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Comment gérer votre projet en utilisant le diagramme de Gantt ?

Introduction

Le Diagramme de Gantt est un excellent moyen de planifier votre projet et contrôler son avancement. Lisez ce guide pour apprendre à planifier des jalons, gérer des tâches et créer les dépendances de tâches à l'aide du diagramme de Gantt.

Etape 1. Accéder aux Projets

Accedéz à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien Projets.

Comment gérer votre projet en utilisant le diagramme de Gantt ? Etape 1 Comment gérer votre projet en utilisant le diagramme de Gantt ? Etape 1

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module Projets depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Etape 2. Activer le diagramme de Gantt

Cliquez sur le lien Diagramme de Gantt sur le panneau latéral gauche et sélectionnez le projet pour lequel vous voulez activer le diagramme de Gantt. Pour le faire,

  1. cliquez sur le bouton Sélectionner le projet dans le coin supérieur gauche,
  2. cochez les cases à côté des projets nécessaires dans la liste déroulante,
  3. utilisez le bouton Enregistrer pour fermer la liste et affichier les projets.
Comment gérer votre projet en utilisant le diagramme de Gantt ? Etape 2 Comment gérer votre projet en utilisant le diagramme de Gantt ? Etape 2

De même, vous pouvez procéder de la manière suivante :

  1. Avant tout sélectionnez un projet nécessaire. Cliquez sur le lien Projets sur le panneau latéral gauche pour ouvrir la liste de tous les projets ouverts. Pour trouver un projet utilisez le filtre en haut de la liste ou saisissez le titre du projet, tout ou une partie, dans le champ et appuyez sur la touche Entrée.
  2. Cliquez sur le titre du projet pour ouvrir sa page de profil.
  3. Cliquez sur le bouton Diagramme de Gantt dans le coin supérieur droit sur la page de projet.

Le diagramme de Gantt pour le projet nécessaire sera activé.

Etape 3. Configurer le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un graphique à barres dont l'axe horizontal représente le temps total dont vous envisagez de passer à compléter le projet tendis que l'axe vertical représente les tâches à exécuter pour compléter ce projet à temps. Les barres horizontales de différente longueur et couleurs affiche la séquence des tâches en spécifiant le début et la fin de chaque tâche. Les lignes horizontales servent à marquer les dates les plus importantes dans l'avancement du projet (jalons).

Le Diagramme de Gantt office en ligne vous fournit une représentation graphique de toutes les activités avec le statut indiqué : Activité ouverte - tâche/jalon ouvert, Activité fermée - tâche/jalon fermé, Activité en retard - tâche/jalon en retard.

Par défaut, le Diagramme de Gantt office en ligne est divisé en jours et affiche tous les jalons et les tâches créés dans ce projet. Mais vous pouvez facilement le régler : changer l'incrément de l'échelle chronologique, sélectionner les objets à masquer et à afficher.

Pour changer l'incrément de l'échelle chronologique, ouvrez la liste déroulante Echelle chronologique dans le coin supérieur droit et sélectionnez une des options disponibles: Jours, Semaine, Mois. Ou modifiez la taille du curseur de la barre d'échelle en haut du graphique en déplaçant ses bordures ou en utilisant la roulette de la souris :

Changer l'incrément de l'échelle chronologique

Pour sélectionner les objets à afficher, utilisez le panneau de gauche :

  • pour ajouter ou supprimer quelques projets dг diagramme utilisez le bouton Sélectionner projet dans le coin supérieur gauche,
  • pour masquer tous les tâches et les jalons fermés de votre diagramme, cochez la case Tâches et jalons ouverts à droite en haut de la liste,
  • pour masquer les tâches et les jalons d'un projet, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du titre du projet,
  • pour masquer les tâches associées à un certain jalon, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du titre du jalon,
Comment gérer votre projet en utilisant le diagramme de Gantt ? Etape 3 Comment gérer votre projet en utilisant le diagramme de Gantt ? Etape 3

Pour sélectionner les détails de l'activité à afficher sur le panneau latéral gauche :

  1. cliquez sur le bouton Sélectionner les détails dans le coin supérieur droit du panneau latéral gauche,
  2. cochez les détails à afficher : Responsable, Date de début, Date limite, Statut, Priorité,
  3. click the Apply button to display the selected details.

