Prise en main

ONLYOFFICE Apps est un nouveau moyen de collaborer sur des documents avec des équipes, des clients, des partenaires, etc., basé sur le concept de salle - un espace spécialisé doté d'autorisations d'accès prédéfinies. À partir de la version 4.0, l'espace de travail est organisé en applications distinctes: Fichiers, Salles, Formulaires et Agents IA.

ONLYOFFICE Apps offre les possibilités suivantes:

• Créer des salles de différents types: Salle publique, Salle de collaboration, Salle de données virtuelle, Salle personnalisée. Créer des espaces de remplissage de formulaires dans l'application Formulaires distincte.
• Accorder des autorisations d'accès souples: lecture, commentaires, révision, remplissage de formulaires, rédaction.
• Créer et modifier des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des formulaires, des fichiers PDF et des livres électroniques. Afficher des fichiers multimédias (images, fichiers vidéo et audio). Travailler avec des fichiers Markdown et des diagrammes.
• Inviter des utilisateurs à collaborer: travailler en mode collaboratif en temps réel, laisser des commentaires et communiquer par chat ou par appels vidéo depuis les éditeurs en ligne.
• Stocker et gérer les documents personnels dans l'application Fichiers dédiée.
• Gérer des salles: ajouter des fichiers, inviter des participants et attribuer des niveaux d'accès, afficher des informations détaillées et des activités récentes, archiver des salles.
• Créer des agents IA et connecter n'importe quel assistant IA aux éditeurs pour optimiser l'efficacité et accélérer le flux de travail. Utiliser le Chat IA intégré dans n'importe quelle salle ou n'importe quel dossier pour travailler sur des documents, générer du contenu et des images et effectuer des recherches sur le web.
• Configurer les options d'intégration: connecter des services et des stockages externes. Actuellement, les stockages tiers ne peuvent être utilisés que pour créer des sauvegardes.
• Incorporer ONLYOFFICE Apps ou ses éléments dans votre propre application web à l'aide du JavaScript SDK.
• Configurer des fonctionnalités de personnalisation et de branding.
• Utiliser des outils de développement: webhooks, applications OAuth, clés API, Docs Connect pour connecter les éditeurs cloud à une plateforme tierce à l'aide d'une clé API.
• Configurer les options de sécurité: créer des copies de sauvegarde et les restaurer, utiliser l'authentification à deux facteurs, la sécurité IP, la piste d'audit, les alertes de connexion suspecte, le transfert de l'historique d'audit et de connexion vers des systèmes SIEM externes, et bien plus encore.
• Intégrer ONLYOFFICE Apps dans votre plateforme à l'aide des connecteurs prêts à l'emploi pour Drupal, Pipedrive, WordPress, Zapier, Zoom, Moodle, etc.

Structure de l'espace de travail

Les sections suivantes sont disponibles dans le menu de gauche:

• Accueil - le tableau de bord général de votre espace de travail. Vous pouvez y afficher les informations de votre profil, créer ou télécharger rapidement des fichiers, ouvrir chaque application et connecter ONLYOFFICE Docs à votre plateforme existante.
• Fichiers - l'application de stockage des documents personnels. Les documents et les dossiers partagés avec vous par d'autres membres depuis leur section Fichiers sont disponibles dans la sous-section Partagés avec moi.
• Salles - l'application regroupant les salles actives qui sont disponibles pour vous. Les administrateurs peuvent créer et gérer des salles; les utilisateurs et les invités peuvent accéder uniquement aux salles auxquelles ils sont invités. Les salles archivées sont disponibles dans la sous-section Archive: les administrateurs peuvent restaurer ou supprimer définitivement des salles archivées; les utilisateurs et les invités peuvent uniquement afficher les salles auxquelles ils ont été invités.
• Formulaires - l'application dédiée au travail sur les formulaires: elle contient les espaces de remplissage de formulaires et les modèles de formulaires.
• Agents IA - l'application regroupant les agents IA qui sont disponibles pour vous. Les administrateurs peuvent créer et gérer leurs propres agents IA; les utilisateurs et les invités peuvent accéder uniquement aux agents IA auxquels ils sont invités.
• Outils de développement - une section située en bas du menu de gauche qui donne un accès rapide aux outils de développement. Lorsque le menu est réduit, cette section se transforme en icône accompagnée d'une info-bulle.

