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  • Revisión general
  • Crear/editar cuentas
  • Cambio de ajustes de cuenta
  • Configuración de servidor de correo
  • Enviar/recibir mensajes
  • Gestión de contactos
  • Integración con CRM
  • Integración con Calendario
  • Crear/manejar etiquetas
  • Creación de carpetas personalizadas
  • Configurar/aplicar filtros
  • Cambio de ajustes del módulo Correo

Revisión general

Correo es una herramienta de comunicación creada para gestión de su correspondencia directo en el portal. Esta solución de gestión de mensajes le ayuda a trabajar de manera más eficiente, mejorar comunicación empresarial y le permite:

Para acceder a Correo pulse el icono Correo que está disponible en la parte superior de cada página del portal.

Crear/editar cuentas

Para recibir, y mantener sus mensajes en orden directo en el portal, el primero de todo establezca la cuenta. Para hacerlo,

  1. pulse el icono Correo en la parte superior de cada página del portal,
  2. pulse el botón Añadir nueva cuenta en la ventana abierta,
  3. rellene los campos siguientes: email y contraseña,

    Si es necesario use la opción Avanzado para introducir los parámetros siguientes: Email, Nombre de cuenta, campos de Recibir correo (Servidor POP, Puerto, Login, Contraseña) y campos de Enviar correo (Servidor SMTP, Puerto, Login, Contraseña).

  4. pulse el botón Guardar para conectar la cuenta.
Crear cuenta Crear cuenta

Si usted tiene una cuenta gmail puede vincularla a Correo usando el icono Google. Para hacerlo,

  1. pulse el icono Google que en la parte derecha de la ventana Añadir cuenta de correo electrónico,
  2. en la ventana abierta introduzca su Dirección de correo electrónico y Contraseña,
  3. pulse el botón Iniciar sesión,
  4. conceda el acceso a su cuenta a la aplicación Correo,
  5. en la ventana Listo abierta pulse el botón Aceptar.

El proceso de importación puede durar algún tiempo. Usted puede cerrar la ventana y continuar uso del portal o cerrar el navegador. La importación continuará al fondo. Cuando el proceso de importación está terminado, todos los mensajes de su cuenta de correo serán cargados a la carpeta Bandeja de entrada y usted puede empezar a trabajar con su correspondencia.

Si usted tiene que añadir una cuenta más, siga estos pasos:

  1. haga clic en la sección Configuración en el panel izquierdo lateral,
  2. seleccione la opción Gestión de cuentas,
  3. haga clic en el botón Añadir nueva cuenta arriba de la lista de las cuentas existentes,
  4. siga la instrucción sobre creación de cuenta descrita arriba,
  5. pulse el botón Guardar para conectar una nueva cuenta.

Los mensajes de nueva cuenta recién añadida serán cargados a la carpeta Bandeja de entrada.

Para editar una cuenta (por ejemplo si usted ha cambiado su contraseña) siga los pasos siguientes:

  1. haga clic en la sección Configuración en el panel izquierdo lateral,
  2. seleccione la opción Gestión de cuentas,
  3. seleccione una cuenta necesaria en la lista y pulse el icono Icono acciones al lado derecho,
  4. elija la opción Editar para abrir la ventana Configuración de cuenta,
  5. introduzca los parámetros necesarios,
  6. pulse el botón Guardar.
No es posible editar los ajustes de las cuentas conectadas usando OAuth. Usted sólo puede cambiar el nombre de cuenta.

Si usted decidió borrar su cuenta de Correo:

  1. haga clic en la sección Configuración en el panel izquierdo lateral,
  2. seleccione la opción Gestión de cuentas,
  3. seleccione una cuenta necesaria en la lista y pulse el icono Icono acciones al lado derecho,
  4. elija la opción Borrar,
  5. pulse el botón Borrar para confirmar eliminación de la cuenta.

Todos los mensajes de esta cuenta serán borrados de la carpeta Bandeja de entrada.

Si usted no necesita más una cuenta pero quiere guardar todos los mensajes que ya han sido enviados a su cuenta, sólo Desactívela. Si elige esta opción usted no recibirá nuevos mensajes de la cuenta desactivada pero todos los mensajes que ha recibido antes se mostrarán en Correo y usted puede accederlos en cualquier momento.

Cambio de ajustes de cuenta

Añadir una firma

Correo le permite añadir una firma a sus mensajes de correo.

Para hacerlo,

  1. vaya a la sección Ajustes en el menú lateral izquierdo y elija la opción Gestión de cuentas,
  2. pulse el botón Manejar la firma al lado de la cuenta necesaria,
    Activate Signature Activate Signature
  3. En la ventana 'Manejar la firma' abierta ajuste su propia firma,
    Su elección no se limita al nombre sólo. Usted puede usar un texto, imagen, enlace o aun el código html generado como una firma.
  4. Haga clic en el botón Guardar.
    Create Signature Create Signature

Su firma personal se añadirá automáticamente siempre que se envía un mensaje de correo de la cuenta con la firma preconfigurada.

Si Usted quiere cambiar o eliminar la firma,

  1. vaya a la sección Ajustes en el menú lateral izquierdo y elija la opción Gestión de cuentas,
  2. pulse el botón Manejar la firma al lado de la cuenta necesaria,
  3. en la ventana 'Manejar la firma' abierta cambie la firma o elimínela,
    Usted también puede desactivarla temporalmente desmarcando la casilla Usar la firma.
Activación de la Autorespuesta de Correo

Usted puede configurar sus cuentas conectadas al módulo Correo para enviar respuestas automáticas cuando está lejos.

