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Textdokumente freigeben

Einleitung

Wenn Sie mit Textdokumenten arbeiten, müssen Sie möglicherweise gemeinsam mit Ihren Kollegen einen Text schreiben, einen Artikel zur Überprüfung einreichen oder eine ausfüllbare Vorlage wie einen Fragebogen erstellen. Sie können eine Datei problemlos für eine Person oder eine Gruppe von Benutzern freigeben und Zugriffsberechtigungen festlegen, abhängig von den Aufgaben, die jede Person ausführen soll.

In dieser Benutzeranleitung erfahren Sie, wie Sie Textdokumente für andere Portalbenutzer/innen freigeben und andere Zugriffsrechte bereitstellen können.

Schritt 1. Dokumente zugreifen

Öffnen Sie das Portal und klicken Sie auf Dokumente.

Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 1 Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 1

Falls Sie schon sich eingeloggt und das Portal benutzt haben, öffnen Sie das Modul Dokumente durch das Drop-Down-Menü in der oberen linke Ecke und wählen Sie die Option Dokumente aus.

Schritt 2. Wählen Sie ein Dokument aus, das Sie freigeben möchten

Der Ordner Meine Dokumente wird geöffnet. Um das gewünschte .docx Dokument zu finden, verwenden Sie Filter in dem oberen Teil der Seite.

Klicken Sie die Schaltfläche Plus Symbol an und bestimmen Sie die Filterparameter:

  • Wählen Sie die Option Dokumente aus der Liste TYP aus, um nur die Textdokumente anzuzeigen.
  • Um die Dokumente nach dem VERFASSER zu filtern, klicken Sie die Optionen Benutzer oder Gruppen an und wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe aus.
    Der Abschnitt Meine Dokumente enthält Ihre persönlichen Dateien. Filterung nach VERFASSER ist nützlich, wenn Sie mit jemandem den Ordner gemeinsam benutzen.
  • Um Unterordner in die Suche hinzuzufügen, klicken Sie im Abschnitt SUCHE auf die Option Alle Unterordner.

Geben Sie einen Dokumenttitel ganz oder teilweise in das Filterfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste, um die gefundenen Elemente anzuzeigen.

Standardmäßig werden alle Dateien nach dem Zuletzt geändertes Datum in absteigender Reihenfolge sortiert (spätere Daten zu frühen). Bei Bedarf können Sie die Elemente nach Erstellungsdatum, Titel, Typ, Größe oder Verfasser im Menü Sortieren rechts neben dem Feld Filter sortieren. Um die Sortierreihenfolge von absteigend in aufsteigend zu ändern, klicken Sie auf das Symbol Sortieren Symbol.

Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 2 Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 2

Um eine auf Ihrer Festplatte gespeicherte Datei zu bearbeiten, laden Sie sie in Dokumente durch die Schaltfläche Hochladen Hochladen Schaltfläche hoch, die in der oberen linken Ecke der Seite zu finden ist, und wählen Sie die Option Datei hochladen aus.

Sie können auch direkt im Portal ein neues .docx-Dokument erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Dokument aus der Drop-Down-Liste aus.

Schritt 3. Öffnen Sie das Freigabeeinstellungen-Fenster

Markieren Sie das erforderliche .docx-Dokument in der Dateiliste und öffnen Sie das Fenster mit den Freigabeeinstellungen durch eine der folgenden Arten:

  • Klicken Sie oben auf die Schaltfläche Freigabeeinstellungen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben Symbol Freigeben rechts neben dem Dateinamen.
  • Klicken Sie rechts auf das Symbol Aktionen Symbol Ordneraktionen anzeigen und verwenden Sie die Option Freigabeeinstellungen.
Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 3 Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 3

Wenn Sie das Dokument bearbeiten, können Sie das Fenster mit den Freigabeeinstellungen auf eine der folgenden Arten direkt über die Oberfläche des Editors öffnen:

  • Klicken Sie auf das Symbol Zugriffsrechte für das Dokument verwalten Zugriffsrechte für das Dokument verwalten auf der rechten Seite der Editor-Kopfzeile.
  • Öffnen Sie die Registerkarte Zusammenarbeit und klicken Sie die Schaltfläche Freigabe Freigabe in der oberen Symbolleiste an.
  • Öffnen Sie die Registerkarte Datei, öffnen Sie den Abschnitt Zugriffsrechte... in der linken Seitenleiste und klicken Sie die Schaltfläche Zugriffsrechte ändern an.
Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 3 Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 3

Schritt 4. Konfiguration von den Freigabeeinstellungen

Im Fenster Freigabeeinstellungen bestimmen Sie die Zugriffsrechte für die Portalbenutzer/innen:

  1. Legen Sie einen Standardzugriffstyp fest

    Wenn Sie das Dokument für mehrere Benutzer freigeben möchten, die allen dieselbe Zugriffsberechtigung gewähren, legen Sie einen Standardzugriffstyp für alle Personen/Gruppen fest, für die Sie das Dokument freigeben möchten.

