Comment organiser et contrôler un événement commun ?

Entrez à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien CRM.

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module CRM depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Cliquez sur le bouton Créer nouveau dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Action.

Le formulaire Créer une nouvelle action s'ouvre. Remplissez les champs nécessaires : saisissez le Titre de votre action, ajoutez les Participants de l'action - une personne ou une entreprise - depuis votre base de données clients.

Pour identifier votre action et faciliter la recherche future, ajoutez des tags en cliquant sur le lien Ajouter tag et en sélectionant un des tags disponibles ou en créant un nouveau tag.

Si vous voulez limiter l'accès à l'action créée, cochez la case Limiter l'accès à l'action et ajoutez les utilisateurs auxquels vous voulez donner l'accès. Cochez la case Informer si vous voulez informer les utilisateurs sélectionnés sur l'action créée.

Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas.

L'action créée sera ajoutée à la liste des Actions.

En utilisant les tâches vous ne manquez aucun rendez-vous ou appel téléphonique et vous avez la possibilité de gérer le processus de travail. On peut les utiliser comme un simple rappel ou pour organiser le travail d'équipe sur un événement.

Pour ajouter une nouvelle tâche, activez l'onglet Tâches sur la page de l'action sélectionnée. Cliquez sur le lien Créer une tâche s'il n'y a aucune tâche ou utilisez le bouton Créer nouveau dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Tâche depuis la liste déroulante. Remplissez le formulaire : saisissez le Titre de votre tâche, sélectionnez une des catégories de tâches, définissez la Date limite (date et heure) et le temps du rappel en utilisant la liste déroulante Alerte, sélectionnez une personne responsable depuis la liste Responsable, ajoutez une courte Description.

Lorsque toute information nécessaire est spécifiée, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas.

La tâche créée sera ajoutée à la liste Tâches de l'action sélectionnée. Une fois que la tâche est accomplie, vous pouvez la fermer directement dans la liste en ouvrant la liste déroulante près du titre de la tâche et en choisissant l'option Fermée.

En travaillant sur un événement vous pouvez ajouter ou supprimer des participants à tout moment.

Pour ajouter plus de participants, activez l'onglet Participants sur la page de l'action sélectionnée, sélectionnez un contact nécessaire - une personne ou une entreprise - en utilisant le champ de recherche qui apparaît en dessous. Le contact sélectionné sera ajouté à la liste des Participants.

Pour supprimer un participant de la liste, cliquez sur l'icône à droite du participant à supprimer et sélectionnez Délier le contact de la liste déroulante.

Pour garder toute la documentation liée à votre événement dans un endroit, utilisez l'onglet Documents sur la page de l'action sélectionnée. Ici vous pouvez :

• créer un nouveau document, un classeur, une présentation en cliquant sur le lien Nouveau fichier et sélectionnant le type de fichier depuis la liste;
• modifier un document en cliquant sur l'icône qui apparaît à droite du document nécessaire si vous placez le curseur sur sa ligne;
• charger des documents depuis votre disque dur en cliquant sur le lien Charger fichier;
• télécharger un document vers votre disque dur en utilisant l'icône qui apparaît à droite du document nécessaire si vous placez le curseur sur sa ligne.

Toutes les tâches/actions/activités fermées qui sont liées à l'opportunité sélectionnée sont affichées et peuvent être suivies dans l'onglet Profil.

Ici vous pouvez non seulement voir l'information sur les tâches faites, documents chargés, correspondence envoyée/reçue etc. mais aussi ajouter des événements liés à cette action : note, email, appel téléphonique, rendez-vous. Sélectionnez un type d'événement de la liste, définissez sa date, ajoutez une description et cliquez sur le bouton Ajouter cet événement.

Pour informer d'autres utilisateurs sur l'événement créé, cliquez sur le lien Ajouter utilisateur et sélectionnez les utilisateurs désirés depuis la liste avant d'ajouter cet événement.

Tous les utilisateurs sélectionnés recevront une notification sur un nouveau événement ajouté.

Une fois que votre action a eu lieu, vous pouvez la fermer dans le système. Pour le faire, cliquez sur l'icône située à droite de son titre et sélectionnez l'option Fermer l'action depuis la liste déroulante.

Le statut de l'action sera changé de Ouvert à Fermé.

Si vous souhaitez supprimer l'action créée, cliquez sur l'icône située à droite de son titre dans la liste Actions et sélectionnez l'option Supprimer l'action depuis la liste déroulante. Il est à noter que toute l'information liée (y compris l'historique et la documentation) sera supprimée et ne pourra plus être restaurée.