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Die Projekte mit dem Gantt-Diagramm verwalten

Einleitung

Das Gantt-Diagramm ist eine Möglichkeit, Ihren Projektplan zu erstellen und dessen Fortschritt visuell zu beurteilen. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie mithilfe der Gantt-Diagrammansicht Meilensteine planen, Aufgaben verwalten und Aufgabenverknüpfungen erstellen.

Schritt 1. Auf Projekte zugreifen

Öffnen Sie Ihren Portal und klicken Sie auf die Projekte.

So verwalten Sie Ihr Projekt mithilfe des Gantt-Diagramms. Schritt 1 So verwalten Sie Ihr Projekt mithilfe des Gantt-Diagramms. Schritt 1

Wenn Sie sich bereits beim Portal angemeldet haben und es seit einiger Zeit verwenden, verwenden Sie die Drop-Down-Liste in der oberen linken Ecke der Seite und wählen Sie die entsprechende Option aus, um von einer beliebigen Portalseite aus auf das Modul Projekte zuzugreifen.

Schritt 2. Gantt-Diagrammansicht aktivieren

Klicken Sie im linken Bereich auf den Link Gantt-Diagramm und wählen Sie das Projekt aus, für das Sie das Gantt-Diagramm aktivieren möchten. Dazu:

  1. klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt auswählen in der oberen linken Ecke,
  2. markieren Sie die gewünschten Projekte in der Drop-Down-Liste,
  3. klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Liste zu schließen und Projekte anzuzeigen.
So verwalten Sie Ihr Projekt mithilfe des Gantt-Diagramms. Schritt 2 So verwalten Sie Ihr Projekt mithilfe des Gantt-Diagramms. Schritt 2

Sie können auch:

  1. Das gewünschte Projekt auswählen. Klicken Sie auf den Link Projekte in der linken Leiste, um die Liste der erstellten Projekte zu öffnen. Um einen erforderlichen Filter zu finden, verwenden Sie die Filter oben in der Liste oder geben Sie einen Projekttitel ganz oder teilweise in das Filterfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste, um das erforderliche Projekt anzuzeigen.
  2. Klicken Sie auf den Projekttitel, um die Projektübersichtsseite zu öffnen.
  3. Wechseln Sie auf der Projektseite zur Registerkarte Gantt-Diagramm.

Das Gantt-Diagramm für das ausgewählte Projekt wird aktiviert.

Schritt 3. Gantt-Diagrammansicht anpassen

Das Gantt-Diagramm ist ein Balkendiagramm, in dem die horizontale Achse die Gesamtzeit darstellt, die Sie für die Fertigstellung des Projekts benötigen, und die vertikale Achse die Aufgaben darstellt, die Sie ausführen müssen, um dieses Projekt rechtzeitig abzuschließen. Die horizontalen Balken unterschiedlicher Länge und Farbe zeigen die Reihenfolge der Aufgaben mit den angegebenen Start- und Enddaten. Die horizontalen Linien markieren die wichtigsten Daten im Projektfortschritt (Meilensteine).

Das Gantt-Diagramm bietet Ihnen einen Panoramablick auf alle Projektaktivitäten und deren Status:
Status: Offen - offen (Aufgabe/Meilenstein), Status: Abgeschlossen - abgeschlossen (Aufgabe/Meilenstein), Status: Überfällig - überfällig (Aufgabe/Meilenstein).

Standardmäßig ist das Gantt-Diagramm in Zeitschritte von einem Tag unterteilt und zeigt alle Meilensteine und Aufgaben an, die in diesem Projekt erstellt wurden. Sie können die Ansicht jedoch einfach anpassen: Ändern Sie die Zeitleistenintervalle und wählen Sie die Diagrammobjekte aus, die ausgeblendet oder angezeigt werden sollen, um die bequemste Arbeitsweise festzulegen.

Um das Timeline-Intervall zu ändern, öffnen Sie die Drop-Down-Liste Zeitleistenskala in der oberen rechten Ecke und wählen Sie eine der verfügbaren Optionen: Tage, Woche, Woche, oder ändern Sie die Schiebereglergröße der Skalierungsleiste am oberen Rand des Diagramms, indem Sie die Ränder ziehen oder das Mausrad verwenden:

Timeline-Intervall ändern

Verwenden Sie das linke Bedienfeld, um die anzuzeigenden Diagrammobjekte auszuwählen:

  • Um einige Projekte zum Diagramm hinzuzufügen oder daraus zu entfernen, verwenden Sie die Schaltfläche Projekt auswählen in der oberen linken Ecke.
  • Um alle geschlossenen Aufgaben und Meilensteine aus dem Diagramm auszublenden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur offene Aufgaben und Meilensteine direkt über der Aufgabenliste.
  • Um die Aufgaben und Meilensteine eines bestimmten Projekts auszublenden, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Projekttitel.
  • Um die einem bestimmten Meilenstein zugewiesenen Aufgaben auszublenden, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Meilensteintitel.
So verwalten Sie Ihr Projekt mithilfe des Gantt-Diagramms. Schritt 3 So verwalten Sie Ihr Projekt mithilfe des Gantt-Diagramms. Schritt 3

So wählen Sie die Aktivitätsdetails aus, die auf der linken Seite angezeigt werden sollen:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Details auswählen in der oberen rechten Ecke der linken Seitenleiste.
  2. Markieren Sie die Details, die angezeigt werden sollen: ZuständigStartdatum, EnddatumStatusPriorität.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anwenden, um die markierten Details anzuzeigen.

