Početak

ONLYOFFICE DocSpace je novi način za saradnju na dokumentima sa timovima, klijentima, partnerima itd., zasnovan na konceptu soba – specijalnih prostora sa unapred definisanim dozvolama.

ONLYOFFICE DocSpace pruža sledeće mogućnosti:

• Kreiranje različitih tipova soba: Javne sobe, Sobe za popunjavanje obrazaca, Sobe za saradnju, Virtuelne sobe za podatke, Prilagođene sobe.
• Omogućavanje fleksibilnih pristupnih dozvola: pregled, komentarisanje, pregledanje, popunjavanje obrazaca, uređivanje.
• Kreiranje i uređivanje dokumenata, tabela, prezentacija, obrazaca, PDF-ova i e-knjiga. Pregled multimedijalnih datoteka (slike, video i audio datoteke). Rad sa markdown datotekama i dijagramima.
• Pozivanje korisnika na saradnju: uređivanje u realnom vremenu, komentarisanje i komunikacija putem četa ili video poziva unutar online urednika.
• Čuvanje i upravljanje ličnim dokumentima u posvećenom prostoru.
• Upravljanje sobama: dodavanje datoteka, pozivanje članova i dodeljivanje nivoa dozvola, pregled detaljnih informacija i nedavnih aktivnosti, arhiviranje soba.
• Kreiranje AI agenata kao i povezivanje bilo kojih AI asistenata sa urednicima za poboljšanu efikasnost i brže radne tokove.
• Konfigurisanje integracionih funkcija: povezivanje eksternih servisa i skladišta. Trenutno, skladišta trećih strana mogu se koristiti samo za pravljenje rezervnih kopija.
• Ugradnja ONLYOFFICE DocSpace ili njegovih delova u vašu web aplikaciju pomoću JavaScript SDK.
• Prilagođavanje funkcija prilagođavanja i brendiranja.
• Korišćenje alata za programere: webhooks, OAuth aplikacije, API ključevi.
• Podešavanje bezbednosnih funkcija: pravljenje rezervnih kopija i obnavljanje, dvofaktorska autentikacija, IP sigurnost, trag audita i još mnogo toga.
• Integrisanje ONLYOFFICE DocSpace u vašu platformu sa gotovim konektorima za Drupal, Pipedrive, WordPress, Zapier, Zoom, Moodle, itd.

Struktura DocSpace-a

U meniju sa leve strane dostupni su sledeći odeljci:

• AI agenti – prostor za AI agente dostupne za vas. Administratori mogu kreirati i upravljati sopstvenim AI agentima; korisnici i gosti mogu pristupiti samo AI agentima na koje su pozvani.
• Moji dokumenti (samo za administratore/korisnike) – prostor za čuvanje ličnih dokumenata.
• Sobe – prostor za aktivne sobe dostupne za vas. Administratori mogu kreirati i upravljati sobama; korisnici i gosti mogu pristupiti samo sobama na koje su pozvani.
• Podeljeno sa mnom – prostor za dokumente i fascikle koje su sa vama podelili drugi članovi DocSpace-a iz njihovog odeljka 'Moji dokumenti'. Datoteke i fascikle mogu se deliti pojedinačno ili putem linka. Datoteke i fascikle iz soba nisu uključene u ovaj odeljak.
• Omiljeno – prostor za dokumente i fascikle koje ste označili kao omiljene.
• Nedavno – prostor za dokumente koje ste nedavno otvorili u uredniku. Sadrži poslednjih 100 datoteka, one se čuvaju 90 dana. Dostupne su sledeće vrste datoteka: datoteke iz odeljka Moji dokumenti i Sobe i one dostupne putem linka.
• Arhiva – prostor za arhivirane sobe. Administratori mogu obnoviti ili trajno izbrisati arhivirane sobe; korisnici i gosti mogu samo pregledati sobe na koje su pozvani.
• Kanta za smeće – prostor za uklonjene sobe i dokumente koji se mogu obnoviti ili trajno izbrisati.

U meniju koji se nalazi pored korisničkog imena u donjem levom uglu, korisnici mogu pregledati svoje profile i korisne informacije, kao što su prečice na tastaturi ili članci iz Centra za pomoć. Administratori takođe mogu pristupiti Podešavanjima i Kontaktima DocSpace-a koristeći ovaj meni.

