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¿Cómo crear un archivo CSV?

Introducción

Muchas personas siguen usar hojas de cálculo con el objetivo de mantener base de datos de clientes. Eso puede ser bastante si usted tiene cinco o diez clientes, pero para desarrollar su comercio usted necesita una herramienta eficaz, como CRM, para que pueda monitorizar sus clientes.

Esta guía le enseñará como guardar su hoja de cálculo existente como un archivo CSV.

Paso 1. Acceda a Documentos

Acceda a su portal ONLYOFFICE y pulse el enlace Documentos.

¿Cómo crear un archivo CSV? Step 1 ¿Cómo crear un archivo CSV? Step 1

Si ha accedido ya al portal y lo está usando por algún tiempo, para entrar en el módulo Documentos, abra la lista desplegable en la esquina izquierda superior de la página y seleccione la opción correspondiente.

Paso 2. Abra su hoja de cálculo

Se abrirá la carpeta Mis documentos.

Encuentre su hoja de cálculo y pulse el icono Editar icono - lápiz a su lado derecho o use la opción Editar en el menú contextual. El archivo se abrirá en la pestaña nueva.

Uso de filtros y clasificación de sus documentos hará la búsqueda de su hoja de cálculo necesaria más fácil.

Para abrir el archivo almacenado en su disco duro, primeramente súbalo a Documentos pulsando el botón Subir en la parte izquierda superior de la página.

¿Como crear un archivo CSV? Step 2 ¿Como crear un archivo CSV? Step 2

Usted también puede crear una hoja de cálculo nueva directo en el portal pulsando el botón Crear en la esquina izquierda superior y seleccionando la opción Crear tabla en la lista desplegable.

Paso 3. Edite su hoja de cálculo

Para importar los datos correctamente usted debe seguir unas reglas generales:

  • la primera fila es un encabezado que contiene nombres de columnas/filas;

    Para añadir un encabezado, seleccione la primera fila con el ratón. Haga clic con el botón derecho y siga Insertar >> Toda la fila. Una fila vacía será insertada arriba de la fila seleccionada. Introduzca los nombres de columnas/campos necesarios.

  • los campos requeridos son: Nombre y Apellido para importación de personas, Nombre de empresa para importación de empresas;

    Para añadir una nueva columna (por ejemplo: para separar el Nombre y Apellido si están introducidos en la misma columna o para añadir alguna nueva información) a su hoja de cálculo, seleccione una columna antes de la que usted quiere añadir una columna nueva. Haga clic con el botón derecho y siga Insertar >> Toda la columna. Una columna nueva se insertará al lado izquierdo de la seleccionada. Introduzca los valores necesarios.

  • hay sólo un contacto en una fila.
¿Cómo crear un archivo CSV? Step 3 ¿Cómo crear un archivo CSV? Step 3
De manera predeterminada, cuando usted trabaja en su documento, Spreadsheet Editor lo guarda automáticamente cada 2 segundos para evitar la pérdida de datos si se produce un cierre del programa inesperado. Se puede desactivar la opción Guardar automáticamente en la página 'Ajustes avanzados', pero en este caso no se olvide de usar el icono Icono archivo para guardar los cambios.

Paso 4. Guarde su hoja de cálculo como un archivo CSV

CSV (de inglés comma-separated values) es un formato de archivo sencillo compatible por aplicaciones variadas, por ejemplo por editores de texto. Tales archivos almacenan los datos tabulares en el formato de texto.

Para guardar su hoja de cálculo como un archivo .csv, pulse el icono Archivo Archivo icono en la izquierda barra lateral, seleccione la opción Descargar como... y elija el formato CSV.

¿Cómo crear un archivo CSV? Step 4 ¿Cómo crear un archivo CSV? Step 4

La ventana Eligir opciones de CSV se abrirá. Seleccione Unicode (UTF-8) como el tipo de Codificación y Coma como el Delimitador para separar valores en su archivo. Si no, no será posible cargar el archivo a CRM o la información se mostrará incorrectamente.

Pulse el botón OK para guardar su archivo.

¿Cómo crear un archivo CSV? Step 4 ¿Cómo crear un archivo CSV? Step 4

De manera predeterminada, el archivo CSV creado se guarda en la carpeta Descargas en su disco duro. Ahora usted puede empezar a importar contactos a CRM.

De tal modo usted puede convertir alguna hoja de cálculo necesaria al formato CSV.

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