Dopo aver creato un portale online office, puoi personalizzarlo e gestirlo per adattare ai bisogni della tua azienda:

• aggiornare le impostazioni Generali del tuo portale: cambiare la lingua, impostare il fuso orario corretto, impostare un URL alternativo per il tuo portale, specificare i server autorizzati per l'autoregistrazione degli utenti, determinare il livello di sicurezza della password usata per accedere al portale, selezionare la pagina iniziale predefinita, ecc.;
• gestire i moduli del portale: selezionare i moduli da visualizzare nel portale e i moduli da nascondere dagli utenti;
• impostare i diritti di accesso per gli amministratori e gli altri utenti;
• personalizzare il portale: selezionare un titolo, un logo e un modello usato per il portale, un tema colori adatta;
• creare una copia di backup, disattivare temporaneamente o anche eliminare il portale per sempre;
• visualizzare le statistiche generali: data di creazione, numero totale di utenti, spazio di memorizzazione usato dai moduli e dagli utenti diversi, frequenza visite;
• verificare le attività di accesso/uscita recenti e ottenere un rapporto dettagliato per sei mesi;
• sfogliare le voci di registro delle azioni recenti effettuate dall'utente sul portale (tra quali chiusura e modifica attività, modifica diritti di accesso, creazione ed eliminazione elementi CRM, trasferimento documenti, invito ospiti ecc.) e anche scaricare un file con le statistiche dettagliate che fornisce dati per sei mesi.

Per accedere alle Impostazioni da qualsiasi pagina del portale online office, clicca sull'icona nella parte superiore della pagina o utilizza l'elenco a discesa nell'angolo sinistro superiore e seleziona l'opzione corrispondente.

La sezione Generale delle Impostazioni si apre di default. Qui puoi configurare le seguenti impostazioni:

Regione del portale

Questa sezione ti permette di cambiare la locazione del server dove il tuo portale è ospitato. Più vicina è la regione del server alla tua posizione geografica, più rapido è il lavoro del portale.

Al presente puoi selezionare tra due regioni disponibili: Regione UE (Irlanda) e Regione Ovest degli Stati Uniti (Оregon). Per migrare da una regione all'altra,

• seleziona Regione del server necessario dall'elenco a discesa,
• seleziona l'opzione Trasferisci anche Posta online office se desideri trasferire anche la tua posta,
  Il trasferimento di Posta online office può notevolmente aumentare il tempo di migrazione. Inoltre vengono trasferiti solo i messaggi di 30 ultimi giorni. Allora è consigliato configurare il tuo account ancora una volta completato il processo invece di trasferire tutti i messaggi.
• notifica utenti della migrazione del portale lasciando selezionata l'opzione corrispondente,
• clicca su Cambia regione del server per avviare il processo di migrazione.

Il processo di migrazione richiede certo tempo secondo la quantità dei dati nel portale. Durante questo processo il portale non sarà disponibile. Una volta completata la migrazione, riceverai il messaggio con il nuovo indirizzo del portale.

Lingua e fuso orario

Questa sezione ti permette di cambiare la lingua dell'intero portale per tutti gli utenti e configurare il fuso orario perché tutti gli eventi siano visualizzati con la data e l'ora corretta.

Per configurare le impostazioni Lingua e fuso orario,

• apri l'elenco a discesa Lingua e seleziona una lingua adatta per visualizzare tutte le pagine e tutte le notifiche del portale,

  Al presente online office è disponibile in 20 lingue: inglese, tedesco, francese, spagnolo, russo, italiano, lettone, portoghese, turco, greco, polacco, ceco, cinese semplificato, ucraino, vietnamita, azeri, coreano e giapponese. Se la tua lingua non è presente nell'elenco delle lingue disponibili o la traduzione non è completata, puoi contribuire alla traduzione inviando la tua richiesta all'indirizzo documentation@onlyoffice.com.

• imposta il fuso orario che corrisponde alla tua locazione dall'elenco a discesa Fuso orario,
• clicca su Salva nella parte inferiore della sezione per applicare le modifiche apportate.

DNS

Questa sezione ti permette di impostare un URL alternativo per il tuo portale online office. Il tuo portale di default è registrato all'indirizzo nome.onlyoffice.com. Puoi cambiarlo specificando il proprio nome a dominio. Per farlo, seleziona l'opzione Domini personalizzati e specifica il tuo proprio nome a dominio per il portale online office nel campo di sotto.

Per impostare il proprio nome a dominio, aggiungi la voce DNS CNAME, come ad esempio: team.ourcompany.com - intranet.onlyoffice.com (per la regione Ovest degli Stati Uniti (Оregon)) o intranet.teamlab.eu.com (per la regione UE (Irlanda))

Dominio affidabile

Questa sezione ti permette di specificare i server di posta elettronica da utilizzare per l'autoregistrazione nel tuo portale online office. Di default, questa opzione è disabilitata. Per abilitarla,

• seleziona l'opzione Domini personalizzati,
• inserisci i server di posta elettronica affidabili nel campo che appare di sotto,

  Per aggiungere più server, clicca sul collegamento Aggiungi dominio affidabile. Per eliminare un server aggiunto per sbaglio, clicca sull'icona a destra del campo.

