Edition collaborative des documents

Edition collaborative

Document Editor permet de sélectionner l'un des deux modes de co-édition disponibles :

• Rapide est utilisé par défaut et affiche les modifications effectuées par d'autres utilisateurs en temps réel.
• Strict est sélectionné pour masquer les modifications des autres utilisateurs jusqu'à ce que vous cliquiez sur l'icône Enregistrer pour enregistrer vos propres modifications et accepter les modifications apportées par d'autres utilisateurs.

Le mode peut être sélectionné dans les Paramètres avancés. Il est également possible de choisir le mode voulu à l'aide de l'icône Mode de coédition dans l'onglet Collaboration de la barre d'outils supérieure:

Remarque : lorsque vous co-éditez un document en mode Rapide, la possibilité de Rétablir la dernière opération annulée n'est pas disponible.

Lorsqu'un document est en cours de modification par plusieurs utilisateurs simultanément dans le mode Strict, les passages de texte modifiés sont marqués avec des lignes pointillées de couleurs différentes. Pour voir qui est en train d'éditer le fichier au présent, placez le curseur de la souris sur cette icône - les noms des utilisateurs seront affichés dans la fenêtre contextuelle. Le mode Rapide affichera les actions et les noms des co-éditeurs tandis qu'ils modifient le texte.

Le nombre d'utilisateurs qui travaillent sur le document actuel est spécifié sur le côté droit de l'en-tête de l'éditeur - . S'il y a trop d'utilisateurs, cliquez sur cette icône pour ouvrir le panneau Chat avec la liste complète affichée.

Lorsqu'aucun utilisateur ne visualise ou n'édite le fichier, l'icône dans l'en-tête de l'éditeur aura l'aspect suivant vous permettant de gérer les utilisateurs qui ont accès au fichier directement à partir du document : inviter de nouveaux utilisateurs leur donnant les permissions de modifier, lire, commenter, remplir des formulaires ou réviser le document, ou refuser à certains utilisateurs des droits d'accès au fichier. Cliquez sur cette icône pour gérer l'accès au fichier ; cela peut être fait aussi bien lorsqu'il n'y a pas d'autres utilisateurs qui voient ou co-éditent le document pour le moment que quand il y a d'autres utilisateurs. L'icône ressemble à ceci . Il est également possible de définir des droits d'accès à l'aide de l'icône Partage dans l'onglet Collaboration de la barre d'outils supérieure.

Dès que l'un des utilisateurs enregistre ses modifications en cliquant sur l'icône , les autres verront une note dans la barre d'état indiquant qu'il y a des mises à jour. Pour enregistrer les changements effectués et récupérer les mises à jour de vos co-éditeurs cliquez sur l'icône dans le coin supérieur gauche de la barre supérieure. Les mises à jour seront marquées pour vous aider à controller ce qui a été exactement modifié.

Vous pouvez spécifier les modifications que vous souhaitez mettre en surbrillance pendant la co-édition si vous cliquez sur l'onglet Fichier dans la barre d'outils supérieure, sélectionnez l'option Paramètres avancés... et choisissez entre aucune, toutes et récentes modifications de collaboration en temps réel. Quand l'option Afficher toutes les modifications sélectionnée, toutes les modifications effectuées au cours de la session seront mises en surbrillance. En sélectionnant Afficher les modifications récentes, seules les modifications effectuées depuis la dernière fois que vous avez cliqué sur l'icône seront mises en surbrillance. En sélectionnant N'afficher aucune modification, aucune des modifications effectuées au cours de la session ne sera mise en surbrillance.

Chat

Vous pouvez utiliser cet outil pour coordonner en temps réel le processus de co-édition, par exemple, pour décider avec vos collaborateurs de qui fait quoi, quel paragraphe vous allez éditer maintenant, etc.

Les messages de discussion sont stockés pendant une session seulement. Pour discuter du contenu du document, il est préférable d'utiliser les commentaires qui sont stockés jusqu'à ce que vous décidiez de les supprimer.

Pour accéder à Chat et envoyer un message à d'autres utilisateurs :

1. cliquez sur l'icône dans la barre latérale gauche ou
   passez à l'onglet Collaboration de la barre d'outils supérieure et cliquez sur le bouton Chat,
2. saisissez le texte dans le champ correspondant,
3. cliquez sur le bouton Envoyer.

Tous les messages envoyés par les utilisateurs seront affichés sur le panneau à gauche. S'il y a de nouveaux messages à lire, l'icône chat sera affichée de la manière suivante - .

Pour fermer le panneau avec des messages de discussion, cliquez à nouveau sur l'icône dans la barre latérale gauche ou sur le bouton Chat dans la barre d'outils supérieure.