Para hacerlo,

  1. vaya a la sección Ajustes en el menú lateral izquierdo y elija la opción Gestión de cuentas,
  2. seleccione la cuenta necesaria de la lista y haga clic en el icono Actions Icon a la derecha,
  3. seleccione la opción Autorespuesta de correo,
  4. en la ventana 'Autorespuesta de correo' abierta marque la opción Activar autorespuesta para activar esta función,
  5. marque la opción Enviar autorespuesta solo a personas en contactos, si Usted quiere enviar respuestas automáticas a las direcciones de correo electrónico almacenadas solo en su libro de direcciones (incluyendo Contactos personales, Contactos de portal y Contactos de CRM).
  6. si es necesario, establezca el período cuando la opción debe funcionar. La fecha de inicio se ajusta automáticamente a una fecha actual, pero Usted puede cambiarla. Marque la casilla A y establezca la fecha final.
  7. rellene el Tema y el Cuerpo del mensaje,
    Si Usted ha configurado una firma, ella también se añadirá a las respuestas automáticas.
  8. pulse el botón Guardar.
Mail Autoreply Mail Autoreply

Después de activar la función Autorespuesta de correo, un mensaje de información se mostrará al acceder al Correo. Usando los enlaces en este mensaje Usted podrá rápidamente desactivar la función o pasar a la página Gestión de cuentas para cambiar los ajustes. En la página Gestión de cuentas Usted también puede desactivar la Autorespuesta de correo haciendo clic en el enlace correspondiente.

Cuando la función Autorespuesta de correo está activada, una respuesta automática será enviada a todos los mensajes entrantes, excepto cuando:

  • un mensaje se ha recibido de su cuenta o de un grupo de correo,
  • una respuesta automática ya ha sido enviada a esta dirección en el plazo de un día,
  • un mensaje es un boletín (newsletter),
  • la opción Enviar autorespuesta solo a personas en contactos está marcada y la dirección de correo electrónico del remitente no está almacenada en su libro de direcciones.

Configuración de servidor de correo

A partir de ahora Correo de oficina online no sólo acumula mensajes de email de los servicios de correo electrónico que usted usa sino también le da una oportunidad de añadir un servicio de email a su dominio. Pues, si usted tiene su propio dominio, puede crear y manejar los buzones de correo corporativos en su portal de manera sencilla.

Sólo el propietario del portal y administrador pueden configurar los dominios, crear, manejar y borrar buzones de correo corporativos.

Para configurar su primer dominio,

  1. pulse el icono Correo en la parte superior de cada página del portal (si no ha creado ninguna cuenta ya) y pulse el enlace Configurar dominio o pase a la sección Configuración del módulo Correo,
  2. vaya a la sección Servidor de correo y pulse el enlace Configurar el primer dominio,
  3. Añadir dominio Añadir dominio
  4. siga las instrucciones del asistente para configurar el dominio:
    • introduzca el nombre de su dominio y pulse el botón Siguiente,
    • demuestre la propiedad del dominio añadiendo el registro TXT al panel de control de su dominio usando la información proporcionada en la instrucción de asistente y pulse el botón Siguiente,
    • añada el registro MX al panel de control de su dominio usando la información proporcionada en la instrucción de asistente y pulse el botón Siguiente,
    • añada el registro SPF al panel de control de su dominio usando la información proporcionada en la instrucción de asistente y pulse el botón Siguiente,
    • añada el registro DKIM al panel de control de su dominio usando la información proporcionada en la instrucción de asistente y pulse el botón Terminar.
  5. pulse el botón OK en la ventana que se aparece.

El dominio añadido se mostrará en la página de dominios. Usando el botón Añadir su propio dominio usted podrá añadir tantos dominios como usted necesite.

Usando el menú de dominio usted puede:

  • Comprobar los ajustes DNS,
  • Borrar dominio si usted no lo necesita más.

Si usted ve la notificación en rojo al lado del dominio añadido, esto significa que algunos registros DNS están incorrectos o que todavía no se han actualizado (este proceso puede durar de unos minutos a unas horas). Espere por favor y si la notificación sigue siendo pulse el enlace ajustes DNS para descubrir que registros DNS usted debe comprobar. Pulse el botón Verificar para actualizar la información sobre los ajustes DNS. Una vez terminada la actualización, usted podrá añadir el primer buzón de correo.

Para crear un buzón de correo,

  1. elija el dominio necesario (puede ser nuestro dominio o el dominio suyo),
  2. pulse el enlace Añadir nuevo buzón de correo,
  3. en la ventana Crear nuevo buzón de correo introduzca la Dirección de buzón de correo en el campo correspondiente y elija al usuario para el que usted quiere crear el buzón de correo usando el enlace Añadir usuario,
    Usted puede crear sólo dos buzones de correo para un usuario para cada dominio.
  4. pulse el botón Guardar.
  5. Hay otro mode de crear un buzón de correo para nuestro dominio predeterminado. Vaya a la página Gestión de cuentas, pulse el botón Crear buzón de correo y siga las instrucciones descritas arriba.
Crear buzón de correo Crear buzón de correo

Usando el menú de buzón de correo usted puede Editar alias de buzón de correo o Borrar un buzón de correo. Si quiere saber más sobre aliases y grupos de correos, lea la sección Trucos y consejos.