Um die Details auszublenden, die Sie momentan nicht benötigen, schließen Sie einfach die unnötigen Registerkarten mit den Kreuzsymbolen.

So verwalten Sie Ihr Projekt mithilfe des Gantt-Diagramms. Schritt 3 So verwalten Sie Ihr Projekt mithilfe des Gantt-Diagramms. Schritt 3

Wenn einige Detailregisterkarten aktiviert sind, können Sie die Breite des linken Seitenbereichs durch Drag & Drop anpassen.

Schritt 4. Meilensteine planen und verwalten

Erstellen Sie einen Meilenstein, um einen wichtigen Punkt in Ihrem Projektfortschritt hinzuzufügen. Dazu:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen in der oberen linken Ecke.
  2. Wählen Sie die Option Meilenstein auf der Drop-Down-Liste.
  3. Geben Sie den Meilensteintitel und gegebenenfalls die Beschreibung ein.
  4. Wählen Sie das Projekt aus, zu dem Sie einen Meilenstein hinzufügen möchten.
  5. Wählen Sie die zuständige Person aus, der Sie den neu erstellten Meilenstein zuweisen möchten.
  6. Stellen Sie ein gewünschtes Fälligkeitsdatum ein.
  7. Markieren Sie gegebenenfalls die Option Hauptmeilenstein.
  8. Um 48 Stunden vor dem Fälligkeitsdatum erinnert zu werden, aktivieren Sie die entsprechende Option.
  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
So verwalten Sie Ihr Projekt mithilfe des Gantt-Diagramms. Schritt 4 So verwalten Sie Ihr Projekt mithilfe des Gantt-Diagramms. Schritt 4

Um eine zuständige Person zu ändern,

  1. Aktivieren Sie die Registerkarte Zuständig über die Schaltfläche Details auswählen in der oberen rechten Ecke des linken Seitenbereichs und klicken Sie auf den zuständigen Benutzernamen rechts neben dem Meilensteintitel im linken Bereich,
    oder
    bewegen Sie die Maus über die Meilensteinform im Gantt-Diagramm und klicken Sie auf die Schaltfläche  Zuständige Person zuweisen - Schaltfläche des schwebenden Meilensteinmenüs, das darüber angezeigt wird.
  2. Wählen Sie einen erforderlichen Benutzer aus der Drop-Down-Liste aus und markieren Sie den Radiobutton daneben.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

Um einen Meilenstein zu verschieben,

  1. Bewegen Sie die Maus über den Pfeil mit der Meilensteinform.
  2. Ziehen Sie die Form per Drag & Drop auf das gewünschte Datum.

    Meilenstein verschieben

Um Ihre Meilensteine zu verwalten, können Sie das schwebende Meilensteinmenü verwenden, das angezeigt wird, wenn Sie mit der Maus über die Meilensteinform bewegen, oder das Kontextmenü, das durch einen einzigen Rechtsklick mit der Maus aktiviert wird. Sie können einen der folgenden Vorgänge ausführen:

  • Meilensteintitel bearbeiten Schaltfläche - Meilensteintitel bearbeiten,
  • Zuständige Person zuweisen Schaltfläche - einen zuständigen Benutzer für den Meilenstein zuweisen,
  • Meilenstein löschen Schaltfläche - einen unnötigen Meilenstein löschen,
  • Aufgabe hinzufügen Schaltfläche - dem ausgewählten Meilenstein eine Aufgabe hinzufügen,
  • An Bildschirm anpassen Schaltfläche - die Meilensteinform an Ihren Bildschirm anpassen,
  • Meilenstein schließen Schaltfläche - den Meilenstein schließen, sobald alle Aufgaben abgeschlossen sind. Verwenden Sie die Schaltfläche Meilenstein erneut öffnen Schaltfläche, um den geschlossenen Meilenstein erneut zu öffnen.

Schritt 5. Aufgaben erstellen und verwalten

Um eine neue Aufgabe hinzuzufügen, können Sie auf eine der folgenden Arten vorgehen:

  • klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen in der oberen linken Ecke, wählen Sie die Option Aufgabe aus und füllen Sie die Felder des Formulars aus,
  • verwenden Sie das Gantt-Diagramm,
    • bewegen Sie die Maus über den Meilenstein, dem Sie die Aufgabe zuweisen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe hinzufügen Schaltfläche,
    • oder klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in den Gantt-Diagrammbereich.

