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Come aggiungere più contatti in una volta?

Introduzione

Creare una banca dati clienti è un essenziale per cominciare a lavorare con il tuo sistema CRM. La funzione Importa contatti semplifica questo processo permettendo di aggiungere più contatti in una volta invece di inserirli l'uno dopo l'altro manualmente.

Questa guida ti mostra come trasferire i tuoi contatti da un file CSV a CRM e limitare l'accesso ad essi.

Passo 1. Preparare il file CSV da importare

Prima di iniziare l'importazione si deve preparare un file CSV (valori separati da virgola).

Se hai già un file CSV che contiene i dati di contatto per una importazione dei dati corretta assicurati che il file soddisfa i seguenti requisiti:

  • il file utilizza una virgola per separare i valori;
  • la prima riga contiene i nomi colonne/campi. I campi richiesti sono i seguenti: Nome e Cognome per l'importazione delle persone, Nome azienda per aziende.
  • c'è un contatto per riga;
  • non ci sono le virgole inutili nel tuo file;
  • il file selezionato contiene meno di 10000 righe, altrimenti viene diviso nelle parti più piccole.

Puoi anche creare un file CSV da qualsiasi foglio elettronico usando il modulo Documenti.

Passo 2. Accedere al modulo CRM

Accedi al portale ONLYOFFICE e clicca sul collegamento CRM.

Come aggiungere più contatti in una volta? Passo 2 Come aggiungere più contatti in una volta? Passo 2

Se stai usando un altro modulo del portale, per passare al modulo CRM apri l'elenco a discesa nell'angolo sinistro superiore della pagina e seleziona l'opzione corrispondente.

Passo 3. Trovare il file CSV

Clicca sul pulsante accanto al pulsante Crea nuovo... nell'angolo sinistro superiore e seleziona l'opzione Importa contatti dall'elenco a discesa. Si apre la pagina Importa contatti.

Clicca sul collegamento Seleziona un file CSV. Sfoglia il disco rigido del tuo computer per trovare il file necessario. Una volta trovato il file clicca sul pulsante Apri per caricarlo nel sistema.

Come aggiungere più contatti in una volta? Passo 3 Come aggiungere più contatti in una volta? Passo 3

Il file sarà caricato e visualizzato al posto del collegamento. Per sostituirlo utilizza il collegamento Modifica accanto al nome file.

Passo 4. Configurare i parametri del file CSV

Per una importazione corretta hai bisogno di impostare i parametri CSV:

  • Delimitatore

    Un file CSV usa le virgole per separare i valori, però molte implementazioni degli strumenti per l'importazione/esportazione dei CSV permettono di utilizzare altri delimitatori: punto e virgola, due punti, tabulazione, spazio. Utilizza questo elenco a discesa per selezionare il carattere usato per separare i valori nel tuo file CSV.

  • Codifica

    Specifica il tipo di codifica usato per salvare il tuo file CSV. Il tipo predefinito è UTF-8.

  • Delimitatore testo

    Utilizza questo elenco a discesa per specificare il carattere usato per evidenziare i campi nel tuo file CSV.

Dopo questo seleziona l'azione da effettuare con i doppioni se ce ne sono. Seleziona l'opzione Salta per importare i contatti mantenendo tutti i contatti esistenti, utilizza l'opzione Sostituisci se desideri importarli sostituendo i contatti esistenti o lascia l'opzione Duplica predefinita se hai bisogno di duplicare i contatti coincidenti. Puoi unirli in seguito leggendo le istruzioni qui.

Se la prima riga del tuo file CSV contiene i nomi colonne assicurati di aver selezionato l'opzione Ignora la prima riga durante l'importazione.

Come aggiungere più contatti in una volta? Passo 4 Come aggiungere più contatti in una volta? Passo 4

Passo 5. Impostare un livello di accesso desiderato

L'accesso ai contatti importati sarà, di default, autorizzato solo all'utente corrente.

Per designare i responsabili di questi contatti clicca sul collegamento Aggiungi utente e seleziona una persona dall'elenco. Ordina tutti gli utenti per gruppo o utilizza il filtro al di sopra per facilitare la ricerca.

Come aggiungere più contatti in una volta? Passo 5 Come aggiungere più contatti in una volta? Passo 5

Per rendere pubblici questi contatti e concedere l'accesso a tutti gli utenti del sistema CRM, seleziona l'opzione Consenti accesso a questo contatto a tutti gli utenti di CRM.

Quando il file è selezionato e il livello di accesso è impostato clicca sul pulsante Continua nella parte inferiore per proseguire al passo successivo.

Passo 6. Controllare i dati di contatto ed iniziare l'importazione

Prima di importare i dati clienti si deve verificare le informazioni disponibili. Si apre la tabella con tre colonne:

  • Colonna nel file è la prima riga del tuo file CSV contenente i nomi colonne/campi.

  • Campo di CRM corrispondente è il campo in CRM che corrisponde al nome campo/colonna dal tuo file se ce n'è uno.

    Se il sistema non trova nessun campo CRM corrispondente automaticamente, apri l'elenco a discesa e seleziona il campo necessario a mano.

  • Valore è il valore disponibile nella colonna file. Per controllare tutte le informazioni del file utilizza i collegamenti Registrazione successiva/Registrazione precedente al di sopra.

Per poter importare le persone bisogna associare almeno una colonna dal tuo file a Nome e un'altra al campo Cognome di CRM. Lo stesso è per l'importazione delle aziende, si deve associare il campo Nome azienda per poter importare un'azienda.

Come aggiungere più contatti in una volta? Passo 6 Come aggiungere più contatti in una volta? Passo 6

Dopo aver verificato i dati clicca sul pulsante Inizia importazione contatti sotto l'elenco contatti per iniziare il processo.

E' fatto. Tutti i contatti selezionati verranno importati e visualizzati nella scheda Contatti. Non dimenticare ad aggiornare i tuoi contatti!

La versione attuale di CRM ti permette anche di importare le opportunità e i casi memorizzati in un file .csv. La procedura è quasi la stessa. Basta cliccare sul pulsante accanto al pulsante Crea nuovo... nell'angolo sinistro superiore e selezionare l'opzione corrispondente dall'elenco a discesa.
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