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Comment créer un fichier CSV ?

Introduction

Beaucoup d'entre nous continuent à utiliser les feuilles de calcul pour maintenir la base de données des clients. Il peut être suffisant si vous avez cinq ou dix clients, mais pour développer votre entrprise et gérer vos relations clients de la façon plus efficace vous avez besoin d'un outil spécialisé, par exemple, CRM.

Ce guide vous explique comment enregistrer une feuille de calcul au format CSV afin d'importer vos contacts vers le système CRM.

Etape 1. Accéder aux Documents

Entrez à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien Documents.

Comment organiser et gérer la documentation d'entreprise ? Etape 1 Comment organiser et gérer la documentation d'entreprise ? Etape 1

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module Documents, ouvrez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Etape 2. Ouvrir un classeur

Le dossier Mes documents s'ouvre.

Trouvez votre classeur et cliquez sur l'icône icône Modifier - Crayon située à droite ou utilisez l'option Modifier depuis le menu contextuel. Le fichier s'ouvre dans un nouvel onglet.

L'utilisation de filtres et le tri de vos documents facilitera la recherche du classeur nécessaire.

Pour ouvrir le fichier stocké sur votre disque dur, tout d'abord chargez-le dans Documents en cliquant sur le bouton Charger dans le coin supérieur gauche de la page.

Comment créer un fichier CSV ? Etape 2 Comment créer un fichier CSV ? Etape 2

Vous pouvez aussi créer un nouveau classeur directement sur le portail en cliquant sur le bouton Créer situé dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant l'option Classeur depuis le menu déroulant.

Etape 3. Modifier votre classeur

Afin de correctement importer vos données, il faut suivre les règles générales :

  • le première ligne est un enregistrement en-tête contenant les noms des colonnes/champs;

    Pour ajouter un enregistrement en-tête, sélectionnez la première ligne avec la souris. Cliquez avec le bouton droit et suivez Insérer >> Ligne entière. Une ligne vide sera insérée au-dessus de la ligne sélectionnée. Entrez les noms des colonnes/champs nécessaires.

  • les champs obligatoires sont : Prénom et Nom pour importer des personnes, Nom de l'entreprise pour importer des entreprises;

    Pour ajouter une nouvelle colonne (s'il faut séparer le Prénom et le Nom indiqués dans la même colonne ou tout simplement ajouter plus d'information) à votre classeur, sélectionnez une colonne avant lequelle que vous voulez ajouter. Cliquez avec le bouton droit et suivez Insérer >> Colonne entière. La nouvelle colonne s'ajoute à gauche de la colonne sélectionnée. Entrez les valeurs nécessaires.

  • il y a un enregistrement de contact par ligne.
Comment créer un fichier CSV ? Etape 2 Comment créer un fichier CSV ? Etape 2

Assurez-vous que toute information est correcte et cliquez sur l'icône Enregistrer icône Enregistrer sur la barre d'outils pour enregistrer toutes les modifications faites dans votre feuille de calcul.

Etape 4. Enregistrer le classeur au format CSV

CSV (comma-separated values ou valeurs séparées par virgules en français) est un format informatique ouvert représentant des données tabulaires sous forme de valeurs séparées par des virgules. Un fichier CSV est un fichier texte.

Pour enregistrer votre classeur en tant que fichier .csv, cliquez sur l'icône Fichier icône Fichier sur la barre latérale gauche, sélectionnez l'option Télécharger comme... et choisissez le format CSV.

Comment créer un fichier CSV ? Etape 4 Comment créer un fichier CSV ? Etape 4

La fenêtre Choisir les options CSV s'ouvre. Sélectionnez Unicode (UTF-8) comme type d'Encodage et Virgule comme délimiteur pour séparer les valeurs dans votre fichier. Sinon vous ne pourrez pas charger le fichier dans CRM ou l'information sera mal affichée.

Cliquez sur le bouton OK pour lancer l'enregistrement de votre fichier.

Comment créer un fichier CSV ? Etape 4 Comment créer un fichier CSV ? Etape 4

Par défaut, le fichier CSV créé sera placé dans le dossier Téléchargement de votre disque dur. Maintenant vous pouvez importer vos contacts dans CRM.

De la même manière vous pouvez convertir d'autres classeurs au format CSV.

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