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Come inviare email massive?

Per amministratore

Introduzione

Desideri inviare una newsletter a tutti i contatti dalla tua banca dati o solamente bisogna informare certi clienti del prossimo evento?

Adesso puoi farlo direttamente dal modulo CRM nel portale online office. Questa guida ti mostra come farlo in pochi passi semplici.

Passo 1. Accedere a CRM

Accedi al tuo portale ONLYOFFICE e clicca sul collegamento CRM al centro.

Come inviare email massive? Passo 1 Come inviare email massive? Passo 1

Se stai usando un altro modulo del portale, per passare al modulo CRM apri l'elenco a discesa nell'angolo sinistro superiore della pagina e seleziona l'opzione corrispondente.

Passo 2. Creare la lista di distribuzione

La tua lista di distribuzione può contenere fino a 50 destinatari. Per crearla basta selezionare contatti da includere nella lista di distribuzione nell'elenco Contatti. Per facilitare la ricerca dei contatti necessari usufruisci del nostro filtro situato al di sopra dell'elenco di contatti.

Assicurati di aver specificato gli indirizzi email per tutti gli utenti selezionati. Per aggiungere un indirizzo clicca sul pulsante Azioni Azioni a destra del contatto necessario, seleziona l'opzione Modifica email dall'elenco a discesa ed inserisci l'indirizzo necessario nel campo che appare. Per confermarlo premi il tasto Enter.

Come inviare email massive? Passo 2 Come inviare email massive? Passo 2

Quando tutti i contatti sono selezionati clicca sul pulsante Invia email al di sopra dell'elenco di contatti e seleziona l'opzione Server SMTP interno (numero massimo dei destinatari 50).

Se desideri inviare le email per mezzo di un programma di mailing esterno seleziona l'opzione Genera elenco per programmi esterni.

Passo 3. Configurare il server SMTP

ONLYOFFICE ti permette di inviare i tuoi messaggi senza aprire un programma di mail esterno, tutto ciò di cui hai bisogno è specificare i parametri del server SMTP per il servizio mail che utilizzi di solito. Potrai inviare le email ai tuoi clienti dal tuo indirizzo comune via l'interfaccia di ONLYOFFICE.

Quando clicchi sul pulsante Invia email si apre la finestra Configura SMTP.

online office non offre un server SMTP integrato, semplicemente offre un'interfaccia ai servizi di mail esistenti dove hai un account.

Configura le impostazioni disponibili:

  • Dominio
    specifica il nome dominio del server SMTP utilizzato;
  • Porta
    specifica la porta di posta. La porta SMTP standard è 25.
  • Autenticazione
    spunta la casella se solo gli utenti autorizzati hanno l'accesso al server;
  • Login dominio e Passward dominio
    specifica il tuo login e la tua password per accedere al server SMTP, se necessario;
  • Nome mittente da visualizzare
    specifica il nome del mittente che viene visualizzato nel campo Da:;
  • Indirizzo email mittente
    specifica l'indirizzo email del mittente;
  • Attiva SSL
    spunta la casella per attivare il criptaggio della comunicazione tra cliente e server.
Come inviare email massive? Passo 3 Come inviare email massive? Passo 3

Per applicare le impostazioni clicca sul pulsante Salva. La finestra Configura SMTP si chiude.

Se bisogna apportare certe ulteriori modifiche alle impostazioni SMTP puoi farlo nella pagina Impostazioni generali del modulo CRM.

Passo 4. Scrivere un messaggio

Quando tutte le impostazioni sono configurate si apre la pagina Componi email.

Nel campo Da: viene visualizzato il nome mittente e il suo indirizzo email specificato durante la configurazione del server SMTP. Nel campo A: viene indicato il numero dei contatti selezionati.

Tutto ciò di cui hai bisogno è inserire un Oggetto per il tuo messaggio e digitare il suo testo. La Barra degli strumenti di formattazione ti aiuta a formattare il tuo testo cambiando lo stile dei caratteri, il loro colore, la dimensione ecc.

Come inviare email massive? Passo 4 Come inviare email massive? Passo 4

Se desideri aggiungere certi valori variabili al tuo messaggio usa i Tag personali.

Ad esempio, se desideri aggiungere il nome del destinatario per salutarlo, basta posizionare il cursore del mouse nel punto dove desideri aggiungere il valore variabile, poi selezionare un tag adatto dall'elenco a discesa e cliccare su Aggiungi al corpo del messaggio. Nel nostro caso utilizziamo i valori: Nome e Cognome perchè inviamo il messaggio alle Persone. Il saluto viene visualizzato come segue: Gentile $(Person.First Name) $(Person.Last Name),

I dati necessari vengono automaticamente presi dalla tua banca dati clienti di CRM.

Come inviare email massive? Passo 4 Come inviare email massive? Passo 4

E' possibile anche allegare un certo file al tuo messaggio. Clicca sul collegamento Mostra pannello di file allegati sotto il campo Corpo del messaggio e usando il pulsante Allega file naviga nel tuo disco rigido per trovare il file necessario.

Passo 5. Visualizzare in anteprima ed iniziare l'invio

Per visualizzare il risultato in anteprima clicca sul pulsante Avanti (in anteprima) sotto il campo Corpo del messaggio.

La filigrana "Powered by online office.com" verrà aggiunta al tuo messaggio.
Come inviare email massive? Passo 5 Come inviare email massive? Passo 5

Se sei soddisfatto del risultato clicca sul pulsante Invia per iniziare l'invio delle email.

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