Wie können Sie die Rechnungen für Ihre Kunden erstellen?

Melden Sie sich in Ihrem Portal an und klicken Sie auf den Link CRM.

Falls Sie sich schon in Ihrem Portal angemeldet haben und es seit einiger Zeit genutzt haben, können Sie auf den Modul CRM von jeder Seite des Portals zugreifen. Dafür nutzen Sie das Listenmenü in der oberen linken Ecke der Seite und wählen Sie die entsprechende Option.

Bevor Sie mit dem Erstellen einer Rechnung beginnen, müssen Sie Ihr Unternehmensprofil ausfüllen.

Dafür erweitern Sie die Sektion Einstellungen auf dem linken Seitenbereich, wählen Sie die Option Einstellungen der Rechnungen, dann klicken Sie auf Unternehmensprofil, um die entsprechende Seite zu öffnen. Auf dieser Seite können Sie:

• den Namen Ihres Unternehmens angeben.

  Gehen Sie zur Sektion Grundinformationen, geben Sie den Namen ein und klicken Sie auf den Button Speichern unter dem Feld.

• das Logo Ihres Unternehmens hinzufügen.

  Gehen Sie zur Sektion Logo in der Rechnung, klicken Sie auf den Button Logo ändern unter dem standardmäßigen Bild, wählen Sie die gewünschte Datei auf Ihrem Computer und klicken Sie auf den Button Speichern unter dem angezeigten Bild. Um das standardmäßige Bild wiederherzustellen, nutzen Sie den Button Auf Standard setzen.

• die Rechnungsadresse eingeben.

  Gehen Sie zur Sektion Adresse. Füllen Sie alle Felder aus: Adresse, Stadt, Bundesland und Postleitzahl, wählen Sie das Land aus dem entsprechenden Listenmenü und klicken Sie auf den Button Speichern unter den Feldern.

Diese Informationen werden für alle zukünftigen Rechnungen genutzt. Sie können sie jederzeit auf der Seite Unternehmensprofil ändern.

Um die Bedingungen, unter denen Ihr Unternehmen den Verkauf durchführen wird, (z.B., die passenden Zahlungsmethoden und Details) anzugeben,nutzen Sie das Feld Bedingungen beim Erstellen einer Rechnung (siehe Schritt 5).

Um die Erstellung einer Rechnung zu beginnen, folgen Sie einen der folgenden Schritte:

• Klicken Sie auf den Button Erstellen in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Rechnung.

ODER

• Öffnen Sie die Liste Kontakte, wählen Sie den benötigen Kontakt, wechseln Sie auf sein Profil durch Klicken auf den Titel und nutzen Sie den Button Eine Rechnug ausstellen unter den Kontaktinformationen.

Das Formular Neue Rechnung erstellen wird geöffnet.

Klicken Sie innerhalb des Filters Kunde oder geben Sie den Namen des Kunden ein, um ihn/sie in Ihrer Kundendatenbank zu finden. Sobald der Kontakt gefunden ist, klicken Sie auf den Namen des Kontaktes.

Geben Sie die Rechnungsadresse an, dafür klicken Sie auf den Link Rechnungsadresse hinzufügen, der neben dem Kontaktnamen erscheint. Falls Sie sie beim Erstellen des Kontaktes hinzugefügt haben, wird die verfügbare Information automatisch aus der Kundendatenbank entnommen. Wenn nicht, geben Sie die erforderlichen Informationen ein: Stadt, Adresse, Bundesland, Postleitzahl, wählen Sie das Land aus dem Listenmenü und klicken Sie auf den Button Speichern.

Um den Empfänger anzugeben, nutzen Sie das entsprechende Feld. Dann fügen Sie die Lieferadresse hinzu, nutzen Sie dafür den Link Lieferadresse hinzufügen, der neben dem Namen des Empfängers erscheint.

Falls der Empfänger mit dem Kunden zusammenfällt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen fällt mit dem Kunden zusammen und überprüfen Sie die Lieferadresse, klicken Sie dafür auf den Link Lieferadresse hinzufügen, der neben dem Link Rechnungsadresse hinzufügen in der Sektion Kunde erscheint.

Um die zusätzlichen Informationen über Ihren Kunden wie z.B. Bankdetails anzugeben, nutzen Sie das Feld Notizen.

Überprüfen Sie die Rechnungsnummer, die automatisch generiert wird. Falls Sie Administratorrechte (CRM/Vollzugriff) haben, können Sie das Format der Nummer ändern, dafür klicken Sie auf den Link Format ändern neben dem Feld Rechnungsnummer und geben Sie das benötigte Präfix und Format der Nummer in die Felder des geöffneten Fensters Format ändern ein.

