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Edition collaborative des classeurs

Spreadsheet Editor vous offre la possibilité de travailler sur un classeur en collaboration avec d'autres utilisateurs. Cette fonction inclut :

  • accès simultané au classeur édité par plusieurs utilisateurs
  • indication visuelle des cellules qui sont en train d'être éditées par d'autres utilisateurs
  • synchronisation des changements en un seul clic
  • chat pour partager des idées concernant certaines parties du classeur
  • commentaires avec la description d'une tâche ou d'un problème à résoudre

Edition collaborative

Spreadsheet Editor permet de sélectionner l'un des deux modes de coédition disponibles. Rapide est utilisé par défaut et affiche les modifications effectuées par d'autres utilisateurs en temps réel. Strict est sélectionné pour masquer les modifications des autres utilisateurs jusqu'à ce que vous cliquiez sur l'icône Enregistrer Icône Enregistrer pour enregistrer vos propres modifications et accepter les modifications apportées par d'autres utilisateurs. Le mode peut être sélectionné dans les Paramètres avancés. Il est également possible de choisir le mode voulu à l'aide de l'icône Icône Mode de co-édition Mode de coédition dans l'onglet Collaboration de la barre d'outils supérieure:

Menu Mode de co-édition

Lorsqu'un classeur est en cours de modification par plusieurs utilisateurs simultanément dans le mode Strict, les cellules modifiées ainsi que l'onglet de la feuille où se situent ces cellules sont marqués avec des lignes pointillées de couleurs différentes. En plaçant le curseur sur l'une des cellules modifiées, le nom de l'utilisateur qui est en train de l'éditer à ce moment s'affiche. Le mode Rapide affichera les actions et les noms des co-éditeurs tandis qu'ils modifient le texte.

Le nombre d'utilisateurs qui travaillent sur le classeur actuel est spécifié sur le côté droit de l'en-tête de l'éditeur - Icône Nombre d'utilisateurs. S'il y a trop d'utilisateurs, cliquez sur cette icône pour ouvrir le panneau Chat avec la liste complète affichée.

Quand aucun utilisateur ne consulte ou ne modifie le fichier, l'icône dans l'en-tête de l'éditeur aura cette apparence Icône Gérer les droits d'accès au document et vous permettra de gérer les utilisateurs qui ont accès au fichier depuis le classeur : inviter de nouveaux utilisateurs en leur donnant un accès complet ou en lecture seule ou refuser à certains utilisateurs des droits d'accès au fichier. Cliquez sur cette icône pour gérer l'accès au fichier ; cela peut être fait aussi bien lorsqu'il n'y a pas d'autres utilisateurs qui voient ou co-éditent le classeur pour le moment que quand il y a d'autres utilisateurs. L'icône ressemble à ceci Icône Nombre d'utilisateurs. Il est également possible de définir des droits d'accès à l'aide de l'icône Icône Partage Partage dans l'onglet Collaboration de la barre d'outils supérieure.

Dès que l'un des utilisateurs enregistre ses modifications en cliquant sur l'icône Icône Enregistrer, les autres verront une note dans la barre d'état indiquant qu'il y a des mises à jour. Pour enregistrer les changements effectués et récupérer les mises à jour de vos co-éditeurs cliquez sur l'icône Icône Enregistrer dans le coin supérieur gauche de la barre supérieure.

Chat

Vous pouvez utiliser cet outil pour coordonner en temps réel le processus de co-édition, par exemple, pour décider avec vos collaborateurs de qui fait quoi, quel partie du classeur vous allez éditer maintenant, etc.

Les messages de discussion sont stockés pendant une session seulement. Pour discuter du contenu du classeur, il est préférable d'utiliser les commentaires qui sont stockés jusqu'à ce que vous décidiez de les supprimer.

Pour accéder à Chat et envoyer un message à d'autres utilisateurs :

  1. cliquez sur l'icône Chat dans la barre latérale gauche ou
    passez à l'onglet Collaboration de la barre d'outils supérieure et cliquez sur le bouton Chat Chat,
  2. saisissez le texte dans le champ correspondant,
  3. cliquez sur le bouton Envoyer.

Tous les messages envoyés par les utilisateurs seront affichés sur le panneau à gauche. S'il y a de nouveaux messages à lire, l'icône chat sera affichée de la manière suivante - Chat.

Pour fermer le panneau avec les messages, cliquez sur l'icône Chat encore une fois.

Commentaires

Pour laisser un commentaire :

  1. sélectionnez la cellule où vous pensez qu'il y a une erreur ou un problème,
  2. passez à l'onglet Insérer ou Collaboration de la barre d'outils supérieure et cliquez sur le bouton Commentaires Commentaire ou
    utilisez l'icône icône Commentaires dans la barre latérale gauche pour ouvrir le panneau Commentaires et cliquez sur le lien Ajouter un commentaire au document ou
    cliquez avec le bouton droit sur le passage de texte sélectionné et sélectionnez l'option Ajouter un commentaire dans le menu contextuel,
  3. saisissez le texte nécessaire,
  4. cliquez sur le bouton Ajouter commentaire/Ajouter.

Le commentaire sera affiché sur le panneau à gauche. Le triangle orange apparaîtra dans le coin supérieur droit de la cellule que vous avez commentée. Si vous devez désactiver cette fonctionnalité, cliquez sur l'onglet Fichier dans la barre d'outils supérieure, sélectionnez l'option Paramètres avancés... et décochez la case Activer l'affichage des commentaires. Dans ce cas, les cellules commentées ne seront marquées que si vous cliquez sur l'icône Icône Commentaires.

Pour voir le commentaire, cliquez à l'intérieur de la cellule. Tout utilisateur peut répondre au commentaire ajouté en posant une question ou en faisant référence au travail qu'il/elle a fait. Pour ce faire, utilisez le lien Ajouter une réponse.

Pour gérer les commentaires ajoutés, procédez de la manière suivante :

  • pour les modifier, cliquez sur l'icône Editer,
  • pour les supprimer, cliquez sur l'icône Supprimer,
  • fermez la discussion en cliquant sur l'icône Icône Résoudre si la tâche ou le problème décrit dans votre commentaire est résolu, après quoi la discussion ouverte par votre commentaire reçoit le statut résolu. Pour l'ouvrir à nouveau, cliquez sur l'icône Icône Ouvrir à nouveau. Si vous souhaitez masquer les commentaires résolus, cliquez sur l'onglet Fichier dans la barre d'outils supérieure, sélectionnez l'option Paramètres avancés..., décochez la case Activer l'affichage des commentaires résolus puis cliquez sur Appliquer. Dans ce cas, les commentaires résolus ne seront mis en évidence que si vous cliquez sur l'icône Icône Commentaires.

Si vous utilisez le mode de co-édition Strict, les nouveaux commentaires ajoutés par d'autres utilisateurs ne seront visibles qu'après un clic sur l'icône Icône Enregistrer dans le coin supérieur gauche de la barre supérieure.

Pour fermer le panneau avec les commentaires cliquez sur l'icône Icône Commentaires encore une fois.

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