Enviar/recibir mensajes

Una vez añadida la cuenta de correo a Correo o creado un buzón de correo en el portal usted podrá enviar y recibir mensajes.

Para enviar un mensaje electrónico,

  1. pulse el botón Crear nuevo mensaje en la esquina izquierda superior para abrir la página donde usted puede escribir un mensaje,

    Si usted tiene unas cuentas conectadas, hay que seleccionar una para enviar un mensaje. Para hacerlo, pulse la flecha negra al lado del campo De para abrir la lista desplegable y seleccionar una cuenta necesaria.

    Usted puede establecer la cuenta predeterminada en la página Gestión de cuentas de la sección Configuración. Para hacerlo, marque la cuenta que usted quiere elegir como predeterminada para enviar mensajes de email.

  2. empiece a escribir la dirección de correo en el campo Para: y elija la dirección necesaria en la lista (se mostrarán los contactos CRM y de portal y también las direcciones a las que usted ha enviado ya mensajes de email),

    Usted puede enviar un mensaje a más de una persona si introduce varias direcciones separándolas por comas. Para enviar una copia a unas direcciones, use el enlace Añadir copia que está disponible al lado derecho del campo Para:.

  3. introduzca un tema de su mensaje en el campo Asunto:,
  4. escriba su mensaje,

    Para dar formato a su mensaje, inserte un enlace o una imagen, use la barra de herramientas de formato que está disponible arriba del contenido de un mensaje.

    Cuando envía un mensaje usted puede adjuntar documentos de su disco local o del módulo Documentos usando los botones correspondientes abajo del contenido de un mensaje. Recuerde, el tamaño de un archivo no puede superar 15 MB y el tamaño de todos los archivos no puede superar 25 MB.

    Si el tamaño del archivo excede el límite permitido, se le ofrecerá enviar el archivo/archivos como un enlace/enlaces al documento/documentos necesario. En este caso todos los archivos que usted quiere enviar se gurdarán en la carpeta Mis Documentos.
  5. asigne una etiqueta,

    Se usa la etiqueta para hacer la búsqueda y arreglo de mensajes más fácil. Para asignar una etiqueta a un mensaje pulse el botón Añadir etiqueta arriba del contenido de un mensaje y seleccione una etiqueta necesaria o cree nueva.

  6. pulse el botón Enviar.
    Crear correo Crear correo

    Para enviar su mensaje más tarde pulse el botón Guardar. Su mensaje será guardado en la carpeta Borradores. Para acceder a sus borradores pulse la carpeta correspondiente en el panel izquierdo lateral.

Correo de oficina online le permite añadir una firma a sus mensajes de email.

Para hacerlo,

  1. vaya a la sección Configuración en el panel izquierdo lateral y elija la opción Gestión de cuentas,
  2. pulse el botón Gestionar firma al lado de una cuenta necesaria,
  3. Activar firma Activar firma
  4. cree su firma en la ventana abierta 'Gestionar firma',
    Su elección no está restringida sólo a nombre. Usted puede usar cualquier texto, imagen, enlace y también un código html como la firma.
  5. pulse el botón Guardar.
  6. Crear firma Crear firma

Se añadirá su firma cada vez que usted envía un mensaje de email de la cuenta con la firma preconfigurada.

Si usted quiere cambiar o borrar una firma,

  1. vaya a la sección Configuración en el panel izquierdo lateral y elija la opción Gestión de cuentas
  2. pulse el botón Gestionar firma al lado de una cuenta necesaria,
  3. cambie o borre la firma en la ventana abierta 'Gestionar firma',
    Usted también puede desactivarla temporalmente desmarcando la casilla Usar firma.

Correo es una herramienta indispensable de comunicación empresarial que le permite mantener correspondencia con usuarios del portal y también con contactos CRM.

Para enviar un mensaje a un contacto del portal o CRM,

  1. seleccione la lista Contactos de portal o Contactos CRM en el panel izquierdo lateral,
  2. seleccione un contacto necesario en la lista,
  3. pulse el icono Icono acciones al lado derecho del contacto seleccionado y use la opción Componer correo.
    Contactos CRM Contactos CRM

    Usted también puede usar el botón Componer correo, que está disponible arriba de la lista de contactos, para enviar un mensaje a un contacto o a varios contactos que usted ha seleccionado marcando las casillas al lado de los nombres.

Para actualizar la carpeta Bandeja de entrada, pulse el botón botón obtener nuevos mensajes. Todas las conversaciones que usted no ha leído ya se mostrarán al lado de leyenda Bandeja de entrada o sobre el icono Correo. Si usted pulsa el icono Correo verá la lista de nuevas conversaciones/mensajes, pulse el enlace Ver todo para abrirlos en la bandeja de entrada. El número de mensajes en una conversación se muestra al lado del nombre de remitente, por ejemplo: icono número de mensajes.

Para arreglar los mensajes recibidos,

  • use el campo Filtro para ver las conversaciones que corresponden a su solicitud:

    Estado

    • No leídos muestra las conversaciones que todavía no han sido leídas;
    • Leído muestra las conversaciones leídas;

    Por periodo

    • Hoy muestra las conversaciones de hoy día;
    • Ayer muestra las conversaciones de ayer;
    • Semana pasada muestra las conversaciones de semana pasada;
    • Periodo personalizado muestra las conversaciones de un periodo especificado;

    Otro

    • Importante muestra las conversaciones marcadas;
    • Con archivos adjuntos muestra sólo las conversaciones con archivos adjuntos;
    • De remitente muestra las conversaciones con un remitente especificado;
    • A la dirección de correo muestra las conversaciones con un correo electrónico especificado;
    • Con etiqueta muestra las conversaciones sólo con una etiqueta especificada.
  • marque el grupo de conversaciones necesario Todo, No leídos, Leído, Importante, Con archivos adjuntos, Ninguno o unas conversaciones necesarias de diferentes grupos y elija una operación apropiada:
    • Borrar - para mover las conversaciones seleccionadas a la carpeta Basura,
    • Usted puede borrar todas las conversaciones de la carpeta Basura en unos clics. Sólo pulse el icono Icono Basura que aparece cuando mantiene cursor sobre la leyenda Basura.