    Die Option Schreibgeschützt ist standardmäßig ausgewählt. Klicken Sie auf das Symbol Schreibgeschützt Symbol neben der Schaltfläche Benutzer hinzufügen oder Gruppen hinzufügen und wählen Sie die gewünschte Option:

    Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 4 Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 4
    • Voller Zugriff - Symbol Voller Zugriff - ein Benutzer oder eine Gruppe können das Dokument bearbeiten.
    • Review - Symbol Review - ein Benutzer oder eine Gruppe können die Änderungen vorschlagen und das Dokument selbst nicht bearbeiten.
    • Ausfüllen von Formularen - Symbol Ausfüllen von Formularen - ein Benutzer oder eine Gruppe können nur die Formulare, die im Dokument eingefügt sind, ausfüllen.
    • Kommentare - Symbol Kommentare - ein Benutzer oder eine Gruppe können nur die Kommentare einfügen und verwalten.
    • Schreibgeschützt - Symbol Schreibgeschützt - ein Benutzer oder eine Gruppe können das Dokument nur ansehen.
    • Zugriff verweigern - Symbol Zugriff verweigern - Zugriff für einen Benutzer oder eine Gruppe, die früher den Zugriff hatten, ist verboten.

    Mehr über die Zugriffsrechte lesen Sie bitte im Schritt 5.

  2. Benutzer oder Gruppen wählen

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen oder Gruppen hinzufügen, um die Liste mit den Benutzern und Gruppen zu öffnen; da markieren Sie die Benutzer (Gruppen), für die Sie das Dokument freigeben möchten, und klicken Sie auf Speichern.

    Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 4 Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 4

    Wenn Sie Benutzer hinzufügen, können Sie diese nacheinander mithilfe des Filterfelds oben markieren, um die Suche zu erleichtern. Sie können auch die erforderliche Gruppe oder die Option Alle auswählen auf der rechten Seite aktivieren, um alle Benutzer aus der ausgewählten Gruppe bzw. alle Portalbenutzer hinzuzufügen.

  3. Die Berechtigungsdetails für bestimmten Benutzer ändern

    Ändern Sie gegebenenfalls die Berechtigungsdetails für jeden bestimmten Benutzer / jede Gruppe, indem Sie eine der verfügbaren Optionen aus der Drop-Down-Liste neben dem Namen der Person / Gruppe auswählen.

    Um den Benutzer/die Gruppe aus der Liste zu löschen, verwenden Sie das Symbol Benutzer löschen - Symbol.

    Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 4 Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 4
    Sie können allen Portalbenutzern außer einigen von ihnen oder einer bestimmten Gruppe Zugriff gewähren, anstatt jedes Benutzer separat hinzuzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Gruppen hinzufügen", wählen Sie die Option "Jeder" und legen Sie den erforderlichen Zugriffstyp fest. Fügen Sie dann mit einer der Schaltflächen eine bestimmte Gruppe oder einen bestimmten Benutzer hinzu und wählen Sie die Option "Zugriff verweigern".
  4. Die Benutzer benachrichtigen

    Lassen Sie das Kästchen Benachrichtigung senden markiert bleiben, um eine standardmäßige E-Mail-Nachricht den Personen, denen Sie das Dokument freigegeben haben, zu senden. Klicken Sie auf Nachricht hinzufügen, um eigenen Text zu der E-Mail-Nachricht hinzuzufügen.

    Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 4 Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 4
  5. Die Einstellungen speichern

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unten im Fenster Freigabeeinstellungen.

Jeder Portalbenutzer, mit dem Sie die Datei geteilt haben, kann dieses Dokument im Abschnitt Für mich freigegeben finden.

Wenn Sie einen Link zur freigegebenen Datei benötigen, damit Sie diesen Link an die Portalbenutzer senden können, klicken Sie auf das Symbol Link für Portalbenutzer - Symbol im Fenster Freigabeeinstellungen. Der Link wird kopiert.

