はじめに
紹介
ONLYOFFICE DocSpaceは、チーム、クライアント、パートナーなどと文書を共同作業するための新しい方法であり、事前に定義された権限を持つ特別なスペースである「ルーム」のコンセプトに基づいています。
ONLYOFFICE DocSpaceは以下の機能を提供します：
- さまざまなルームタイプの作成：パブリックルーム、フォーム記入ルーム、コラボレーションルーム、バーチャルデータルーム、カスタムルーム。
- 柔軟なアクセス権の提供：閲覧、コメント、レビュー、フォーム記入、編集。
- 文書、スプレッドシート、プレゼンテーション、フォーム、PDF、電子書籍の作成と編集。マルチメディアファイル（画像、ビデオ、オーディオファイル）の閲覧。Markdownファイルとダイアグラムの操作。
- ユーザーの招待による共同作業：リアルタイムでの共同編集、コメント、オンラインエディター内でのチャットやビデオ通話を通じたコミュニケーション。
- 専用スペース内での個人文書の保存と管理。
- ルームの管理：ファイルの追加、メンバーの招待と権限レベルの割り当て、詳細情報と最近の活動の表示、ルームのアーカイブ。
- AIエージェントの作成や、編集者に任意のAIアシスタントを接続して効率を向上させ、ワークフローを迅速化。
- 統合機能の設定：外部サービスとストレージの接続。現在、サードパーティのストレージはバックアップのみに使用可能です。
- JavaScript SDKを使用して、ONLYOFFICE DocSpaceまたはその一部を独自のWebアプリケーションに埋め込む。
- カスタマイズとブランディング機能の調整。
- 開発者ツールの使用：Webhook、OAuthアプリケーション、APIキー。
- セキュリティ機能の設定：バックアップと復元、二要素認証、IPセキュリティ、監査証跡など。
- Drupal、Pipedrive、WordPress、Zapier、Zoom、Moodleなどのプラットフォームに対応したコネクタを使用して、ONLYOFFICE DocSpaceを統合。
DocSpaceの構造
左側のメニューには、次のセクションがあります：
- AIエージェント – 利用可能なAIエージェントのスペース。管理者は独自のAIエージェントを作成および管理できます。ユーザーとゲストは招待されたAIエージェントのみアクセス可能です。
- 私の文書（管理者/ユーザーのみ） – 個人文書を保存するためのスペース。
- ルーム – 利用可能なアクティブルームのスペース。管理者はルームを作成および管理できます。ユーザーとゲストは招待されたルームのみアクセス可能です。
- 私と共有 – 他のDocSpaceメンバーが「私の文書」セクションから共有した文書とフォルダーのスペース。ファイルとフォルダーは個別にまたはリンクを介して共有できます。ルームからのファイルとフォルダーはこのセクションに含まれません。
- お気に入り – お気に入りとしてマークした文書とフォルダーのスペース。
- 最近 – エディターで最近開いた文書のスペース。最新の100ファイルが含まれており、90日間保存されます。次のファイルタイプが利用可能です：「私の文書」および「ルーム」セクションからのファイル、リンクでアクセス可能なファイル。
- アーカイブ – アーカイブされたルームのスペース。管理者はアーカイブされたルームを復元または完全に削除できます。ユーザーとゲストは招待されたルームのみ表示可能です。
- ゴミ箱 – 削除されたルームと文書のスペースで、復元または完全に削除できます。
ユーザー名の横にある左下の
メニューでは、ユーザーはプロファイルやホットキー、ヘルプセンターの記事などの役立つ情報を表示できます。管理者はこのメニューを使用してDocSpaceの設定や連絡先にアクセスすることもできます。
アクセス権の定義
ユーザータイプと権限
ユーザータイプは、システムの異なるセクションへのアクセスの種類を定義するカテゴリです。ONLYOFFICE DocSpaceでは、次の権限を持つ5つのユーザータイプがあります：
- ゲストは、管理者によって招待されたルームにのみアクセスできます。自分のルームを作成することはできません。コンテンツクリエーターとして任命された場合にのみ、フォルダーやファイルを作成、アップロード、削除できます。ゲストはルームを介してのみ招待可能です。これは無料アカウントです（無制限のゲストを追加可能）。
- ユーザーはルーム内でファイルを作成および編集できますが、ルームを作成したり、ユーザーを管理したり、設定にアクセスすることはできません。これは無料アカウントです（無制限のユーザーを追加可能）。