    • Spam - para mover las conversaciones seleccionadas a la carpeta Spam,
    • Recuerde que es imposible restaurar las conversaciones borradas de la carpeta Spam.

    • Marcar como leído - para marcar las conversaciones seleccionadas como leídas
    • Marcar como no leído - para marcar las conversaciones seleccionadas como no leídas
    • Añadir etiqueta - para asignar una etiqueta creada o seleccionada a la conversación (conversaciones) seleccionada(s),
  • Usted también puede usar el menú contextual para realizar la operación deseada. Marque las conversaciones deseadas, haga clic derecho sobre el área seleccionada y elija la opción correspondiente: Marcar como leído/no leído, Spam, Borrar. Si usted elige sólo una conversación, verá el menú contextual avanzado. Elija una de las opciones disponibles: Abrir, Abrir en pestaña nueva, Responder Contestar a todos, Escribir un mensaje a remitente, Reenviar, Marcar como leído/no leído, Marcar como importante, Spam, Borrar.
  • añada un indicador, un signo visual de importancia de una conversación,
  • use la opción Ordenar por para que las conversaciones en la carpeta Bandeja de entrada se arreglen por fecha.
  • Bandeja de entrada Bandeja de entrada

Para leer un mensaje sólo haga clic en su asunto,

Cuando la conversación está abierta, de manera predeterminada, se muestra sólo el último mensaje recibido o enviado. Si usted quiere ver todos los mensajes de conversación pulse el enlace Expandir todo. Si usted quiere ocultarlos utilice el enlace Contraer todo. Usted puede pasar de una conversación abierta a otra usando los enlaces Anterior y Siguiente. Usted puede contestar al mensaje, reenviarlo, borrarlo, exportarlo a CRM, marcar como no leído, mover a la carpeta Spam, añadir una etiqueta o enlazarlo con contactos CRM usando la lista desplegable o los botones de arriba.

Leer mensaje Leer mensaje

De manera predeterminada, imágenes enviadas en un mensaje están desactivadas por razones de seguridad. Para ver las imágenes haga clic sobre el enlace Mostrar imágenes. Si usted quiere cambiar las opciones de visualización pulse el enlace Siempre mostrar imágenes de "nombre de remitente". Después de aplicar esta opción todas las imágenes de un mensaje enviado por el cierto usuario se mostrarán de manera predeterminada.

Activar imagen Activar imagen

Un mensaje de email recibido puede contener archivos adjuntos. Usando Correo de oficina online usted puede automáticamente guardar aquellos archivos en cualquier carpeta del módulo Documentos. Para hacerlo, usted necesita configurar una carpeta para archivos adjuntos,

  1. vaya a la sección Ajustes en el panel lateral izquierdo y elija la opción Gestión de cuentas,
  2. pulse el icono icono Acciones a la derecha de la cuenta para la que usted quiere configurar una carpeta,
  3. elija la opción Carpeta para archivos adjuntos y después pulse la carpeta deseada,
  4. pulse el botón OK.
  5. Carpeta para archivos adjuntos Carpeta para archivos adjuntos

Una vez configurada la carpeta, todos los archivos adjuntos a los futuros mensajes de email se guardarán allí.

Usted puede fácilmente Desenlazar o cambiar la carpeta para archivos adjuntos siguiendo los pasos descritos arriba. Nota por favor, si usted cambia la carpeta, los archivos guardados antes no se transferirán a una carpeta nueva. Los cambios se aplicarán sólo a nuevos mensajes de email.

Usando el icono Icono Acciones a la derecha de un archivo adjunto usted también puede:

  • Descargar un archivo a su ordenador,
  • Ver un archivo en su navegador,
  • Abrir un archivo (archivo de texto, hoja de cálculo o presentación) en editor de documentos,
  • Guardar un archivo en Mis documentos.
  • Opciones de archivos adjuntos Opciones de archivos adjuntos

Gestión de contactos

Correo como una herramienta indispensable de comunicación empresarial le permite llevar la correspondencia con sus contactos personales, usuarios de portal así como con los contactos de CRM. Todos los contactos se almacenan en el libro de direcciones. Para accederlo, expanda la sección Contactos en el menú lateral izquierdo y seleccione la lista Contactos personales, Contactos de portal o Contactos de CRM.

La lista Contactos personales muestra las personas a las que Usted ya ha enviado los mensajes de correo (ellos pueden ser filtrados por el parámetro Contactados frecuentemente) y aquellos que han sido añadidos como sus contactos personales.

  • Usted puede crear completamente nuevos contactos usando el botón Crear contacto en la parte superior de la lista o guardar contactos existentes usando la opción Añadir a contactos del menú Actions Icon.
    Para añadir un nuevo contacto personal Usted también puede abrir un mensaje entrante, hacer clic en el icono Actions Icon a la derecha y seleccionar la opción Crear contacto personal.

