Principales caractéristiques

• Créer des salles de collaboration avec la co-édition en temps réel ou des salles personnalisées avec une configuration flexible à quelque fin que ce soit.
• Créer et modifier des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires.
• Partager des fichiers avec d'autres participants à la réunion Zoom.
• Stocker et gérer les documents personnels dans l'espace dédié.
• Modifier un document en collaboration en temps réel: deux modes de collaboration (Strict et Rapide), le mode de Suivi des modifications, commentaires et le chat intégré.

Formats pris en charge

• À créer, modifier et afficher: DOCX,PPTX,XLSX, DOCXF.
• À remplir des formulaires: OFORM.
• À modifier via la conversion OOXML: ODT, ODS, ODP et RTF.

Exigences

• Application de bureau Zoom.
• Connecteur ONLYOFFICE DocSpace pour Zoom.

Caractéristiques de l'application

Le fonctionnement de l'application DocSpace Zoom fait partie des frais d'abonnement DocSpace dans le cloud (abonnement Startup). Il existe donc les particularités suivantes:

• Un client est enregistré et premier utilisateur est ajouté en tant que propriétaire.
• Tous les autres participants à la réunion Zoom sont ajoutés en tant qu'utilisateurs avancés si le quota d'espace de stockage n'est pas dépassé et si ces utilisateurs appartiennent au même compte Zoom, sinon le participant est ajouté en tant qu'utilisateur habituel.
• L'initiateur de collaboration crée une salle.
• Tous les autres participants sont ajoutés à la salle avec les droits d'accès accordés par l'initiateur de collaboration.
• Lorsque la limite de 12 salles est atteinte, un espace réservé s'affiche indiquant que la limite de salles dans l'espace DocSpace est atteint. L'utilisateur peut supprimer les salles ou payer l'abonnement payer DocSpace.
• L'utilisateur, qui est ajouté à DocSpace avec un rôle gratuit, ne peut pas créer des fichiers dans cet espace DocSpace. L'espace réservé au texte “Vous n'avez pas la permission de créer des salles et des fichiers. Veuillez patienter jusqu'à ce que le propriétaire ou l'utilisateur avancé sélectionne un fichier pour collaboration.” indique ces utilisateurs.

Installer le connecteur ONLYOFFICE DocSpace pour Zoom

Il est possible d'ajouter l'application ONLYOFFICE DocSpace au compte Zoom d'utilisateur à partir de Zoom App Marketplace:

• Ouvrez l'application de bureau pour Zoom et connectez-vous à votre compte.
• Accédez à la section Applis et passez à l'onglet Add Apps (Ajouter applis), saisissez ONLYOFFICE DocSpace dans la barre de recherche.
• Examinez les informations relatives à l'application et cliquez sur Add (Ajouter). Après l'installation ONLYOFFICE DocSpace se trouve sous l'onglet My apps (Mes applis).

Travailler sur documents pendant une réunion Zoom

Pour lancer une réunion, cliquez sur le bouton dans le coin supérieur droit.

Pour commencer une collaboration,

• Invitez des participants à l'aide des outils incorporés pour envoyer les invitations.

  Chaque participant invité recevra une invitation à rejoindre l'application. L'utilisateur, qui clique sur le bouton Rejoindre, peut rejoindre la session d'édition collaborative des documents. L'utilisateur qui clique sur le bouton Ignorer, peut voir l'écran partagé de l'initiateur.

  L'application ONLYOFFICE DocSpace doit être installer pour pouvoir joindre la session d'édition du document. Cliquez sur Inviter des utilisateurs à utiliser l'application dans le coin supérieur droit. La liste des participants à la réunion Zoom s'affiche:

  

  Sélectionnez les utilisateurs ou un groupe d'utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer l'invitation et cliquez sur Inviter.

• Ouvrez l'application ONLYOFFICE DocSpace. Le gestionnaires de fichiers se lance au sein de l'application et les participants à la réunion restent visibles sur l'écran:
  

  Sélectionnez l'une des salles disponibles ou passez à Mes documents et cliquez sur Sélectionner. Sélectionnez le document nécessaire de la liste des fichiers et cliquez sur Sélectionner fichier pour ouvrir l'éditeur approprié.

