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Come invitare gli ospiti al tuo ufficio online office?

Per amministratore

Introduzione

Ospiti è la migliore soluzione per tutti chi:

  • desiderano concedere l'accesso al portale ai loro clienti,
  • hanno bisogno di fare ricorso all'aiuto dei freelancer/subappaltatori per effettuare un certo lavoro,
  • non desiderano pagare per gli utenti che non partecipano alla vita del portale, ecc.

ONLYOFFICE ti permette di aggiungere gli ospiti e concedere i privilegi di sola visualizzazione senza alcun pagamento supplementare.

Per aggiungere una persona necessaria come ospite puoi procedere in quattro modi diversi:

Questa guida ti mostra come farlo in pochi clic del mouse.

Creare un nuovo ospite

Se hai l'accesso ai dati personali della persona da aggiungere come ospite, usufruisci dell'opzione Crea nuovo ospite. Per farlo, accedi al modulo Persone e poi procedi come segue:

  • clicca sul pulsante Crea nuovo... nell'angolo sinistro superiore,
  • seleziona l'opzione Ospite dall'elenco a discesa,
  • compila i campi richiesti del modulo Crea nuovo ospite: Nome, Cognome ed Email,
  • inserisci altri dati personali disponibili,
  • aggiungi una foto per il profilo cliccando sul pulsante Aggiungi immagine al di sotto dell'immagine predefinita,
  • clicca su Salva.
Come invitare gli ospiti al tuo ufficio online office? Creare un nuovo ospite Come invitare gli ospiti al tuo ufficio online office? Creare un nuovo ospite

La persona sarà aggiunta al portale subito e riceverà un invito per email.

Importare gli account degli ospiti

Se desideri aggiungere più ospiti in una volta usando i dati di contatto da fonti diverse: Web, file .csv o rubrica indirizzi di un client di posta elettronica, utilizza l'opzione Importa account. Per farlo, accedi al modulo Persone e poi procedi come segue:

  • clicca sul pulsante Più azioni Più azioni nell'angolo sinistro superiore,
  • seleziona l'opzione Importa account dall'elenco a discesa,
  • nella finestra aperta Aggiungi utenti al portale seleziona da cui fonte desideri importare i dati di contatto,

    - clicca sul pulsante Google, Yahoo, o Windows Live e concedi l'accesso all'account selezionato per importare i dati di contatto da web,
    - clicca sul pulsante Da file e seleziona l'opzione File testo CSV per importare i dati di contatto da un file .csv creato prima,
    - clicca sul pulsante Da file e seleziona l'opzione MS Outlook Express CSV per importare i dati di contatto da un file .csv esportato da MS Outlook Express,

  • verifica i dati importati visualizzati nella finestra Aggiungi utenti al portale,
  • specifica il nome e il cognome della persona, se sono assenti,
  • seleziona la casella Aggiungi utenti come ospiti al di sotto dell'elenco di utenti,
  • clicca su Aggiungi selezione.
Come invitare gli ospiti al tuo ufficio online office? Importare gli account degli ospiti Come invitare gli ospiti al tuo ufficio online office? Importare gli account degli ospiti

Le persone selezonate saranno aggiunte al portale subito e riceveranno un invito per email.

Invitare gli ospiti

Se desideri invitare ogni cliente di persona invece di inviare un invito generato automaticamente o tutt'al contrario non hai tempo per compilare ogni profilo, usufruisci del Collegamento di invito. Per farlo,

  • apri le Impostazioni del portale cliccando sull'icona Impostazioni nella parte superiore della pagina,
  • scorri verso la sezione Collegamento di invito,
  • seleziona la casella Aggiungi utenti come ospiti al di sotto del campo di collegamento,
  • clicca sul collegamento Copia collegamento o utilizza Ctrl+A e Ctrl+C per copiare il collegamento per intero,
  • inserisci ed invia il collegamento al cliente che desideri invitare.
NON dimenticare di indicare che il collegamento inviato rimarrà valido solo per 7 giorni.
Come invitare gli ospiti al tuo ufficio online office? Invitare gli ospiti Come invitare gli ospiti al tuo ufficio online office? Invitare gli ospiti

Dopo aver seguito questo collegamento ed inserito il suo indirizzo email, il nome e il cognome, e anche la password la persona invitata sarà automaticamente aggiunta al tuo portale e tu riceverai una notifica di un nuovo utente aggiunto.

Autorizzare l'autoregistrazione degli ospiti

Se desideri permettere a tutti di visitare il tuo ufficio, configura le impostazioni Dominio affidabile per dare la possibilità a ciascuno di accedere al portale cliccando sul collegamento Clicca qui per unirti nella Pagina di accesso del tuo portale. Per farlo,

  • apri le Impostazioni del portale cliccando sull'icona Impostazioni nella parte superiore della pagina,
  • scorri verso la sezione Dominio affidabile,
  • seleziona l'opzione Domini personalizzati,
  • clicca sul collegamento Aggiungi dominio affidabile,
  • inserisci il server di posta elettronica affidabile nel campo che appare al di sotto,
  • seleziona la casella Aggiungi utenti come ospiti al di sotto dei campi di server,
  • clicca su Salva nella parte inferiore della sezione.

Da quel momento in poi ciascuno chi ha un account sul server di posta elettronica specificato avrà la possibilità di visitare l'ufficio.

Come invitare gli ospiti al tuo ufficio online office? Autorizzare l'autoregistrazione degli ospiti Come invitare gli ospiti al tuo ufficio online office? Autorizzare l'autoregistrazione degli ospiti

Gli utenti aggiunti come ospiti avranno i privilegi molto limitati rispetto agli altri utenti del portale. Però puoi sempre cambiare il loro tipo da Ospite a Utente per estendere i loro privilegi di accesso. Tieni a mante che in questo caso saranno inclusi nel piano tariffario e se il loro numero supera il numero massimo autorizzato, avrai bisogno di cambiare il piano tariffario.

How to add users using the contact information from Yahoo, Google, Windows Live
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