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ONLYOFFICE DocSpace è un nuovo modo di collaborare su documenti con team, clienti, partner, ecc., basato sul concetto di stanze – spazi speciali con permessi predefiniti.

ONLYOFFICE DocSpace offre le seguenti funzionalità:

• Creazione di vari tipi di stanze: Stanze pubbliche, Stanze per la compilazione di moduli, Stanze di collaborazione, Stanze dati virtuali, Stanze personalizzate.
• Fornitura di permessi di accesso flessibili: visualizzazione, commento, revisione, compilazione di moduli, modifica.
• Creazione e modifica di documenti, fogli di calcolo, presentazioni, moduli, PDF e ebook. Visualizzazione di file multimediali (immagini, video e file audio). Possibilitò di lavorare con file markdown e diagrammi.
• Invito di utenti alla collaborazione: co-editing in tempo reale, commento e comunicazione tramite chat o videochiamate all'interno degli editor online.
• Archiviazione e gestione di documenti personali all'interno di uno spazio dedicato.
• Gestione delle stanze: aggiunta di file, invito di membri e assegnazione di livelli di permesso, visualizzazione di informazioni dettagliate e attività recenti, archiviazione delle stanze.
• Creazione di agenti IA e connessione di qualsiasi assistente IA agli editor per una maggiore efficienza e flussi di lavoro più rapidi.
• Configurazione delle integrazioni: connessione di servizi e storage esterni. Attualmente, gli storage di terze parti possono essere utilizzati solo per i backup.
• Integrazione di ONLYOFFICE DocSpace o di sue parti all'interno della propria applicazione web con JavaScript SDK.
• Gestione delle opzioni di personalizzazione e branding.
• Utilizzo degli strumenti per sviluppatori: webhook, applicazioni OAuth, chiavi API.
• Impostazione delle funzionalità di sicurezza: backup e ripristino, autenticazione a due fattori, sicurezza IP, tracciamento delle attività e altro.
• Integrazione di ONLYOFFICE DocSpace nella tua piattaforma con connettori pronti all'uso per Drupal, Pipedrive, WordPress, Zapier, Zoom, Moodle, ecc.

Struttura di DocSpace

Nel menù a sinistra sono disponibili le seguenti sezioni:

• Agenti IA – uno spazio che mostra gli agenti IA a tua disposizione. Gli amministratori possono creare e gestire i propri agenti IA; gli utenti e gli ospiti possono accedere solo agli agenti IA a cui sono invitati.
• I miei documenti (solo per amministratori/utenti) – uno spazio per archiviare documenti personali.
• Stanze – uno spazio contenente le stanze attive a cui puoi accedere. Gli amministratori possono creare e gestire le stanze; gli utenti e gli ospiti possono accedere solo alle stanze a cui sono invitati.
• Condivisi con me – uno spazio per documenti e cartelle condivisi con te da altri membri di DocSpace dalla loro sezione 'I miei documenti'. I file e le cartelle possono essere condivisi sia individualmente che tramite un link. I file e le cartelle delle stanze non sono inclusi in questa sezione.
• Preferiti – uno spazio per documenti e cartelle che hai contrassegnato come preferiti.
• Recenti – uno spazio per documenti che hai aperto di recente nell'editor. Contiene gli ultimi 100 file, che vengono conservati per 90 giorni. Sono disponibili i seguenti tipi di file: file dalla sezione I miei documenti e Stanze e quelli accessibili tramite link.
• Archivio – uno spazio per le stanze archiviate. Gli amministratori possono ripristinare o eliminare definitivamente le stanze archiviate; gli utenti e gli ospiti possono solo visualizzare le stanze a cui sono stati invitati.
• Cestino – uno spazio per stanze e documenti rimossi che possono essere ripristinati o eliminati definitivamente.

Nel menu situato accanto al nome utente nell'angolo inferiore sinistro, gli utenti possono visualizzare i loro profili e informazioni utili, come scorciatoie o articoli del centro assistenza. Gli amministratori possono anche accedere alle Impostazioni e ai Contatti di DocSpace utilizzando questo menu.