• seleziona l'opzione Aggiungi utenti come ospiti se desideri concedere agli utenti i privilegi di sola visualizzazione,
• clicca su Salva nella parte inferiore della sezione per applicare le modifiche apportate.

Dopo questo qualsiasi utente che ha un account sul server di posta elettronica specificata potrà registrarsi cliccando sul collegamento Clicca qui per accedere nella Pagina di accesso ed inserendo l'indirizzo email. Un invito con il collegamento al portale verrà inviato all'indirizzo specificato. Per accedere l'utente deve seguire il collegamento fornito nell'email, inserire una password e confermarla.

Per disattivare questa opzione di nuovo seleziona l'opzione corrispondente.

Livello di sicurezza della password

Questa sezione ti permette di determinare il livello di sicurezza della password (l'efficacia di una password nella difesa contro intrusi e impostori). Per farlo,

• utilizza la barra Lunghezza della password minima per impostare la lunghezza della password perché essa sia considerata sicura,

  Di default, la password deve contenere almeno 6 caratteri.

• seleziona le opzioni necessarie al di sotto della barra per determinare un insieme dei caratteri da utilizzare nella password: lettere maiuscole, cifre, simboli speciali,
• clicca su Salva nella parte inferiore della sezione per applicare le modifiche apportate.

Collegamento di invito

Questa sezione ti permette di invitare i nuovi utenti ad accedere al tuo portale online office. Per farlo, copia il collegamento usando l'opzione corrispondente o i tasti Ctrl + C per poi incollarlo nel messaggio ed inviare alle persone che desideri invitare al tuo portale. Usando lo stesso collegamento puoi invitare quante persone vuoi.

Se desideri concedere alle persone invitate i privilegi di sola visualizzazione, seleziona Aggiungi utenti come ospiti PRIMA di copiare il collegamento.

Dopo aver seguito il collegamento ed inserito il suo indirizzo email, nome, cognome e password l'utente sarà automaticamente aggiunto al tuo portale e potrà cominciare a collaborare con te.

Contatti amministratore

Questa sezione ti permette di inserire il modulo di contatto nella Pagina di accesso per dare la possibilità di contattare l'amministratore del portale in caso di problemi con la registrazione.

Per attivarla, basta selezionare l'opzione corrispondente e cliccare su Salva nella parte inferiore della sezione per applicare le modifiche apportate.

Autenticazione a due fattori

Questa sezione ti permette di attivare la verifica a due passaggi per assicurare un accesso al portale più sicuro. Un utente può accedere ai dati del portale dopo aver inserito il suo indirizzo email e la password o usato un account sociale e digitato un codice di verifica a sei cifre ricevuto per SMS. I messaggi SMS vengono inviati al telefono portabile primario dell'utente che viene specificato durante il primo accesso al portale dopo l'attivazione dell'autenticazione a due fattori e può essere modificato in seguito nella pagina di profilo. Un codice di verifica può essere inviato di nuovo con un clic sul pulsante Invia codice di nuovo, ma non più spesso di 5 volte ogni 5 minuti. Il codice inviato rimane valido durante 10 minuti.

Per attivare questa opzione, usa il pulsante di opzione corrispondente e clicca su Salva nella parte inferiore della sezione per applicare le modifiche apportate.

Il numero di SMS rimanenti/pagati è anche visualizzato in questa sezione.

In questa sezione puoi anche acquistare più SMS cliccando sul collegamento Acquista pacchetto SMS e selezionando il pacchetto necessario nella finestra aperta.

Pagina iniziale predefinita

Questa sezione ti permette di selezionare la pagina da aprire subito dopo aver acceduto al portale o cliccato sul logo di online office nell'angolo sinistro superiore. Puoi selezionare uno dei moduli online office, la pagina Feed, o lasciare la pagina predefinita con la Scelta del modulo.

Seleziona l'opzione desiderata e clicca su Salva nella parte inferiore della sezione per applicare le modifiche apportate.

La sezione Moduli e strumenti ti da l'accesso all'elenco dei moduli e degli strumenti del portale e la possibilità di gerstirli. Per farlo,

• lascia selezionati i moduli e gli strumenti necessari e deseleziona quelli inutili per il tuo lavoro,

  E' possibile anche gestire gli strumenti per la tua rete sociale forniti dal modulo Comunità selezionando le sezioni necessarie.

• clicca su Salva nella parte inferiore della sezione per applicare le modifiche apportate.

I moduli e gli strumenti deselezionati vengono nascosti da tutti gli utenti del portale.

La sezione Personalizzazione ti permette di cambiare l'aspetto del tuo portale online office. Puoi utilizzare il logo, il nome e i propri testi per adattare il portale al brand aziendale.

Impostazioni di saluto

Questa sezione ti permette di cambiare il titolo e il logo predefinito visualizzati nella Pagina di accesso del tuo portale. Per farlo,

• inserisci il nome desiderato nel campo Titolo (ad es. nome azienda, motto ecc.),
• sostituisci il logo del portale usando il collegamento Cambia logo,

  Clicca su questo collegamento per aprire la finestra Windows Explorer, trova il file immagine necessario e clicca su Apri. L'immagine verrà caricata e visualizzata nel campo Logo.

