes dans la section Colonnes, la liste des modèles affichés inclura uniquement les modèles avec la ligne d'en-tête et les colonnes en bandes activées :

Liste des modèles

Si vous souhaitez effacer le style de tableau actuel (couleur d'arrière-plan, bordures, etc.) sans supprimer le tableau lui-même, appliquez le modèle Aucun à partir de la liste des modèles:

Modèle Aucun

La section Redimensionner le tableau vous permet de modifier la plage de cellules auxquelles la mise en forme du tableau est appliquée. Cliquez sur le bouton Sélectionner les données - une nouvelle fenêtre s'ouvrira. Modifiez le lien vers la plage de cellules dans le champ de saisie ou sélectionnez la plage de cellules nécessaire dans la feuille de calcul avec la souris et cliquez sur le bouton OK.

Redimensionner le tableau

La section Lignes et colonnes Lignes et colonnes vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

  • Sélectionner une ligne, une colonne, toutes les données de colonnes à l'exclusion de la ligne d'en-tête ou la table entière incluant la ligne d'en-tête.
  • Insérer une nouvelle ligne au-dessus ou en dessous de celle sélectionnée ainsi qu'une nouvelle colonne à gauche ou à droite de celle sélectionnée.
  • Supprimer une ligne, une colonne (en fonction de la position du curseur ou de la sélection) ou la totalité du tableau.

Remarque : les options de la section Lignes et colonnes sont également accessibles depuis le menu contextuel.

Le bouton Convertir en plage peut être utilisé si vous souhaitez transformer le tableau en une plage de données normale en supprimant le filtre tout en préservant le style de la table (c'est-à-dire les couleurs de cellule et de police, etc.). Une fois que vous aurez appliqué cette option, l'onglet Paramètres du tableau dans la barre latérale droite sera indisponible.

Pour changer les paramètres avancés du tableau, cliquez sur le lien Afficher les paramètres avancés sur la barre latérale droite. La fenêtre Propriétés du tableau s'ouvre :

Tableau - Paramètres avancés

L'onglet Texte de remplacement permet de spécifier un Titre et une Description qui sera lue aux personnes avec des déficiences cognitives ou visuelles pour les aider à mieux comprendre l'information du tableau.

Appliquer à nouveau le filtre

Si les données filtrées ont été modifiées, vous pouvez actualiser le filtre pour afficher un résultat à jour :

  1. cliquez sur le bouton Filtrer Bouton de filtre dans la première cellule de la colonne contenant les données filtrées,
  2. sélectionnez l'option Réappliquer dans la liste des options de Filtrage qui s'ouvre.

Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur une cellule dans la colonne contenant les données filtrées et sélectionner l'option Réappliquer dans le menu contextuel.

Effacer le filtre

Pour effacer le filtre,

  1. cliquez sur le bouton Filtrer Bouton de filtre dans la première cellule de la colonne contenant les données filtrées,
  2. sélectionnez l'option Effacer dans la liste d'options de Filtrage qui s'ouvre.

Vous pouvez également procéder de la manière suivante :

  1. sélectionner la plage de cellules contenant les données filtrées,
  2. cliquez sur l'icône Effacer le filtre Icône Effacer le filtre située dans l'onglet Accueil de la barre d'outils supérieure.

Le filtre restera activé, mais tous les paramètres de filtre appliqués seront supprimés et les boutons Filtrer Bouton de filtre dans les premières cellules des colonnes seront remplacés par les flèches déroulantes Flèche de déroulement.

Supprimer le filtre

Pour enlever le filtre,

  1. sélectionner la plage de cellules contenant les données filtrées,
  2. cliquez sur l'icône Filtrer icône Filtrer située dans l'onglet Accueil de la barre d'outils supérieure.

Le filtre sera désactivé et les flèches déroulantes Flèche de déroulement disparaîtront des premières cellules des colonnes.

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