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Come organizzare e tener traccia
di un evento comune?

Introduzione

Utilizzare il caso è un modo effettivo di organizzare un evento comune per i tuoi clienti. Questo ti permette di coordinare il lavoro del tuo team, organizzare tutta la documentazione relativa in un unico posto e seguire il processo di lavoro nel modo più efficiente.

Questa guida ti mostra come utilizzare i casi nel modulo CRM.

Passo 1. Accedere al modulo CRM

Accedi al portale ONLYOFFICE e clicca sul collegamento CRM.

Come organizzare e tener traccia di un evento comune? Passo 1 Come organizzare e tener traccia di un evento comune? Passo 1

Se stai usando un altro modulo del portale, per passare al modulo CRM apri l'elenco a discesa nell'angolo sinistro superiore della pagina e seleziona l'opzione corrispondente.

Passo 2. Creare un caso

Clicca sul pulsante Crea nuovo... nell'angolo sinistro superiore e seleziona l'opzione Caso.

E' possibile anche importare più casi in una volta da un file .csv cliccando sul pulsante accanto al pulsante Crea nuovo... e selezionando l'opzione Importa casi dall'elenco a discesa. La procedura è simile alla procedura dell'importazione dei contatti.

Si apre il modulo Crea nuovo caso. Compila i campi necessari: inserisci un Nome per il tuo caso, aggiungi i Partecipanti - persona o azienda - dalla banca dati clienti.

Per identificare il tuo caso e facilitare la ricerca futura, aggiungi certe etichette cliccando sul collegamento Aggiungi etichetta e selezionando una delle etichette disponibili o creando una nuova etichetta.

Se desideri limitare l'accesso al caso creato spunta la casella Limita accesso ed aggiungi gli utenti a cui desideri concedere l'accesso. Spunta la casella Notifica se desideri informare gli utenti selezionati del caso creato.

Finalmente, clicca sul pulsante Salva.

Come organizzare e tener traccia di un evento comune? Passo 2 Come organizzare e tener traccia di un evento comune? Passo 2

Il caso creato verrà aggiunto all'elenco Casi.

Passo 3. Aggiungere attività

Usando le attività non mancherai a nessun appuntamento pianificato o telefonata e potrai gestire il flusso di lavoro. Puoi usarle come un semplice promemoria per te stesso o per organizzare il lavoro del tuo team sul caso.

Per aggiungere una nuova attività apri la scheda Attività nella pagina di caso selezionato. Clicca sul collegamento Crea nuova attività se non c'è nessuna attività aggiunta o utilizza il pulsante Crea nuovo... nell'angolo sinistro superiore e seleziona l'opzione Attività dall'elenco a discesa. Compila il modulo: inserisci un Nome, seleziona una delle categorie di attività, imposta la Scadenza (data e ore) e il tempo di promemoria usando l'elenco a discesa Promemoria, seleziona una persona responsabile dall'elenco Assegna a, aggiungi una corta Descrizione.

Quando tutta l'informazione è specificata, clicca sul pulsante Salva nella parte inferiore.

Come organizzare e tener traccia di un evento comune? Passo 3 Come organizzare e tener traccia di un evento comune? Passo 3

L'attività creata verrà aggiunta all'elenco Attività del caso selezionato. Una volta completata l'attività chiudi l'attività direttamente nell'elenco: apri l'elenco a discesa accanto al titolo dell'attività e seleziona l'opzione Chiuso.

Passo 4. Gestire i partecipanti dell'evento

Lavorando sul caso puoi sempre aggiungere o eliminare i suoi partecipanti.

Per aggiungere più partecipanti apri la scheda Partecipanti nella pagina di caso selezionato e seleziona un contatto - persona o azienda - usando il campo di ricerca. Il contatto selezionato verrà aggiunto all'elenco Partecipanti.

Per eliminare un partecipante dall'elenco, clicca sull'icona Azioni a destra del partecipante da eliminare e seleziona l'opzione Scollega contatto dall'elenco a discesa.

Come organizzare e tener traccia di un evento comune? Passo 4 Come organizzare e tener traccia di un evento comune? Passo 4

Passo 5. Memorizzare la documentazione relativa

Per conservare la documentazione relativa al tuo caso in un unico posto utilizza la scheda Documenti nella pagina di caso selezionato. Qui è possibile:

  • creare un nuovo documento, foglio elettronico o presentazione cliccando sul collegamento Nuovo file e selezionando il tipo file adatto;
  • modificare un documento esistente cliccando sull'icona Modifica - matita visualizzata a destra del documento necessario se punti il cursore del mouse sulla sua linea;
  • caricare certi documenti dal disco rigido cliccando sul collegamento Carica file;
  • scaricare un documento nel disco rigido usando l'icona Scarica visualizzata a destra del documento necessario se punti il cursore del mouse sulla sua linea.
Come organizzare e tener traccia di un evento comune? Passo 5 Come organizzare e tener traccia di un evento comune? Passo 5

Passo 6. Seguire la cronologia

Tutte le attività/azioni relative al caso selezionato vengono visualizzate e possono essere seguite nella scheda Profilo.

Qui puoi non solamente visualizzare le informazioni sulle attività completate, documenti caricati, messaggi inviati/ricevuti ecc. ma anche aggiungere certi eventi relativi a questo caso: nota, email, telefonata, appuntamento. Basta selezionare un tipo evento dall'elenco, impostare la data, aggiungere una descrizione e cliccare sul pulsante Aggiungi questo evento.

Per informare altri utenti del tuo evento creato clicca sul collegamento Aggiungi utente e seleziona gli utenti desiderati dall'elenco prima di aggiungere questo evento.

Come organizzare e tener traccia di un evento comune? Passo 6 Come organizzare e tener traccia di un evento comune? Passo 6

Tutti gli utenti selezionati ricevono una notifica del nuovo evento aggiunto.

Passo 7. Chiudere il caso

Dopo che il tuo evento ha avuto luogo puoi chiuderlo nel sistema. Per farlo, clicca sull'icona Azioni a destra del suo titolo e seleziona l'opzione Chiudi caso dall'elenco a discesa.

Come organizzare e tener traccia di un evento comune? Passo 7 Come organizzare e tener traccia di un evento comune? Passo 7

Lo stato di caso verrà cambiato da Aperto a Chiuso.

Se desideri eliminare il caso creato, clicca sull'icona Azioni a destra del suo titolo nell'elenco Casi e seleziona l'opzione Elimina caso dall'elenco a discesa. Tieni a mente che in questo caso tutte le informazioni relative (inc. cronologia e documentazione) verranno eliminate e non potranno essere restituite più.

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