¿Cómo crear facturas para sus clientes?

Acceda a su portal ONLYOFFICE y pulse el enlace CRM.

Si usted ha accedido ya al portal y lo está usando por algún tiempo, pase al módulo CRM, usted puede accederlo de cualquier página del portal. Use la lista desplegable en la esquina izquierda superior de la página y seleccione la opción correspondiente.

Antes que empiece a crear una factura, usted necesita llenar un perfil de empresa.

Para hacerlo, abra la sección Ajustes en el panel izquierdo lateral, seleccione la opción Ajustes de factura, después pulse el enlace Perfil de empresa para abrir la página correspondiente. En esta página usted puede:

• Especificar el nombre de su empresa.

  Vaya a la sección Información básica, introduzca el nombre y pulse el botón Guardar debajo del campo.

• Añadir su logo.

  Vaya a la sección Logo de factura, pulse el botón Cambiar logo debajo de la imagen predeterminada, seleccione una imagen necesaria almacenada en su ordenador y pulse el botón Guardar debajo de la imagen de factura. Si quiere recuperar la imagen predeterminada, use el botón Restablecer a predeterminado.

• Introducir la dirección de facturación de su empresa.

  Vaya a la sección Dirección. Rellene todos los campos: Dirección, Ciudad, Estado y Código postal, seleccione País en la lista desplegable correspondiente y pulse el botón Guardar.

Esta información va a usarse en todas las facturas futuras. Usted siempre puede cambiarla en la página Perfil de empresa.

Si quiere especificar las condiciones bajo las que su empresa efectuará la venta, por ejemplo métodos de pago favorables y detalles, use el campo Términos mientras que crea una factura (consulte el paso 5).

Para empezar a crear una factura:

• pulse el botón Crear nuevo... en la esquina izquierda superior y seleccione la opción Factura,

O

• abra la lista Contactos, seleccione el contacto al que usted quiere extender una factura, pase a la página Perfil pulsando el título y use el botón Extender una factura debajo de información del contacto.

Se abrirá la página Crear factura nueva.

Haga clic en el campo Cliente o introduzca las primeras letras del nombre de su cliente para encontrarlo en la base de datos de clientes. Al encontrar el nombre necesario, púlselo.

Especifique la dirección de facturación pulsando el enlace Añadir dirección de facturación que aparece debajo del nombre de contacto. Si ha añadido ya la dirección a este contacto, la información disponible sobre la dirección de facturación se añadirá automáticamente de la base de datos de clientes. Si no, introduzca la siguiente información: Ciudad, Dirección, Estado, Código postal, seleccione un País en la lista desplegable y pulse el botón Guardar.

Use el campo correspondiente para especificar un Consignatario. Después añada la dirección de entrega usando el enlace Añadir dirección de entrega que aparece debajo del nombre de consignatario.

Si el Consignatario coincide con el Cliente marque la casilla coincide con el cliente y compruebe la dirección de entrega pulsando el enlace Añadir dirección de entrega que aparece al lado del enlace Añadir dirección de facturación en la sección Cliente.

Para especificar cualquier información adicional sobre su cliente, por ejemplo datos bancarios, use el campo Notas.

Compruebe el Número de factura generado automáticamente. Si usted tiene los derechos de administrador (CRM/acceso completo), usted puede cambiar el formato de número pulsando el enlace Cambiar formato al lado del campo Número de factura e introduciendo un prefijo y formato de número necesario en los campos de la ventana Cambiar formato.

La Fecha de factura, a saber, la fecha cuando la factura fue emitida, se fija en el día actual de manera predeterminada. Si es necesario, usted puede cambiarla seleccionando la fecha en el calendario, o introduciéndola manualmente en el formato siguiente dd/mm/aaaa.

Para configurar la Fecha límite, a saber, la fecha hasta la que la factura debe ser pagada, use una de las opciones disponibles a la derecha: Recepción, 15 días, 30 días, o 45 días, selecciónela en el calendario, o introdúzcala manualmente en el formato siguiente dd/mm/aaaa.

Seleccione un Idioma de su factura en la lista desplegable Idioma de factura. Si su idioma todavía no está representado en la lista de los disponibles o traducción a su idioma no está terminada ya, usted puede contribuir a la traducción enviando su solicitud a documentation@onlyoffice.com.

Elija Moneda, introduzca Número de pedido, si está disponible y especifique Términos de pago. Si usted quiere especificar los términos generales para sus facturas futuras, pulse el enlace Predeterminado debajo del campo Términos, introduzca sus términos y pulse el botón Guardar.

Para especificar los productos y servicios que usted proporciona al cliente, vaya a la sección Productos y servicios de su factura. Para añadir un artículo a su factura, abra la lista desplegable Artículo y seleccione uno de los artículos disponibles (si usted ha creado ya la lista de artículos de factura) o cree un artículo nuevo:

1. seleccione la opción Crear artículo nuevo en la lista desplegable Seleccionar artículo,
2. rellene los campos Nombre de artículo y Precio,
3. pulse el botón Crear para añadir este artículo a la lista de artículos de factura.

Después especifique los detalles de un artículo:

• Introduzca la Cantidad de los productos/servicios proporcionados.
• Compruebe y corrija el Precio.
• Especifique una tasa de Descuento, si se aplica.
• Seleccione un Impuesto, si se impone, en la lista desplegable Impuesto.

  Usted puede seleccionar uno de los impuestos disponibles en la lista, si la lista de impuestos está creada ya, o cree un impuesto nuevo usando el enlace Crear impuesto nuevo, si tiene derechos de administrador de CRM o de portal.

  Si se aplica la doble imposición, use el segundo campo Impuesto.
• Introduzca la Descripción de un artículo.

Use el enlace Añadir línea para añadir tantos productos/servicios como usted necesite.

En cuanto todos los campos estén rellenados, compruebe Total de la factura calculado automáticamente basándose en los detalles de producto/servicio proporcionados (véase paso 6) y pulse el botón Añadir esta factura.

La factura guardada se añadirá a Borradores y se mostrará en la pestaña Facturas del perfil de un contacto/oportunidad. Usted puede encontrar una copia PDF de esta factura en la pestaña Documentos del perfil de un contacto/oportunidad seleccionado. En cuanto la factura esté enviada a su cliente, pagada o rechazada por el/ella, usted podrá cambiar su estado en la lista Facturas.

1. marque una factura necesaria en la lista Facturas,
2. pulse el botón Cambiar estado,
3. seleccione un estado apropiado: Borrador, Facturada, Pagada o Rechazada.

Usted también puede cambiar el estado de su factura seleccionando la opción correspondiente en la lista desplegable Acciones .

Usando el menú Acciones usted también puede realizar las siguientes operaciones:

• Mostrar perfil de factura para saber cómo se ve una factura.
• Descargar una factura creada como un archivo PDF y guardarla en el disco duro de su ordenador.
• Enviar por email como un archivo adjunto usando Correo.
• Duplicar factura para crear una factura nueva basándose en la factura existente.
• Editar factura con estado Borrador.
• Borrar esta factura.