    Complete el formulario Añadir a contactos especificando el Nombre de la persona, Dirección de correo electrónico, Teléfono (use el icono Plus Icon para añadir números de teléfono adicionales o direcciones de correo electrónico) y Descripción y haga clic en el botón Guardar. Después de guardar algunos contactos Usted puede filtrarlos por el parámetro Contactos personales.

    Add New Personal Contacts Add New Personal Contacts
  • Para editar un contacto personal haga clic en el icono Actions Icon, seleccione la opción Editar contacto, cambie los datos necesarios y pulse el botón Guardar.
  • Para eliminar contactos de la lista, haga clic en el icono Actions Icon y use la opción Eliminar para cada contacto separado o marque varios contactos y pulse el botón Eliminar en la parte superior de la lista.

En las listas Contactos de portal y Contactos de CRM Usted puede hacer clic en el icono Actions Icon y seleccionar la opción Ver perfil del contacto para abrir el perfil del contacto. También Usted puede usar el Filtro para mostrar:

  • contactos de portal que están incluidos en un Grupo cierto,
  • solo todas las empresas o solo todas las personas de CRM, o los contactos de CRM con oportunidades,
  • contactos de CRM solo de un Nivel de temperatura cierto,
  • contactos de CRM solo con una etiqueta especificada.

Para enviar un mensaje de correo a un contacto,

  1. seleccione la lista Contactos personales, Contactos de portal o Contactos de CRM,
  2. seleccione el contacto necesario de la lista,
  3. haga clic en el icono Actions Icon a la derecha del contacto seleccionado y use la opción Escribir un mensaje.
    CRM Contacts CRM Contacts

    Como alternativa use el botón Escribir que está por encima de la lista de contactos para enviar un mensaje al contacto/a los contactos seleccionado(s) marcando la casilla al lado del nombre del contacto.

Integración con CRM

Correo de oficina online le da una oportunidad de enlazar una conversación o un mensaje de conversación con un elemento de CRM para que sea posible transferir toda la información necesaria sobre los contactos, casos, oportunidades enviados por correo electrónico al módulo CRM.

Hay una diferencia entre enlazar una conversación y un mensaje de conversación con un elemento CRM. Si usted enlaza una conversación, todos los mensajes de conversación existentes y también los mensajes futuros se transferirán al módulo CRM. Si usted enlaza un mensaje de conversación al elemento de CRM, sólo este mensaje se mostrará en el módulo CRM.

Para enlazar una conversación a un elemento de CRM,

  1. elija una conversación y ábrala,
  2. pulse el botón Más en la parte superior de la página y seleccione la opción Enlazar con CRM,
  3. en la ventana abierta Enlazar conversación con CRM seleccione el elemento con el que usted quiere enlazar su conversación abriendo la lista desplegable,
  4. Hay tres opciones disponibles en Correo, son los: Contacto, Caso y Oportunidad. La opción predeterminada es Contacto.

  5. introduzca el nombre del elemento completamente o parcialmente,
    Usted puede enlazar su conversación con varios elementos de CRM a la vez.

    Si usted ha añadido un elemento por error y quiere borrarlo pulse el icono Eliminar al lado de su nombre.

  6. pulse el botón Guardar.
Enlazar conversación Enlazar conversación

Para enlazar un mensaje de conversación con un elemento CRM,

  1. abra la conversación requerida,
  2. pulse el mensaje deseado,
  3. pulse el icono Icono acciones a la derecha y seleccione la opción Exportar a CRM,
  4. en la ventana abierta Exportar a CRM seleccione el elemento con el que usted quiere enlazar su mensaje abriendo la lista desplegable,
  5. introduzca el nombre del elemento completamente o parcialmente,

    Si usted ha añadido un elemento por error y quiere borrarlo pulse el icono Eliminar al lado de su nombre.

  6. pulse el botón Exportar.

¡Es todo! Usted ha transferido todos los mensajes necesarios al módulo CRM con éxito y desde ahora usted puede ver su correspondencia directo en la página de descripción del elemento CRM.

En la página de descripción del elemento en el módulo CRM usted también puede:

  • ver no sólo los mensajes de la conversación ya recibidos o enviados sino los nuevos mensajes también;
  • abrir cualquier mensaje pulsando su sujeto;
  • abrir los archivos adjuntos pulsando el enlace Mostrar archivos;
  • borrar un mensaje pulsando el icono Borrar a su lado.
Página de elemento Página de elemento

Para desenlazar una conversación de un elemento de CRM,

  1. elija la conversación necesaria y ábrala,
  2. pulse el botón Más en la parte superior de la página y seleccione la opción Enlazar con CRM,
  3. en la ventana abierta Enlazar conversación con CRM usted verá todos los elementos de CRM enlazados con la conversación. Si usted quiere borrar todos los elementos enlazados, pulse el botón Desenlazar todo y confirme su elección. Si usted quiere borrar un cierto elemento de CRM pulse el icono Eliminar al lado de su nombre y después el botón Guardar.
    Recuerde que si usted desenlace la conversación del elemento de CRM, los mensajes nuevos no se transferirán más al módulo CRM pero todos los mensajes de conversación anteriormente transferidos permanecerán en la página de descripción del elemento. Si usted quiere borrar la conversación de la página de descripción del elemento borre todos los mensajes uno por uno pulsando el icono Eliminar2 al lado del mensaje correspondiente.