Chaque application dispose de son propre ensemble de sections:

• Fichiers favoris - l'espace de stockage des documents et des dossiers que vous avez marqués comme favoris.
• Fichiers récents - l'espace de stockage des documents que vous avez ouverts récemment dans l'éditeur. Cette section comprend les 100 derniers fichiers, qui sont stockés pendant 90 jours.
• Partagés avec moi (pour l'application Fichiers) - l'espace de stockage des documents et des dossiers qui sont partagés avec vous par d'autres membres. Il est possible de partager des dossiers et des fichiers séparément ou par un lien. Cette section ne comprend pas les fichiers et les dossiers des salles.
• Modèles (pour les applications Salles et Formulaires) - l'espace de stockage des modèles de salles et de formulaires créés.
• Archive (pour l'application Salles) - l'espace des salles archivées. Les administrateurs peuvent restaurer ou supprimer définitivement des salles archivées; les utilisateurs et les invités peuvent uniquement afficher les salles auxquelles ils ont été invités.
• Corbeille - l'espace des salles et des documents supprimés qui peuvent être restaurés ou supprimés définitivement.

Depuis le menu situé à côté du nom d'utilisateur dans le coin inférieur gauche, les utilisateurs peuvent afficher leur profil ainsi que les informations utiles, telles que les raccourcis clavier ou les articles du Centre d'aide. Les administrateurs peuvent également accéder aux Paramètres de l'espace de travail et à Contacts depuis ce menu.

Types d'utilisateurs et autorisations

Le type d'utilisateur est une catégorie qui détermine le type d'accès dont dispose un utilisateur aux différentes sections du système. Dans ONLYOFFICE Apps, il existe cinq types d'utilisateurs dotés des autorisations suivantes:

1. Invités ne peuvent accéder qu'aux salles auxquelles les administrateurs les ont invités. Ils ne peuvent pas créer leurs propres salles. Ils ne peuvent créer, télécharger ou supprimer des dossiers et des fichiers que si le rôle de Créateur de contenu leur a été attribué. Les invités ne peuvent être invités que depuis les salles. C'est un compte gratuit (il est possible d'ajouter un nombre illimité d'invités, sans aucuns frais supplémentaires).
2. Utilisateurs peuvent créer et modifier des fichiers dans la salle, mais ne peuvent ni créer des salles, ni gérer des utilisateurs, ni accéder aux paramètres. C'est un compte gratuit (il est possible d'ajouter un nombre illimité d'utilisateurs, sans aucuns frais supplémentaires).
3. Administrateurs de salle disposent des mêmes autorisations que les utilisateurs et peuvent en outre créer et gérer les salles qui leur sont attribuées, inviter de nouveaux utilisateurs et attribuer des niveaux d'accès inférieurs au leur. Tous les administrateurs ont accès à l'application Fichiers. C'est un compte payant (des frais sont appliqués en fonction du nombre d'administrateurs).
4. Super-administrateurs disposent des mêmes autorisations que les administrateurs de salle et peuvent en outre accéder aux paramètres de l'espace de travail, gérer et archiver des salles, activer ou désactiver les services payants et effectuer des sauvegardes. Le super-administrateur dispose d'un accès en lecture seule aux salles auxquelles il n'a pas été invité, mais il peut changer le propriétaire d'une telle salle ou l'archiver. C'est un compte payant (des frais sont appliqués en fonction du nombre d'administrateurs).
5. Propriétaire dispose des mêmes autorisations que le super-administrateur et peut en outre ajouter des administrateurs. Le propriétaire dispose d'un accès en lecture seule aux salles auxquelles il n'a pas été invité, mais il peut changer le propriétaire d'une telle salle ou l'archiver. Le propriétaire est le Payeur: il a accès aux détails du paiement et il est le seul utilisateur à pouvoir ajuster le quota, recharger le Wallet et effectuer des paiements. Le propriétaire est également le seul utilisateur à pouvoir supprimer l'espace de travail. C'est un compte payant.