Pour masquer les détails dont vous n'avez pas besoin pour le moment il vous suffit de fermer les onglets nécessaires en utilisant les croix.

Comment gérer votre projet en utilisant le diagramme de Gantt ? Etape 3 Comment gérer votre projet en utilisant le diagramme de Gantt ? Etape 3

Quand les onglets de détails sont activés, vous pouvez régler la largeur dг panneau latéral gauche par un simple glisser-déposer.

Etape 4. Planifier et gérer les jalons

Pour marquer un point clé dans l'avancement de votre projet, créez un jalon. Pour le faire,

  1. cliquez sur le bouton Créer nouveau... dans le coin supérieur gauche,
  2. sélectionnez l'option Jalon de la liste déroulante,
  3. spécifiez le Titre de votre jalon et entrez une courte Déscription, si nécessaire,
  4. sélectionnez le Projet auquel vous souhaitez ajouter le jalon,
  5. sélectionnez la personne qui sera Responsable du jalon nouvellement créé,
  6. définissez la Date limite souhaitée,
  7. cochez la case Jalon clé, si nécessaire,
  8. pour vous rappeler 48 heures avant la date limite, cochez la case correspondante,
  9. cliquez sur le bouton Enregistrer.

Pour changer le responsable,

  1. cliquez sur le nom de la personne responsable à droite du titre du jalon sur le panneau latéral gauche,
    ou
    placez le pointeur sur la forme du jalon sur le diagramme de Gantt et cliquez sur le bouton Assigner l'utilisateur responsable du menu du jalon flottant qui apparaît au-dessus,
  2. sélectionnez l'utilisateur nécessaire de la liste déroulante en cliquant sur la case d'option à côté,
  3. cliquez sur le bouton OK pour confirmer votre choix.
Comment gérer votre projet en utilisant le diagramme de Gantt ? Etape 4 Comment gérer votre projet en utilisant le diagramme de Gantt ? Etape 4

Pour déplacer le jalon,

  1. placez le pointeur sur la flèche de la forme du jalon,
  2. faites glisser la forme vers la date nécessaire.

    Déplacer le jalon

Pour gérer vos jalons, vous pouvez utiliser le menu flottant qui apparaît quand vous placez le pointeur sur la forme du jalon ou le menu contextuel activé par un cliс droit de la souris. Vous pouvez effectuer une des opérations suivantes :

  • Modifier le titre - modifier le titre de votre jalon,
  • Assigner l'utilisateur responsable - désigner le responsable pour votre jalon,
  • Supprimer - supprimer un jalon inutile,
  • Ajouter une tâche - ajouter une tâche au jalon sélectionné,
  • Ajuster à l'écran - ajuster la forme du jalon à l'écran,
  • Fermer - fermer le jalon une fois les tâches sont accomplies. Pour rouvrir le jalon fermé, utilisez le bouton Rouvrir.

Etape 5. Créer et gérer les tâches

Pour ajouter une nouvelle tâche, procédez de l'une des manières suivantes :

  • cliquez sur le bouton Créer nouveau... dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Tâche,
  • utilisez le diagramme de Gantt,
    • placez le pointeur de la souris sur le jalon auquel vous voulez associer la tâche et cliquez sur le bouton Ajouter la tâche,
    • ou tout simplement cliquez avec le bouton droit à l'intérieur de la zone du diagramme de Gantt.

