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¿Cómo manejar su proyecto usando el diagrama de Gantt?

Introducción

El diagrama de Gantt es un modo estupendo de crear un horario de su proyecto y visualmente evaluar su progreso. Lea esta guía para disubrir cómo planificar un hito, manejar tareas y crear dependencias de tareas usando el diagrama de Gantt.

Paso 1. Acceda a Proyectos

Acceda a su portal ONLYOFFICE y pulse el enlace Proyectos.

¿Cómo manejar su proyecto usando el diagrama de Gantt? Paso 1 ¿Cómo manejar su proyecto usando el diagrama de Gantt? Paso 1

Si ha accedido ya al portal y lo está usando por algún tiempo, vaya al módulo Proyectos. Usted puede accederlo de cualquier página del portal, usando la lista desplegable en la esquina derecha superior de la página y seleccionando la opción correspondiente.

Paso 2. Active el diagrama de Gantt

Pulse el enlace Diagrama de Gantt en el panel lateral izquierdo y seleccione el proyecto que usted quiere abrir en el diagrama de Gantt. Para hacerlo,

  1. pulse el botón Seleccionar proyecto en la esquina izquierda superior,
  2. marque los proyectos necesarios en la lista desplegable,
  3. use el botón Guardar para cerrar la lista y mostrar los proyectos.
¿Cómo manejar su proyecto usando el diagrama de Gantt? Paso 2 ¿Cómo manejar su proyecto usando el diagrama de Gantt? Paso 2

Alternativamente:

  1. Lo primero de todo seleccione un proyecto necesario. Pulse el enlace Proyectos en el panel lateral izquierdo para abrir la lista con todos los proyectos creados. Para encontrar un proyecto necesario utilice nuestro filtro en la parte superior de la lista o introduzca el título del proyecto, completamente o parcialmente, en el campo de filtro y pulse la tecla Enter para mostrar el proyecto necesario.
  2. Pulse el título del proyecto para abrir la página del proyecto.
  3. Pulse el botón Diagrama de Gantt en la esquina derecha superior de la página del proyecto.

Se abrirá el diagrama de Gantt con el proyecto seleccionado.

Paso 3. Ajuste la vista del diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es un gráfico de barras donde el eje horizontal represente la cantidad de tiempo que usted espera gastar en el proyecto y el eje vertical representa las tareas que usted debe cumplir para terminar este proyecto a tiempo. Las barras horizontales de longitud y colores diferentes muestran la secuencia con las fechas de inicio y final especificadas. Las líneas horizontales marcan las fechas más importantes en el progreso del proyecto (hitos).

Diagrama de Gantt oficina online le proporciona una vista panorámica de todas las actividades del proyecto y sus estados:
Abierto - tarea/hito abierto, Cerrado - tarea/hito cerrado, Vencido - tarea/hito vencido.

De manera predeterminada, Diagrama de Gantt se divide en incrementos de un día y muestra todos los hitos y tareas creados en este proyecto. Pero usted puede fácilmente ajustar la vista de diagrama: cambiar incrementos de la escala de tiempo y seleccionar los objetos del diagrama que usted quiere ocultar o mostrar para configurar la manera conveniente de trabajo.

Para cambiar los incrementos de la escala del proyecto, abra la lista desplegable Escala de tiempo en la esquina derecha superior y seleccione una de las opciones disponibles: Días, Semana, Mes. O, cambie el tamaño del control deslizante de la barra de escala en la parte superior del diagrama arrastrando sus márgenes o usando la rueda del ratón:

Cambiar los incrementos de escala de tiempo

Para seleccionar los objetos del diagrama para que se muestren, utilice el panel izquierdo lateral:

  • para añadir o eliminar unos proyectos del diagrama use el botón Seleccionar proyecto en la esquina izquierda superior,
  • para ocultar todos los hitos y tareas cerrados del diagrama, marque la casilla Sólo hitos y tareas abiertos arriba de la lista de tareas ,
  • para ocultar los hitos y tareas de un cierto proyecto, pulse la flecha hacia abajo al lado del título del proyecto,
  • para ocultar las tareas asignadas a un cierto hito, pulse la flecha hacia abajo al lado del título de un hito,
¿Cómo manejar su proyecto usando el diagrama de Gantt? Paso 3 ¿Cómo manejar su proyecto usando el diagrama de Gantt? Paso 3

