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Come aggiornare i tuoi contatti?

Introduzione

Una banca dati clienti buon organizzata ti permette di comunicare meglio con i tuoi clienti ed aumentare le vendite. Questa guida mostra come mantenere la tua banca dati clienti: sistemare ed aggiornare le informazioni di contatto disponibili.

Passo 1. Accedere al modulo CRM

Accedi al portale ONLYOFFICE e clicca sul collegamento CRM.

Come aggiornare i tuoi contatti? Passo 1 Come aggiornare i tuoi contatti? Passo 1

Se stai usando un altro modulo del portale, per passare al modulo CRM apri l'elenco a discesa nell'angolo sinistro superiore della pagina e seleziona l'opzione corrispondente.

Passo 2. Filtrare le informazioni nella banca dati

La tua banca dati clienti può includere quanti contatti vuoi, non importa se i tuoi contatti sono le aziende grande o le persone singole.

Tutte le aziende e le persone disponibili sono visualizzate nell'elenco Contatti. Per trovare un contatto necessario usa il nostro filtro al di sopra dell'elenco:

Clicca sul pulsante Più e seleziona una delle opzioni:

  • RESPONSABILE si usa per visualizzare i contatti assegnati a te o un certo altro utente del sistema CRM;
  • DATA DI CREAZIONE si usa per visualizzare i contatti creati durante il periodo specificato: Ultimo mese, Ieri, Oggi, Questo mese o un altro periodo personalizzato;
  • VISUALIZZA si usa per mostrare solo tutte le aziende o tutte le persone, o i contatti con opporunità assegnate;
  • LIVELLO DI TEMPERATURA si usa per visualizzare i contatti ad un certo livello di temperatura. I livelli predefiniti sono i seguenti: freddo, caldo o molto caldo;
  • TIPI DI CONTATTO si usano per mostrare tutti i contatti di un certo tipo. I tipi predefiniti sono i seguenti: Cliente, Concorrente, Partner, Fornitore;
  • CON ETICHETTA si usa per mostrare solo i contatti con un'etichetta specificata.

Puoi anche inserire un nome contatto, interamente o parzialmente, nel campo Ricerca e premere il tasto Enter per trovare quello necessario. Per facilitare la ricerca utilizza i caratteri jolly:

  • utilizza il punto interrogativo ? per sostituire solo un carattere. Ad esempio, se digiti Sm?th, ricevi i risultati seguenti Smith e Smyth.
  • utilizza un asterisco * per sostituire molti caratteri. Ad esempio, per trovare tutte le parole con O all'inizio, digita O*
  • utilizza il tilde ~ alla fine della parola per cercare i termini con l′ortografia simile.
Come aggiornare i tuoi contatti? Passo 2 Come aggiornare i tuoi contatti? Passo 2

Quando il contatto necessario è trovato clicca sul suo nome per aprire la pagina di informazioni di contatto.

Passo 3. Scegliere un'immagine per il tuo contatto

Aggiungere un'immagine per il tuo contatto - foto o logo di azienda - permette di riconoscere i tuoi contatti nel modo più semplice. Per aggiungere/cambiare un'immagine clicca sul collegamento Cambia foto sotto l'area di immagine. Si apre la finestra Scegli una foto per il tuo profilo.

Se desideri caricare un'immagine dal computer clicca sul pulsante Sfoglia, trova un'immagine desiderata memorizzata sul disco rigido del computer e fa' doppio-clic per caricarla.

Puoi caricare un'immagine non superiore a 200x300 pixel, altrimenti l'immagine viene ridimensionata. La dimensione file non deve superare 1 MB.

Se hai compilato prima il campo della rete sociale per questo contatto le immagini dalle reti sociali vengono visualizzate nella finestra Scegli una foto per il tuo profilo. Clicca su una delle immagini per utilizzarla per il contatto.

Come aggiornare i tuoi contatti? Passo 3 Come aggiornare i tuoi contatti? Passo 3

Per eliminare un'immagine clicca sul collegamento Cambia foto e nella finestra aperta Scegli una foto per il tuo profilo seleziona l'immagine predefinita.

Passo 4. Aggiornare le informazioni di contatto esistenti

Il problema che molte aziende incontrano lavorando con la banca dati clienti è l'informazione vecchia o duplicata. I dati scorretti o inadatti possono causare la perdita di tempo e denaro.

Per aggiornare le informazioni del contatto selezionato clicca sull'icona Azioni a destra del nome contatto e seleziona l'opzione Modifica contatto dall'elenco a discesa.

Si apre la pagina Modifica persona/azienda. Qui è possibile:

  • modificare le informazioni disponibili
    I dati disponibili sono i seguenti: nome, cognome, nome azienda, carica, email, telefono, sito web/rete sociale, indirizzo, descrizione.

  • eliminare i dati inutili
    Utilizza l'icona Elimina - cestino accanto al campo inutile per eliminarlo.

  • impostare la priorità
    Utilizza l'icona Primario accanto al campo per segnarlo come primario. Questa informazione verrà visualizzata nell'elenco contatti generale.

  • aggiungere le informazioni addizionali
    Clicca sull'icona Aggiungi o aggiungi campi utente per aggiungere più informazioni sul tuo contatto.

Come aggiornare i tuoi contatti? Passo 4 Come aggiornare i tuoi contatti? Passo 4

Per salvare le modifiche apportate clicca sul pulsante Salva modifiche.

Passo 5. Sistemare i tuoi contatti

Organizzare i tuoi contatti in gruppi ti aiuterà a creare una campagna di marketing, tener traccia dei tuoi contatti e semplicemente facilitare il processo di ricerca del contatto adatto. Per sistemare i tuoi contatti puoi dividerli in tipi, impostare un livello di temperatura adatto ed aggiungere etichette.

Per etichettare il tuo contatto clicca sul collegamento Aggiungi etichetta nella sezione Informazioni generali della pagina di dettagli di contatto. Seleziona tra le etichette disponibili o inserisci un'etichetta necessaria e clicca sul pulsante OK per confermarlo.

Come aggiornare i tuoi contatti? Passo 5 Come aggiornare i tuoi contatti? Passo 5

Nella stessa maniera puoi aggiungere quante etichette vuoi.

Per eliminare un'etichetta inutile punta il cursore su questa etichetta e clicca sull'icona Elimina etichetta - croce che verrà visualizzata a destra.

Passo 6. Eliminare i tuoi contatti

Se desideri eliminare un cliente dal tuo sistema, clicca sull'icona Azioni a destra del nome contatto e seleziona l'opzione Elimina contatto dall'elenco a discesa.

L'azione Elimina azienda/persona non può essere annullata.
Come aggiornare i tuoi contatti? Passo 6 Come aggiornare i tuoi contatti? Passo 6

Il contatto selezionato con tutti i dati associati sarà eliminato dal sistema.

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