- ルーム管理者はユーザーと同様のことができ、さらに割り当てられたルームを作成および管理し、新しいユーザーを招待し、自分のレベル以下の権限レベルを割り当てることができます。すべての管理者は「私の文書」セクションにアクセスできます。これは有料アカウントです（管理者の数に応じて料金が発生します）。
- DocSpace管理者はルーム管理者と同様のことができ、さらにDocSpaceの設定にアクセスし、ルームを管理およびアーカイブできます。DocSpace管理者は招待されていないルームに読み取り専用でアクセスできますが、そのルームの所有者を変更したり、アーカイブしたりできます。これは有料アカウントです（管理者の数に応じて料金が発生します）。
- オーナーはDocSpace管理者と同様のことができ、さらに管理者を追加できます。DocSpaceオーナーは招待されていないルームに読み取り専用でアクセスできますが、そのルームの所有者を変更したり、アーカイブしたりできます。オーナーは支払いの詳細にアクセスできる支払者であり、唯一のユーザーであり、クォータを調整し、支払いを行うことができます。オーナーはポータルを削除できる唯一のユーザーです。これは有料アカウントです。
| セクション\ユーザータイプ | オーナー | DocSpace管理者 | ルーム管理者 | ユーザー | ゲスト |
|---|---|---|---|---|---|
| 私の文書 | |||||
| ファイルとフォルダーの作成、アップロード、移動、コピー、名前変更、ダウンロード、削除 | |||||
| ルーム | |||||
| すべてのルームの閲覧 | |||||
| 自分のルームの閲覧 | |||||
| 招待されたルームの閲覧 | |||||
| ルームの作成と編集 | |||||
| ルームをトップに固定 | |||||
| ルーム情報の閲覧（連絡先、履歴、詳細） | |||||
| 外部ユーザー（ゲスト）をルームに招待 | |||||
| 内部ユーザーをルームに招待 | |||||
| 自分のルームメンバーの権限レベルの割り当て | |||||
| 自分のルームメンバーの権限レベルの変更 | |||||
| 自分のルームからユーザーを削除 | |||||
| 自分のルームをアーカイブ | |||||
| 自分のルームのコピーを作成 | |||||
| 他人のルームのコピーを作成 | |||||
| 他人のルームの編集：ユーザーの招待、ルームメンバーの権限レベルの割り当てと変更、ルームからのユーザー削除 | |||||
| 他人のパブリックルームのリンクの閲覧 | |||||
| 他人のルームの所有者の変更 | |||||
| 他人のルームをアーカイブ | |||||
| アーカイブ | |||||
| すべてのアーカイブされたルームの閲覧 | |||||
| 自分のアーカイブされたルームの閲覧 | |||||
| 招待されたアーカイブされたルームの閲覧 | |||||
| アーカイブされたルームの編集 | |||||
| アーカイブされたルームをトップに固定 | |||||
| アーカイブされたルーム情報の閲覧（連絡先、履歴、詳細） | |||||
| アーカイブされたルームにユーザーを招待、メンバーの権限レベルの割り当てと変更 | |||||
| 他人のアーカイブされたルームの復元、コピー、削除 | |||||
| 自分のアーカイブされたルームの復元、コピー、削除 | |||||
| ゴミ箱 | |||||
| 連絡先 | |||||
| 「DocSpace管理者」の招待 | |||||
| 「ルーム管理者」の招待 | |||||
| 「ユーザー」の招待 | |||||
| 「ゲスト」の招待 | |||||
| 「DocSpace管理者」への昇格 | |||||
| 「ルーム管理者」への昇格 | |||||
| 「ユーザー」への昇格 | |||||
| 「DocSpace管理者」を「ルーム管理者」または「ユーザー」に降格 | |||||
| 「ルーム管理者」を「ユーザー」に降格 | |||||
| 「ユーザー」を「ゲスト」に降格 | |||||
| 「DocSpace管理者」の無効化 | |||||
| 「ルーム管理者」の無効化 | |||||
| 「ユーザー」の無効化 | |||||
| 「ゲスト」の無効化 | |||||
| ユーザーの編集または削除 | |||||
| 自分のゲストリストの閲覧 | |||||
| 他人のゲストリストの閲覧 | |||||
| グループ | |||||
| グループの作成と編集 | |||||
| グループの閲覧 | |||||
| ファイル管理設定 | |||||
