Standardmäßig sind alle Dateien und Ordner, die im Ordner Gemeinsame Dokumente untergebracht werden, für alle Portalbenutzer zugänglich. Um den Zugriff einzuschränken, müssen Sie die Berechtigungen für alle erstellten Ordner bestimmen.
Klicken Sie auf das Symbol
rechts vom notwendigen Ordner oder nutzen Sie die Option Freigabeeinstellungen im Kontextmenü.
Zuerst sperren Sie den Zugriff Schreibgeschützt, der standardmäßig allen Portalbenutzern gewährleistet wird. Dafür markieren Sie die Zeile Jeder, klicken Sie auf den Link Schreibgeschützt und wählen Sie die Option Zugriff verweigern aus dem Listenmenü.
Jetzt gewähren Sie den Zugriff auf den Ordner einer Abteilung Ihrer Firma, indem Sie das Listenmenü im unteren Bereich des Fensters öffnen und die gewünschte Gruppe wählen.
Um einen vollen Zugriff zu gewähren, so dass die Mitglieder der gewählten Abteilung die Dokumente nicht nur durchsehen, sondern auch neue erstellen und vorhandene bearbeiten sowie hochladen und verlegen könnten, klicken Sie auf den Link Schreibgeschützt und wählen Sie die Option Voller Zugriff.
Um die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf den Button Speichern.
Genauso können Sie die Berechtigungen für jede Abteilung bestimmen.