Édition collaborative des documents
Document Editor vous offre la possibilité de travailler sur un document simultanément avec d'autres utilisateurs. Cette fonction inclut:
- accès simultané au document édité par plusieurs utilisateurs
- indication visuelle des fragments qui sont en train d'être édités par d'autres utilisateurs
- affichage des changements en temps réel ou synchronisation des changements en un seul clic
- chat pour partager des idées concernant certaines parties du document
- les commentaires avec la description d'une tâche ou d'un problème à résoudre (il est également possible de travailler avec les commentaires en mode hors ligne, sans se connecter à la version en ligne)
Connexion à la version en ligne
Dans l'éditeur de bureau, ouvrez l'option Se connecter au cloud du menu de gauche dans la fenêtre principale du programme. Connectez-vous à votre bureau dans le cloud en spécifiant l'identifiant et le mot de passe de votre compte.
Édition collaborative
Document Editor permet de sélectionner l'un des deux modes de co-édition disponibles:
- Rapide est utilisé par défaut et affiche les modifications effectuées par d'autres utilisateurs en temps réel.
- Strict est sélectionné pour masquer les modifications des autres utilisateurs jusqu'à ce que vous cliquiez sur l'icône Enregistrer
.
Le mode peut être sélectionné dans les Paramètres avancés. Il est également possible de choisir le mode voulu à l'aide de l'icône Mode de coédition 
dans l'onglet Collaboration de la barre d'outils supérieure:
Remarque: lorsque vous co-éditez un document en mode Rapide, la possibilité de Rétablir la dernière opération annulée n'est pas disponible.
Lorsqu'un document est en cours de modification par plusieurs utilisateurs simultanément dans le mode Strict, les passages de texte modifiés sont marqués avec des lignes pointillées de couleurs différentes. Pour voir qui est en train d'éditer le fichier au présent, placez le curseur de la souris sur cette icône - les noms des utilisateurs seront affichés dans la fenêtre contextuelle. Le mode Rapide affichera les actions et les noms des co-éditeurs tandis qu'ils modifient le texte.
Le nombre d'utilisateurs qui travaillent sur le document actuel est spécifié sur le côté droit de l'en-tête de l'éditeur - 
. Pour afficher les personnes qui travaillent sur le fichier, cliquez sur cette icône pour ouvrir le panneau Chat avec la liste complète affichée.
Quand aucun utilisateur ne consulte ou ne modifie le fichier, l'icône dans l'en-tête de l'éditeur aura cette apparence 
vous permettant de gérer les utilisateurs qui ont accès au fichier directement à partir du document : inviter de nouveaux utilisateurs leur donnant les permissions de modifier, lire, commenter, remplir des formulaires ou réviser le document, ou refuser à certains utilisateurs des droits d'accès au fichier. Cliquez sur cette icône pour gérer l'accès au fichier; cela peut être fait aussi bien lorsqu'il n'y a pas d'autres utilisateurs qui voient ou co-éditent le document pour le moment que quand il y a d'autres utilisateurs. L'icône ressemble à ceci . Il est également possible de choisir le mode voulu à l'aide de l'icône Mode de coédition 
dans l'onglet Collaboration de la barre d'outils supérieure.
Dès que l'un des utilisateurs enregistre ses modifications en cliquant sur l'icône 
, les autres verront une note dans la barre d'état indiquant qu'il y a des mises à jour. Pour enregistrer les changements effectués et récupérer les mises à jour de vos co-éditeurs cliquez sur l'icône dans le coin supérieur gauche de la barre supérieure. Les mises à jour seront marquées pour vous aider à contrôler ce qui a été exactement modifié.
Vous pouvez spécifier les modifications que vous souhaitez mettre en surbrillance pendant la co-édition si vous cliquez sur l'onglet Fichier dans la barre d'outils supérieure, sélectionnez l'option Paramètres avancés... et choisissez entre aucune, toutes et récentes modifications de collaboration en temps réel. Quand l'option Afficher toutes les modifications est sélectionnée, toutes les modifications effectuées au cours de la session seront mises en surbrillance. En sélectionnant Afficher les modifications récentes, seules les modifications effectuées depuis la dernière fois que vous avez cliqué sur l'icône seront mises en surbrillance. En sélectionnant N'afficher aucune modification, aucune des modifications effectuées au cours de la session ne sera mise en surbrillance.
Utilisateurs anonymes
Les utilisateurs du portail qui ne sont pas enregistrés et n'ont pas de profil sont les utilisateurs anonymes qui quand même peuvent collaborer sur les documents. Pour affecter un nom à un utilisateur anonyme, ce dernier doit saisir le nom préféré dans le coin supérieur droit de l'écran lorsque l'on accède au document pour la première fois. Activez l'option Ne plus poser cette question pour enregistrer ce nom-ci.
Chat
Vous pouvez utiliser cet outil pour coordonner en temps réel le processus de co-édition, par exemple, pour décider avec vos collaborateurs de qui fait quoi, quel paragraphe vous allez éditer maintenant, etc.
Les messages de discussion sont stockés pendant une session seulement. Pour discuter du contenu du document, il est préférable d'utiliser les commentaires qui sont stockés jusqu'à ce que vous décidiez de les supprimer.
Pour accéder au Chat et laisser un message pour les autres utilisateurs:
-
cliquez sur l'icône
dans la barre latérale gauche ou
passez à l'onglet Collaboration de la barre d'outils supérieure et cliquez sur le bouton Chat 
,
- saisissez le texte dans le champ correspondant,
- cliquez sur le bouton Envoyer.
Tous les messages envoyés par les utilisateurs seront affichés sur le panneau à gauche. S'il y a de nouveaux messages à lire, l'icône chat sera affichée de la manière suivante - 
.
