Invitare utenti nelle stanze

Una volta che una stanza in ONLYOFFICE DocSpace è stata creata, è necessario invitare utenti a questa stanza per iniziare la collaborazione.

Tutti i nuovi utenti invitati tramite link o manualmente all'interno della stanza saranno aggiunti come ospiti. Per aggiungere nuovi utenti interni (membri), gli amministratori dovrebbero invitarli dalla sezione Contatti.

Quando si invitano utenti a una stanza, gli invitanti assegnano un livello di autorizzazione a un utente. Un livello di autorizzazione definisce quali azioni sui file l'utente può eseguire all'interno di questa stanza:

A seconda del livello di autorizzazione, le seguenti azioni con i file sono disponibili per l'utente all'interno di una stanza:

• Visualizzatore - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione.
• Commentatore - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento.
• Revisore - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento, revisione.
• Compilatore di moduli - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento, revisione, compilazione moduli.
• Editore - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento, revisione, compilazione moduli, modifica. Visualizzazione cronologia versioni.
• Creatore di contenuti - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento, revisione, compilazione moduli, modifica. Visualizzazione cronologia versioni. Creazione e caricamento di nuovi file/cartelle. Gestione della cronologia delle versioni, blocco dei file per i co-autori. Copia, spostamento e rimozione dei propri file/cartelle.
• Gestore della stanza - Operazioni con i file esistenti: visualizzazione, commento, revisione, compilazione moduli, modifica. Visualizzazione cronologia versioni. Creazione e caricamento di nuovi file/cartelle. Gestione della cronologia delle versioni, blocco dei file per i co-autori. Copia, rinomina, spostamento e rimozione dei propri file/cartelle e di quelli altrui.

Per invitare un utente a una stanza,

1. Apri la stanza necessaria dove vuoi invitare utenti.
2. Clicca sull'icona accanto al nome della stanza.
3. Seleziona l'opzione Condividi -> Invita contatti dal menu.
4. Invita utenti esterni (ospiti) tramite link:
   1. Attiva l'interruttore Invita tramite link – il link verrà copiato negli appunti.
   2. Se vuoi cambiare il livello di autorizzazione, seleziona quello necessario dall'elenco. I livelli di autorizzazione disponibili dipendono dal tipo di stanza: Creatore di contenuti, Editore, Compilatore di moduli, Revisore, Commentatore, Visualizzatore. I diritti di accesso a tutti i documenti archiviati nella stanza sono definiti dal livello di autorizzazione. Gli utenti possono avere diversi livelli di autorizzazione a seconda delle stanze a cui sono invitati (uno stesso utente può essere un Visualizzatore nella prima stanza e un Editore nella seconda).
   3. Usa l'icona per copiare il link di invito modificato negli appunti. Puoi inviare il link copiato in qualsiasi modo conveniente.
      Questo link è valido solo per 7 giorni.
      
5. In alternativa, puoi utilizzare la sezione Aggiungi manualmente per aggiungere indirizzi email manualmente uno per uno:
   1. Clicca sull'opzione Scegli dall'elenco per selezionare gli utenti DocSpace esistenti. Selezionali nell'elenco e clicca sul pulsante Seleziona.
      • Usa la scheda Membri per selezionare utenti interni.
      • Usa la scheda Gruppi per selezionare tutti gli utenti che appartengono a un determinato gruppo. È anche possibile scegliere il gruppo Tutti per selezionare tutti gli utenti DocSpace.
      • Usa la scheda Ospiti per selezionare utenti esterni.

      Puoi anche iniziare a digitare il nome utente o del gruppo esistente o l'email nel campo di inserimento e selezionare gli utenti o gruppi trovati. I contatti o gruppi esistenti che corrispondono ai caratteri inseriti vengono visualizzati mentre digiti.

   2. Per invitare nuovi utenti esterni (ospiti) tramite email, inserisci un indirizzo email valido e clicca su ‘Aggiungi’ sotto o premi Invio. Allo stesso modo, aggiungi diversi indirizzi email se necessario.
   3. Cambia il livello di autorizzazione se necessario. I livelli di autorizzazione disponibili dipendono dal tipo di stanza: Gestore della stanza, Creatore di contenuti, Editore, Compilatore di moduli, Revisore, Commentatore, Visualizzatore. I diritti di accesso a tutti i documenti archiviati nella stanza sono definiti dal livello di autorizzazione. Gli utenti possono avere diversi livelli di autorizzazione a seconda delle stanze a cui sono invitati (uno stesso utente può essere un Visualizzatore nella prima stanza e un Editore nella seconda).
      Gli ospiti e gli utenti non possono essere assegnati come Gestori della stanza. Solo gli amministratori della stanza e di DocSpace sono adatti per il ruolo specificato.
   4. Quando sei pronto, clicca sul pulsante Invia invito. Gli inviti verranno inviati agli indirizzi email specificati.
      

È anche possibile invitare membri alla stanza dalla schermata Info -> Contatti. Clicca sull'icona per aggiungere nuovi membri.

Quando un utente accetta l'invito alla stanza, può visualizzare la stanza nello spazio Stanze e può partecipare alla collaborazione con diritti di accesso secondo il livello di autorizzazione. Gli amministratori possono gestire gli utenti all'interno della stanza come descritto di seguito.

Reinviare inviti alle stanze

1. All'interno della stanza, apri la schermata Info -> Contatti.
2. Clicca sull'icona accanto alla didascalia Utenti in attesa.

Modificare i livelli di autorizzazione nelle stanze

1. All'interno della stanza, apri la schermata Info -> Contatti.
2. Clicca sul livello di autorizzazione corrente accanto all'utente necessario.
3. Seleziona un diverso livello di autorizzazione dall'elenco.