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Come gestire le ore di lavoro in modo efficiente?

Introduzione

Indipendentemente dalla modalità di fatturazione che usi (per ore o per progetto) la gestione del tempo è una buona possibilità di valutare la produttività del tuo team e di ogni suo membro e fare le correzioni necessarie per ottenere il migliore risultato.

Questo articolo ti mostra come gestire le ore usando la funzione Gestione del tempo offerta da Progetti online office.

Passo 1. Accedere al modulo Progetti

Accedi al portale ONLYOFFICE e clicca sul collegamento Progetti.

Come gestire le ore di lavoro in modo efficiente? Passo 1 Come gestire le ore di lavoro in modo efficiente? Passo 1

Se stai usando un altro modulo del portale, per passare al modulo Progetti apri l'elenco a discesa nell'angolo sinistro superiore della pagina e seleziona l'opzione corrispondente.

Passo 2. Visualizzare tutte le spese

Clicca sul collegamento Gestione del tempo sul pannello sinistro. Vengono elencate tutte le ore spese sui progetti.

Per visualizzare il tempo totale speso su una certa attività, o una certa milestone, ecc. o semplicemente per facilitare il processo di monitoraggio, usufruisci del Filtro situato nella parte superiore della pagina. Clicca sul pulsante Più e seleziona una delle opzioni:

  • utilizza l'elenco PROGETTO per visualizzare le ore spese sui tuoi progetti o sui progetti ai quali non partecipi, o sui progetti con un'etichetta specificata,

  • utilizza l'elenco MILESTONE per visualizzare le ore spese sulle attività associate ad una milestone specificata,

  • utilizza l'elenco RESPONSABILE per visualizzare le ore spese sulle attività assegnate a te, ad un certo utente o un gruppo,

  • utilizza l'elenco STATO DI PAGAMENTO per visualizzare le ore già fatturate, le ore non fatturate, o le ore che non possono essere fatturate (non fatturabile),

  • utilizza l'elenco PERIODO DI TEMPO per visualizzare le ore registrate durante la settimana precedente, il mese precedente, o un periodo di tempo personalizzato.

Puoi anche inserire la descrizione delle ore, totalmente o parzialmente, nel campo e premere il tasto Enter per visualizzare le registrazioni necessarie.

Le registrazioni di default sono ordinate per data in ordine decrescente. In caso di necessità puoi ordinarle per Ore o Descrizione: apri l'elenco a discesa Ordina per a destra del campo Filtro e seleziona l'opzione necessaria. Per cambiare il tipo di ordinamento da Decrescente a Crescente clicca sull'icona Tipo di ordinamento.

Come gestire le ore di lavoro in modo efficiente? Passo 2 Come gestire le ore di lavoro in modo efficiente? Passo 2

Passo 3. Modificare registrazioni, in caso di necessità

Apportare le modifiche è una parte integrante di qualsiasi processo. Quando gestisci il tempo potresti avere bisogno di correggere certi dati (data, ore) o completare la descrizione. Per farlo, clicca sull'icona Azioni a destra della registrazione da modificare e seleziona l'opzione Modifica dall'elenco a discesa. Si apre la finestra Gestione del tempo:

Come gestire le ore di lavoro in modo efficiente? Passo 3 Come gestire le ore di lavoro in modo efficiente? Passo 3

Qui puoi controllare il tempo totale speso su questa attività ed apportare certe modifiche: cambiare le ore e la data, selezionare un'altra persona responsabile, modificare la descrizione.

Per applicare tutte le modifiche apportate, clicca su Salva modifiche.

Per eliminare la registrazione che non ti serve più, clicca sull'icona Azioni a destra e seleziona l'opzione Elimina dall'elenco a discesa.

Passo 4. Gestire ore fatturabili e non fatturabili

Il tempo Fatturabile sono le ore per le quali sei pagato spese sul progetto. Queste possono essere fatturate o non fatturate. Il tempo Non fatturabile sono le ore per le quali non sei pagato direttamente spese sulle attività amministrative.

Un responsabile progetto o un amministratore del modulo Progetti può facilmente impostare lo stato di pagamento per ogni registrazione/attività: Fatturato, Non fatturato, Non fatturabile.

Per farlo, clicca sul pulsante Stato a sinistra della registrazione/attività necessaria e scegli lo stato adatto dall'elenco a discesa.

Come gestire le ore di lavoro in modo efficiente? Passo 4 Come gestire le ore di lavoro in modo efficiente? Passo 4

Se hai bisogno di impostare lo stato di pagamento per più registrazioni in una volta, seleziona le registrazioni necessarie spuntando le caselle a sinistra e clicca su uno dei pulsanti al di sopra dell'elenco.

Sei stato pagato per le ore spese su una certa milestone. Per velocemente cambiare lo stato di tutte le registrazioni/attività che fanno parte delle attività associate a questa milestone, prima di tutto usa il Filtro. Clicca sul pulsante Più e seleziona l'opzione necessaria: 'Milestone con le mie attività' o 'Altre milestone', poi seleziona la milestone desiderata. Vengono elencate tutte le registrazioni/attività corrispondenti a questo criterio. Seleziona tutto cliccando sulla prima casella a sinistra dell'elenco e utilizza il pulsante Fatturato. Lo stato di tutte le registrazioni sarà impostato a Fatturato Fatturato.

Passo 5. Generare rapporti

Per ottenere un rapporto sulle spese e valutare la produttività, clicca sul collegamento Rapporti sul pannello sinistro e seleziona il rapporto Gestione del tempo dall'elenco che si apre a sinistra.

Specifica cosa desideri includere nel tuo rapporto configurando i parametri:

  • imposta il Periodo di tempo necessario,
  • seleziona un Gruppo o un Utente la cui produttività desideri valutare,
  • specifica uno Stato di pagamento delle attività da includere nel rapporto,
  • seleziona l'opzione Per attività dell'utente se desideri includere le attività e il progetto sui quali l'utente ha speso il tempo, oppure lascia selezionata l'opzione Per utente, se non hai bisogno di alcuni dettagli sulle ore spese.

Quando tutti i parametri sono configurati, clicca su Genera rapporto.

Come gestire le ore di lavoro in modo efficiente? Passo 5 Come gestire le ore di lavoro in modo efficiente? Passo 5

Il rapporto generato sarà aperto in una scheda nuova.

Per stamparlo, clicca sul pulsante Stampa rapporto nell'angolo destro superiore. Se hai bisogno di modificare il tuo rapporto (ad esempio, aggiungere certi commenti o inserire un grafico), salva il tuo rapporto nel formato .CSV cliccando sul pulsante corrispondente. Il file sarà salvato nella cartella I miei documenti e potrai modificarlo come vuoi usando Spreadsheet Editor.

Per ricevere i rapporti automatici a scadenza regolare per email, crea un modello. Per sapere come si fa, leggi i nostri Consigli e trucchi.
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