Wenn Sie die erste Art verwenden, wird die Taskleiste mit allen angegebenen Parametern hinzugefügt und dem erforderlichen Meilenstein zugewiesen. Wenn Sie die zweite Art verwenden, wird die leere Taskleiste zum Gantt-Diagramm hinzugefügt. Geben Sie einen Titel für die Task ein und drücken Sie die Eingabetaste. Danach können Sie Ihre Aufgabe bearbeiten und verwalten.

Um die zuständigen Personen zuzuweisen/zu ändern,

  1. aktivieren Sie die Registerkarte Zuständig über die Schaltfläche Details auswählen in der oberen rechten Ecke des linken Seitenbereichs und klicken Sie auf den Link Ohne zuständige Person rechts neben dem Aufgabentitel im linken Seitenbereich,
    oder
    bewegen Sie die Maus über die Taskleiste im Gantt-Diagramm und klicken Sie auf die Schaltfläche Zuständige Person zuweisen Schaltfläche des schwebenden Task-Menüs, das darüber angezeigt wird,
  2. wählen Sie die erforderlichen Benutzer aus der Drop-Down-Liste aus und aktivieren Sie die Kontrollkästchen daneben,
  3. klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
So verwalten Sie Ihr Projekt mithilfe des Gantt-Diagramms. Schritt 5 So verwalten Sie Ihr Projekt mithilfe des Gantt-Diagramms. Schritt 5

Sie können das Start- und Enddatum der Aufgabe sowie die geschätzte Zeit für die Ausführung dieser Aufgabe einfach per Drag & Drop ändern. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Rand der Taskleiste (den linken Rand zum Ändern des Startdatums oder den rechten Rand zum Ändern des Fälligkeitsdatums) und bewegen Sie ihn ohne Loslassen der Maustaste, um das entsprechende Datum festzulegen.

Falligkeitsdatum der Aufgabe ändern

Mit der Drag & Drop-Funktion können Sie Ihre Taskleiste auch horizontal oder vertikal verschieben:

  • Verschieben Sie die Aufgabe horizontal, um die Daten zu ändern, ohne die Zeitdauer zu ändern,

    Aufgabe verschieben

  • Verschieben Sie die Aufgabe vertikal, um sie auf einen anderen Meilenstein zu verschieben.

    Aufgabe verschieben

Um den Aufgabentitel zu bearbeiten, ändern Sie seinen Status von Offen in Abgeschlossen und umgekehrt oder löschen Sie ihn überhaupt. Verwenden Sie dazu das schwebende Menü der Aufgaben, das angezeigt wird, wenn Sie die Maus über die Aufgabenleiste oder das Kontextmenü bewegen, das mit einem einzigen Rechtsklick aktiviert wird..

Schwebendes Menü der Aufgabe

Schritt 6. Aufgabenverknüpfungen erstellen

Verknüpfen Sie die Aufgaben, um die Reihenfolge der auszuführenden Aufgaben zu bestimmen. Gehen Sie dazu auf eine der folgenden Arten vor:

  1. Finden Sie die Aufgabe, die Sie verknüpfen möchten, im linken Bereich und klicken Sie darauf. Das Gantt-Diagramm wird automatisch zu seinem Startdatum gescrollt, d.h. zum Anfang des Balkens, der diese Aufgabe darstellt.
  2. Bewegen Sie die Maus über die Taskleiste und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Verknüpfung erstellen Schaltfläche im schwebenden Menü der Aufgaben.
  3. Wählen Sie im geöffneten Fenster Neue Verknüpfung erstellen aus der entsprechenden Drop-Down-Liste die Aufgabe aus, mit der Sie eine Verknüpfung erstellen möchten.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Verknüpfung zu erstellen und das Fenster zu schließen.
So verwalten Sie Ihr Projekt mithilfe des Gantt-Diagramms. Schritt 6 So verwalten Sie Ihr Projekt mithilfe des Gantt-Diagramms. Schritt 6

Sie können auch:

  1. den Zeiger am Ende der Taskleiste positionieren, die Sie verknüpfen müssen,
  2. mit der linken Maustaste auf die angezeigte Markierung Quadratische Markierung klicken,
  3. ohne Loslassen der Maustaste an den Anfang der Taskleiste ziehen, mit der Sie eine Verknüpfung herstellen müssen.

Aufgaben verknüpfen

Die Start-Ende-Verknüpfung wird erstellt. Dieser Typ von Verknüpfung bedeutet, dass die Aufgabe, mit der die Verknüpfung erstellt wurde, erst beginnen kann, wenn die von Ihnen verknüpfte Aufgabe abgeschlossen ist. Es wird durch eine blaue gestrichelte Linie dargestellt. Die rote gestrichelte Linie bedeutet, dass die erstellte Verknüpfung ungültig ist. Um es gültig zu machen, müssen Sie die Aufgabendaten korrigieren.

Um eine ungültige/unnötige Verknüpfung zu löschen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste darauf.

Wenn Sie eine Aufgabe verknüpfen müssen, aber keine Administrator- oder Projektmanagerrechte haben, können Sie dies auf der Aufgabenübersichtsseite tun. Weitere Informationen finden Sie auf dieser Seite.
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