Tipi di utenti e permessi

Un tipo di utente è una categoria che definisce il tipo di accesso che un utente ha a diverse sezioni del sistema. In ONLYOFFICE DocSpace possono esserci cinque tipi di utenti con i seguenti permessi:

1. Ospiti: possono accedere solo alle stanze a cui sono invitati dagli amministratori. Non possono creare le proprie stanze. Possono creare, caricare, eliminare cartelle o file solo se sono nominati come Creatori di contenuti. Gli ospiti possono essere invitati solo tramite stanze. Il ruolo dell'Ospite è gratuito (è possibile aggiungere un numero illimitato di ospiti senza alcuna tariffa).
2. Utenti: possono creare e modificare file nella stanza, ma non possono creare stanze, gestire utenti o accedere alle impostazioni. Il ruolo dell'Utente è gratuito (è possibile aggiungere un numero illimitato di utenti senza alcuna tariffa).
3. Amministratori di stanza: hanno gli stessi permessi degli utenti, oltre a creare e gestire le stanze assegnate, invitare nuovi utenti e assegnare permessi di livello pari o inferiore al proprio. Tutti gli amministratori hanno accesso alla sezione 'I miei documenti'. Il ruolo dell'Amministratore di stanza è a pagamento (una tariffa verrà addebitata in base al numero di amministratori).
4. Amministratori di DocSpace: hanno gli stessi permessi degli amministratori di stanza; inoltre possono accedere alle impostazioni di DocSpace, gestire e archiviare stanze. L'amministratore di DocSpace può accedere in modalità sola lettura alle stanze in cui non è stato invitato; può inoltre archiviare questo tipo di stanza o cambiarne il proprietario. Il ruolo dell'Amministratore di DocSpace è a pagamento (una tariffa verrà addebitata in base al numero di amministratori).
5. Proprietario: ha gli stessi permessi dell'Amministratore di DocSpace; inoltre può aggiungere nuovi amministratori. Il Proprietario di DocSpace può accedere in modalità sola lettura alle stanze in cui non è stato invitato; può inoltre archiviare questo tipo di stanza o cambiarne il proprietario. Il Proprietario gestisce la fatturazione, ha accesso ai dettagli di pagamento ed è l'unico utente che può modificare il piano ed effettuare pagamenti. Il Proprietario è l'unico utente che può eliminare il portale. Il suo ruolo è a pagamento.

Sezione/Tipo di utente	Proprietario	Amministratore di DocSpace	Amministratore di stanza	Utente	Ospite
I miei documenti
Creazione, caricamento, spostamento, copia, rinomina, download, eliminazione di file e cartelle
Stanze
Visualizzazione di tutte le stanze
Visualizzazione delle proprie stanze
Visualizzazione delle stanze a cui l'utente è invitato
Creazione e modifica delle stanze
Fissare in alto le stanze
Visualizzazione delle informazioni sulle stanze (contatti, cronologia, dettagli)
Invitare utenti esterni (ospiti) in una stanza
Invitare utenti interni in una stanza
Assegnare livelli di permesso ai membri della propria stanza
Cambiare i livelli di permesso dei membri della propria stanza
Rimuovere utenti dalla propria stanza
Archiviare le proprie stanze
Creare una copia della propria stanza
Creare una copia della stanza di qualcun altro
Modificare le stanze di qualcun altro: invitare utenti, assegnare e cambiare livelli di permesso dei membri della stanza, rimuovere utenti dalla stanza
Visualizzare i link della stanza pubblica di qualcun altro
Cambiare il proprietario della stanza di qualcun altro
Archiviare la stanza di qualcun altro
Archivio
Visualizzazione di tutte le stanze archiviate
Visualizzazione delle proprie stanze archiviate
Visualizzazione delle stanze archiviate a cui l'utente è invitato
Modifica delle stanze archiviate
Fissare in alto le stanze archiviate
Visualizzazione delle informazioni sulle stanze archiviate (contatti, cronologia, dettagli)
Invitare utenti in una stanza archiviata, assegnare e cambiare livelli di permesso dei membri
Ripristinare, copiare o rimuovere le stanze archiviate di qualcun altro
Ripristinare, copiare o rimuovere le proprie stanze archiviate
Cestino
Contatti
Invitare "Amministratore di DocSpace"
Invitare "Amministratore di stanza"
Invitare "Utente"
Invitare "Ospite"
Promuovere a "Amministratore di DocSpace"
Promuovere a "Amministratore di stanza"
Promuovere a "Utente"
Declassare "Amministratore di DocSpace" a "Amministratore di stanza" o "Utente"
Declassare "Amministratore di stanza" a "Utente"
Declassare "Utente" a "Ospite"
Disabilitare "Amministratore di DocSpace"
Disabilitare "Amministratore di stanza"
Disabilitare "Utente"
Disabilitare "Ospite"
Modificare o rimuovere utenti
Visualizzare la propria lista di ospiti
Visualizzare la lista di ospiti di qualcun altro
Gruppi
Creare e modificare gruppi
Visualizzare i gruppi
Impostazioni di gestione dei file
Impostazioni di DocSpace
Rimozione di DocSpace
Tutte le altre impostazioni

Stati dell'account e dell'utente

Ogni account DocSpace può avere uno dei seguenti stati:

• Attivo - tali persone hanno già accettato l'invito e possono collaborare con altri membri.
• In sospeso - tali persone sono state invitate, ma non hanno ancora accettato l'invito. Sono contrassegnate nella lista con l'icona .
• Disabilitato - tali persone sono state trasferite da un amministratore nella lista dei membri disabilitati. Non possono più accedere a DocSpace. Sono contrassegnate nella lista con l'icona . Gli utenti disabilitati possono essere rimossi da DocSpace o riabilitati.

