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¿Cómo mantener sus contactos actualizados?

Introducción

La base de datos de clientes eficaz y bien organizada le permite comunicar mejor con sus clientes y aumentar sus ventas. Esta guía le enseñará como mantener su base de clientes: ordenar y actualizar la información disponible sobre los contactos.

Paso 1. Acceda a CRM

Acceda a su portal ONLYOFFICE y pulse el enlace CRM.

¿Cómo mantener sus contactos actualizados? Step 1 ¿Cómo mantener sus contactos actualizados? Step 1

Si usted ha accedido ya al portal y lo está usando por algún tiempo, pase al módulo CRM, usted puede accederlo de cualquier página del portal. Use la lista desplegable en la esquina izquierda superior de la página y seleccione la opción correspondiente.

Paso 2. Filtre la información de su base de datos

Su base de datos puede contener tan muchos contactos como quiere usted sin importar si sus clientes son empresas grandes o personas.

De manera predeterminada, todas las empresas y personas disponibles se muestran en la lista Contactos. Para encontrar el contacto necesario use nuestro filtro en la parte superior de la página.

Pulse el botón Bóton más y seleccione una de las opciones:

  • GERENTE - se usa para mostrar los contactos asignados a usted o a cualquier otro usuario de CRM ;
  • FECHA DE CREACIÓN - se usa para mostrar los contactos que fueron creados dentro del periodo de tiempo especificado: Mes pasado, Ayer, Hoy, Este mes o cualquier otro periodo personalizado;
  • ACCESIBILIDAD - se usa para mostrar los contactos públicos o con acceso restringido;
  • MOSTRAR - se usa para mostrar sólo todas las empresas o personas, o mostrar los contactos con oportunidades;
  • NIVEL DE TEMPERATURA - se usa para mostrar los contactos sólo de un cierto nivel de temperatura. Son los niveles predeterminados: frío, tibio y caliente;
  • TIPO DE CONTACTO - se usa para mostrar los contactos sólo de un cierto tipo. Son los tipos predeterminados: Cliente, Competidor, Socio, Proveedor;
  • CON ETIQUETA - se usa para mostrar los contactos sólo con una etiqueta especificada.

Usted también puede introducir el nombre de un contacto (completamente o parcialmente) en el campo Filtro y pulsar la tecla Enter para encontrar el contacto necesario. Para hacer la búsqueda más fácil use los comodines:

  • use el signo de interrogación ? para substituir sólo un símbolo mientras la búsqueda. Por ejemplo, si usa la consulta ho?a, la devolverá los resultados hoja y hola.
  • use el asterisco * para substituir el número ilimitado de símbolos mientras la búsqueda. Por ejemplo, si quiere buscar todas las palabras que empiezan con O, use la consulta O*
  • use la tilde ~ al fin de la palabra para buscar las palabras con la ortografía similar.
¿Cómo mantener sus contactos actualizados? Step 2 ¿Cómo mantener sus contactos actualizados? Step 2

Cuando el contacto necesario esté encontrado pulse su título para abrir la página con la información de contacto.

Paso 3. Elija una imagen para su contacto

Si quiere distinguir sus contactos más fácil añada a ellos imágenes, pueden ser fotos o logotipos de empresa. Para añadir o cambiar una imagen pulse el enlace Cambiar la fotografía debajo de la área de una imagen. Se abrirá la ventana Elija una foto de perfil.

Si desea usted subir una imagen del ordenador pulse el botón Seleccionar archivo, busque una imagen deseada almacenada en su disco duro y haga doble clic para cargarla.

Usted puede subir una imagen no más de 200x300 píxeles, si no el proceso de redimensionamiento se activará. El tamaño máximo de una imagen no puede superar 1 MB.

Si ha rellenado ya el campo de usuario 'Sitio Web / Redes Sociales' en perfil de este contacto, las imágenes desde las redes sociales se mostrarán en la ventana Elija una foto de perfil. Pulse la imagen que usted quiere añadir al contacto.

¿Cómo mantener sus contactos actualizados? Step 3 ¿Cómo mantener sus contactos actualizados? Step 3

Para eliminar una imagen pulse el enlace Cambiar la fotografía y en la ventana abierta Elija una foto de perfil seleccione una imagen predeterminada.

Paso 4. Actualice la información de contacto existente

El problema de muchas empresas durante trabajo con bases de datos de clientes es la información obsoleta y duplicada. Errores en bases de datos de clientes mata su tiempo y reduce el beneficio.

Para actualizar la información de un contacto pulse el icono Icono acciones al lado derecho de su nombre y seleccione la opción Editar contacto en la lista desplegable.

Se abrirá la página Editar persona/empresa. Aquí usted puede:

  • modificar la información disponible
    Los datos disponibles: nombre, apellido, nombre de empresa, posición, e-mail, teléfono, sitio web/redes sociales, dirección, descripción.

  • borrar los datos innecesarios
    Use el icono Borrar icono - papelera de reciclaje al lado del campo innecesario para borrarlo.

  • establecer la prioridad de información
    Use el icono Icono primario al lado del campo para marcarlo como primario. Esta información se mostrará en la lista de contactos general.

  • introducir la información adicional
    Pulse el icono correspondiente Añadir icono o añada los campos de usuario para añadir más información sobre su contacto.

¿Cómo mantener sus contactos actualizados? Step 4 ¿Cómo mantener sus contactos actualizados? Step 4

Para guardar los cambios realizados pulse el botón Guardar cambios.

Paso 5. Ordene sus contactos

Agrupe sus contactos y esto le ayudará a crear las campañas de marketing, seguir sus contactos y hacer el proceso de búsqueda más fácil. Con el objetivo de ordenar sus contactos usted puede dividirlos en tipos, establecer un nivel de temperatura adecuado y añadir tareas.

Para añadir etiquetas a sus contactos pulse el enlace Añadir etiqueta en la sección Información general en la página de los datos. Seleccione una de las etiquetas disponibles, si hay una necesaria o introduzca una etiqueta nueva y pulse el botón OK para confirmarlo.

¿Cómo mantener sus contactos actualizados? Step 5 ¿Cómo mantener sus contactos actualizados? Step 5
Si este contacto se enlaza con algún contacto o contactos que se representan en la lista Contactos, se le ofrecerá añadir esta etiqueta a ellos también. Añádala a todos los contactos enlazados o sólo al actual pulsando el botón apropiado en la ventana abierta.

De tal modo puede añadir tan muchas etiquetas como quiere usted.

Para borrar una etiqueta innecesaria mantenga el cursor sobre la etiqueta y pulse Icono borrar etiqueta - cruz que aparece a la derecha.

Paso 6. Borre sus contactos

Si usted tiene que eliminar un cliente viejo de su sistema, pulse el icono Icono acciones al lado derecho del nombre de contacto y seleccione la opción Eliminar el contacto en la lista desplegable.

La acción Borrar empresa/persona no puede ser deshecha.
¿Cómo mantener sus contactos actualizados? Step 6 ¿Cómo mantener sus contactos actualizados? Step 6

El contacto seleccionado con toda la información asociada será eliminado de su sistema.

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