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¿Cómo invitar a visitantes a su oficina online?

Para administrador

Introducción

Visitantes es la mejor solución para las personas que:

  • quieren conceder el acceso a su portal a los clientes,
  • necesitan recurrir a la ayuda de trabajadores autónomos/subcontratistas para realizar algún trabajo,
  • no quieren pagar más por los usuarios quienes no participan en las actividades del portal etc.

ONLYOFFICE le permite a usted añadir a visitantes concediendo a ellos los permisos de sólo lectura sin ningún pago adicional.

Para añadir a la persona necesaria como visitante usted puede:

Esta guía le enseñara como hacerlo en unos pasos sencillos.

Cree un visitante nuevo

Si usted tiene el acceso a la información detallada sobre la persona que usted quiere añadir como visitante, use la opción Crear nuevo perfil. Para hacerlo, acceda al módulo Personas y después:

  • pulse el botón Crear nuevo... en la esquina izquierda superior,
  • seleccione la opción Visitante en la lista desplegable,
  • rellene los campos requeridos del formulario Crear nuevo visitante: Nombre, Apellido y Email,
  • introduzca cualquier información adicional disponible,
  • añada una foto de perfil pulsando el botón Añadir imagen debajo del imagen predeterminado,
  • pulse el botón Guardar.
¿Cómo invitar a visitantes a su oficina online? Create a new guest ¿Cómo invitar a visitantes a su oficina online? Create a new guest

La persona se añadirá al portal inmediatamente y recibirá una invitación vía email.

Importe cuentas de visitantes

Si usted quiere añadir a unos visitantes a la vez usando la información de contacto desde fuentes diferentes: Web, archivo .csv o libreta de direcciones del cliente de correo electrónico, utilice la opción Importar cuentas. Para hacerlo, acceda al módulo Personas y después:

  • pulse el botón Acciones adicionales Acciones adicionales en la esquina izquierda superior,
  • seleccione la opción Importar cuentas en la lista desplegable,
  • en la ventana abierta Añadir usuarios al portal seleccione la fuente desde la que usted quiere importar la información,

    - pulse el botón Google o Yahoo y conceda el acceso a la cuenta seleccionada para importar la información de contacto desde web,
    - pulse el botón De archivo y seleccione la opción Archivo de texto CSV para importar la información de contacto del archivo .csv creado,
    - pulse el botón De archivo y seleccione la opción MS Outlook Express CSV para importar la información de contacto del archivo .csv MS Outlook Express,

  • verifique la información importada mostrada en la ventana Añadir usuarios al portal,
  • introduzca el nombre y apellido de la persona, si están ausentes,
  • marque la casilla Invitar a usuarios como visitantes debajo de la lista de usuarios,
  • pulse el botón Añadir usuarios seleccionados.
¿Cómo invitar a visitantes a su oficina online? Import guest accounts ¿Cómo invitar a visitantes a su oficina online? Import guest accounts

Las personas seleccionadas se añadirán al portal inmediatamente y recibirán invitaciones vía email.

Invite a visitantes

Si usted quiere invitar a cada cliente personalmente en vez de enviarlos la invitación automática o todo al contrario usted no tiene bastante tiempo para rellenar cada perfil, puede utilizar Enlace de invitación. Para hacerlo,

  • pulse el botón botón Opciones adicionales en la esquina izquierda superior y seleccione la opción Enlace de invitación,
  • marque la casilla Invitar a usuarios como visitantes debajo del campo con un enlace,
  • pulse el enlace Copiar enlace o la combinación de las teclas Ctrl+A y Ctrl+C para copiar el enlace completo,
  • inserte y envíe el enlace al cliente a quien usted quiere invitar.
NO olvide de avisarles que este enlace de invitación es válido sólo durante 7 días.
¿Cómo invitar a visitantes a su oficina online? Invite guests ¿Cómo invitar a visitantes a su oficina online? Invite guests

Cuando una persona invitada siga este enlace y introduzca su correo electrónico, nombre, apellido y contraseña el/ella se añadirá automáticamente a su portal y usted será notificado sobre nuevo usuario añadido.

Si usted es el único usuario en el portal y necesita añadir a nuevos miembros de manera rápida, use el botón icono Invitar usuarios al portal Invitar usuarios al portal para generar el enlace de invitación. El botón está disponible en el panel lateral izquierdo de cada módulo del portal.

Permita auto registro para visitantes

Si usted desea que cada persona pueda visitar su portal, ajuste parámetros del Dominio de correo confiado para que cada persona pueda acceder a su portal pulsando el enlace Pulse aquí para unirse en la página de Inicio de su portal. Para hacerlo,

  • pulse el icono icono Ajustes en la parte superior de la página o abra la lista desplegable Seleccionar al lado del logo ONLYOFFICE y seleccione la opción Ajustes,
  • seleccione la subsección Acceso a portal de la sección Seguridad,
  • desplace la página hacia abajo hasta la sección Ajustes del dominio de correo confiado,
  • marque la opción Dominios personalizados,
  • pulse el enlace Añadir dominio seguro,
  • introduzca el servidor del correo confiado en el campo que aparece debajo,
  • marque la casilla Invitar a usuarios como visitantes debajo de los campos de servidor,
  • pulse el botón Guardar en la parte inferior de la página.

Desde este momento cualquier persona que tiene una cuenta en el servidor de correo electrónico especificado podrá visitar su portal.

¿Cómo invitar a visitantes a su oficina online? Allow guests self-registration ¿Cómo invitar a visitantes a su oficina online? Allow guests self-registration

Los permisos de visitantes de su portal están limitados. Pero usted siempre puede cambiar el estado Visitante a Usuario concediendo los derechos de acceso adicionales. Recuerde que en este caso ellos serán incluidos en el plano de precios y si el número de usuarios excede el límite de usuarios permitidos, usted tendrá que cambiar el plano de precios.

How to add users using the contact information from Yahoo, Google
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