Tipovi korisnika i dozvole

Tip korisnika je kategorija koja definiše tip pristupa koji korisnik ima u različitim odeljcima sistema. U ONLYOFFICE DocSpace-u, može postojati pet tipova korisnika sa sledećim dozvolama:

1. Gosti mogu pristupiti samo sobama na koje ih administratori pozovu. Ne mogu kreirati sopstvene sobe. Mogu kreirati, otpremati, brisati fascikle ili datoteke samo ako su imenovani kao Kreatori sadržaja. Gosti mogu biti pozvani samo putem soba. Ovo je besplatan nalog (moguće je dodati neograničen broj gostiju bez naknade).
2. Korisnici mogu kreirati i uređivati datoteke u sobi, ali ne mogu kreirati sobe, upravljati korisnicima ili pristupiti podešavanjima. Ovo je besplatan nalog (moguće je dodati neograničen broj korisnika bez naknade).
3. Administratori soba mogu raditi isto što i korisnici, kao i kreirati i upravljati dodeljenim sobama, pozivati nove korisnike i dodeljivati nivoe dozvola ispod njihovog nivoa. Svi administratori imaju pristup odeljku Moji dokumenti. Ovo je plaćeni nalog (naplaćuje se naknada u zavisnosti od broja administratora).
4. Administratori DocSpace-a mogu raditi isto što i administratori soba, kao i pristupiti podešavanjima DocSpace-a, upravljati i arhivirati sobe. Administrator DocSpace-a ima pristup samo za čitanje sobama na koje nije pozvan, ali može promeniti vlasnika za takvu sobu ili je arhivirati. Ovo je plaćeni nalog (naplaćuje se naknada u zavisnosti od broja administratora).
5. Vlasnik može raditi isto što i administrator DocSpace-a, kao i dodavati administratore. Vlasnik DocSpace-a ima pristup samo za čitanje sobama na koje nije pozvan, ali može promeniti vlasnika za takvu sobu ili je arhivirati. Vlasnik je platiša koji ima pristup detaljima plaćanja i jedini korisnik koji može prilagoditi kvotu i izvršiti plaćanja. Vlasnik je jedini korisnik koji može obrisati portal. Ovo je plaćeni nalog.

Odeljak\Tip korisnika	Vlasnik	Administrator DocSpace-a	Administrator sobe	Korisnik	Gost
Moji dokumenti
Kreiranje, otpremanje, premještanje, kopiranje, preimenovanje, preuzimanje, brisanje datoteka i fascikli
Sobe
Pregled svih soba
Pregled sopstvenih soba
Pregled soba na koje je korisnik pozvan
Kreiranje i uređivanje soba
Prikvačivanje soba na vrh
Pregled informacija o sobi (kontakti, istorija, detalji)
Pozivanje eksternih korisnika (gostiju) u sobu
Pozivanje internih korisnika u sobu
Dodeljivanje nivoa dozvola članovima sopstvene sobe
Promena nivoa dozvola članovima sopstvene sobe
Uklanjanje korisnika iz sopstvene sobe
Arhiviranje sopstvenih soba
Kreiranje kopije sopstvene sobe
Kreiranje kopije tuđe sobe
Uređivanje tuđih soba: pozivanje korisnika, dodeljivanje i promena nivoa dozvola članovima sobe, uklanjanje korisnika iz sobe
Pregled linkova tuđe javne sobe
Promena vlasnika tuđe sobe
Arhiviranje tuđe sobe
Arhiva
Pregled svih arhiviranih soba
Pregled sopstvenih arhiviranih soba
Pregled arhiviranih soba na koje je korisnik pozvan
Uređivanje arhiviranih soba
Prikvačivanje arhiviranih soba na vrh
Pregled informacija o arhiviranoj sobi (kontakti, istorija, detalji)
Pozivanje korisnika u arhiviranu sobu, dodeljivanje i promena nivoa dozvola članovima
Obnavljanje, kopiranje ili uklanjanje tuđih arhiviranih soba
Obnavljanje, kopiranje ili uklanjanje sopstvenih arhiviranih soba
Kanta za smeće
Kontakti
Pozivanje "Administratora DocSpace-a"
Pozivanje "Administratora sobe"
Pozivanje "Korisnika"
Pozivanje "Gosta"
Promocija u "Administratora DocSpace-a"
Promocija u "Administratora sobe"
Promocija u "Korisnika"
Degradacija "Administratora DocSpace-a" na "Administratora sobe" ili "Korisnika"
Degradacija "Administratora sobe" na "Korisnika"
Degradacija "Korisnika" na "Gosta"
Onemogućavanje "Administratora DocSpace-a"
Onemogućavanje "Administratora sobe"
Onemogućavanje "Korisnika"
Onemogućavanje "Gosta"
Uređivanje ili uklanjanje korisnika
Pregled sopstvene liste gostiju
Pregled tuđe liste gostiju
Grupe
Kreiranje i uređivanje grupa
Pregled grupa
Podešavanja upravljanja datotekama
Podešavanja DocSpace-a
Uklanjanje DocSpace-a
Sva ostala podešavanja

Statusi naloga i korisnika

Svaki DocSpace nalog može imati jedan od sledećih statusa:

• Aktivan - takve osobe su već prihvatile poziv i mogu sarađivati sa drugim članovima.
• Na čekanju - takve osobe su pozvane, ali još nisu prihvatile poziv. Označene su na listi sa ikonom.
• Onemogućeno - takve osobe su prebačene od strane administratora na listu onemogućenih članova. Ne mogu se više prijaviti u DocSpace. Označene su na listi sa ikonom. Onemogućeni korisnici mogu biti uklonjeni iz DocSpace-a ili ponovo omogućeni.