| DocSpace設定 | |||||
| DocSpaceの削除 | |||||
| その他のすべての設定 |
アカウントとユーザーのステータス
各DocSpaceアカウントには、次のいずれかのステータスがあります：
- アクティブ - 招待を受け入れ、他のメンバーと共同作業が可能な状態。
- 保留中 - 招待されたが、まだ招待を受け入れていない状態。リストには
アイコンで表示されます。 - 無効 - 管理者によって無効メンバーリストに移動された状態。DocSpaceにログインできなくなります。リストには
アイコンで表示されます。無効なユーザーはDocSpaceから削除するか再有効化できます。
各DocSpaceユーザーには、次のいずれかのステータスがあります：有料または無料。
- 有料 – オーナー、DocSpace管理者、ルーム管理者。追加可能な有料ユーザーの数は選択した料金プランによって決まります。
- 無料 - ユーザー、ゲスト。無制限のユーザーとゲストを追加可能です。
ルームの管理
ルームタイプ
ルームは文書の共同作業のためのスペースです。ルームに保存されている文書へのアクセス権は権限レベルに依存します。ユーザーに割り当てられる権限レベルはルームタイプに依存します。管理者はユーザーをルームに招待し、権限レベルを割り当てたり変更したりできます。
- パブリックルームは、外部リンクを介してユーザーを招待し、登録なしで文書を閲覧できます。このルームを任意のWebインターフェースに埋め込むこともできます。
- フォーム記入ルームは、PDFフォームをルームにアップロードし、ユーザーを招待してPDFフォームを記入し、完了したフォームをレビューし、スプレッドシートに自動収集されたデータを分析できます。
- コラボレーションルームは、チームと共に文書を共同作業するための2つの共同編集モード：高速モードと厳密モードを使用できます。
- バーチャルデータルームは、高度なファイルセキュリティオプションを使用できます：ウォーターマークの設定、すべてのコンテンツの自動インデックス化と追跡、ダウンロードとコピーの制限。役割ベースのフォーム記入にもバーチャルデータルームを使用できます。
- カスタムルームは、独自の設定を適用して、このルームを任意のカスタム目的で使用できます。
- 私の文書ルームは、管理者とユーザーが個人文書を保存するためのものです。
ルーム内の権限レベル
権限レベルは、ユーザーが実行できるアクションの権限のセットです。管理者は特定のルーム内でユーザーに権限レベルを割り当てることができます。各ルームタイプには、そのメンバーに割り当て可能な異なる権限レベルが含まれています：
- パブリックルーム - ルームマネージャー、コンテンツクリエーター。
- フォーム記入ルーム - ルームマネージャー、コンテンツクリエーター、フォーム記入者。
- コラボレーションルーム - ルームマネージャー、コンテンツクリエーター、エディター、ビューワー。
- バーチャルデータルーム - ルームマネージャー、コンテンツクリエーター、エディター、ビューワー、フォーム記入者。
- カスタムルーム – ルームマネージャー、コンテンツクリエーター、エディター、レビュワー、コメンター、ビューワー。
| パブリックルーム | フォーム記入ルーム | コラボレーションルーム | バーチャルデータルーム | カスタムルーム | |
|---|---|---|---|---|---|
| ビューワー | |||||
| コメンター | |||||
| レビュワー | |||||
| フォーム記入者 | |||||
| エディター | |||||
| コンテンツクリエーター | |||||
| ルームマネージャー |
権限レベルに応じて、ルーム内でユーザーが利用できるファイルに対する次のアクションがあります：
- ビューワー - 既存のファイルに対する操作：閲覧。
- コメンター - 既存のファイルに対する操作：閲覧、コメント。
- レビュワー - 既存のファイルに対する操作：閲覧、コメント、レビュー。
- フォーム記入者 - 既存のファイルに対する操作：閲覧、コメント、レビュー、フォーム記入。
- エディター - 既存のファイルに対する操作：閲覧、コメント、レビュー、フォーム記入、編集。バージョン履歴の閲覧。
- コンテンツクリエーター - 既存のファイルに対する操作：閲覧、コメント、レビュー、フォーム記入、編集。バージョン履歴の閲覧。新しいファイル/フォルダーの作成とアップロード。バージョン履歴の管理、共同編集者のためのファイルのロック。自分のファイル/フォルダーのコピー、移動、削除。
