Partager de fichiers et dossiers

Lorsque vous êtes en train de modifier un fichier .docx/.xlsx/.pptx ou un modèle de formulaire .docxf, vous pouvez ouvrir la fenêtre Paramètres de partage à partir de l'interface de l'éditeur directement de l'une des manières suivantes :

• cliquez sur l'icône Partager à droite de l'en-tête de l'éditeur.
• passez à l'onglet Collaboration et cliquez sur le bouton Partage dans la barre d'outils supérieure ;
• passez à l'onglet Fichier, ouvrez la section Droits d'accès... dans la barre latérale gauche et cliquez sur le bouton Changer les droits d'accès.

Vous pouvez accorder l'accès à vos fichiers et dossiers à d'autres utilisateurs du portail à l'aide des fonctionnalités de portail intégrées de la fenêtre Paramètres de partage. Tous les fichiers et dossiers peuvent être partagés avec plusieurs utilisateurs ayant des autorisations d'accès différentes.

Dans la fenêtre Paramètres de partage cliquez sur le bouton Ajouter des utilisateurs. Lors du partage de fichiers et dossiers vous avez quatre options :

• partager avec un utilisateur - saisissez le nom de l'utilisateur ou son adresse e-mail dans le champ de recherche ou recherchez-le dans la liste des utilisateurs et cliquez sur son nom ;
• partager avec un groupe d'utilisateurs - saisissez le nom du groupe dans le champ de recherche ou recherchez le groupe dans la liste des utilisateurs et cliquez sur son nom ; Veuillez noter que vous pouvez désélectionner certains utilisateurs dans le groupe sélectionné ;
• partager avec tout le monde - cliquez sur l'option Tous et cochez tous les utilisateurs ou tous les groupes ;
• partager avec l'administrateur du portail - cliquez sur l'option Administrateur.

Pour supprimer un utilisateur/groupe de la liste, cliquez sur l'icône à côté de son nom dans la liste et choisissez l'option Supprimer dans la barre d'outils supérieure.

Vous souhaiterez peut-être modifier le type d'accès pour un utilisateur qui avait d'autres droits d'accès, par exemple lui permettre de commenter au lieu de lire uniquement ou de limiter l'accès à des fichiers particuliers dans un dossier précédemment partagé. Pour modifier les paramètres d'autorisation pour chaque utilisateur ou groupe particulier, utilisez l'une des options :

• sélectionnez l'un des types d'accès disponibles dans la liste déroulante à côté du nom de l'utilisateur ou du groupe ;
• cliquez sur le nom de l'utilisateur ou du groupe et choisissez le type d'accès requis dans le menu Modifier les droits d'accès dans la barre d'outils supérieure.

Par défaut, quand vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le fichier ou le dossier est partagé avec une notification par défaut.

En cliquant sur la flèche à côté du bouton Enregistrer, vous pouvez choisir si vous souhaitez :

• Ajouter un message - saisissez votre message de notification dans le champ qui apparaît et cliquez sur le bouton Enregistrer et envoyer ;
• Enregistrer sans notification – les paramètres sont enregistrés mais les utilisateurs concernés ne sont pas notifiés ;
• Enregistrer et copier le lien direct – les paramètres sont enregistrés et le lien direct vers le fichier ou le dossier est copié dans votre Presse-papiers.

Chaque utilisateur du portail avec qui vous avez partagé le fichier peut le trouver dans la section Partagés avec moi.

Vous pouvez partager un lien vers le fichier avec une personne qui n'a pas de compte sur votre portail. Les types d'accès disponibles restent inchangés.

Pour obtenir un lien vers le fichier partagé

1. cliquez sur l'option Ajouter un lien dans la fenêtre ‘Paramètres de partage'. L'élément de menu Lien externe apparaîtra dans la liste ci-dessous,
2. cliquez sur le Lien externe et choisissez l'une des options suivantes :
   
   • Copier le lien externe – le lien sera copié dans votre presse-Papiers.
   • Partager – ouvre une fenêtre vous offrant trois options de partage du lien, c'est-à-dire via e-mail, réseaux sociaux ou en copiant le lien.
     En savoir plus sur le partage via e-mail, réseaux sociaux ou en copiant des liens

     Envoyer le lien via e-mail

     Cliquez sur l'icône . Si vous utilisez déjà le module Mail, un modèle de message s'ouvrira dans un nouvel onglet. Vous pouvez spécifier les adresses e-mail pour envoyer le lien, modifier le message d'accompagnement et cliquer sur le bouton Envoyer.