Para desenlazar un mensaje de conversación de un elemento CRM vaya a la página de descripción del elemento y pulse el icono Eliminar2 al lado del mensaje requerido.

Usted puede enviar facturas del módulo CRM usando Correo de oficina online. Sin dudas, esta función le ahorrará tiempo considerablemente en tanto que usted no tiene que cambiar más entre módulos.

Para hacerlo,

  1. vaya al módulo CRM,
  2. pulse el botón Crear nuevo y elija la opción Factura. O, vaya a la sección Contactos y elija a una persona/empresa a la que usted quiere extender la factura y pulse el botón Extender una factura,
    Extender factura Extender factura
    Si usted ha creado ya una factura necesaria, lea el paso 5.
  3. rellene todos los campos marcados con un signo rojo,
  4. pulse el botón Añadir esta factura,
  5. en la página 'Facturas' pulse el icono Icono Acciones a la derecha de una factura necesaria y seleccione la opción Enviar por email. Usted será rederegido al Correo de oficina online. Allí usted verá el mensaje con la factura adjunta,
  6. Enviar factura Enviar factura
  7. rellene todos los campos del mensaje necesarios,
  8. pulse el botón Enviar.
    Si usted quiere enviar el mensaje más tarde pulse el botón Guardar.

¡Ya está! Ahora usted sabe cómo enviar facturas a sus clientes usando Correo de oficina online. Si quiere saber más sobre facturas lea la sección CRM.

Integración con Calendario

La integración de Correo con Calendario le ofrece la posibilidad de intercambiar la información sobre los eventos de calendario entre el Calendario interno de portal y algunas aplicaciones de calendario de terceros usando el módulo Correo como un canal de comunicación.

La integración se basa en el formato abierto común iCalendar. iCalendar es un formato popular para intercambio de la información sobre calendario y planificación por Internet. iCalendar se soporta por el gran número de softwares abiertos y propietarios, tales como MS Exchange Server, MS Office Outlook 2000-2013, Google Calendar/GMail, Outlook.com, Yandex Mail/Calendar, Mail.ru, Yahoo, Apple Mail/Calendar, Lotus, Zimbra, Mozilla Thunderbird con la extensión Lightning etc.

Cuando el Agregador de correo descarga mensajes de correo de cualquier cuenta de correo conectada al módulo Correo, el servicio busca archivos en el formato iCalendar. Si un mensaje de correo contiene dicho archivo, Usted puede:

  • visualizar la información sobre el evento: su fecha y hora, ubicación, nombre del organizador. La carta del evento de calendario es interactiva, es decir, se cambia dependiendo del estado de evento de origen. Si el evento ha sido cambiado o eliminado en el calendario de terceros o en el Calendario interno de portal, la carta del evento mostrará cambios correspondientes y una notificación nueva sobre la actualización o cancelación del evento se enviará a los participantes del evento.
    • si Usted se ha invitado a un evento desde la aplicación de calendario de terceros o el Calendario interno de portal, puede responder a la invitación directamente desde el mensaje de correo pulsando el botón , Quizás o No en la sección Responder. Usted puede cambiar su decisión más tarde. Cuando un participante acepte, provisionalmente acepte o rechaze la invitación, el organizador del evento también recibirá una notificación de correo.
    • visualizar Ubicación del evento en el mapa (si la ubicación ha sido especificada por el organizador).
    • editar el evento en el Calendario interno de portal usando el enlace Pasar al evento. Los eventos de los mensajes de correo se importan automáticamente a Mi calendario en el portal. Al editar un evento importado, los cambios se aplicarán solo a este calendario, ellos no afectan al evento de origen en el calendario de terceros. A su vez, cualquier otro cambio aplicado al evento de origen en la aplicación de terceros no tendrá un efecto en el evento importado.
    • visualizar otros eventos programados para la fecha de este evento haciendo clic en el enlace Pasar al calendario en la sección Orden del día.
    View Calendar Invitations View Calendar Invitations
  • manualmente importar eventos al Calendario interno de portal. Mientras que los eventos se importan automáticamente, puede que tenga que importar el evento repetidamente del mensaje de correo, por ejemplo, si Usted lo elimina de su calendario. Para hacerlo, haga clic en el icono Actions Icon a la derecha del archivo y seleccione la opción Guardar en calendario del menú. El evento se guardará en Mi calendario.
  • visualizar los archivos .ics. Para hacerlo, pulse el enlace Más detalles en la carta del evento, o el nombre del archivo en la sección Archivos adjuntos, o haga clic en el icono Actions Icon a la derecha del archivo y seleccione la opción Visualizar del menú. El archivo se abrirá en una ventana nueva.
  • descargar los archivos .ics en su ordenador o guardarlos en cualquier carpeta en el módulo Documentos. Para hacerlo, haga clic en el icono Actions Icon a la derecha del archivo y seleccione la opción Descargar o Guardar en documentos del menú.

Crear/manejar etiquetas

Clasificación de sus mensajes le ayudará a seguir su correspondencia y hacer la búsqueda de mensajes más fácil. Con el objetivo de arreglar sus mensajes usted puede añadir etiquetas a ellos. Para hacerlo,

En la carpeta Bandeja de entrada:

  1. seleccione las conversaciones (o una conversación) marcando la casilla apropiada,
  2. pulse el botón Añadir etiqueta arriba de la lista de conversaciones recibidas,
  3. seleccione la etiqueta en la lista o cree la nueva.