Das Rechnungsdatum, d.h. das Datum der Rechnungsstellung, das standardmäßig auf das aktuelle gesetzt ist. Sie können es nach Bedarf ändern, dafür wählen Sie es im Kalender, oder geben Sie es manuell im folgenden Format dd/mm/yyyy ein.

Um das Fälligkeitsdatum, d.h. den Zeitpunkt, zu dem die Rechnung bezahlt werden muss, festzulegen, nutzen Sie eine der verfügbaren Optionen rechts: Mit Zugang fällig, 15 Tage, 30 Tage oder 45 Tage, oder wählen Sie es im Kalender, oder geben Sie es manuell im folgenden Format dd/mm/yyyy ein.

Wählen Sie die Sprache für Ihre Rechnung aus dem Listenmenü Sprache der Rechnung. Falls Ihre Sprache in der Liste mit den verfügbaren Sprachen nicht vorhanden ist oder die Übersetzung in Ihre Sprache ist noch nicht abgeschlossen, können Sie an der Übersetzung teilnehmen, dafür senden Sie Ihre Anfrage an uns documentation@onlyoffice.com.

Wählen Sie die Währung, geben Sie eine Bestellnummer (Bestellnummer), falls verfügbar, ein und geben Sie die Zahlungsbedingungen an. Wenn Sie die allgemeinen Bedingungen für alle zukünftigen Rechnungen angeben möchten, klicken Sie auf den Link Set default neben dem Feld Bedingungen, geben Sie Ihre Bedingungen ein und klicken Sie auf den Button Speichern.

Um die dem Kunden gelieferten Produkte und Dienstleistungen anzugeben, siehe Sektion Produkte und Dienstleistungen Ihrer Rechnung. Um den Artikel zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen, öffnen Sie das Listenmenü Artikel und wählen Sie einen der verfügbaren Artikel (falls Sie die Artikelliste schon erstellt haben) oder erstellen Sie einen neuen Artikel genau da:

1. Wählen Sie die Option Neuen Artikel erstellen aus dem Listenmenü Artikel.
2. Füllen Sie die Felder Name des Artikels und Preis aus.
3. Klicken Sie auf den Button Erstellen, um diesen Artikel zur Artikelliste hinzuzufügen.

Dann geben Sie die aktuellen Artikeldetails an:

• Geben Sie die Anzahl der gelieferten Produkte und Dienstleistungen ein.
• Überprüfen und korrekrieren Sie den Preis.
• Geben Sie den Rabatt an, wenn nötig.
• Wählen Sie die Steuer, falls zutreffend, aus dem Listenmenü Steuer.

  Sie können eine der verfügbaren Steuern aus der Liste wählen, falls die Liste der Steuern schon erstellt wurde, oder eine neue erstellen, nutzen Sie dafür Neue Steuer erstellen, wenn Sie die Rechte des CRM- oder Portaladministrators haben.

  Falls die Doppelbesteuerung angewendet wird, nutzen Sie das zweite Feld Steuer, um die zweite Steuer für den Artikel zu wählen.
• Geben Sie die Beschreibung des Artikels ein.

Nutzen Sie den Link Zeile hinzufügen, um beliebig viele Produkte/Dienstleistungen zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen.

Nachdem alle Felder ausgefüllt worden sind, überprüfen Sie Rechnungsbetrag, der automatisch aufgrund der angegebenen Produkt-/Dienstleistungsdetails (siehe Schritt 6) berechnet wurde und klicken Sie auf den Button Diese Rechnung hinzufügen.

Die gespeicherte Rechnung wird zu Entwürfe hinzugefügt und in der Registerkarte Rechnungen im Profil von Kontakt/Verkaufschance angezeigt. Auf der Registerkarte Dokumente im Profil von gewählten Kontakt/Verkaufschance finden Sie die PDF-Kopie dieser Rechnung. Sobald die Rechnung an den Kunden gesendet, bezahlt oder abgelehnt wird, können Sie den Status der Rechnung in der Liste Rechnungen ändern.

1. Wählen Sie die benötigte Rechnung in der Liste Rechnungen.
2. Klicken Sie auf den Button Status ändern oben.
3. Wählen Sie den passenden Status: Entwurf, Gesendet, Bezahlt oder Abgelehnt.

Sie können den Status Ihrer Rechnung ändern. Dafür wählen Sie die entsprechende Option aus dem Listemenü Aktionen .

Mithilfe des Menüs Aktionen können Sie die folgenden Operationen durchführen:

• Profil der Rechnung anzeigen, um zu sehen, wie Ihre Rechnung aussieht.
• die erstellte Rechnung als PDF-Datei herunterladen und sie auf der Festplatte Ihres Computers speichern.
• Als Anhang per E-Mail senden mithilfe von E-Mail.
• Rechnung duplizieren, um eine neue Rechnung aufgrund der bestehenden zu erstellen.
• Rechnungen mit dem Status Entwurf bearbeiten.
• die Rechnung löschen.