Para seleccionar los detalles de actividad que van a mostrarse en el panel lateral izquierdo:

  1. pulse el botón Seleccionar detalles en la esquina derecha superior del panel lateral izquierdo,
  2. marque los detalles para mostrar: Responsable, Fecha de inicio, Fecha límite, Estado, Prioridad,
  3. pulse el botón Aplicar para mostrar los detalles seleccionados.

Si quiere ocultar los detalles que usted no necesita, cierre las pestañas correspondientes usando los iconos cruz.

¿Cómo manejar su proyecto usando el diagrama de Gantt? Paso 3 ¿Cómo manejar su proyecto usando el diagrama de Gantt? Paso 3

Una vez activadas las pestañas, usted puede ajustar el ancho del panel lateral izquierdo arrastrándolo y después soltando.

Paso 4. Planifique y gestione hitos

Para añadir un punto clave al progreso de su proyecto, cree un hito. Para hacerlo,

  1. pulse el botón Crear nuevo... en la esquina izquierda superior,
  2. seleccione la opción Hito en la lista desplegable,
  3. especifique Título de su hito e introduzca una Descripción breve, si es necesario,
  4. seleccione un Proyecto al que usted quiere añadir un hito,
  5. seleccione a una persona Responsable a quien usted quiere asignar un hito nuevo anteriormente creado,
  6. establezca Fecha límite deseada,
  7. pulse la opción Hito clave, si es necesario,
  8. para ser informado 48 horas hasta de la fecha límite marque la opción correspondiente,
  9. pulse el botón Guardar.
¿Cómo manejar su proyecto usando el diagrama de Gantt? Paso 4 ¿Cómo manejar su proyecto usando el diagrama de Gantt? Paso 4

Si quiere cambiar a una persona responsable,

  1. active la pestaña Responsable usando el botón Seleccionar detalles en la esquina derecha superior del panel lateral izquierdo y pulse el nombre del usuario responsable a la derecha del título del hito en el panel lateral izquierdo,
    o
    mantenga el ratón sobre un hito necesario en el diagrama de Gantt y pulse el botón botón Asignar a un usuario responsable en el menú flotante del hito que aparece arriba,
  2. seleccione a un usuario necesario en la lista desplegable marcando el botón de opción a su lado,
  3. pulse el botón OK para confirmar la elección.

Si quiere cambiar las fechas de un hito,

  1. mantenga cursor del ratón en la flecha de la forma del hito,
  2. arrastre la forma y suéltela en la fecha necesaria.

    Mover hito

Para gestionar sus hitos, usted puede utilizar el menú de hito flotante que aparece al mantener cursor del ratón sobre la forma del hito o el menú contextual que se puede activar haciendo clic derecho. Usted puede realizar una de las acciones siguientes:

  • botón Editar título - editar el título de hito,
  • botón Asignar a responsable - asignar a responsable de su hito,
  • botón Borrar - borrar un hito innecesario,
  • botón Añadir tarea - añadir una tarea al hito seleccionado,
  • botón Ajustar a pantalla - ajustar la forma de hito a su pantalla,
  • botón Cerrar - cerrar un hito tan pronto como todas las tareas estén terminadas. Para abrir el hito cerrado de nuevo, utilice el botón botón Abrir de nuevo.

Paso 5. Cree y gestione tareas

Para añadir una tarea nueva, siga una de estas instrucciones:

  • pulse el botón Crear nuevo... en la esquina izquierda superior, seleccione la opción Tarea y rellene el formulario Crear nueva tarea,
  • use el diagrama de Gantt,
    • mantenga el ratón sobre el hito al que usted quiere asignar la tarea y pulse el botón botón Añadir tarea,
    • o, haga clic derecho sobre el area del diagrama de Gantt.

