Articles avec le tag :
Fermer
Changelog
Fermer

Comment organiser et contrôler un événement commun ?

Introduction

L'utilisation des actions est un moyen efficace d'organiser un événement pour vos clients. Il permet de coordonner le travail d'équipe, de garder toute la documentation bien organisée dans un endroit et de suivre le processus de travail de la façon plus efficace.

Ce guide vous explique comment utiliser des actions dans le système CRM de office en ligne.

Etape 1. Accéder au CRM

Entrez à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien CRM.

Comment organiser et contrôler un événement commun ? Etape 1 Comment organiser et contrôler un événement commun ? Etape 1

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module CRM depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Etape 2. Créer une action

Cliquez sur le bouton Créer nouveau dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Action.

Il est également possible d'importer plusieurs actions à la fois à partir d'un fichier .csv en cliquant sur le bouton situé à côté du bouton Créer nouveau et en sélectionnant l'option Importer les actions depuis la liste déroulante. Procédez de la même manière que pour Importer les contacts.

Le formulaire Créer une nouvelle action s'ouvre. Remplissez les champs nécessaires : saisissez le Titre de votre action, ajoutez les Participants de l'action - une personne ou une entreprise - depuis votre base de données clients.

Pour identifier votre action et faciliter la recherche future, ajoutez des tags en cliquant sur le lien Ajouter tag et en sélectionant un des tags disponibles ou en créant un nouveau tag.

Si vous voulez limiter l'accès à l'action créée, cochez la case Limiter l'accès à l'action et ajoutez les utilisateurs auxquels vous voulez donner l'accès. Cochez la case Informer si vous voulez informer les utilisateurs sélectionnés sur l'action créée.

Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas.

Comment organiser et contrôler un événement commun ? Etape 2 Comment organiser et contrôler un événement commun ? Etape 2

L'action créée sera ajoutée à la liste des Actions.

Etape 3. Ajouter des tâches

En utilisant les tâches vous ne manquez aucun rendez-vous ou appel téléphonique et vous avez la possibilité de gérer le processus de travail. On peut les utiliser comme un simple rappel ou pour organiser le travail d'équipe sur un événement.

Pour ajouter une nouvelle tâche, activez l'onglet Tâches sur la page de l'action sélectionnée. Cliquez sur le lien Créer une tâche s'il n'y a aucune tâche ou utilisez le bouton Créer nouveau dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Tâche depuis la liste déroulante. Remplissez le formulaire : saisissez le Titre de votre tâche, sélectionnez une des catégories de tâches, définissez la Date limite (date et heure) et le temps du rappel en utilisant la liste déroulante Alerte, sélectionnez une personne responsable depuis la liste Responsable, ajoutez une courte Description.

Lorsque toute information nécessaire est spécifiée, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas.

Comment organiser et contrôler un événement commun ? Etape 3 Comment organiser et contrôler un événement commun ? Etape 3

La tâche créée sera ajoutée à la liste Tâches de l'action sélectionnée. Une fois que la tâche est accomplie, vous pouvez la fermer directement dans la liste en ouvrant la liste déroulante près du titre de la tâche et en choisissant l'option Fermée.

Etape 4. Gérer les participants d'événement

En travaillant sur un événement vous pouvez ajouter ou supprimer des participants à tout moment.

Pour ajouter plus de participants, activez l'onglet Participants sur la page de l'action sélectionnée, sélectionnez un contact nécessaire - une personne ou une entreprise - en utilisant le champ de recherche qui apparaît en dessous. Le contact sélectionné sera ajouté à la liste des Participants.

Pour supprimer un participant de la liste, cliquez sur l'icône Actions à droite du participant à supprimer et sélectionnez Délier le contact de la liste déroulante.

Comment organiser et contrôler un événement commun ? Etape 4 Comment organiser et contrôler un événement commun ? Etape 4

Etape 5. Stocker la documentation liée

Pour garder toute la documentation liée à votre événement dans un endroit, utilisez l'onglet Documents sur la page de l'action sélectionnée. Ici vous pouvez :

  • créer un nouveau document, un classeur, une présentation en cliquant sur le lien Nouveau fichier et sélectionnant le type de fichier depuis la liste;
  • modifier un document en cliquant sur l'icône icône Modifier qui apparaît à droite du document nécessaire si vous placez le curseur sur sa ligne;
  • charger des documents depuis votre disque dur en cliquant sur le lien Charger fichier;
  • télécharger un document vers votre disque dur en utilisant l'icône icône Télécharger qui apparaît à droite du document nécessaire si vous placez le curseur sur sa ligne.
Comment organiser et contrôler un événement commun ? Etape 5 Comment organiser et contrôler un événement commun ? Etape 5

Etape 6. Suivre l'historique

Toutes les tâches/actions/activités fermées qui sont liées à l'opportunité sélectionnée sont affichées et peuvent être suivies dans l'onglet Profil.

Ici vous pouvez non seulement voir l'information sur les tâches faites, documents chargés, correspondence envoyée/reçue etc. mais aussi ajouter des événements liés à cette action : note, email, appel téléphonique, rendez-vous. Sélectionnez un type d'événement de la liste, définissez sa date, ajoutez une description et cliquez sur le bouton Ajouter cet événement.

Pour informer d'autres utilisateurs sur l'événement créé, cliquez sur le lien Ajouter utilisateur et sélectionnez les utilisateurs désirés depuis la liste avant d'ajouter cet événement.

Comment organiser et contrôler un événement commun ? Etape 6 Comment organiser et contrôler un événement commun ? Etape 6

Tous les utilisateurs sélectionnés recevront une notification sur un nouveau événement ajouté.

Etape 7. Fermer votre action

Une fois que votre action a eu lieu, vous pouvez la fermer dans le système. Pour le faire, cliquez sur l'icône icône Actions située à droite de son titre et sélectionnez l'option Fermer l'action depuis la liste déroulante.

How to organize and track a common event? Step 7 How to organize and track a common event? Step 7

Le statut de l'action sera changé de Ouvert à Fermé.

Si vous souhaitez supprimer l'action créée, cliquez sur l'icône icône Actions située à droite de son titre dans la liste Actions et sélectionnez l'option Supprimer l'action depuis la liste déroulante. Il est à noter que toute l'information liée (y compris l'historique et la documentation) sera supprimée et ne pourra plus être restaurée.

Share your documents with colleagues
Fermer
Try now for free Try and make your decision No need to install anything
to see all the features in action
Cela peut vous aider aussi :
Fermer