Comment inviter des personnes à votre office en ligne?

Si vous avez accès à des informations détaillées sur la personne que vous voulez ajouter en tant qu'invité, utilisez l'option Créer nouveau invité. Pour le faire, accédez au module Personnes et puis procédez comme suit :

• cliquez sur le bouton Créer nouveau... dans le coin supérieur gauche,
• sélectionnez l'option Invité dans la liste déroulante,
• remplissez les champs nécessaires dans le formulaire Créer nouveau profil : Prénom, Nom et Email,
• saisissez les informations supplémentaires que vous avez,
• ajoutez une photo du profil en cliquant sur le bouton Ajouter image située sous l'image par défaut,
• cliquez sur le bouton Enregistrer.

La personne sera ajoutée au portail immédiatement et recevra une invitation par email.

Si vous souhaitez ajouter plusieurs invités à la fois en utilisant l'information sur le contact à partir de sources différentes : Web, fichier .csv ou carnet d'adresses du client de messagerie, utilisez l'option Importer des comptes. Pour le faire, accédez au module Personnes et puis procédez comme suit :

• cliquez sur le bouton Plus d'actions dans le coin supérieur gauche,
• sélectionnez l'option Importer des comptes dans la liste déroulante,
• dans la fenêtre ouverte Ajouter des utilisateurs au portail sélectionnez la source à importer les informations sur le contact,
  

  - cliquez sur le bouton Google, Yahoo et donnez accès au compte sélectionné pour importer les informations sur le contact à partir de web,
  - cliquez sur le bouton D'un fichier et sélectionnez l'option Fichier de texte CSV pour importer les informations sur le contact à partir d'un fichier .csv précédemment créé,
  - cliquez sur le bouton D'un fichier et sélectionnez l'option CSV de MS Outlook Express pour importer les informations sur le contact à partir d'un fichier .csv MS Outlook Express précédemment créé,

• dans la fenêtre Ajouter utilisateurs au portail vérifiez les informations importées,
• spécifiez le nom et le prénom de la personne, en cas d'absence,
• cochez la case Ajouter utilisateurs en tant qu'invités située sous la liste des utilisateurs,
• cliquez sur le bouton Ajouter sélectionnés.

Les personnes sélectionnées seront ajoutées au portail immédiatement et recevront une invitation par email.

Si vous souhaitez inviter chaque client personnellement au lieu d'envoyer automatiquement l'invitation générée ou bien au contraire vous n'avez pas le temps de remplir chaque profil, vous pouvez utiliser le Lien d'invitation. Pour le faire,

• cliquez sur le bouton dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Lien d'invitation,
• cochez la case Ajouter utilisateur en tant qu'invités située sous le champ de lien,
• cliquez sur le lien copier le lien ou utilisez les combinaisons des touches Ctrl+A et Ctrl+C pour copier tout le lien,
• insérez et envoyez le lien au client à inviter.

Après que la personne que vous avez invitée suit ce lien et entre son email, prénom, nom et mot de passe il / elle sera automatiquement ajouté à votre portail et vous serez informé au sujet d'un nouvel utilisateur ajouté.

Si vous souhaitez que toute personne puisse visiter votre bureau, configurez les paramètres de Domaines de messagerie autorisés de sorte que n'importe qui peut accéder à votre portail en cliquant sur le lien Se joindre sur la Page de connexion de votre portail. Pour le faire,

• cliquez sur l'icône située en haut de la page ou ouvrez la liste déroulante Sélectionner à à côté du logo ONLYOFFICE et choisissez l'option Paramètres,
• sélectionnez la sous-section Accès au portail de la section Sécurité,
• faites défiler vers la section Paramètres de domaines de messagerie autorisés,
• sélectionnez l'option Domaines autorisés,
• cliquez sur le lien Ajouter domaine autorisé,
• entrez le domaine de messagerie autorisé dans le champ qui apparaît ci-dessous,
• cochez la case Ajouter utilisateurs en tant qu'invités sous le champ de serveur,
• cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

A partir de ce moment, toute personne qui a un compte sur un serveur de messagerie spécifiée pourra visiter votre bureau.

Les utilisateurs ajoutés en tant qu'invités auront des autorisations limitées sur votre portail. Mais vous pouvez toujours changer le type de Invité à Utilisateur en donnant des des droits d'accès étendus. N'oubliez pas que dans ce cas ils seront inclus dans le plan tarifaire et si leur nombre est supérieur au nombre maximum autorisé, vous aurez besoin de changer le plan tarifaire.