- ルームマネージャー - 既存のファイルに対する操作：閲覧、コメント、レビュー、フォーム記入、編集。バージョン履歴の閲覧。新しいファイル/フォルダーの作成とアップロード。バージョン履歴の管理、共同編集者のためのファイルのロック。自分と他人のファイル/フォルダーのコピー、名前変更、移動、削除。
| 閲覧 | コメント | レビュー | フォーム記入 | 編集 | バージョン履歴の閲覧 | ファイルの管理 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ビューワー | |||||||
| コメンター | |||||||
| レビュワー | |||||||
| フォーム記入者 | |||||||
| エディター | |||||||
| コンテンツクリエーター | |||||||
| ルームマネージャー |
ルームマネージャーは、新しいルームを作成し、文書を追加し、新しいユーザーを招待し、既存のルームを管理できます。ユーザーはルーム内でファイルを作成および編集できますが、ルームを作成したり、ユーザーを管理したり、設定にアクセスすることはできません。
AIエージェントの使用
AIエージェントは、文書作業を強化することができます。
ONLYOFFICE DocSpaceでAIエージェントを使用するための簡単な手順があります：
- まず、DocSpace管理者がDocSpace設定 -> AI設定で少なくとも1つのAIプロバイダーを接続する必要があります。
- 次に、管理者はAIエージェントセクションで新しいAIエージェントを作成します。
- 管理者は、異なる権限レベルを割り当ててユーザーを招待します。
- 招待されたユーザーは、権限に従って作成されたAIエージェントを使用できます。
AIエージェント内の権限レベル
AIエージェントの権限レベルは、ルーム内のものとは異なります。AIエージェントでは次の権限レベルが利用可能です：
- エージェントマネージャー（有料） - エージェントマネージャーは、割り当てられたAIエージェントを管理し、新しいユーザーを招待し、自分のレベル以下の役割を割り当てることができます。チャットを使用し、知識ファイルをアップロードし、結果ストレージで作業し、チャット設定を管理できます。 ゲストとユーザーはエージェントマネージャーとして割り当てられません。ルームおよびDocSpace管理者のみがこの役割に適しています。
- コンテンツクリエーター - コンテンツクリエーターはチャットを使用し、結果ストレージでファイルを操作できます。知識ベースにファイルをアップロードできますが、ユーザーを管理したり、エージェント設定にアクセスすることはできません。 ゲストはコンテンツクリエーターとして割り当てられません。ルームおよびDocSpace管理者とユーザーのみがこの役割に適しています。
- ビューワー - ビューワーは、他のユーザーが生成した出力を含む結果ストレージ内のファイルを閲覧することのみができます。チャットや知識ベースにはアクセスできません。 ルームとは異なり、エージェントではゲストはビューワーとしてのみ割り当てられます。
エージェントを作成したエージェントオーナーまたは招待されたエージェントマネージャーのみがこのエージェントの設定を編集できます。他の管理者はエージェントを閲覧することのみができます。ユーザーとゲストは招待されたAIエージェントのみを閲覧できます。
文書の管理と編集
オーナー、管理者、ユーザーは次のことができます：
- 私の文書ルームを使用する、
- 「私の文書」と他のルームの両方に新しいファイルとフォルダーをアップロードおよび作成する。
オーナー、管理者、ユーザーはルーム内で文書を管理することもできます：
- バージョン履歴の管理、
- 共同編集者のためのファイルのロック、
- 自分と他人のファイルとフォルダーのコピー、名前変更、移動、削除（ユーザーは自分のファイル/フォルダーのみコピー、移動、削除可能）。
ルーム内の文書管理の詳細については、この記事をお読みください。
ゲストは招待されたルーム内の既存の文書のみ操作できます。
すべてのユーザーは、ルーム内の権限レベルに関係なく、次のことができます：
- 文書の内容を閲覧する、
- 文書に追加されたコメントを閲覧する、
- クリップボードに内容をコピーする、
- 文書を印刷およびダウンロードする。
拡張アクセス権はルーム内の権限レベルに依存します。
すべての編集操作は、ONLYOFFICEオンラインエディターを通じて行われます：
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