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Creación de archivos CSV

Introducción

Muchos de nosotros seguimos utilizando hojas de cálculo para bases de datos de clientes. Puede ser suficiente si tienes cinco o diez clientes, pero para hacer crecer tu negocio, necesitas una herramienta efectiva, como un CRM.

Esta guía paso a paso te mostrará cómo guardar una hoja de cálculo existente como un archivo CSV.

Paso 1. Accede a los Documentos

Ingresa a tu portal de ONLYOFFICE y haz clic en el enlace Documentos.

En caso de que ya hayas iniciado sesión en el portal y lo hayas estado usando por un tiempo, para acceder al módulo de Documentos, abre la lista desplegable en la esquina superior izquierda de la página y selecciona la opción correspondiente.

Paso 2. Abre tu hoja de cálculo

Se abre la carpeta Mis documentos.

Ubica tu hoja de cálculo y haz clic en el icono Icono de edición - Lápiz a la derecha, o utiliza la opción Editar del menú contextual. El archivo se abrirá en una nueva pestaña.

Usar filtros y ordenar tus documentos facilitará la búsqueda de la hoja de cálculo necesaria.

Para abrir el archivo almacenado en tu disco duro, primero súbelo a Documentos haciendo clic en el botón Subir Botón de subir en la esquina superior izquierda de la página y seleccionando la opción Subir archivos.

También puedes comenzar una nueva hoja de cálculo directamente en el portal haciendo clic en el botón Crear en la esquina superior izquierda y seleccionando la opción Hoja de cálculo de la lista desplegable.

Paso 3. Edita tu hoja de cálculo

Para una importación de datos correcta, debes seguir algunas reglas generales:

la primera fila es un registro de encabezado que contiene los nombres de las columnas/campos;
Para agregar un registro de encabezado, selecciona la primera fila con el ratón. Haz clic derecho y sigue Insertar >> Fila completa. Se insertará una fila vacía encima de la fila que seleccionaste. Ingresa los nombres de las columnas/campos necesarios.
los campos requeridos son: Nombre y Apellido para importar personas, Nombre de la empresa para importar empresas;
Para agregar una nueva columna (por ejemplo, si el Nombre y el Apellido están indicados en la misma columna para separarlos o simplemente para agregar más información) a tu hoja de cálculo, selecciona una columna antes de la cual deseas que se agregue la nueva columna. Haz clic derecho y sigue Insertar >> Columna completa. La nueva columna se insertará a la izquierda de la seleccionada. Ingresa los valores necesarios.
hay un registro de contacto por fila.

Por defecto, cuando trabajas en tu documento, el Editor de Hojas de Cálculo lo guarda automáticamente cada 2 segundos, evitando la pérdida de datos en caso de cierre inesperado del programa. Si lo necesitas, puedes desactivar fácilmente la función de Guardado automático en la página de 'Configuración avanzada', pero en tal caso, no olvides usar el icono Icono de archivo

para guardar los cambios.

Paso 4. Guarda tu hoja de cálculo como un archivo CSV

CSV (valores separados por comas) representa un formato de archivo simple que es ampliamente compatible con varias aplicaciones, por ejemplo, editores de texto. Dichos archivos almacenan datos tabulares en forma de texto plano.

Para guardar tu hoja de cálculo como un archivo .csv, cambia a la pestaña Archivo en la barra de herramientas superior, selecciona la opción Descargar como... en la barra lateral izquierda, y elige el formato CSV.

Se abrirá la ventana Elegir opciones de CSV. Selecciona Unicode (UTF-8) como el tipo de Codificación y Coma como el Delimitador para separar los valores en tu archivo. De lo contrario, el archivo podría no cargarse en el CRM en absoluto, o la información se mostrará incorrectamente.

Haz clic en el botón OK para comenzar a guardar tu archivo.

Por defecto, el archivo CSV creado se guardará en la carpeta Descargas de tu disco duro. Ahora puedes proceder a importar contactos al CRM.

De la misma manera, puedes convertir cualquier hoja de cálculo que necesites al formato CSV.