Statuts des comptes et des utilisateurs

Chaque compte peut avoir l'un des statuts suivants:

• Actif - ces personnes ont déjà accepté l'invitation et peuvent collaborer avec les autres membres.
• En attente - ces personnes ont été invitées, mais n'ont pas encore accepté l'invitation. Dans la liste, elles sont identifiées par l'icône .
• Désactivé - ces personnes ont été transférées par un administrateur dans la liste des membres désactivés. Elles ne peuvent plus se connecter à l'espace de travail. Dans la liste, elles sont identifiées par l'icône . Les utilisateurs désactivés peuvent être supprimés de l'espace de travail ou réactivés.

Chaque utilisateur a l'un des statuts suivants: Payant ou Gratuit.

• Payant - Propriétaire, Super-administrateur, Administrateur de salle. Le nombre d'utilisateurs payants qu'il est possible d'ajouter dépend du plan tarifaire sélectionné.
• Gratuit - Utilisateur, Invité. Il est possible d'ajouter un nombre illimité d'utilisateurs et d'invités.

Le propriétaire et les administrateurs peuvent inviter de nouveaux utilisateurs dans l'espace de travail et gérer les utilisateurs existants.

Types de salles

Les salles sont des espaces de collaboration sur des documents. Les droits d'accès aux documents stockés dans une salle dépendent du niveau d'accès. Le niveau d'accès qui peut être attribué à un utilisateur dépend du type de salle. Les administrateurs peuvent inviter des utilisateurs à la salle et attribuer ou modifier leurs niveaux d'accès.

• Salle de collaboration vous permet de collaborer sur des documents avec votre équipe en utilisant deux modes de coédition: Rapide et Strict.
• Salle personnalisée vous permet d'appliquer vos propres paramètres afin d'utiliser cette salle à des fins personnalisées.
• Salle publique vous permet d'inviter des utilisateurs par lien externe à afficher des documents sans inscription. Vous pouvez également incorporer cette salle dans toute interface web.
• Salle de données virtuelle vous permet d'utiliser des options de sécurité avancées: définir des filigranes, indexer et suivre automatiquement tous les contenus, empêcher le téléchargement et la copie. Il est également possible d'utiliser les Salles de données virtuelles pour remplir des formulaires selon le rôle attribué.
• À partir du modèle vous permet de créer une salle à partir d'un modèle existant ou de créer un premier modèle de salle.

Niveaux d'accès dans une salle

Un niveau d'accès est un ensemble d'autorisations pour les actions qu'un utilisateur peut effectuer. Les administrateurs peuvent attribuer un niveau d'accès à un utilisateur dans une salle donnée. Chaque type de salle comprend différents niveaux d'accès qui peuvent être attribués à ses membres:

• Salle publique - Gestionnaire de salle, Créateur de contenu.
• Salle de collaboration - Gestionnaire de salle, Créateur de contenu, Rédacteur, Lecteur.
• Salle de données virtuelle - Gestionnaire de salle, Créateur de contenu, Rédacteur, Lecteur, Remplisseur de formulaire.
• Salle personnalisée - Gestionnaire de salle, Créateur de contenu, Rédacteur, Réviseur, Commentateur, Lecteur.

Selon le niveau d'accès, les actions suivantes sur les fichiers sont disponibles pour l'utilisateur dans une salle:

• Lecteur - Opérations sur les fichiers existants: lecture.
• Commentateur - Opérations sur les fichiers existants: lecture, commentaires.
• Réviseur - Opérations sur les fichiers existants: lecture, commentaires, révision.
• Remplisseur de formulaire - Opérations sur les fichiers existants: lecture, commentaires, révision, remplissage de formulaires.
• Rédacteur - Opérations sur les fichiers existants: lecture, commentaires, révision, remplissage de formulaires, rédaction. Affichage de l'historique des versions.
• Créateur de contenu - Opérations sur les fichiers existants: lecture, commentaires, révision, remplissage de formulaires, rédaction. Affichage de l'historique des versions. Création et téléchargement de nouveaux fichiers/dossiers. Gestion de l'historique des versions, verrouillage des fichiers pour les coauteurs. Copie, déplacement et suppression de ses propres fichiers/dossiers.
• Gestionnaire de salle - Opérations sur les fichiers existants: lecture, commentaires, révision, remplissage de formulaires, rédaction. Affichage de l'historique des versions. Création et téléchargement de nouveaux fichiers/dossiers. Gestion de l'historique des versions, verrouillage des fichiers pour les coauteurs. Copie, renommage, déplacement et suppression de ses propres fichiers/dossiers et de ceux d'autres utilisateurs.

