Standardmäßig sind alle Dateien und Ordner, die im Ordner Gemeinsame Dokumente untergebracht werden, für alle Portalbenutzer zugänglich. Um den Zugriff einzuschränken, müssen Sie die Berechtigungen für alle erstellten Ordner bestimmen.
Klicken Sie auf das Symbol 
rechts vom notwendigen Ordner oder nutzen Sie die Option Freigabeeinstellungen im Kontextmenü.
Zuerst sperren Sie den Zugriff Schreibgeschützt, der standardmäßig allen Portalbenutzern gewährleistet wird. Dafür markieren Sie die Zeile Jeder, klicken Sie auf den Link Schreibgeschützt und wählen Sie die Option Zugriff verweigern aus dem Listenmenü.
Jetzt gewähren Sie den Zugriff auf den Ordner einer Abteilung Ihrer Firma, indem Sie das Listenmenü im unteren Bereich des Fensters öffnen und die gewünschte Gruppe wählen.
Um einen vollen Zugriff zu gewähren, so dass die Mitglieder der gewählten Abteilung die Dokumente nicht nur durchsehen, sondern auch neue erstellen und vorhandene bearbeiten sowie hochladen und verlegen könnten, klicken Sie auf den Link Schreibgeschützt und wählen Sie die Option Voller Zugriff.
Um die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Sie können Berechtigungen für mehrere Dateien/Ordner gleichzeitig festlegen.
Markieren Sie die Elemente, die Sie mit den Portalbenutzern teilen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Freigabeeinstellungen. Im geöffneten Fenster Zugriffseinstellungen sehen Sie alle Benutzer und Gruppen, die Zugriff auf die ausgewählten Ordnerelemente haben. Wenn Sie den Link Variiert vor dem Benutzernamen sehen, bedeutet dies, dass er/sie unterschiedliche Zugriffsberechtigungen auf die ausgewählten Elemente hat.
Falls Sie für einen Benutzer/eine Benutzergruppe dieselben Zugriffsberechtigungen für die ausgewählten Ordnerelemente festlegen möchten, klicken Sie auf den Link Variiert und wählen Sie eine der verfügbaren Zugriffsoptionen aus.
Um die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Im Fenster Zugriffseinstellungen können Sie bei Bedarf auch den Besitzer des Ordners ändern. Klicken Sie auf den Besitzernamen, wählen Sie einen anderen Benutzer aus der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Wenn mehrere ausgewählte Dateien/Ordner, für die Sie Berechtigungen festlegen, unterschiedliche Besitzer haben, ist es nur möglich, den Besitzer für jedes Element separat zu ändern. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das erforderliche Element in der Liste und verwenden Sie die Option Zugriff -> Besitzer ändern aus dem Datei-/Ordner-Kontextmenü. Wählen Sie im geöffneten Fenster Besitzer ändern einen anderen Benutzer aus der Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.