Svaki DocSpace korisnik ima jedan od sledećih statusa: Plaćeni ili Besplatni.

• Plaćeni – Vlasnik, administrator DocSpace-a, administrator sobe. Broj plaćenih korisnika koji se mogu dodati definisan je odabranim tarifnim planom.
• Besplatni - Korisnik, Gost. Neograničen broj korisnika i gostiju može biti dodan.

Vlasnik i administratori mogu pozvati nove korisnike u DocSpace i upravljati postojećim.

Tipovi soba

Sobe su prostori za saradnju na dokumentima. Prava pristupa dokumentima koji se čuvaju u sobi zavise od nivoa dozvola. Nivo dozvola koji se može dodeliti korisniku zavisi od tipa sobe. Administratori mogu pozvati korisnike u sobu i dodeliti ili promeniti njihove nivoe dozvola.

• Javna soba omogućava vam da pozovete korisnike putem eksternih linkova da pregledaju dokumente bez registracije. Takođe možete ugraditi ovu sobu u bilo koji web interfejs.
• Soba za popunjavanje obrazaca omogućava vam da otpremite PDF obrasce u sobu, pozovete korisnike da popune PDF obrazac, pregledate popunjene obrasce i analizirate podatke automatski prikupljene u tabeli.
• Soba za saradnju omogućava vam da sarađujete na dokumentima sa vašim timom koristeći dva režima zajedničkog uređivanja: Brzi i Strogi.
• Virtuelna soba za podatke omogućava vam da koristite napredne opcije bezbednosti datoteka: postavljanje vodenih žigova, automatsko indeksiranje i praćenje celokupnog sadržaja, ograničavanje preuzimanja i kopiranja. Takođe je moguće koristiti Virtuelne sobe za podatke za popunjavanje obrazaca zasnovano na ulogama.
• Prilagođena soba omogućava vam da primenite sopstvena podešavanja kako biste koristili ovu sobu za bilo koju prilagođenu svrhu.
• Moji dokumenti soba omogućava administratorima i korisnicima da čuvaju svoje lične dokumente.

Nivoi dozvola unutar sobe

Nivo dozvola je skup dozvola za radnje koje korisnik može izvršiti. Administratori mogu dodeliti nivo dozvola korisniku unutar određene sobe. Svaki tip sobe sadrži različite nivoe dozvola koji se mogu dodeliti njenim članovima:

• Javna soba - Menadžer sobe, Kreator sadržaja.
• Soba za popunjavanje obrazaca - Menadžer sobe, Kreator sadržaja, Popunjavač obrazaca.
• Soba za saradnju - Menadžer sobe, Kreator sadržaja, Urednik, Pregledač.
• Virtuelna soba za podatke - Menadžer sobe, Kreator sadržaja, Urednik, Pregledač, Popunjavač obrazaca.
• Prilagođena soba – Menadžer sobe, Kreator sadržaja, Urednik, Recenzent, Komentator, Pregledač.

	Javna soba	Soba za popunjavanje obrazaca	Soba za saradnju	Virtuelna soba za podatke	Prilagođena soba
Pregledač
Komentator
Recenzent
Popunjavač obrazaca
Urednik
Kreator sadržaja
Menadžer sobe

U zavisnosti od nivoa dozvola, sledeće radnje sa datotekama su dostupne korisniku unutar sobe:

• Pregledač - Operacije sa postojećim datotekama: pregled.
• Komentator - Operacije sa postojećim datotekama: pregled, komentarisanje.
• Recenzent - Operacije sa postojećim datotekama: pregled, komentarisanje, pregledanje.
• Popunjavač obrazaca - Operacije sa postojećim datotekama: pregled, komentarisanje, pregledanje, popunjavanje obrazaca.
• Urednik - Operacije sa postojećim datotekama: pregled, komentarisanje, pregledanje, popunjavanje obrazaca, uređivanje. Pregled istorije verzija.
• Kreator sadržaja - Operacije sa postojećim datotekama: pregled, komentarisanje, pregledanje, popunjavanje obrazaca, uređivanje. Pregled istorije verzija. Kreiranje i otpremanje novih datoteka/fascikli. Upravljanje istorijom verzija, zaključavanje datoteka za koautore. Kopiranje, premještanje i uklanjanje sopstvenih datoteka/fascikli.
• Menadžer sobe - Operacije sa postojećim datotekama: pregled, komentarisanje, pregledanje, popunjavanje obrazaca, uređivanje. Pregled istorije verzija. Kreiranje i otpremanje novih datoteka/fascikli. Upravljanje istorijom verzija, zaključavanje datoteka za koautore. Kopiranje, preimenovanje, premještanje i uklanjanje sopstvenih i tuđih datoteka/fascikli.