  Pour partager un document à partir de la salle, il vous faut copier manuellement ce document et le coller dans la section Mes documents.

  S'il vous faut télécharger un fichier depuis votre ordinateur, utilisez l'icône et indiquez le chemin d'accès du document.

  Pour créer un nouveau document, cliquez sur le bouton , sélectionnez le Type du document (document / feuille de calcul / présentation), définissez le Titre et les Droits d'accès des participants:

  • Modifier sert à permettre aux participants de modifier le document sans aucune restriction.
  • Afficher en direct sert à permettre uniquement d'afficher le document en cours de modification à tous les autres utilisateurs.
  

• Cliquez sur le bouton Ouvrir pour ouvrir les éditeurs en ligne et activer le mode Collaboration. L'éditeur se lance au sein de l'application et les participants à la réunion restent visibles sur l'écran.

  La première personne qui sélectionne le fichier devienne l'initiateur de collaboration. Tout participant (et pas seulement l'hôte de la réunion Zoom) peut initier la collaboration sur le document.

  En mode Collaboration, la fenêtre de l'éditeur devienne l'écran partagé. Il est également possible d'activer le mode Collaboration à votre guise en cliquant sur le bouton . Cette option peut être utile lorsque vous souhaitez partager l'interface de l'application.

  Pour afficher l'application dans une fenêtre indépendante, détachable et déplaçable et démarrer la diffusion, cliquez sur le bouton Partager l'écran de l'application . La fenêtre indépendante se présente comme suit:

  

Pour sélectionner une autre fichier à modifier à plusieurs,

• Si l'initiateur veut continuer le travail sur ses documents, il lui faut cliquer sur Ouvrir l'emplacement du fichier. L'initiateur sélectionne un nouveau document de la liste des documents. Les autres participants à la réunion Zoom verront l'espace réservé.
• Lorsqu'un autre participant à la réunion Zoom veut partager ses fichiers, l'initiateur doit cliquer sur Fin dans le coin supérieur droit. Tous les autres participants à la réunion Zoom verront la liste de leurs documents.

Pour terminer une collaboration,

• Cliquez sur le bouton dans le coin supérieur droit pour terminer la session de collaboration.
• Cliquez sur le bouton en haut pour arrêter la diffusion et fusionner la fenêtre indépendante avec la fenêtre de la réunion.

Toutes modifications apportées aux documents sont sauvegarder automatiquement et sont disponibles après la réunion Zoom. Dès que tous les utilisateurs ont quitté l'éditeur, toutes les modifications apportées sont sauvegardées pour l'auteur du fichier et une salle personnalisée est créé sous le nom Zoom Collaboration mm_dd_yyyy hh:mm dans laquelle le document modifié est enregistré. Chaque participant à la réunion aura accès à la salle. Tous les fichiers qu'on a modifié pendant la première session de collaboration sont enregistrés dans cette salle. Plusieurs salles sont crées s'il y a plusieurs sessions de collaboration pendant une réunion Zoom.

Gérer DocSpace en dehors de la réunion Zoom

L'application ONLYOFFICE DocSpace vous permet d'utiliser tous les avantages et la majorité des fonctionnalités disponibles dans DocSpace:

• Créer des salles - créer et modifier les espaces en utilisant les possibilités de configuration flexible à n'importe quelle fin. Choisissez l'un des types de salles de collaboration selon vos objectifs, inviter des utilisateurs et définissez les niveaux d'accès .
• Créer et gérer des documents - créer de nouveaux documents, feuilles de calcul, présentations et formulaires pour un usage personnel dans la section Mes documents ou partager ces fichiers avec d'autres utilisateurs dans une salle. Les participants à la salle pourront effectuer des actions en fonction de leur niveau d'accès.
• Modifier des documents - utiliser des possibilités variées d'édition des documents fournies par les éditeurs en ligne ONLYOFFICE.
• Modifier le profil - modifiez vos informations personnelles, y compris le nom, l'adresse e-mail, le mot de passe, la langue, la photo, la personnalisation et l'accès aux fonctionnalités de sécurité.

Toutes ces fonctionnalités vous aideront à préparer des documents à l'avance pour une coopération utile pendant les réunions.