  Puoi caricare un'immagine non superiore a 250x100 pixel, altrimenti essa viene ridimensionata. La dimensione massima non deve superare 1 MB.
• clicca su Salva nella parte inferiore della sezione per applicare le modifiche apportate.

Modello della squadra

Questa sezione ti permette di nominare l'organizzazione (o gruppo), i suoi membri e le loro attività all'interno del tuo portale online office. Per farlo,

• seleziona uno dei modelli predefiniti dall'elenco a discesa Modello,

OPPURE

• seleziona l'opzione Personalizzato dall'elenco ed inserisci i nomi nei campi di sotto,
• clicca su Salva nella parte inferiore della sezione per applicare le modifiche apportate.

Temi colori

Questa sezione ti permette di cambiare la combinazione colori predefinita dell'interfaccia del portale per adattarla allo stile della tua azienda. Per farlo,

1. passa da un Tema colori ad un altro per visualizzarli in anteprima: Arancio puro, Verde scuro, Blu profondo, Rosa selvatica, Blu brillante,
2. seleziona quello adatto,
3. clicca su Salva per applicare il tema colori selezionato.

Per ritornare al tema colori predefinito, clicca su Originale e salva le modifiche apportate.

La sezione Copia di backup di dati ti permette di creare una copia di backup di tutti i dati del tuo portale e trasferirli dal cloud al tuo server locale. Per farlo,

1. apri la pagina Backup/Disattivazione,
2. va' alla sezione Copia di backup di dati,
3. clicca su Crea copia di backup,
4. scarica la copia di backup sul disco locale usando il collegamento che appare al di sotto del pulsante una volta completato il processo di creazione.
   Il collegamento rimarrà valido solo per 24 ore.

Un file .zip verrà creato sul tuo disco locale. Puoi utilizzarlo per ripristinare i dati sul tuo server locale con online office Intranet installato.

Per ulteriori informazioni, visita la nostra sezione Consigli e trucchi.

Se hai deciso di non utilizzare più il portale online office durante un certo periodo di tempo, disattivalo. Per farlo,

1. apri la pagina Backup/Disattivazione,
2. va' alla sezione Disattivazione del portale,
3. clicca su Disattiva.

Un collegamento per la conferma dell'operazione verrà inviato all'indirizzo email del proprietario del portale. Segui il collegamento fornito per confermare l'operazione.

Dopo questo il portale e tutte le informazioni associate vengono bloccati e nessuno ha accesso ad esso durante un certo periodo.

Potrai riattivare il tuo portale online office in qualsiasi momento. Per ritornare al portale online office e riprendere il lavoro, utilizza il secondo collegamento fornito nel messaggio di conferma. Allora ti preghiamo di conservare questo messaggio in un posto sicuro.

Se non desideri utilizzare più il portale online office e vuoi eliminarlo per sempre,

1. apri la pagina Backup/Disattivazione,
2. va' alla sezione Eliminazione del portale,
3. clicca su Elimina per inviare la tua richiesta.

Un collegamento per la conferma dell'operazione verrà inviato all'indirizzo email del proprietario del portale. Segui il collegamento fornito per confermare l'operazione.

Tutti i dati memorizzati nel tuo portale, e anche i dati di registrazione verranno eliminati. Non potrai riattivare il tuo portale o recuperare qualsiasi informazione associata.

La sezione Statistica si usa per presentare e riassumere tutti i dati del tuo portale per poter analizzarli e gestirli. Qui puoi visualizzare le seguenti informazioni:

• la data di creazione del tuo portale online office,
• il numero totale di utenti registrati nel portale,
• lo spazio di memorizzazione usato,

  Puoi anche visualizzare lo spazio previsto per il piano tariffario scelto e anche lo spazio di memorizzazione usato da ogni modulo o strumento online office.

• il numero totale di visite al giorno,

  Di default, il Grafico di utilizzo mostra i numero di visite per l'ultima settimana. Puoi cambiare il periodo selezionando una delle opzioni disponibili: ultimo mese, 3 ultimi mesi, o per un periodo inserendo la data iniziale e la data finale nei campi corrispondenti.

La sezione Cronologia accessi si usa per monitorare le ultime attività di accesso compresi gli accessi riusciti e i tentativi non riusciti con la ragione specificata.

Questa pagina contiene solo 20 registrazioni. Ogni registrazione include le informazioni sull'azione che ha avuto luogo, sulla persona che l'ha effettuato e il tempo quando l'evento ha avuto luogo.

La sezione Registro di controllo ti permette di sfogliare l'elenco delle ultime modifiche (creazione, modifica, eliminazione ecc.) apportate dall'utente agli elementi (attività, opportunità, file ecc.) sul tuo portale online office.

Questa pagina contiene solo 20 registrazioni. Ogni registrazione include le informazioni sull'azione che ha avuto luogo, sulla persona che l'ha effettuato e il tempo quando l'evento ha avuto luogo.