	Pregled	Komentar	Pregled	Popunjavanje obrazaca	Uređivanje	Pregled istorije verzija	Upravljanje datotekama
Pregledač
Komentator
Recenzent
Popunjavač obrazaca
Urednik
Kreator sadržaja
Menadžer sobe

Menadžeri soba mogu kreirati nove sobe, dodavati dokumente u njih, pozivati nove korisnike i upravljati postojećim sobama. Korisnici mogu kreirati i uređivati datoteke u sobi, ali ne mogu kreirati sobe, upravljati korisnicima ili pristupiti podešavanjima.

AI agenti omogućavaju vam da poboljšate svoj rad sa dokumentima.

Postoji nekoliko jednostavnih koraka za početak korišćenja AI agenta u ONLYOFFICE DocSpace-u:

• Prvo, administrator DocSpace-a mora povezati barem jednog AI provajdera u podešavanjima DocSpace-a -> AI podešavanja.
• Zatim, administrator kreira novog AI agenta u odeljku AI agenti.
• Administrator poziva korisnike na saradnju, dodeljujući različite nivoe dozvola.
• Pozvani korisnici mogu koristiti kreiranog AI agenta u skladu sa svojim dozvolama.

Nivoi dozvola unutar AI agenta

Nivoi dozvola u AI agentima se razlikuju od onih u sobama. Sledeći nivoi dozvola su dostupni u AI agentima:

• Menadžer agenta (Plaćeni) - Menadžeri agenta mogu upravljati dodeljenim AI agentom, pozivati nove korisnike i dodeljivati uloge ispod svog nivoa. Mogu koristiti čet, otpremati datoteke znanja, raditi sa Skladištem rezultata i upravljati podešavanjima četa.
  Gosti i korisnici ne mogu biti dodeljeni kao menadžeri agenta. Samo administratori soba i DocSpace-a su pogodni za ovu ulogu.
• Kreator sadržaja - Kreatori sadržaja mogu koristiti čet i raditi sa datotekama u Skladištu rezultata. Mogu otpremati datoteke u bazu znanja, ali ne mogu upravljati korisnicima ili pristupiti podešavanjima agenta.
  Gosti ne mogu biti dodeljeni kao kreatori sadržaja. Samo administratori soba i DocSpace-a i korisnici su pogodni za ovu ulogu.
• Pregledač - Pregledači mogu samo pregledati datoteke u Skladištu rezultata sa izlazima koje su generisali drugi. Nemaju pristup četu ili bazi znanja.
  Za razliku od soba, u agentima, gosti mogu biti dodeljeni samo kao pregledači.

Samo vlasnik agenta koji je kreirao agenta ili pozvani menadžer agenta može uređivati podešavanja ovog agenta. Drugi administratori mogu samo pregledati agenta. Korisnici i gosti mogu pregledati samo AI agente na koje su pozvani.

Vlasnik, administratori i korisnici mogu:

• koristiti sobu Moji dokumenti,
• otpremati i kreirati nove datoteke i fascikle kako u Mojim dokumentima tako i u drugim sobama.

Vlasnik, administratori i korisnici takođe mogu upravljati dokumentima unutar soba:

• upravljati istorijom verzija,
• zaključavati datoteke za koautore,
• kopirati, preimenovati, premještati i uklanjati sopstvene i tuđe datoteke i fascikle (korisnici mogu kopirati, premještati i uklanjati samo sopstvene datoteke/fascikle).

Za više detalja o upravljanju dokumentima u sobama, pročitajte ovaj članak.

Gosti mogu raditi samo sa postojećim dokumentima unutar sobe na koju su pozvani.

Svi korisnici, bez obzira na njihove nivoe dozvola u sobi, mogu:

• pregledati sadržaj dokumenata,
• pregledati komentare dodate dokumentima,
• kopirati sadržaj u međuspremnik,
• štampati i preuzimati dokumente.

Proširena prava pristupa zavise od nivoa dozvola unutar sobe.

Sve operacije uređivanja se izvode putem ONLYOFFICE Online urednika:

• Urednik dokumenata
• Urednik tabela
• Urednik prezentacija
• Urednik PDF-a

Podešavanja DocSpace-a su podeljena na sledeće tipove: podešavanja upravljanja datotekama i podešavanja DocSpace-a.

Podešavanja upravljanja datotekama omogućavaju svim korisnicima i gostima da kontrolišu sopstveni rad sa dokumentima unutar soba.

Vlasnik i administratori DocSpace-a mogu pristupiti podešavanjima DocSpace-a.