     Dans le champ À : saisissez l'adresse e-mail de la personne à qui vous envoyez le lien. Vous pouvez commencer à saisir l'adresse e-mail ou le nom du destinataire et choisir le nom nécessaire dans la liste. Les contacts stockés dans votre carnet d'adresses qui correspondent aux caractères saisis y sont affichés au fur et à mesure de la saisie (c'est-à-dire vos contacts personnels, de CRM et de portail ainsi que les adresses e-mail auxquelles vous avez déjà envoyé des e-mails).

     Vous pouvez ajouter autant de destinataires que vous le souhaitez. Sélectionnez plusieurs adresses dans la liste une par une ou saisissez plusieurs nouvelles adresses séparées par des virgules. Si une adresse e-mail est saisie de manière incorrecte, le bloc d'adresse sera surligné en rouge. Pour modifier une adresse, double-cliquez sur le bloc d'adresse nécessaire. Pour supprimer une adresse, cliquez sur l'icône .

     Envoyer du lien via des réseaux sociaux

     Cliquez sur les icônes Facebook ou Twitter pour partager le lien via votre compte social correspondant.

     Copier le lien

     Sélectionnez le lien affiché dans la fenêtre et cliquez sur l'option Copier ou appuyez sur les touchesCtrl+C sur votre clavier. Vous pouvez également utiliser l'option Raccourcir pour obtenir le lien raccourci.

   • Raccourcir le lien – fournit la version abrégée du lien.
     Pour activer cette fonction, veuillez consulter le guide correspondant sur la connexion de Bitly à votre portail.
   • Supprimer – supprime le lien vers le fichier. Le fichier deviendra inaccessible via le lien précédemment partagé.
3. Pour gérer le type d'accès fourni par le lien, cliquez sur l'icône à côté de celui-ci et choisissez l'un des types d'accès disponibles (consultez la section Droits d'accès différents de ce guide pour plus d'informations).
4. Pour enregistrer les modifications apportées aux paramètres du lien externe, cliquez sur le bouton Enregistrer. Pour enregistrer les modifications et copier le lien dans votre Presse-papiers, cliquez sur la flèche à côté du bouton Enregistrer et choisissez l'option Enregistrer et copier le lien direct.

Vous pouvez incorporer des fichiers et des dossiers stockés sur votre portail dans d'autres sites web et pages à l'aide de la fonction d'incorporation. Pour accéder aux paramètres d'incorporation,

1. ouvrez le menu Lien externe ;
2. cliquez sur l'option Paramètres d'incorporation ;
   
3. définissez la taille en utilisant l'un des préréglages dans le champ Taille : 600x800 px, 400x600 px, Auto ou personnalisez-la dans les champs Largeur et Hauteur en saisissant les valeurs requises ;
4. copiez le code et insérez-le dans le site web ou la page nécessaire.

En fonction des droits d'accès fournis, les utilisateurs pourront effectuer de différentes opérations.

Accès complet

Un utilisateur disposant des droits d'accès Accès complet peut :

Pour les fichiers :

1. Afficher tous les formats de fichier.
2. Modifier les fichiers pris en charge par les éditeurs.
3. Effectuer toutes les actions prévues par les droits d'accès ‘Révision'.
4. Effectuer toutes les actions prévues par les droits d'accès ‘Remplissage de formulaire'.
5. Effectuer toutes les actions prévues par les droits d'accès ‘Commentaire'.
6. Partager le fichier.
7. Définir les droits d'accès au fichier (en fonction des paramètres avancés définis par le propriétaire du fichier).

Pour les dossiers :

1. Créer des fichiers et des sous-dossiers.
2. Charger et télécharger des données.
3. Modifier les fichiers pris en charge par les éditeurs.
4. Déplacer des fichiers dans d'autres sous-dossiers.
5. Créer des copies des fichiers.
6. Renommer des fichiers.
7. Consulter l'historique des versions de fichiers et télécharger la version ou la révision requise.
8. Copier les liens externes vers les fichiers.
   Veuillez noter que par défaut l'utilisateur ne peut pas supprimer les fichiers du dossier auquel il a reçu un accès complet. Cela peut être modifié dans les paramètres avancés.