Sous l'onglet Historique du panneau d'informations de la salle, vous pouvez filtrer le flux d'activité par jour sélectionné et utiliser le bouton Exporter l'historique pour télécharger l'historique complet ou une période personnalisée sous forme de fichier .xlsx. Le rapport est généré de manière asynchrone et téléchargé une fois qu'il est prêt. Cette option est disponible dans tous les types de salles pour tous les types d'utilisateurs, à l'exception des invités et des utilisateurs anonymes.

Les gestionnaires de salle peuvent créer de nouvelles salles, y ajouter des documents, inviter de nouveaux utilisateurs et gérer les salles existantes. Les utilisateurs peuvent créer et modifier des fichiers dans la salle, mais ne peuvent ni créer des salles, ni gérer des utilisateurs, ni accéder aux paramètres.

L'application Formulaires est un espace dédié au travail sur les formulaires. Elle contient les espaces de formulaires créés ainsi que les sections Fichiers récents, Fichiers favoris, Modèles et Corbeille.

Pour créer un nouvel espace, cliquez sur le bouton Nouvel espace de formulaires et choisissez le type d'espace:

• Espace de formulaires vous permet de créer, de modifier ou de télécharger des formulaires PDF, d'inviter des membres et des invités à les remplir, de réviser les copies remplies et d'analyser les réponses collectées automatiquement dans une feuille de calcul. Il est également possible de configurer l'exportation automatique des formulaires remplis vers une base de données externe.
• À partir du modèle vous permet de créer un espace à partir d'un modèle. Les paramètres, les utilisateurs, les dossiers et les formulaires seront repris du modèle sélectionné.

Niveaux d'accès dans un espace de formulaires

Les niveaux d'accès suivants peuvent être attribués aux membres de l'espace de formulaires ou définis comme rôle pour le lien d'accès partagé:

• Gestionnaire de salle - les gestionnaires de salle peuvent gérer les espaces de formulaires qui leur sont attribués, inviter de nouveaux utilisateurs et attribuer des rôles inférieurs au leur, télécharger des formulaires vers l'espace et disposent d'un accès complet aux dossiers Remplis et En cours.
• Créateur de contenu - les créateurs de contenu peuvent télécharger des formulaires vers l'espace et disposent d'un accès complet aux dossiers Remplis et En cours.
• Remplisseur de formulaire - les remplisseurs de formulaire peuvent remplir des formulaires et afficher uniquement les formulaires qu'ils ont remplis ou commencés dans les dossiers Remplis et En cours.

Pour plus de détails sur la création et la gestion des espaces de formulaires, veuillez consulter cet article.

Les agents IA permettent d'optimiser votre travail sur les documents.

Le Chat IA intégré est disponible non seulement dans les agents IA, mais aussi dans n'importe quelle salle ou n'importe quel dossier: utilisez le bouton Chat IA pour l'ouvrir. Les fils de discussion, le modèle attribué et les paramètres de la Recherche Web sont déterminés en fonction de votre emplacement actuel. Au sein d'un agent IA, le modèle est défini par le profil de l'agent; en dehors des salles d'agent, vous pouvez sélectionner un modèle directement dans le champ de saisie du chat. Vous pouvez joindre des fichiers et des images, enregistrer les réponses de l'assistant sous forme de fichiers, utiliser des invites enregistrées et connecter des serveurs MCP externes. Le Chat IA n'est pas disponible pour les invités et les utilisateurs anonymes.

Vous pouvez commencer à utiliser un agent IA dans ONLYOFFICE Apps en quelques étapes faciles:

• Premièrement, un super-administrateur doit activer l'extension Fonctionnalités d'IA dans les paramètres de l'espace de travail -> Paramètres IA.
• Ensuite, l'administrateur crée un nouvel agent IA dans la section Agents IA en sélectionnant un modèle d'IA pour cet agent.
• L'administrateur invite des utilisateurs à collaborer en leur attribuant différents niveaux d'accès.
• Les utilisateurs invités peuvent utiliser l'agent IA créé conformément à leurs autorisations.