Si usted sigue la primera instrucción, la barra de tareas con todos los parámetros especificados se añadira y será asignada al hito necesario. Si sigue la segunda instrucción, la barra de tareas vacía se añadirá al diagrama de Gantt, introduzca un título de tarea y pulse la tecla Enter. Después usted podrá editar y gestionar tarea.

Para asignar/cambiar al responsable,

  1. active la pestaña Responsable usando el botón Seleccionar detalles en la esquina derecha superior del panel lateral izquierdo y pulse el enlace Sin responsable a la derecha del título de la tarea en el panel lateral izquierdo,
    o
    mantenga cursor del ratón sobre la barra de tarea en el diagrama de Gantt y pulse el botón botón Asignar responsable en el menú de tarea flotante que aparece sobre ella,
  2. seleccione a los usuarios necesarios en la lista desplegable marcando las casillas correspondientes,
  3. pulse el botón OK para confirmar su elección.
¿Cómo manejar su proyecto usando el diagrama de Gantt? Paso 5 ¿Cómo manejar su proyecto usando el diagrama de Gantt? Paso 5

Usted puede fácilmente cambiar las fechas de inicio y final de la tarea y también el tiempo que usted espera gastar en cumplimiento de esta tarea con una simple operación de arrastrar y soltar. Mantenga cursor del ratón sobre el borde de la barra de tareas (el borde izquierdo para cambiar la fecha de inicio o el borde derecho para cambiar la fecha de vencimiento) y sin soltar el botón del ratón muévalo para fijar la fecha apropiada.

Cambiar fecha de tarea

Usando la operación de arrastrar y soltar usted también puede mover su barra de tareas horizontalmente o verticalmente:

  • muévala horizontalmente para cambiar las fechas sin cambiar la cantidad de tiempo,

    Desplazar tarea

  • muévala verticalmente para mover la tarea a otro hito.

    Desplazar tarea

Para editar el título de tarea, cambiar su estado de Abierta a Cerrada y viceversa, o borrarla utilice el menú de tarea flotante que aparece al mantener cursor del ratón sobre la barra de tareas o el menú contextual que se puede activar al hacer clic derecho.

Usar menú de tarea flotante

Paso 6. Cree dependencias de tareas

Para determinar el orden de tareas, enlácelas. Para hacerlo, siga uno de los pasos siguientes.

  1. Encuentre la tarea necesarias que usted quiere enlazar en el panel izquierdo lateral y púlsela. El diagrama de Gantt se desplazará automáticamente a su fecha de inicio, a saber, el inicio de la barra que represente esta tarea.
  2. Mantenga cursor del ratón sobre la barra de tarea y pulse el botón Botón Crear enlace en el menú de tarea flotante.
  3. En la ventana abierta Crear nuevo enlace seleccione la tarea con la que usted quiere enlazar la tarea seleccionada en la lista desplegable correspondiente.
  4. Pulse el botón Guardar para crear el enlace y cierre la ventana.
¿Cómo manejar su proyecto usando el diagrama de Gantt? Paso 6 ¿Cómo manejar su proyecto usando el diagrama de Gantt? Paso 6

O:

  1. coloque cursor del ratón al final de la barra de la tarea que usted quiere enlazar,
  2. haga clic en una marca cuadrada Marca cuadrada ,
  3. sin soltar el botón del ratón arrástrelo al inicio de la barra de la tarea con la que usted quiere enlazar la tarea seleccionada.

Enlazar tareas

El enlace fin-comienzo se creará. Este tipo de enlace significa que una tarea no se comienza hasta que se termine la otra. Se representará el enlace como una línea discontinua de color azul. La línea discontinua de color rojo significa que el enlace creado no está válido. Para hacerlo válido, usted tiene que cambiar las fechas de tarea.

Para borrar un enlace inválido/innecesario, solo haga clic derecho sobre ello.

Si usted necesita enlazar una tarea, pero no tiene los derechos de administrador o de gerente de proyecto, usted puede hacerlo en la página de descripción de tarea. Para saber más, consulte esta página.
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