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Comment garder vos contacts à jour ?

Introduction

Une base de données clients bien organisée vous permet de communiquer plus efficacement avec
vos clients et d'augmenter les ventes. Ce guide vous explique comment maintenir votre base
de données clients : organiser et mettre à jour l'information de contact disponible.

Etape 1. Accéder au CRM

Entrez à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien CRM .

Comment garder vos contacts à jour ? Etape 1 Comment garder vos contacts à jour ? Etape 1

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module CRM depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Etape 2. Trier l'information de votre base de données

Votre base de données clients peut inclure autant de contacts que vous souhaitez, peu importe si vos clients sont de grandes entreprises ou des personnes.

Par défaut, toutes les entreprises et personnes sont affichés sur la page Contacts. Pour trouver un contact nécessaire utilisez notre filtre en haut de la liste.

Cliquez sur le bouton bouton Plus et sélectionnez une des options :

  • La liste RESPONSABLE est utilisée pour afficher les contacts assignés à vous ou tout autre utilisateur du système CRM ;
  • La liste DATE DE CREATION est utilisée pour afficher les contacts créés pendant une période de temps spécifiée : Mois dernier, Hier, Aujourd'hui, Ce mois ou toute autre période personnalisée ;
  • La liste ACCESSIBILITÉ est utilisée pour afficher tous les contacts publics ou limités ;
  • La liste AFFICHER est utilisée pour n'afficher que les entreprises ou que les personnes, ou afficher les contacts avec les opportunités ;
  • L'option NIVEAUX DE LA TEMPERATURE est utilisée pour afficher les contacts d'un certain niveau de la température. Les niveaux par défaut sont les suivants : frois, chaud ou très chaud ;
  • L'option TYPES DE CONTACT est utilisée pour afficher les contacts d'un certain type. Les types par défaut sont les suivants : Client, Concurrent, Partenaire, Fournisseur ;
  • L'option AVEC TAG est utilisée pour afficher les contacts avec un tag spécifié.

Vous pouvez également entrer le nom du contact, entièrement ou partiellement, dans le champ Recherche et appuyez sur la touche Entrée pour trouver un contact nécessaire. Pour faciliter la recherche, utilisez les symboles suivants :

  • utilisez le point d'interrogation ? pour effectuer une recherche par un seul caractère. Par exemple, quand vous utilisez Sm?th, le résultat peut être : Smith et Smyth.
  • utilisez l'astérisque * pour effectuer une recherche par plusieurs caractères. Par exemple, pour trouver tous les mots qui commencent par la lettre O, utilisez la commande O*
  • utilisez le tilde ~ à la fin du mot pour trouver des mots à l'orthographe similaire.
Comment garder vos contacts à jour ? Etape 2 Comment garder vos contacts à jour ? Etape 2

Quand le contact nécessaire est trouvé, cliquez sur son titre pour ouvrir la page d'information sur le contact.

Etape 3. Choisir une image pour votre contact

En ajoutant une image à votre contact - une photo ou un logo d'entreprise - vous pouvez faciliter la reconnaissance des contacts. Pour ajouter/changer une image, cliquez sur le lien Changer la photo sous la zone de l'image. La fenêtre Choisir la photo de profil s'ouvre.

Si vous voulez charger une image à partir de votre ordinateur, cliquez sur le bouton Browse (Parcourir), trouvez l'image désirée stockée sur votre disque dur et faites un double clic pour la charger.

Vous pouvez charger une image pas plus grande que 200x300 pixels, sinon le redimensionnement aura lieu. La taille maximale du fichier ne doit pas dépasser 10 Mo .

Si vous avez rempli le champ des réseaux sociaux dans le profil du contact, les images depuis ces sources seront affichées dans la fenêtre Choisir une photo de profil. Cliquez sur l'image appropriée pour l'ajouter au contact.

Comment garder vos contacts à jour ? Etape 3 Comment garder vos contacts à jour ? Etape 3

Pour enlever une image, cliquez sur le lien Changer la photo et dans la fenêtre ouverte Choisir une photo de profil, sélectionnez l'image par défaut.

Etape 4. Mettre à jour l'information de contact

Plusieurs entreprises rencontrent le problème de l'information ancienne et dupliquée dans leurs bases de données clients. Les données incorrectes et/ou inappropriées pourraient vous faire perdre du temps et de l'argent.

Pour actualiser l'information de contact, cliquez sur le lien Actualiser la personne/l'entreprise sous le nom du contact.

La page Actualiser la personne/l'entreprise s'ouvre. Ici vous pouvez :

  • modifier l'information disponible
    Les données disponibles sont : prénom, nom, nom de l'entreprise, poste, email, téléphone, site web/réseaux sociaux, adresse, description.

  • supprimer les données inutiles
    Utilisez l'icône icône Supprimer à côté du champ inutile pour le supprimer.

  • définir la priorité de l'information
    Utilisez l'icône icône Primaire à côté du champ pour le marquer primaire. Cette information sera affichée dans la liste des contacts générale.

  • entrer l'information supplémentaire
    Cliquez sur l'icône icône Ajouter correspondante ou ajoutez des champs d'utilisateurs pour indiquer plus d'information sur votre contact.

Comment garder vos contacts à jour ? Etape 4 Comment garder vos contacts à jour ? Etape 4

Pour enregistrer les modifications effectuées, cliquez sur le bouton Enregistrer changements.

Etape 5. Organiser vos contacts

En organisant vos contacts en groupes, vous pouvez créer les campagnes publicitaires, suivre vos contacts et faciliter la recherche d'un contact nécessaire. Pour classer vos contacts vous pouvez les diviser par types, définir leurs niveaux de la température et ajouter des tags.

Pour marquer votre contact par un tag, cliquez sur le lien Ajouter un tag dans la section Informations générales de la page. Sélectionnez un des tags disponibles ou saisissez un mot qui caractérise le contact et cliquez sur le bouton OK pour le confirmer.

Comment garder vos contacts à jour ? Etape 5 Comment garder vos contacts à jour ? Etape 5
Si ce contact est lié aux autres contacts dans la liste Contacts, il vous sera suggéré d'ajouter ce tag à tous les contacts liés. Ajoutez-le à tous les contacts liés ou au contact courant seulement en cliquant sur le bouton approprié dans la fenêtre contextuelle.

De la même manière vous pouvez ajouter autant de tags que vous souhaitez.

Pour supprimer un tag inutile, trouvez-le et cliquez sur l'icône icône Supprimer tag qui apparaît à droite.

Etape 6. Supprimer vos contacts

Si vous avez besoin de supprimer un ancien client de votre système, cliquez sur l'icône icône Actions situé à droite du nom du contact et sélectionnz l'option Supprimer le contact depuis la liste déroulante.

L'opération Supprimer une personne/entreprise ne peut pas être annulée.
How to keep your contacts up-to-date? Step 6 How to keep your contacts up-to-date? Step 6

Le contact sélectionné avec toute information associée sera supprimé de votre système.

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