Senden Sie den Link an andere Benutzer und beginnen Sie mit der gemeinsamen Bearbeitung.

Schritt 5. Mehr über verschiedene Zugriffsrechte

Abhängig von den bereitgestellten Zugriffsrechten können Benutzer unterschiedliche Vorgänge ausführen.

Voller Zugriff

Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 5 Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 5

Ein Benutzer mit Vollem Zugriff kann das Dokument öffnen und bearbeiten. Alle Bearbeitungsoptionen, darunter Überprüfung, Ausfüllen von Formularen und Kommentare, sind verfügbar.

Der Benutzer kann auch von anderen Benutzern vorgenommene Überprüfungsänderungen annehmen oder ablehnen, Versionen und Revisionen wiederherstellen, dieses Dokument freigeben und Zugriffsrechte einrichten.

Review

Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 5 Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 5

Ein Benutzer mit Review-Berechtigungen kann das Dokument ansehen und ändern, ohne es tatsächlich zu bearbeiten. Die Option Nachverfolgen von Änderungen ist für den Prüfer standardmäßig aktiviert und kann nicht deaktiviert werden. Vom Benutzer vorgenommene Änderungen werden in den Pop-Up-Fenstern angezeigt. Der Benutzer kann keine eigenen Änderungen annehmen oder ablehnen. Er kann nur eigene Änderungen über das Symbol Voller Zugriff - Symbol im Pop-Up-Fenster für Änderungen löschen.

Alle Bearbeitungsoptionen, einschließlich Ausfüllen von Formularen und Kommentaren, sind verfügbar. Alle vom Prüfer vorgenommenen Änderungen sollten jedoch vom Dateibesitzer oder einer Person, die vollen Zugriff auf die Datei hat, angenommen oder abgelehnt werden:

Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 5 Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 5

Ausfüllen von Formularen

Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 5 Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 5

Ein Benutzer mit der Berechtigung Ausfüllen von Formularen kann das Dokument ansehen und die Formulare ausfüllen (Inhaltssteuerelemente), die im Dokument eingefügt sind. In diesem Fall sind keine Bearbeitungsoptionen außer Ausfüllen von Formularen verfügbar.

Der Benutzer kann die Datei auch drucken oder herunterladen, die Dateiinformationen und den Versionsverlauf auf der Registerkarte Datei ansehen, das Chat-Tool in der linken Seitenleiste verwenden sowie einige Plugins verwenden: Rede, Thesaurus (um nach Synonymen zu suchen, ohne die Möglichkeit, etwas in das Dokument einzufügen), Übersetzer.

Kommentare

Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 5 Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 5

Ein Benutzer mit der Berechtigung Kommentare kann das Dokument nur ansehen und Kommentare hinzufügen und verwalten (die Kommentare bearbeiten oder löschen, Antworten hinzufügen oder die Diskussion schließen). In diesem Fall sind keine Bearbeitungsoptionen außer Kommentieren verfügbar.

Die Registerkarte Zusammenarbeit ist in diesem Modus aktiv. In dieser Registerkarte können Sie die Kommentare hinzufügen oder löschen, das Chat-Tool verwenden und den Versionsverlauf ansehen.

Der Benutzer kann die Datei auch drucken oder herunterladen, die Dateiinformationen und den Versionsverlauf auf der Registerkarte Datei ansehen, das Chat-Tool in der linken Seitenleiste verwenden sowie einige Plugins verwenden: Rede, Thesaurus (um nach Synonymen zu suchen, ohne die Möglichkeit, etwas in das Dokument einzufügen), Übersetzer.

Schreibgeschützt

Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 5 Wie kann man Dokumente freigeben? Schritt 5

Ein Benutzer mit schreibgeschützten Berechtigungen kann nur das Dokument und vorhandene Kommentare ansehen. In diesem Fall sind keine Bearbeitungsoptionen verfügbar und die Datei kann nicht geändert werden.

Der Benutzer kann die Datei auch drucken oder herunterladen, die Dateiinformationen und den Versionsverlauf auf der Registerkarte Datei ansehen, das Chat-Tool in der linken Seitenleiste verwenden sowie einige Plugins verwenden: Rede, Thesaurus (um nach Synonymen zu suchen, ohne die Möglichkeit, etwas in das Dokument einzufügen), Übersetzer.

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