Comment créer des factures pour vos clients ?

Accédez à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien CRM.

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module CRM depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Avant de créer votre facture, vous avez besoin de remplir le profil de votre société.

Pour le faire, développez la section Paramètres sur le panneau latéral gauche, sélectionnez l'option Paramètres de facture, ensuite cliquez sur le lien Profil de l'entreprise pour ouvrir la page correspondante. Sur cette page vous pouvez :

• Spécifier le nom de votre société.

  Passez à la section Information de base, saisissez le nom et cliquez sur le bouton Enregistrer au-dessus du champ.

• Ajouter le logo de votre société.

  Passez à la section Logo de facture, cliquez sur le bouton Changer logo au-dessous de l'image du logo prédéfinie, sélectionnez l'image nécessaire stockée sur votre ordinateur et cliquez sur le bouton Enregistrer au-dessous de l'image de logo affichée. Pour restaurer l'image par défaut, utilisez le bouton Restaurer par défaut.

• Définir l'adresse de facturation de votre société.

  Passez à la section Adresse. Remplissez tous les champs: Adresse, Ville, Etat et Code postal, sélectionnez votre Pays de la liste déroulante correspondante et cliquez sur le bouton Enregistrer au-dessous des champs d'adresse.

Cette information sera utilisée pour toutes les factures futures. Mais vous pouvez toujours la changer sur la page Profil de l'entreprise.

Pour spécifier les conditions dans lesquelles la vente sera complétée, telles que les modes et les détails de paiement, utilisez le champ Conditions lors de la création de la facture (voir l'étape 5).

Pour commencer à créer, vous pouvez procéder de l'une des façons suivantes :

• Cliquez sur le bouton Créer nouveau... dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Facture.

OU

• Ouvrez la liste des Contacts, sélectionnez le contact pour lequel vous voulez créer une facture, passez à la page de son Profil en cliquant sur le titre et utilisez le bouton Etablir une facture au-dessous de l'information de contact.

Le formulaire Créer nouvelle facture s'ouvre.

Cliquez sur le champ de recherche Client et commencez à taper le nom de votre client pour le trouver dans la base de données clients. Une fois trouvé, cliquez sur le nom du contact.

Spécifiez l'adresse de facturation en cliquant sur le lien Ajouter adresse de facturation qui apparaît au-dessous du nom. Si vous l'avez spécifiée lors de l'ajout du contact, l'adresse de facturation disponible sera automatiquement prise de la base de données clients. Sinon, spécifiez les informations requises : Ville, Adresse, Etat, Code postal, sélectionnez le Pays de la liste déroulante et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Pour spécifier le Destinataire, utilisez le champ de recherche correspondant. Ensuite ajoutez l'adresse de livraison en utilisant le lien Ajouter adresse de livraison qui apparaît au-dessous du nom du destinataire.

Si le Destinataire coïncide avec le Client il vous suffit de cocher la case coïncide avec le client et vérifier l'adresse de livraison en cliquant sur le lien Ajouter adresse de livraison qui apparaît à côté du lien Ajouter adresse de facturation dans la section Client.

Pour ajouter quelques informations supplémentaires sur votre client, telles que les données bancaires, utilisez le champ Remarques.

Vérifiez le Numéro de la facture généré automatiquement. Si vous possédez des droits de l'administrateur (du module CRM / du portail), vous pouvez changer le format du numéro en cliquant sur le lien Changer format à côté du champ Numéro de la facture et en entrant le préfixe nécessaire et le format nécessaire dans les champs de la fenêtre Changer format ouverte.

La Date de la facture, c'est-à-dire la date quand la facture a été émise, est définie par défaut et correspond à la date actuelle. Si nécessaire, vous pouvez la changer en la sélectionnant du calendrier, ou en l'entrant à la main au format suivant jj/mm/aaaa.

Pour définir la Date limite, c'est-à-dire la date quand la facture doit être réglée, utilisez une des options disponibles à droite : A la réception, 15 jours, 30 jours, ou 45 jours, ou sélectionnez-la du calendrier ou entrez-la à la main au format suivant jj/mm/aaaa.

Sélectionnez la Langue pour votre facture de la liste déroulante Langue de la facture. Si votre langue n'est pas présente dans la liste des langues disponibles ou la traduction n'est pas complète, vous pouvez contribuer à la traduction en envoyant une demande à documentation@onlyoffice.com.

Choisissez la Monnaie, spécifiez le Numéro de commande, si disponible, et vos Conditions de paiement. Si vous voulez spécifier les conditions générales pour toutes les factures futures, cliquez sur le lien Définir par défaut au-dessus du champ Conditions, écrivez les conditions et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Pour définir la liste des produits et des services fournis au client, passez à la section Produits et services de votre facture. Pour ajouter un article à votre facture, ouvrez la liste déroulante Article et sélectionnez un des articles disponibles (si vous avez déjà créé une Liste des articles) ou créer un nouvel article directement de la facture :

1. sélectionnez l'option Créer nouvel article de la liste déroulante Article,
2. remplissez les champs Nom de l'article et Prix,
3. cliquez sur le bouton Créer pour ajouter cet article à la Liste des articles.

Ensuite définissez les détails de l'article choisi :

• Entrez la Quantité des produits / services fournis.
• Vérifiez et corrigez le Priх.
• Spécifiez le taux de Remise, si applicable.
• Sélectionnez la Taxe imposée de la liste déroulante Taxe.

  Vous pouvez sélectionner une des taxes disponibles de la liste, si la Liste des taxes est déjà créée, ou créer une nouvelle taxe directement dans la facture en utilisant le lien Créer nouvelle taxe, si vous avez les droits de l'administrateur du module CRM ou du portail.

  Si la double imposition est appliquée, utilisez le deuxième champ Taxe pour sélectionner la deuxième taxe à imposer.
• Entrez la Description de l'article.

Utilisez le lien Ajouter ligne pour ajouter autant de produits / services à votre facture que vous avez besoin.

Quand tous les champs sont remplis, vérifiez le Total de la facture calculé automatiquement à la base des détails des produits / services fournis (voir l'étape 6) et cliquez sur le bouton Ajouter cette facture.

La facture enregistrée sera ajoutée aux Brouillons et affichée dans l'onglet Factures du profil du contact / opportunité choisi. Dans l'onglet Documents du profil du contact / opportunité choisi vous trouvez la copie de cette facture en PDF. Une fois que la facture est envoyée à votre client, payée ou rejetée, vous pouvez changer son statut dans la liste Factures.

1. cochez la facture nécessaire dans la liste Factures,
2. cliquez sur le bouton Changer Statut au-dessus,
3. sélectionnez le statut désiré : Brouillon, Facturée, Payée ou Rejetée.

Vous pouvez également changer le statut en sélectionnant l'option correspondante de la liste déroulante Actions .

En utilisant le même menu Actions vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Afficher le profil de la facture pour voir votre facture créée.
• Télécharger la facture créée en tant du'un fichier PDF et l'enregistrer sur votre disque dur.
• Envoyer par émail en pièce jointe en utilisant Mail.
• Dupliquer facture pour créer une nouvelle facture à la base de la facture existante.
• Modifier facture avec le statut Brouillon.
• Supprimer cette facture.