Si vous choisissez le premier mode, la barre de tâche avec tous les paramètres spécifiés sera ajoutée et associée au jalon nécessaire. Si vous utilisez le deuxième mode, la barre de la tâche vide sera ajoutée au diagramme de Gantt. Entrez un titre pour votre tâche et appuyez sur la touche Entrée.

Pour désigner / changer des personnes responsables,

  1. activez l'onglet Responsable en utilisant le bouton Sélecionner détails dans le coin supérieur droit du panneau latéral gauche et cliquez sur le lien Aucun responsable à droite du titre sur le panneau latéral gauche,
    ou
    placez le pointeur sur la barre de la tâche du diagramme de Gantt et cliquez sur le bouton Assigner l'utilisateur responsable du menu de la tâche flottant qui apparaît au-dessus,
  2. sélectionnez les utilisateurs responsables de la liste déroulante en cochant les cases à côté,
  3. cliquez sur le bouton OK pour confirmer votre choix.
Comment gérer votre projet en utilisant le diagramme de Gantt ? Etape 5 Comment gérer votre projet en utilisant le diagramme de Gantt ? Etape 5

Vous pouvez facilement changer la date de début et de fin and le temps dont vous envisagez de passer pour compléter cette tâche par un simple glisser-déposer. Placez le pointeur de la souris sur la bordure de la barre de la tâche (sur la bordure gauche pour changer la date de début ou sur la bordure droite pour changer la date limite) et en maintenant appuyé le bouton de la souris déplacez-le pour définir la date appropriée.

Changer la date de la tâche

En utilisant la fonction glisser-déposer vous pouvez également déplacer la barre de la tâche horizontalement ou verticalement :

  • déplacez-la horizontalement pour changer les dates sans changer le temps envisagé,

    Déplacer la tâche

  • déplacez-la verticalement pour assicier la tâche à un autre jalon.

    Déplacer la tâche

Pour modifier le titre de la tâche, changer son statut de Ouverte à Fermée et vice versa, ou la supprimer du tout utilisez le menu de la tâche flottant qui apparaît si vous placez le pointeur sur la barre de la tâche ou le menu contextuel activé par un seul clic de la souris.

Utiliser le menu de la tâche flottant

Etape 6. Créer les dépendances de tâches

Pour déterminer l'ordre dans lequel ont eu lieu les tâches, vous avez besoin de les lier. Pour le faire, procédez de l'une des manières suivantes :

  1. Localisez la tâche nécessaire à lier sur le panneau de gauche et cliquez-la. Le diagramme de Gantt sera automatiquement défilé vers la date de début, c'est-à-dire le début de la barre représentant la tâche.
  2. Placez le pointeur sur la barre de la tâche et cliquez sur le bouton Créer lien dans le menu flottant qui apparaît au-dessus de la barre.
  3. Dans la fenêtre Créer nouveau lien ouverte sélectionnez la tâche à laquelle vous voulez lier de la liste déroulante.
  4. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour créer le lien et fermer la fenêtre.
Comment gérer votre projet en utilisant le diagramme de Gantt ? Etape 6 Comment gérer votre projet en utilisant le diagramme de Gantt ? Etape 6

Vous pouvez également :

  1. placez le pointeur à la fin de la barre de la tâche à lier,
  2. cliquez gauche sur le carée Carée qui apparaît,
  3. en maintenant appuyé le bouton de la souris déplacez-le au début de la tâche à laquelle vous voulez lier.

Lier des tâches

Le lien créé sera représenté par une ligne en pointillé bleue. La ligne en pointillé rouge signifie que le lien créé n'est pas valide. Pour le valider, vous avez besoin de corriger les dates des tâches.

Pour supprimer un lien invalide/inutile, il vous suffit de le cliquer droit.

Si vous avez besoin de lier des tâches, mais vous n'avez pas de droits de l'administrateur ou du chef de projet, vous pouvez le faire depuis la page de la tâche. Pour en savoir plus, visitez cette page.
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