Ogni utente di DocSpace ha uno dei seguenti stati: Pagato o Gratuito.

• Pagato – Proprietario, Amministratore di DocSpace, Amministratore di stanza. Il numero di utenti pagati che possono essere aggiunti è definito dal piano tariffario selezionato.
• Gratuito - Utente, Ospite. È possibile aggiungere un numero illimitato di utenti e ospiti.

Il Proprietario e gli amministratori possono invitare nuovi utenti a DocSpace e gestire quelli esistenti.

Tipi di stanze

Le stanze sono spazi per la collaborazione su documenti. I diritti di accesso ai documenti archiviati in una stanza dipendono dal livello di permesso. Il livello di permesso che può essere assegnato a un utente dipende dal tipo di stanza. Gli amministratori possono invitare utenti nella stanza e assegnare o cambiare i loro livelli di permesso.

• Stanza pubblica ti consente di invitare utenti tramite link esterni per visualizzare documenti senza registrazione. Puoi anche incorporare questa stanza in qualsiasi interfaccia web.
• Stanza per la compilazione di moduli ti consente di caricare moduli PDF nella stanza, invitare utenti a compilare un modulo PDF, rivedere i moduli completati e analizzare i dati raccolti automaticamente in un foglio di calcolo.
• Stanza di collaborazione ti consente di collaborare su documenti con il tuo team utilizzando due modalità di co-editing: Veloce e Rigida.
• Stanza dati virtuale ti consente di utilizzare opzioni avanzate di sicurezza dei file: impostare filigrane, indicizzare e tracciare automaticamente tutti i contenuti, limitare il download e la copia. È anche possibile utilizzare le Stanze dati virtuali per la compilazione di moduli basata sui ruoli.
• Stanza personalizzata ti consente di applicare le tue impostazioni per utilizzare questa stanza per qualsiasi scopo personalizzato.
• Stanza I miei documenti consente agli amministratori e agli utenti di archiviare i propri documenti personali.

Livelli di permesso all'interno di una stanza

Un livello di permesso è un insieme di permessi per azioni che un utente può eseguire. Gli amministratori possono assegnare un livello di permesso a un utente all'interno di una certa stanza. Ogni tipo di stanza comprende diversi livelli di permesso che possono essere assegnati ai suoi membri:

• Stanza pubblica - Gestore della stanza, Creatore di contenuti.
• Stanza per la compilazione di moduli - Gestore della stanza, Creatore di contenuti, Compilatore di moduli.
• Stanza di collaborazione - Gestore della stanza, Creatore di contenuti, Editor, Visualizzatore.
• Stanza dati virtuale - Gestore della stanza, Creatore di contenuti, Editor, Visualizzatore, Compilatore di moduli.
• Stanza personalizzata – Gestore della stanza, Creatore di contenuti, Editor, Revisore, Commentatore, Visualizzatore.

	Stanza pubblica	Stanza per la compilazione di moduli	Stanza di collaborazione	Stanza dati virtuale	Stanza personalizzata
Visualizzatore
Commentatore
Revisore
Compilatore di moduli
Editor
Creatore di contenuti
Gestore della stanza

A seconda del livello di permesso, le seguenti azioni con i file sono disponibili per l'utente all'interno di una stanza:

• Visualizzatore - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione.
• Commentatore - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento.
• Revisore - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento, revisione.
• Compilatore di moduli - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento, revisione, compilazione di moduli.
• Editor - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento, revisione, compilazione di moduli, modifica. Visualizzazione della cronologia delle versioni.
• Creatore di contenuti - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento, revisione, compilazione di moduli, modifica. Visualizzazione della cronologia delle versioni. Creazione e caricamento di nuovi file/cartelle. Gestione della cronologia delle versioni, blocco dei file per i co-autori. Copia, spostamento e rimozione dei propri file/cartelle.
• Gestore della stanza - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento, revisione, compilazione di moduli, modifica. Visualizzazione della cronologia delle versioni. Creazione e caricamento di nuovi file/cartelle. Gestione della cronologia delle versioni, blocco dei file per i co-autori. Copia, rinomina, spostamento e rimozione dei propri file/cartelle e di quelli di qualcun altro.

