Sans doute il est très important de garder toutes les informations sur les clients en ordre, afin qu'elles puissent être rapidement accessibles et facilement actualisées. Le module CRM vous permet de créer votre propre base de clients, peu importe si vos clients sont de grandes entreprises ou des personnes.
Pour ajouter un nouveau contact à votre base de données clients,
- cliquez sur le bouton Créer nouveau... dans le coin supérieur gauche et sélectionnez une de deux options : Personne ou Entreprise,
- remplissez les champs obligatoires : Prénom et Nom pour les personnes, Nom de l'entreprise pour les entreprises,
- sélectionnez un Type de contact ou laissez le type non spécifié.
L'administrateur du portail et du module CRM peut changer les types de contact prédéfinis selon les besoins de leur entreprise. Il vous suffit de cliquer sur le lien
Types de contact de la section
Paramètres >> Paramètres de contact. Pour en savoir plus consultez la section
Conseils et Astuces.
- entrez toute autre information disponible : Email, Téléphone, Site Web/Réseaux sociaux, Adresse, Description,
Pour entrer des informations supplémentaires, personnalisez les champs d'utilisateur. Pour le faire, tout d'abord enregistrez le contact créé. Sinon, toutes les informations saisies seront perdues. Ensuite passez à la section Paramètres >> Autres paramètres dans le menu de gauche et cliquez sur le lien Champs d'utilisateur.
Pour en savoir plus, consultez la section Conseils et Astuces.
Cette fonction n'est disponible que pour les administrateurs du portail ou du module CRM.
- sélectionnez la Devise pour ce contact dans la liste. La devise sélectionnée sera utilisée dans les factures que vous créez pour ce contact.
- ajoutez des Tags existants depuis la liste ou créez un nouveau tag.
- chargez une photo,
Pour ajouter/changer une image, cliquez sur le lien Changer la photo sous la zone de l'image. La fenêtre Choisir la photo de profil s'ouvre. Si vous voulez charger une image à partir de votre ordinateur, cliquez sur le bouton Parcourir, trouvez l'image désirée stockée sur votre disque dur et faites un double clic pour la charger.
Vous pouvez charger une image pas plus grande que 200x300 pixels, sinon le redimensionnement aura lieu. La taille maximale du fichier ne doit pas dépasser 10 Mo.
Si vous avez rempli le champ des réseaux sociaux dans le profil du contact, les images depuis ces sources seront affichées dans la fenêtre Choisir une photo de profil. Cliquez sur l'image appropriée pour l'ajouter au contact.
- désignez le responsable d'un contact,
Par défaut, le contact créé est assigné à vous. Si vous voulez désigner une autre personne responsable pour ce contact, cliquez sur le lien Ajouter utilisateur et sélectionnez l'utilisateur nécessaire de la liste. L'utilisateur sélectionné sera informé du nouveau contact assigné.
- autorisez l'accès au contact aux autres utilisateurs,
Par défaut, l'accès au nouveau contact créé n'est accordé qu'à ses responsables. Cochez la case Autoriser l'accès à l'entreprise / personne pour tous les utilisateurs de CRM si vous voulez rendre ce contact disponible à tous les utilisateurs du module CRM c'est-à-dire rendre le contact public. Spécifiez le type d'accès en sélectionnant l'option nécessaire depuis la liste déroulante :
- pour la lecture - pour permettre à tous les utilisateurs d'afficher ce contact (cette option est sélectionnée par défaut),
- pour la lecture / écriture - pour permettre à tous les utilisateurs d'afficher et de modifier ce contact.
Les contacts publics sont marqués avec
l'icône sur leurs photos.
- cliquez sur le bouton Enregistrer ou utilisez le bouton Enregistrer et créer une nouvelle personne / entreprise pour commencer à créer un nouveau contact après avoir enregistré le contact actuel.
Pour ajouter plusieurs contacts à la fois,
Utilisez l'option Importer les contacts. Cette option vous permet de copier tous vos contacts depuis un fichier .csv dans le module CRM sans efforts. Pour le faire, cliquez sur le bouton
situé à droite du bouton Créer nouveau..., sélectionnez l'option Importer les contacts et suivez les étapes indiquées.
Pour de plus amples informations, veuillez lire la section Guides d'utilisateur.
Pour ajouter des contacts automatiquement,
Utilisez le Formulaire de contact du site. Cette option vous permet de créer une forme que vous pouvez publier sur votre site. Vos clients potentiels seront automatiquement ajoutés à votre base de données clients lorsqu'ils vous contactent via le formulaire intégré à votre page Web. Pour le faire, cliquez sur le lien Formulaire de contact du site dans la liste Paramètres dans le menu de gauche et suivez les instructions.
Cette fonction n'est disponible que pour les administrateurs du portail ou du module CRM.
Pour en savoir plus, consultez la section Conseils et Astuces.
Une fois que vos clients sont créés manuellement à l'aide de la forme Créer une nouvelle entreprise / personne, importés depuis un fichier .csv, ou ajoutés automatiquement via le Formulaire de contact du site, ils seront inclus dans la liste Contacts du module CRM.
Pour mettre à jour l'information de contact,
- sélectionnez un contact nécessaires dans la liste Contacts,
- cliquez sur l'icône
située à droite du nom de contact,
- sélectionnez l'option Modifier le contact dans la liste déroulante,
- effectuez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer changements.
Pour supprimer un contact, choisissez une option correspondante dans la liste déroulante Actions.