Al leer un mensaje:

  1. abra un mensaje necesario,
  2. pulse el botón Añadir etiqueta arriba del contenido de mensaje,
  3. seleccione cualquier etiqueta en la lista o crea la nueva.

Al escribir un mensaje:

  1. pulse el botón Crear nuevo mensaje,
  2. pulse el botón Añadir etiqueta arriba del campo De:,
  3. seleccione cualquier etiqueta en la lista o crea la nueva.

La etiqueta siempre se muestra al lado del asunto de una conversación en la carpeta Bandeja de entrada y en la ventana de conversación abierta en el campo Etiquetas debajo del campo Fecha.

Usted puede acceder a las conversaciones etiquetadas usando los enlaces disponibles en el panel izquierdo lateral debajo de la carpeta Spam. Si hace clic en una etiqueta necesaria usted abrirá la lista de conversaciones con esta etiqueta.

Para editar una etiqueta:

  1. pulse la sección Configuración en el panel izquierdo lateral,
  2. seleccione la opción Gestión de etiquetas para abrir la lista de etiquetas,
  3. seleccione una etiqueta necesaria en la lista y pulse el icono Icono acciones al lado derecho,
  4. seleccione la opción Editar,
  5. haga todos los cambios necesarios y pulse el botón Guardar.

Para borrar una etiqueta, elija la opción correspondiente en la lista desplegable Acciones.

Gestionar etiqueta Gestionar etiqueta

Creación de carpetas personalizadas

En el módulo Correo las siguientes carpetas predeterminadas están disponibles: Bandeja de entrada, Enviado, Borradores, Basura y Spam. También es posible crear sus propias carpetas y subcarpetas para organizar sus mensajes.

No es posible editar, mover o eliminar las carpetas predeterminadas así como crear una subcarpeta dentro de la carpeta predeterminada.

Para crear una nueva carpeta personalizada,

  1. pulse el enlace Crear carpeta bajo la lista de carpetas predeterminadas en el menú lateral izquierdo,

    Como alternativa, Usted puede hacer clic en la sección Ajustes en el menú lateral izquierdo, pasar a la página Gestión de carpetas y usar el botón Crear.

  2. en la ventana Crear carpeta abierta introduzca el nombre de carpeta,
  3. seleccione una carpeta principal, si es necesario. Usted puede seleccionar solo carpetas personalizadas previamente creadas, las carpetas predeterminadas no están disponibles en la lista,
  4. haga clic en el botón Guardar.
Manage Folders Manage Folders

Después de crear las carpetas, puede mover mensajes de correo a las carpetas necesarias manualmente o establecer normas para mover mensajes automáticamente. Para mover mensajes manualmente,

  1. marque mensajes necesarios en la lista o seleccione varios mensajes arrastrando el ratón,
  2. arrastre y suelte los mensajes seleccionados a la carpeta necesaria en el menú lateral izquierdo, o pulse el botón Mover a en la parte superior y seleccione la carpeta en la lista (la carpeta actual estará desactivada en la lista).

Para enterarse de cómo mover mensajes automáticamente, consulte la sección Configurar/aplicar filtros.

Para editar una carpeta creada,

  1. haga clic en la sección Ajustes en el menú lateral izquierdo y seleccione la opción Gestión de carpetas,

    Usted también puede rápidamente acceder a los ajustes de Gestión de carpetas haciendo clic en el icono Manage folders Icon Gestionar carpetas que aparece al mover el cursor sobre el enlace Crear carpeta.

  2. seleccione la carpeta que Usted quiere editar en la lista,
  3. pulse el botón Editar en la parte superior,
  4. en la ventana Editar carpeta haga todos los cambios necesarios: cambie el nombre de la carpeta o seleccione una carpeta principal diferente,
  5. pulse el botón Guardar.

En la página Gestión de carpetas puede editar fácilmente la estructura jerarquizada de carpetas. Para hacerlo seleccione la carpeta que quiere mover, luego arrastre y suéltela a la carpeta raíz o a una carpeta personalizada diferente en la lista. Usted puede editar la estructura jerarquizada arrastrando carpetas solo en la página Gestión de carpetas, no en el menú lateral izquierdo.

Para eliminar una carpeta:

  1. pase a la sección de ajustes Gestión de carpetas,
  2. seleccione la carpeta necesaria en la lista y pulse el botón Eliminar,
    Si Usted elimina la carpeta, todos los mensajes almacenados en esta carpeta se moverán a Basura.
  3. confirme la eliminación pulsando el botón Eliminar.

Configurar/aplicar filtros

Usted puede establecer normas para realizar acciones específicas automáticamente con los mensajes, por ejemplo, para moverlos a las carpetas necesarias, añadir etiquetas, marcar mensajes como importantes o leídos.

