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Versiones y revisiones en Documentos


Usando el módulo 'Documentos' y la sección 'Documentos' en el módulo 'Proyectos', es probable que usted haya notado que hay un número al lado del título de un archivo que muestra el número de versiones de este archivo. ¿Quiere saber más sobre versiones y revisiones de un archivo? ¡Lea este artículo!

Instrucciones básicas

Cuando crea o sube su archivo a Documentos, se muestra en la carpeta necesaria que usted ha abierto antes de crear o subir un archivo. Cuando usted lo edita o guarda por la primera vez, el archivo recibe un número de versión ver.1. Ahora las versiones del archivo también incluyen en sí revisiones, a saber, los cambios pequeños en un archivo. Si usted hace clic en el número de versión, usted verá la lista de revisiones de un archivo. Cada vez que usted cambia y guarda el archivo, una revisión nueva se añade a la lista. Versión es un cambio significativo e incluye en sí todas las revisiones del archivo por un cierto periodo de tiempo.

Si usted quiere subir un archivo pero el archivo con tal nombre existe ya en la carpeta, una copia del archivo se creará por defecto. Si usted quiere actualizar la versión del archivo existente, pulse el enlace Ajustes comunes en la lista Ajustes en el panel lateral izquierdo y marque la opción Actualizar la versión del archivo existente con el mismo nombre. . Este parámetro será aplicado a todos los archivos cargados después.

Usted puede agrupar varias revisiones en una versión. Para hacerlo, mantiene cursor del ratón sobre una revisión necesaria y pulse el icono Marcar como versión. Todas las revisiones recientes del archivo y también una revisión seleccionada serán agrupadas en una versión. El número de revisiones en una versión se mostrará de tal modo Número de revisiones. Cuando usted une varias revisiones en una versión el número de versiones mostrado al lado del título de un archivo se actualiza.

Usted puede no sólo Descargar cualquier versión o revisión, sino también obtener una Vista previa o Introducir un comentario usando el icono correspondiente que aparece al mantener cursor del ratón sobre una versión/revisión necesaria.

Es posible que el documento creado por usted y compartido con unos colegas fue editado por uno de ellos y usted quiere recuperar una de sus versiones/revisiones anteriores. Para hacerlo, por favor, siga estos pasos sencillos:

  1. Acceda a su portal usando sus datos de acceso.
  2. Pulse el enlace Documentos en la página de inicio.
  3. Abra la carpeta necesaria que contiene los archivos que usted quiere recuperar.
  4. Pulse el número de versión al lado de un archivo necesario. Usted verá la lista Historial de versiones.
  5. Busque la versión/revisión de archivo que usted quiere recuperar, usando la fecha de creación, hora o autor. Si usted no está seguro, puede obtener una vista previa de una cierta versión/revisión, manteniendo cursor del ratón sobre esta versión y pulsando el icono Icono vista previa.
  6. Pulse el enlace Restaurar.

La versión/revisión de un archivo seleccionado será recuperada.

Pistas útiles

¿Cómo obtener una vista previa de la versión corriente de documento, hoja de cálculo, presentación?

Si usted quiere obtener una vista previa de un archivo pulse el icono icono Acciones y elija la opción Vista previa.

¿Es posible deshacer la acción 'Marcar como versión'?

Si usted quiere deshacer esta acción, mantenga cursor del ratón sobre una versión necesaria y pulse el icono icono Marcar come revisión.

¿Cómo editar la versión corriente de documento, hoja de cálculo, presentación?

Pulsando el icono Icono editar al lado de un cierto archivo en el módulo 'Documentos' y en la sección 'Documentos' del módulo 'Proyectos', usted puede editarlo usando Document Editor y guardar todos los cambios realizados directo en su portal. El icono lápiz de color icono al lado del título de documento significa que usted puede editarlo simultáneamente con otros usuarios del portal.

¿Cómo puedo saber que el archivo compartido conmigo ha sido actualizado?

Primeramente usted será informado vía la herramienta "Fuente". También usted verá el icono nuevo al lado del archivo actualizado.

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