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Personen

Wie lädt man die Gäste zum ONLYOFFICE ein?

Für Administratoren

Einleitung

Die Gäste stellen die beste Lösung für diejenigen dar, die:

  • Zugriff auf das Portal den Kunden gewähren möchten,
  • Hilfe der Freiberufler/Unterauftragnehmer brauchen, um eine bestimmte Arbeit zu erfüllen,
  • keine Extragebühren für die Benutzer zahlen möchten, die im Portalleben nicht teilnehmen usw.

ONLYOFFICE ermöglicht es Ihnen, die Gäste einzuladen und ihnen die Leseberechtigungen ohne Extragebühren zu erteilen.

Um eine gewünschte Person als Gast einzuladen, können Sie vier unterschiedliche Wege gehen:

Lesen Sie diese Anleitung, um zu erfahren, wie Sie es schnell tun können.

Schritt 1. Erstellen Sie einen neuen Gast

Wenn Sie den Zugriff auf persönliche Daten einer Person haben, die Sie als Gast hinzufügen möchten, nutzen Sie die Option Neuen Gast erstellen. Dafür öffnen Sie das Modul Personen und führen Sie diese Schritte aus:

  • Klicken Sie auf den Button Erstellen... in der oberen linken Ecke.
  • Wählen Sie die Option Gast im Listenmenü.
  • Füllen Sie die obligatorischen Felder des Formulars Neuen Gast erstellen aus: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.
  • Geben Sie zusätzliche Informationen ein.
  • Fügen Sie ein Foto zum Profil mit einem Klick auf den Button Bild hinzufügen unter dem Standardbild hinzu.
  • Klicken Sie auf den Button Speichern.
Wie lädt man die Gäste zum ONLYOFFICE ein? Erstellen Sie einen neuen Gast Wie lädt man die Gäste zum ONLYOFFICE ein? Erstellen Sie einen neuen Gast

Die Person wird zum Portal sofort hinzugefügt und eine Einladung per E-Mail erhalten.

Schritt 2. Importieren Sie die Gastkonten

Wenn Sie mehrere Gäste auf einmal hinzufügen möchten und über die Kontaktdaten in unterschiedlichen Quellen verfügen: Web, .csv-Datei oder Adressbuch eines E-Mail-Clients, nutzen Sie die Option Konten importieren. Dafür öffnen Sie das Modul Personen und führen Sie diese Schritte aus:

  • Klicken Sie auf den Button Weitere Aktionen Button Weitere Aktionen in der oberen linken Ecke.
  • Wählen Sie die Option Konten importieren im Listenmenü.
  • Im geöffneten Fenster Benutzer zum Portal hinzufügen wählen Sie die Quelle, aus der Sie die Kontaktdaten importieren möchten:

    - Klicken Sie auf Google, Yahoo oder Windows Live und erteilen Sie den Zugang auf den entsprechenden Konto, um die Kontaktdaten aus dem Web zu importieren.
    - Klicken Sie auf den Button Aus Datei und wählen Sie die Option CSV-Datei, um die Kontaktdaten aus einer vorher erstellten .csv-Datei zu importieren.
    - Klicken Sie auf den Button Aus Datei und wählen Sie die Option MS Outlook Express (CSV), um die Kontaktdatein aus einer vorher erstellten .csv-Datei von MS Outlook Express zu importieren.

  • Prüfen Sie die importierten Daten, die im Fenster Benutzer zum Portal hinzufügen angezeigt werden.
  • Geben Sie den Vor- und Nachnamen der Personen ein, wenn diese nicht angegeben sind.
  • Aktivieren Sie das Feld Benutzer als Gäste hinzufügen unter der Liste.
  • Klicken Sie auf den Button Gewählte hinzufügen.
Wie lädt man die Gäste zum ONLYOFFICE ein? Importieren Sie die Gastkonten Wie lädt man die Gäste zum ONLYOFFICE ein? Importieren Sie die Gastkonten

Die gewählten Personen werden zum Portal sofort hinzugefügt und eine Einladung per E-Mail erhalten.

Schritt 3. Laden Sie die Gäste ein

Wenn Sie jeden Kunden persönlich einladen möchten, anstatt ihm eine automatisch erstellte Einladung zu senden, oder wenn Sie keine Zeit haben, um jedes Profil auszufüllen, können Sie den Einladungslink nutzen. Dafür:

  • Öffnen Sie die Portal-Einstellungen mit einem Klick auf das Symbol Symbol Einstellungen im oberen Bereich der Seite.
  • Rollen Sie die Seite abwärts bis zur Sektion Einladungslink.
  • Aktivieren Sie das Feld Benutzer als Gäste hinzufügen.
  • Klicken Sie auf den Link Link kopieren oder nutzen Sie die Tastenkombinationen STRG+A und STRG+C, um den ganzen Link zu kopieren.
  • Fügen Sie den Link in eine Nachricht ein und senden Sie diese an Ihren Kunden.
Vergessen Sie NICHT, dass dieser Link nur 7 Tage gültig ist.
Wie lädt man die Gäste zum ONLYOFFICE ein? Laden Sie die Gäste ein Wie lädt man die Gäste zum ONLYOFFICE ein? Laden Sie die Gäste ein

Nachdem die eingeladene Person dem Link gefolgt ist und ihre E-Mail, den Vor- und Nachnamen sowie das Kennwort angegeben hat, wird sie automatisch zu Ihrem Portal hinzugefügt und Sie werden über einen neuen Benutzer informiert.

Schritt 4. Erlauben Sie den Gästen sich selbst zu registrieren

Wenn Sie möchten, dass eine beliebige Person Ihr Cloud-Office besuchen kann, konfigurieren Sie die Einstellungen Sichere Mail-Domains, so dass jeder auf Ihr Portal zugreifen kann, wenn er auf den Link Beitreten auf der Loginseite Ihres Portals klickt. Dafür:

  • Öffnen Sie die Portal-Einstellungen mit einem Klick auf das Symbol Symbol Einstellungen im oberen Bereich der Seite.
  • Rollen Sie die Seite abwärts bis zur Sektion Einstellungen sicherer Mail-Domains.
  • Aktivieren Sie den Radiobutton Benutzerdefinierte Domains.
  • Klicken Sie auf den Link Sichere Domain hinzufügen.
  • Geben Sie einen sicheren Mailserver ins Feld ein, das unten erscheint.
  • Aktivieren Sie das Feld Benutzer als Gäste hinzufügen.
  • Klicken Sie auf den Button Speichern im unteren Bereich der Sektion.

Ab diesem Moment kann jede Person mit einem Konto auf dem angegebenen Mailserver Ihr Cloud-Office besuchen.

Wie lädt man die Gäste zum ONLYOFFICE ein? Erlauben Sie den Gästen sich selbst zu registrieren Wie lädt man die Gäste zum ONLYOFFICE ein? Erlauben Sie den Gästen sich selbst zu registrieren

Die Benutzer, die als Gäste hinzugefügt sind, werden eingeschränkte Berechtigungen auf Ihrem Portal haben. Aber Sie können immer ihren Typ von Gast auf Benutzer wechseln und ihnen auf solche Weise erweiterte Zugriffsrechte erteilen. Beachten Sie aber, dass sie in diesem Fall bei der Berechnung des Zahlungsplans berücksichtigt werden und wenn die Benutzeranzahl die maximal erlaubte Anzahl überschreitet, werden Sie den Zahlungsplan ändern müssen.

How to add users using the contact information from Yahoo, Google, Windows Live
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