Wie organisiert man einen Massenversand?

Öffnen Sie Ihr ONLYOFFICE-Portal und klicken Sie auf den Link CRM.

Wenn Sie bereits in Ihr Portal eingeloggt sind und es eine Zeit lang benutzt haben, um aufs Modul CRM von jeder Portalseite zuzugreifen, öffnen Sie das Listenmenü in der linken oberen Ecke und wählen Sie die entsprechende Option.

Ihre Mailingliste kann bis zu 50 Empfänger enthalten. Um eine Liste zu erstellen, markieren Sie die Kontakte, an die Sie Ihre Mail senden möchten, in der Liste Alle Kontakte. Um die Suche nach gewünschten Kontakten zu erleichtern, nutzen Sie unseren Filter über der Kontaktliste.

Prüfen Sie, ob bei allen gewählten Kontakten eine E-Mail-Adresse angegeben ist. Wenn es sie nicht bei allen Kontakten gibt, können Sie die Adresse hinzufügen. Dafür klicken Sie auf den Button Aktionen rechts, wählen Sie die Option E-Mail-Adresse bearbeiten aus dem Listenmenü und geben Sie die gewünschte Adresse ins erschienene Feld ein. Um sie zu bestätigen, drücken Sie die Enter-Taste.

Sobald alle Kontakte gewählt sind, klicken Sie auf den Button E-Mail senden über der Kontaktliste und wählen Sie die Option Internes SMTP (höchstens 50 E-Mail-Empfänger).

ONLYOFFICE erlaubt es Ihnen, Nachrichten zu senden, ohne ein externes E-Mail-Client-Programm öffnen zu müssen: alles, was Sie brauchen, ist die Parameter des SMTP-Servers für den Mail-Service einzustellen, den Sie gewöhnlich gebrauchen. Sie werden Mails an Ihre Kunden von Ihrer gewöhnlichen E-Mail-Adresse innerhalb der ONLYOFFICE-Bedienfläche senden können.

Nach einem Klick auf den Button E-Mail senden wird das Fenster SMTP-Konfigurierung erscheinen.

• Host
  Domain-Name des SMTP-Servers, den Sie nutzen;
• Port
  E-Mail-Port. Der Standard-SMTP-Port ist 25.
• Authentifizierung
  sichert, dass nur autorisierte Benutzer den Server nutzen;
• Host-Login und Host-Kennwort
  Ihr Login und Kennwort zum Einloggen in den SMTP-Server nach Bedarf;
• Angezeigter Name des Absenders
  Name des Absenders, der im Feld Von: angezeigt wird;
• E-Mail-Adresse des Absenders
  E-Mail-Adresse des Absenders;
• SSL aktivieren
  aktiviert die Verschlüsselung in der Client-Server-Kommunikation.

Um die Einstellungen zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern. Das Fenster SMTP-Konfigurierung wird geschlossen.

Wenn Sie einige SMTP-Einstellungen ändern möchten, können Sie es auf der Seite Allgemeine Einstellungen des Moduls CRM machen.

Wenn alle Einstellungen konfiguriert sind, wird die Seite E-Mail verfassen angezeigt.

Im Feld Von: werden Sie den Namen des Absenders und die E-Mail-Adresse sehen, die Sie beim Konfigurieren des SMTP-Servers angegeben haben. Das Feld An: zeigt die Anzahl der gewählten Kontakte.

Alles, was Sie machen müssen, ist den Betreff für Ihre Nachricht einzugeben und einen Text verfassen. Die Formatierungsleiste hilft Ihnen Ihren Text formatieren, z.B. die Schriftart, Schriftfarbe, Größe usw. ändern.

Wenn Sie Variablen zu Ihrer Nachricht hinzufügen möchten, nutzen Sie persönliche Tags.

Zum Beispiel, wenn Sie den Empfängernamen in die Begrüßung einfügen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger zur Stelle, wo Ihre Variable eingefügt wird, wählen Sie den entsprechenden Tag aus dem Listenmenü und klicken Sie auf Zum Hauptteil der Nachricht hinzufügen. In unserem Fall ist es Nachname, weil wir unsere Nachricht an Personen verschicken werden. Im Ergebnis wird die folgende Zeile zu sehen sein: Sehr geehrte Frau/ Sehr geehrter Herr $(Person.Last Name),

Die notwendigen Daten werden der CRM-Kundendatenbank automatisch entnommen.

Sie können auch eine Datei Ihrer Nachricht beifügen. Klicken Sie auf den Link Feld zum Anhängen der Dateien einblenden unter dem Feld Hauptteil der Nachricht und durchsuchen Sie die Festplatte nach der gewünschten Datei mit einem Klick auf den Button Datei anhängen.

Um das Ergebnis durchzusehen, klicken Sie auf den Button Weiter (für Vorschau) unter dem Feld Hauptteil der Nachricht.

Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf den Button Senden, um den Versand zu starten.