Para crear un filtro nuevo,

  1. haga clic en la sección Ajustes en el menú lateral izquierdo, vaya a la página Gestión de filtros y use el botón Crear.
  2. establezca la condición necesaria/las condiciones necesarias bajo la(s) cual(es) el filtro debe aplicarse. Puede establecer una condición sencilla o muy compleja que incluye varias condiciones.
    • En la sección Si abra la lista desplegable primera y seleccione uno de los elementos de mensaje que será comprobado por el filtro:
      • De - para comprobar el remitente,
      • A o Cc - para comprobar tanto destinatarios como las personas a quienes una copia del mensaje ha sido enviada,
      • A - para comprobar solo los destinatarios del mensaje,
      • Cc - para comprobar solo las personas a quienes una copia del mensaje ha sido enviada,
      • Tema - para comprobar el tema del mensaje.
    • En la lista siguiente seleccione el tipo de coincidencia:
      • coincide - esto significa que el elemento del mensaje debe coincidir exactamente con el valor especificado,
      • no coincide - esto significa que el elemento del mensaje no debe coincidir con el valor especificado,
      • contiene - esto significa que el elemento del mensaje debe contener el valor especificado en cualquier parte del texto,
      • no contiene - esto significa que el elemento del mensaje no debe contener el valor especificado,
    • En el campo de entrada especifique el valor necesario, por ejemplo, una dirección de correo electrónico del remitente, un nombre del remitente o del destinatario o una cierta palabra que el tema puede contener.
    • Use la opción Plus Icon Añadir condición abajo para crear una condición más. Para eliminar una condición use el icono Eliminate al lado de ésta.
    • Para una condición compleja especifique si un mensaje debe coincidir con todas las condiciones o coincidir al menos con una de las condiciones.
  3. seleccione acciones que deben ser realizadas si un mensaje coincide con todas las condiciones o una de las condiciones. Usted puede marcar una o varias opciones:
    • Eliminar para siempre - para eliminar los mensajes filtrados de forma permanente sin la posibilidad de restaurarlos,
    • Mover a carpeta - para mover los mensajes filtrados a la carpeta seleccionada. Puede elegir tanto las carpetas predeterminadas como carpetas personalizadas previamente creadas,
    • Añadir etiqueta - para añadir la etiqueta seleccionada a los mensajes filtrados. También puede crear una etiqueta nueva en la sección Crear nueva etiqueta. Para hacerlo introduzca el nombre de la etiqueta y pulse OK,
    • Marcar como importante - para marcar los mensajes filtrados como importantes,
    • Marcar como leído - para marcar los mensajes filtrados como leídos.
  4. especifique opciones avanzadas,
    • Seleccione la carpeta predeterminada/las carpetas predeterminadas a la(s) que el filtro debe aplicarse: Bandeja de entrada, Enviado, Spam.
    • Si Usted tiene varias cuentas, decida si el filtro debe aplicarse a todos los buzones de correo o solo a ciertos buzones de correo.
    • Especifique cómo el filtro debe aplicarse dependiendo de la presencia de archivos adjuntos. Seleccione la opción necesaria: Aplicar si archivos adjuntos están presentes en el mensaje o no están presentes en el mensaje.
    • Especifique si Usted quiere Ignorar otros filtros.
  5. especifique el nombre del filtro en el campo correspondiente,
  6. pulse el botón Verificar filtro para asegurarse de que todos los parámetros están configurados correctamente y mostrar los mensajes a los que el filtro puede aplicarse. Los Mensajes filtrados se mostrarán debajo.
  7. si es necesario, pulse el botón Aplicar filtro a mensajes existentes. El filtro será guardado y activado. También aparecerá la ventana de confirmación informándole que las acciones especificadas se aplicarán a todos los mensajes filtrados existentes. Pulse el botón Aplicar filtro para realizar las acciones. Si Usted ha especificado la acción Eliminar para siempre, podrá seleccionar la acción Mover a Basura en lugar de esta.
  8. si Usted no aplicó el filtro, pulse el botón Crear filtro para guardar el filtro creado.
Create Filters Create Filters

Todos los filtros creados se muestran en la página Gestión de filtros. Esta página le permite:

  • cambiar el orden de los filtros arrastrando filtros,
  • desactivar/activar filtros,
  • aplicar un filtro cierto a mensajes existentes,
  • editar o eliminar filtros.

Use el icono Actions Icon Acciones a la derecha del filtro seleccionado para Desactivar el filtro o Activar el filtro desactivado, Aplicar el filtro a mensajes existentes, Editar o Eliminarlo.

Manage Filters Manage Filters

Cambio de ajustes del módulo Correo

De forma predeterminada, todos los usuarios de portal pueden acceder al módulo Correo. Hay 2 diferentes niveles de acceso dentro de este módulo: usuario y administrador de Correo.

Un usuario puede realizar las siguientes operaciones:

  • gestionar propias cuentas de correo, recibir y enviar mensajes;
  • gestionar propios ajustes de Correo;
  • gestionar las etiquetas y libro de direcciones;

Un administrador de Correo puede realizar las siguientes operaciones:

  • gestionar Servidor de Correo: añadir propio dominio, crear buzones de correo y grupos de correo;
  • gestionar ajustes generales de Correo.

Un propietario del portal/administrador con acceso completo puede restringir el acceso al módulo Correo para varios usuarios o aun desactivar este módulo, si no lo necesita en absoluto. Para hacerlo,

  1. pulse el enlace Configuración en el panel lateral izquierdo,
  2. seleccione la subsección Derechos de acceso,
  3. vaya a la sección Correo,
  4. marque el botón de opción Usuarios de la lista,
  5. seleccione los usuarios a los que Usted quiere conceder acceso,

    Para hacerlo use una de las opciones disponibles;

    • use el enlace Añadir usuario si quiere conceder acceso a una o más personas;
    • use el enlace Añadir grupo si quiere conceder acceso a todos los usuarios de portal, o a uno o más grupos.
Change Mail Module Settings Change Mail Module Settings

Para desactivar el módulo Correo simplemente pase a la subsección Módulos y herramientas en los ajustes Comunes de portal seleccionando la opción correspondiente en el panel lateral izquierdo, desmarque el módulo Correo en la sección Herramientas y pulse el botón Guardar.

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