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¿Cómo añadir contactos a CRM al por mayor?

Introducción

Para empezar su trabajo con el sistema CRM usted debe crear base de datos de clientes. La función Importar contactos hace este proceso más fácil permitiendo añadir unos contactos a la vez en lugar de introducirlos uno por uno manualmente.

Esta guía le enseñará como transferir sus contactos de un archivo CSV a CRM y limitar acceso a ellos.

Paso 1. Prepare su archivo CSV para importación

Lo primero de todo usted hay que preparar su archivo CSV (de inglés Comma Separated Values).

Si usted ya tiene un archivo CSV que contiene la información sobre sus contactos, asegúrese que cumple requerimientos siguientes para importación de datos correcta:

  • la primera fila es un encabezado que contiene nombres de columnas/campos. Los campos requeridos son: Nombre y Apellido para importación de personas, Nombre de empresa para empresas.
  • hay sólo un contacto en una fila;
  • no hay comas innecesarias en su archivo;
  • el archivo seleccionado contiene no más de 10000 filas, si no el archivo debe ser dividido en partes más pequeñas.

Usted también puede crear un archivo CSV de cualquier hoja de cálculo usando nuestro módulo Documentos.

Paso 2. Acceda a CRM

Acceda a su portal ONLYOFFICE y pulse el enlace CRM.

¿Cómo añadir contactos a CRM al por mayor? Step 2 ¿Cómo añadir contactos a CRM al por mayor? Step 2

Si ya ha accedido al portal y lo está usando por algún tiempo, vaya al módulo CRM de cualquier página del portal. Use la lista desplegable en la esquina izquierda superior de la página y seleccione la opción correspondiente.

Paso 3.Suba su archivo CSV

Pulse el botón al lado de Crear nuevo en la esquina izquierda superior y elija la opción Importar contactos en la lista desplegable. Se abrirá la página Importar contactos.

Pulse el enlace Seleccione un archivo CSV. Navegue por el disco duro de su ordenador y encuentre un archivo necesario. Cuando usted encuentra el archivo pulse el botón Abrir para cargarlo al sistema.

¿Cómo añadir contactos a CRM al por mayor? Step 3 ¿Cómo añadir contactos a CRM al por mayor? Step 3

El archivo será cargado y mostrado en lugar del enlace. Para reemplazarlo use el enlace Editar al lado del nombre de archivo.

Paso 4. Configure los parámetros de archivo CSV

Para importación correcta usted tiene que establecer los parámetros de archivo CSV:

  • Delimitador

    Un archivo CSV usa comas para separar valores, pero muchas herramientas de importación/exportación CSV permite usar otros delimitadores: punto y coma, dos puntos, tabulación, espacio. Use esta lista desplegable para seleccionar un carácter usado para separar valores en su archivo CSV.

  • Codificación

    Especifique el tipo de codificación usado mientras que guarde su archivo CSV. El tipo predeterminado es UTF-8.

  • Delimitador de texto

    Use esta lista desplegable para especificar un carácter usado para separar los campos en su archivo CSV.

Después seleccione la acción para registros duplicados si hay algunos. Marque la opción Saltar para importar contactos manteniendo los contactos existentes, use la opción Reemplazar si quiere importarlos sobreescribiendo los existentes o deje la opción predeterminada Duplicar marcada si necesita duplicar los contactos coincidentes. Usted podrá unirlos más tarde siguiendo las instrucciones aquí.

Si su archivo CSV tiene un encabezado con títulos de columnas, asegúrese que la casilla Ignorar la primera línea al importar está marcada.

¿Cómo añadir contactos a CRM al por mayor? Step 4 ¿Cómo añadir contactos a CRM al por mayor? Step 4

Paso 5. Establezca un nivel de acceso deseado

De manera predeterminada, el acceso a los contactos importados se concederá solo al usuario actual.

Para asignar a gerentes a estos contactos pulse el enlace Añadir usuario para seleccionar a una persona en la lista. Use el campo de filtro en la parte superior para facilitar la búsqueda.

¿Cómo añadir contactos a CRM al por mayor? Step 5 ¿Cómo añadir contactos a CRM al por mayor? Step 5

Para hacer estos contactos públicos y conceder acceso a todos los usuarios de CRM, marque la opción Permitir acceso a la persona para todos los usuarios de CRM.

Una vez seleccionado el archivo y configurados los parámetros pulse el botón Continuar en la parte inferior de la página y proceda al paso siguiente.

Paso 6. Verifique la información sobre contactos y empiece a importarlos

Antes de importar sus datos de clientes usted tiene que verificar la información disponible. Usted verá la tabla con tres columnas:

  • Columna de archivo - la primera fila de su archivo CSV que contiene los nombres de columnas/campos.

  • Campo correspondiente de CRM - el campo CRM que corresponde al nombre de campo/columna de su archivo si hay alguno.

    Si el sistema no encuentra ningún archivo CRM correspondiente automáticamente, abra la lista desplegable y seleccione lo necesario a mano.

  • Valor - el valor de columna de un archivo. Para verificar toda la información de archivo use los enlaces Apunte próximo/Apunte anterior de arriba.

Para importar contactos, usted tiene que emparejar por lo menos una columna de su archivo y el campo Nombre de CRM también la otra y el campo Apellido de CRM. Lo mismo hay que hacer para importación de empresas, usted tiene que emparejar una columna y el campo Nombre de empresa.

¿Cómo añadir contactos a CRM al por mayor? Step 6 ¿Cómo añadir contactos a CRM al por mayor? Step 6

Si usted ha verificado los datos de clientes pulse el botón Comenzar a importar los datos debajo de la lista de contactos para poner el proceso en marcha.

¡Es todo! Todos los contactos seleccionados serán importados y mostrados en la lista Contactos. ¡No se olvide mantener sus contactos actualizados!

La versión corriente de CRM también le permite importar oportunidades y casos almacenados en un archivo .csv. El proceso de importación es casi lo mismo. Sólo pulse el botón al lado de Crear nuevo en la esquina izquierda superior y elija la opción correspondiente en la lista desplegable.
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