	Visualizza	Commenta	Revisione	Compila moduli	Modifica	Visualizza cronologia delle versioni	Gestisci file
Visualizzatore
Commentatore
Revisore
Compilatore di moduli
Editor
Creatore di contenuti
Gestore della stanza

I gestori delle stanze possono creare nuove stanze, aggiungere documenti ad esse, invitare nuovi utenti e gestire le stanze esistenti. Gli utenti possono creare e modificare file nella stanza, ma non possono creare stanze, gestire utenti o accedere alle impostazioni.

Gli agenti IA ti consentono di migliorare il tuo lavoro con i documenti.

Ci sono alcuni semplici passaggi per iniziare a utilizzare un Agente IA in ONLYOFFICE DocSpace:

• Innanzitutto, un Amministratore di DocSpace deve connettere almeno un fornitore di IA nelle impostazioni di DocSpace -> Impostazioni IA.
• Successivamente, l'Amministratore crea un nuovo Agente IA nella sezione Agenti IA.
• L'Amministratore invita utenti per la collaborazione, assegnando diversi livelli di permesso.
• Gli utenti invitati possono utilizzare l'Agente IA creato in conformità con i loro permessi.

Livelli di permesso all'interno di un agente IA

I livelli di permesso negli agenti IA differiscono da quelli nelle stanze. I seguenti livelli di permesso sono disponibili negli agenti IA:

• Gestore dell'agente (Pagato) - I gestori degli agenti possono gestire l'agente IA assegnato, invitare nuovi utenti e assegnare ruoli inferiori al loro livello. Possono utilizzare la chat, caricare file di conoscenza, lavorare con il Risultato di Archiviazione e gestire le impostazioni della chat.
  Gli ospiti e gli utenti non possono essere assegnati come gestori di agenti. Solo gli amministratori di stanza e di DocSpace sono adatti per questo ruolo.
• Creatore di contenuti - I creatori di contenuti possono utilizzare la chat e lavorare con i file nel Risultato di Archiviazione. Possono caricare file nella base di conoscenza ma non possono gestire utenti o accedere alle impostazioni dell'agente.
  Gli ospiti non possono essere assegnati come creatori di contenuti. Solo gli amministratori di stanza e di DocSpace e gli utenti sono adatti per questo ruolo.
• Visualizzatore - I visualizzatori possono solo visualizzare i file nel Risultato di Archiviazione con output generati da altri. Non hanno accesso alla chat o alla base di conoscenza.
  A differenza delle stanze, negli agenti, gli ospiti possono solo essere assegnati come visualizzatori.

Solo il proprietario dell'agente che ha creato l'agente o il gestore dell'agente invitato può modificare le impostazioni di questo agente. Altri amministratori possono solo visualizzare l'agente. Gli utenti e gli ospiti possono visualizzare solo gli agenti IA a cui sono invitati.

Il Proprietario, gli amministratori e gli utenti possono:

• utilizzare la stanza I miei documenti,
• caricare e creare nuovi file e cartelle sia nella stanza I miei documenti che in altre stanze.

Il Proprietario, gli amministratori e gli utenti possono anche gestire i documenti all'interno delle stanze:

• gestire la cronologia delle versioni,
• bloccare i file per i co-autori,
• copiare, rinominare, spostare e rimuovere i propri file e cartelle e quelli di qualcun altro (gli utenti possono copiare, spostare e rimuovere solo i propri file/cartelle).

Per ulteriori dettagli sulla gestione dei documenti nelle stanze, leggi questo articolo.

Gli ospiti possono lavorare solo con i documenti esistenti all'interno di una stanza a cui sono invitati.

Tutti gli utenti, indipendentemente dai loro livelli di permesso nella stanza, possono:

• visualizzare il contenuto dei documenti,
• visualizzare i commenti aggiunti ai documenti,
• copiare il contenuto negli appunti,
• stampare e scaricare documenti.

I diritti di accesso estesi dipendono dal livello di permesso all'interno della stanza.

Tutte le operazioni di modifica vengono eseguite tramite gli Editor Online di ONLYOFFICE:

• Editor di Documenti
• Editor di Fogli di Calcolo
• Editor di Presentazioni
• Editor di PDF

Le impostazioni di DocSpace sono divise nei seguenti tipi: le impostazioni di gestione dei file e le impostazioni di DocSpace.

Le impostazioni di gestione dei file consentono a tutti gli utenti e ospiti di controllare il proprio lavoro con i documenti all'interno delle stanze.

Il proprietario e gli amministratori di DocSpace possono accedere alle impostazioni di DocSpace.