Niveaux d'accès dans un agent IA

Les niveaux d'accès dans les agents IA diffèrent de ceux des salles. Les niveaux d'accès suivants sont disponibles dans les agents IA:

• Gestionnaire d'agent (Payant) - les gestionnaires d'agent peuvent gérer l'agent IA qui leur est attribué, inviter de nouveaux utilisateurs et attribuer des rôles inférieurs au leur. Ils peuvent utiliser le chat, télécharger des fichiers vers la base de connaissances, travailler avec la section Résultats du chat et gérer les paramètres du chat.
  Il est impossible de nommer un Invité ou un Utilisateur en tant que Gestionnaire d'agent. Ce rôle peut être attribué uniquement aux administrateurs de salle et aux super-administrateurs.
• Créateur de contenu - les créateurs de contenu peuvent utiliser le chat et travailler avec les fichiers de la section Résultats du chat. Ils peuvent télécharger des fichiers vers la base de connaissances, mais ne peuvent ni gérer les utilisateurs, ni accéder aux paramètres de l'agent.
  Il est impossible de nommer un Invité en tant que Créateur de contenu. Ce rôle peut être attribué uniquement aux administrateurs de salle, aux super-administrateurs et aux utilisateurs.
• Lecteur - les lecteurs peuvent uniquement afficher les fichiers de la section Résultats du chat contenant les résultats générés par d'autres utilisateurs. L'accès au chat et à la base de connaissances n'est pas disponible pour ce rôle.
  Contrairement aux salles, dans les agents, les invités peuvent uniquement se voir attribuer le rôle de Lecteur.

Seuls le propriétaire de l'agent qui a créé cet agent ou le gestionnaire d'agent invité peuvent modifier les paramètres de cet agent. Les autres administrateurs peuvent uniquement afficher l'agent. Les utilisateurs et les invités peuvent afficher uniquement les agents IA auxquels ils sont invités.

Le propriétaire, les administrateurs et les utilisateurs peuvent:

• utiliser l'application Fichiers,
• télécharger et créer de nouveaux fichiers et dossiers aussi bien dans Fichiers que dans les salles.

Le propriétaire, les administrateurs et les utilisateurs peuvent également gérer des documents dans les salles:

• gérer l'historique des versions,
• verrouiller des fichiers pour les coauteurs,
• copier, renommer, déplacer et supprimer leurs propres fichiers et dossiers ainsi que ceux d'autres utilisateurs (les utilisateurs peuvent copier, déplacer et supprimer uniquement leurs propres fichiers et dossiers).

Les opérations de longue durée sur les fichiers (copie, déplacement, etc.) peuvent être arrêtées en cours d'exécution.

Pour plus de détails sur la gestion des documents, veuillez consulter les articles Créer et modifier des documents dans Fichiers et Créer et modifier des documents dans les salles.

Les invités peuvent travailler uniquement sur les documents existants dans la salle à laquelle ils sont invités.

Tous les utilisateurs, quel que soit leur niveau d'accès dans la salle, peuvent:

• afficher le contenu des documents,
• afficher les commentaires ajoutés aux documents,
• copier le contenu dans le presse-papiers,
• imprimer et télécharger des documents.

Les droits d'accès étendus dépendent du niveau d'accès dans la salle.

Toutes les opérations de modification sont effectuées à l'aide des éditeurs en ligne ONLYOFFICE:

• Éditeur de documents
• Éditeur de classeurs
• Éditeur de présentations
• Éditeur de PDF

Les paramètres de l'espace de travail sont divisés en deux types: les paramètres de gestion des fichiers et les paramètres de l'espace de travail.

Les paramètres de gestion des fichiers permettent à tous les utilisateurs et invités de contrôler leur propre travail sur les documents dans les salles.

Le propriétaire et les super-administrateurs peuvent accéder aux paramètres de l'espace de travail.

Les paiements sont désormais disponibles sur une page distincte dotée d'un tableau de bord qui affiche le solde du Wallet, les dépenses du mois en cours, les paiements à venir, les détails du mode de paiement et les extensions actives. Les services payants (tels que la Recherche Web ou Docs Connect) peuvent être activés ou désactivés non seulement par le Payeur, mais aussi par les super-administrateurs; seul le Payeur peut recharger le Wallet. La sauvegarde peut être effectuée par tous les administrateurs sans activer le service, à condition que le solde du Wallet soit suffisant.