Pour fermer le panneau avec des messages de discussion, cliquez à nouveau sur l'icône dans la barre latérale gauche ou sur le bouton Chat dans la barre d'outils supérieure.
Il est possible de travailler avec des commentaires en mode hors ligne, sans se connecter à la version en ligne.
Pour laisser un commentaire:
- sélectionnez le fragment du texte que vous voulez commenter,
-
passez à l'onglet Insertion ou Collaboration de la barre d'outils supérieure et cliquez sur le bouton Commentaire
, ou
utilisez l'icône Icône 
dans la barre latérale gauche pour ouvrir le panneau Commentaires et cliquez sur le lien Ajouter un commentaire au document ou
cliquez avec le bouton droit sur le passage de texte sélectionné et sélectionnez l'option Ajouter un commentaire dans le menu contextuel,
- saisissez le texte nécessaire,
- cliquez sur le bouton Ajouter commentaire/Ajouter.
Le commentaire sera affiché sur le panneau Commentaires à gauche. Tout autre utilisateur peut répondre au commentaire ajouté en posant une question ou en faisant référence au travail fait. Pour le faire il suffit de cliquer sur le lien Ajouter une réponse situé au-dessous du commentaire, saisissez votre réponse dans le champ de saisie et appuyez sur le bouton Répondre.
Si vous utilisez le mode de co-édition Strict, les nouveaux commentaires ajoutés par d'autres utilisateurs ne seront visibles qu'après un clic sur l'icône dans le coin supérieur gauche de la barre supérieure.
Le fragment du texte commenté sera mis en surbrillance dans le document. Pour voir le commentaire, cliquez à l'intérieur du fragment. Si vous devez désactiver cette fonctionnalité, cliquez sur l'onglet Fichier dans la barre d'outils supérieure, sélectionnez l'option Paramètres avancés... et décochez la case Activer l'affichage des commentaires. Dans ce cas, les passages commentés ne seront mis en évidence que si vous cliquez sur l'icône .
Vous pouvez gérer les commentaires ajoutés en utilisant les icônes de la bulle de commentaire ou sur le panneau gauche Commentaires:
-
trier les commentaires ajoutés en cliquant sur l'icône
:
- par date: Plus récent ou Plus ancien. C'est 'ordre de tri par défaut.
- par auteur: Auteur de A à Z ou Auteur de Z à A
- par emplacement: Du haut ou Du bas. L'ordre habituel de tri des commentaires par l'emplacement dans un document est comme suit (de haut): commentaires au texte, commentaires aux notes de bas de page, commentaires aux notes de fin, commentaires aux en-têtes/pieds de page, commentaires au texte entier.
- par groupe: Tout ou sélectionnez le groupe approprié dans la liste. Cette option de tri n'est disponible que si vous utilisez une version qui prend en charge cette fonctionnalité.
- modifier le commentaire sélectionné en appuyant sur l'icône
,
- supprimer le commentaire sélectionné en appuyant sur l'icône
,
- fermez la discussion actuelle en cliquant sur l'icône
si la tâche ou le problème décrit dans votre commentaire est résolu, après quoi la discussion ouverte par votre commentaire reçoit le statut résolu. Pour l'ouvrir à nouveau, cliquez sur l'icône 
. Si vous souhaitez masquer les commentaires résolus, cliquez sur l'onglet Fichier dans la barre d'outils supérieure, sélectionnez l'option Paramètres avancés..., décochez la case Activer l'affichage des commentaires résolus puis cliquez sur Appliquer. Dans ce cas, les commentaires résolus ne seront ne seront mis en évidence que si vous cliquez sur l'icône .
- si vous souhaitez gérer plusieurs commentaires à la fois, ouvrez le menu contextuel Résoudre sous l'onglet Collaboration. Sélectionnez l'une des options disponibles: résoudre les commentaires actuels, marquer mes commentaires comme résolus ou marquer tous les commentaires comme résolus dans le document.
Ajouter des mentions
Remarque: Ce n'est qu'aux commentaires au texte qu'on peut ajouter des mentions.
Lorsque vous ajoutez un commentaire sur lequel vous voulez attirer l'attention d'une personne, vous pouvez utiliser la fonction de mentions et envoyer une notification par courrier électronique ou Talk.
Ajoutez une mention en tapant le signe @ n'importe où dans votre commentaire, alors la liste de tous les utilisateurs sur votre portail s'affiche. Pour faire la recherche plus rapide, tapez les premières lettres du prénom de la personne, la liste propose les suggestions au cours de la frappe.
Puis sélectionnez le nom souhaité dans la liste. Puis sélectionnez le nom souhaité dans la liste. Si la personne mentionnée n'a pas l'autorisation d'ouvrir ce fichier, la fenêtre Paramètres de partage va apparaître. Par défaut, un document est partagé en Lecture seule. Configurez les paramètres de partage selon vos besoins et cliquez sur OK.
La personne mentionnée recevra une notification par courrier électronique la informant que son nom est mentionné dans un commentaire. La personne recevra encore une notification lorsque un fichier commenté est partagé.
Pour supprimer les commentaires,
- appuyez sur le bouton
Supprimer sous l'onglet Collaboration dans la barre d'outils en haut,
- sélectionnez l'option convenable du menu:
- Supprimer les commentaires actuels à supprimer la sélection du moment. Toutes les réponses qui déjà ont été ajoutées seront supprimés aussi.
- Supprimer mes commentaires à supprimer vos commentaire et laisser les commentaires des autres. Toutes les réponses qui déjà ont été ajoutées à vos commentaires seront supprimés aussi.
- Supprimer tous les commentaires sert à supprimer tous les commentaires du document.
Pour fermer le panneau avec les commentaires, cliquez sur l'icône de la barre latérale de gauche encore une fois.
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