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¿Cómo organizar y monitorizar un evento común?

Introducción

Usando caso usted puede organizar un evento común para sus clientes sin muchos esfuerzos. Esta herramienta le permite coordinar trabajo en su equipo, mantener toda la documentación relacionada en un lugar y monitorizar el proceso de trabajo de manera eficiente.

Esta guía le enseñará como usar un caso en CRM.

Paso 1. Acceda a CRM

Acceda a su portal ONLYOFFICE y pulse el enlace CRM.

¿Cómo organizar y monitorizar un evento común? Step 1 ¿Cómo organizar y monitorizar un evento común? Step 1

Si usted ha accedido ya al portal y lo está usando por algún tiempo, pase al módulo CRM, usted puede accederlo de cualquier página del portal. Use la lista desplegable en la esquina izquierda superior de la página y seleccione la opción correspondiente.

Paso 2. Cree un caso

Pulse el botón Crear nuevo en la esquina izquierda superior y seleccione la opción Caso.

También es posible importar unos casos a la vez desde un archivo .csv pulsando el botón al lado de Crear nuevo y seleccionando la opción Importar casos en la lista desplegable. Usted puede hacerlo de la misma manera que la Importación de contactos.

Usted verá el formulario Crear un caso nuevo. Rellene todos los campos necesarios: introduzca un Título de su caso, añada Participantes - persona o empresa - de su base de datos de clientes.

Para definir su caso y facilitar la búsqueda, añada unas etiquetas pulsando el enlace Añadir etiqueta y seleccionando una de las etiquetas disponibles o creando la nueva.

Si usted quiere limitar el acceso a un caso creado marque la casilla Restringir el acceso al caso y añada a usuarios a los que usted quiere conceder el acceso. Marque la casilla Notificar si quiere informar a usuarios seleccionados sobre un caso creado.

Después, pulse el botón Guardar debajo.

¿Cómo organizar y monitorizar un evento común? Step 2 ¿Cómo organizar y monitorizar un evento común? Step 2

El caso creado se añadirá a la lista Casos.

Paso 3. Añada tareas

Si usa tareas, nunca olvidará de citas o llamadas telefónicas planeadas y podrá gestionar el proceso de trabajo. Usélas como recordatorios para usted o con el objetivo de organizar el trabajo en equipo con cualquier caso.

Para añadir una tarea nueva, pase a la pestaña Tareas en la página de un caso seleccionado. Pulse el enlace Crear tarea si todavía no hay ningunas tareas o use el botón Crear nuevo en la esquina izquierda superior y seleccione la opción Tarea en la lista desplegable. Rellene el formulario: introduzca un Título de tarea, una de las categorías de tarea, establezca Fecha límite (fecha y hora) y la hora de recordatorio usando la lista desplegable Aviso, seleccione a una persona responsable en la lista Asignar a, añada una Descripción breve.

Cuando toda la información necesaria sea especificada, pulse el botón Guardar en la parte inferior de la página.

¿Cómo organizar y monitorizar un evento común? Step 3 ¿Cómo organizar y monitorizar un evento común? Step 3

La tarea creada se añadirá a la lista Tareas de un caso seleccionado. Una vez terminada la tarea ciérrela directo en la lista abriendo la lista desplegable al lado del título de una tarea y seleccionando la opción Cerrada.

Paso 4. Gestione participantes de su evento

Mientras el trabajo con un caso, usted puede añadir o eliminar sus participantes.

Para añadir unos participantes pase a la pestaña Participantes en la página de un caso seleccionado, elija un contacto necesario - persona o empresa - de los existentes introduciéndolo en el campo de búsqueda. El contacto seleccionado se añadirá a la lista Participantes.

Para eliminar un participante de la lista, pulse el icono icono Acciones a la derecha del participante que usted quiere eliminar y seleccione la opción Desvincular contacto en la lista desplegable.

¿Cómo organizar y monitorizar un evento común? Step 4 ¿Cómo organizar y monitorizar un evento común? Step 4

Paso 5. Almacene la documentación relacionada

Para mantener toda la documentación relacionada con su caso en un lugar use la pestaña Documentos en la página de un caso seleccionado. Aquí usted puede:

  • crear un documento, hoja de cálculo o presentación nueva pulsando el enlace Nuevo archivo y seleccionando el tipo de archivo en la lista;
  • editar un documento existente pulsando el icono Icono editar - lápiz que aparece al lado derecho de un documento si mantiene el cursor encima de ello;
  • subir unos documentos de su disco duro pulsando el enlace Subir archivo;
  • descargar un documento existente a su disco duro usando el icono Icono descargar que aparece al lado derecho de un documento si mantiene el cursor encima de ello.
¿Cómo organizar y monitorizar un evento común? Step 5 ¿Cómo organizar y monitorizar un evento común? Step 5

Paso 6. Monitorice historial

Todas las tareas/acciones/actividades terminadas relacionadas con un caso seleccionado se muestran y pueden ser monitorizadas en la pestaña Perfil.

Aquí usted puede no sólo ver la información sobre las tareas terminadas, documentos subidos, correspondencia enviada/recibida etc. sino también añadir unos eventos relacionados con este caso: nota, e-mail, llamada telefónica, cita. Seleccione un tipo de evento en la lista, establezca su fecha, añada una descripción y pulse el botón Añadir este evento.

Para notificar a los usuarios sobre un evento creado pulse el enlace Añadir usuario y seleccione a los usuarios en la lista antes de añadir este evento.

¿Cómo organizar y monitorizar un evento común? Step 6 ¿Cómo organizar y monitorizar un evento común? Step 6

Todos los usuarios seleccionados recibirán la notificación sobre un evento añadido.

Paso 7. Cierre su caso

Una vez que su caso haya tenido lugar usted puede cerrarlo. Para hacerlo, pulse el icono Icono acciones a la derecha de su título y seleccione la opción Cerrar caso en la lista desplegable.

¿Cómo organizar y monitorizar un evento común? Step 7 ¿Cómo organizar y monitorizar un evento común? Step 7

El estado de caso se cambiará de Abierto a Cerrado.

Si usted quiere borrar un caso creado, pulse el icono Icono acciones a la derecha de su título en la lista Casos y seleccione la opción Eliminar este caso en la lista desplegable. Recuerde, que toda la información relacionada (incluyendo historial y documentación) también será borrada y es imposible restaurarla.

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