Wie lädt man die Gäste zum ONLYOFFICE ein?

Wenn Sie den Zugriff auf persönliche Daten einer Person haben, die Sie als Gast hinzufügen möchten, nutzen Sie die Option Neuen Gast erstellen. Dafür öffnen Sie das Modul Personen und führen Sie diese Schritte aus:

• Klicken Sie auf den Button Erstellen... in der oberen linken Ecke.
• Wählen Sie die Option Gast im Listenmenü.
• Füllen Sie die obligatorischen Felder des Formulars Neuen Gast erstellen aus: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.
• Geben Sie zusätzliche Informationen ein.
• Fügen Sie ein Foto zum Profil mit einem Klick auf den Button Bild hinzufügen unter dem Standardbild hinzu.
• Klicken Sie auf den Button Speichern.

Die Person wird zum Portal sofort hinzugefügt und eine Einladung per E-Mail erhalten.

Wenn Sie mehrere Gäste auf einmal hinzufügen möchten und über die Kontaktdaten in unterschiedlichen Quellen verfügen: Web, .csv-Datei oder Adressbuch eines E-Mail-Clients, nutzen Sie die Option Konten importieren. Dafür öffnen Sie das Modul Personen und führen Sie diese Schritte aus:

• Klicken Sie auf den Button Weitere Aktionen in der oberen linken Ecke.
• Wählen Sie die Option Konten importieren im Listenmenü.
• Im geöffneten Fenster Benutzer zum Portal hinzufügen wählen Sie die Quelle, aus der Sie die Kontaktdaten importieren möchten:
  

  - Klicken Sie auf Google, Yahoo oder Windows Live und erteilen Sie den Zugang auf den entsprechenden Konto, um die Kontaktdaten aus dem Web zu importieren.
  - Klicken Sie auf den Button Aus Datei und wählen Sie die Option CSV-Datei, um die Kontaktdaten aus einer vorher erstellten .csv-Datei zu importieren.
  - Klicken Sie auf den Button Aus Datei und wählen Sie die Option MS Outlook Express (CSV), um die Kontaktdatein aus einer vorher erstellten .csv-Datei von MS Outlook Express zu importieren.

• Prüfen Sie die importierten Daten, die im Fenster Benutzer zum Portal hinzufügen angezeigt werden.
• Geben Sie den Vor- und Nachnamen der Personen ein, wenn diese nicht angegeben sind.
• Aktivieren Sie das Feld Benutzer als Gäste hinzufügen unter der Liste.
• Klicken Sie auf den Button Gewählte hinzufügen.

Die gewählten Personen werden zum Portal sofort hinzugefügt und eine Einladung per E-Mail erhalten.

Wenn Sie jeden Kunden persönlich einladen möchten, anstatt ihm eine automatisch erstellte Einladung zu senden, oder wenn Sie keine Zeit haben, um jedes Profil auszufüllen, können Sie den Einladungslink nutzen. Dafür:

• Öffnen Sie die Portal-Einstellungen mit einem Klick auf das Symbol im oberen Bereich der Seite.
• Rollen Sie die Seite abwärts bis zur Sektion Einladungslink.
• Aktivieren Sie das Feld Benutzer als Gäste hinzufügen.
• Klicken Sie auf den Link Link kopieren oder nutzen Sie die Tastenkombinationen STRG+A und STRG+C, um den ganzen Link zu kopieren.
• Fügen Sie den Link in eine Nachricht ein und senden Sie diese an Ihren Kunden.

Nachdem die eingeladene Person dem Link gefolgt ist und ihre E-Mail, den Vor- und Nachnamen sowie das Kennwort angegeben hat, wird sie automatisch zu Ihrem Portal hinzugefügt und Sie werden über einen neuen Benutzer informiert.

Wenn Sie möchten, dass eine beliebige Person Ihr Cloud-Office besuchen kann, konfigurieren Sie die Einstellungen Sichere Mail-Domains, so dass jeder auf Ihr Portal zugreifen kann, wenn er auf den Link Beitreten auf der Loginseite Ihres Portals klickt. Dafür:

• Öffnen Sie die Portal-Einstellungen mit einem Klick auf das Symbol im oberen Bereich der Seite.
• Rollen Sie die Seite abwärts bis zur Sektion Einstellungen sicherer Mail-Domains.
• Aktivieren Sie den Radiobutton Benutzerdefinierte Domains.
• Klicken Sie auf den Link Sichere Domain hinzufügen.
• Geben Sie einen sicheren Mailserver ins Feld ein, das unten erscheint.
• Aktivieren Sie das Feld Benutzer als Gäste hinzufügen.
• Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion.

Ab diesem Moment kann jede Person mit einem Konto auf dem angegebenen Mailserver Ihr Cloud-Office besuchen.

Die Benutzer, die als Gäste hinzugefügt sind, werden eingeschränkte Berechtigungen auf Ihrem Portal haben. Aber Sie können immer ihren Typ von Gast auf Benutzer wechseln und ihnen auf solche Weise erweiterte Zugriffsrechte erteilen. Beachten Sie aber, dass sie in diesem Fall bei der Berechnung des Zahlungsplans berücksichtigt werden und wenn die Benutzeranzahl die maximal erlaubte Anzahl überschreitet, werden Sie den Zahlungsplan ändern müssen.