Erste Schritte

Einleitung

ONLYOFFICE DocSpace ist eine neue Möglichkeit, mit Teams, Kunden, Partnern usw. an Dokumenten zusammenzuarbeiten, basierend auf dem Konzept von Räumen – speziellen Bereichen mit vordefinierten Berechtigungen.

ONLYOFFICE DocSpace bietet die folgenden Funktionen:

• Erstellen verschiedener Raumtypen: Öffentliche Räume, Räume zum Ausfüllen von Formularen, Kollaborationsräume, virtuelle Datenräume, benutzerdefinierte Räume.
• Bereitstellung flexibler Zugriffsberechtigungen: Anzeigen, Kommentieren, Review, Ausfüllen von Formularen, Bearbeiten.
• Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen, Formularen, PDFs und E-Books. Anzeigen von Multimediadateien (Bilder, Video- und Audiodateien). Arbeiten mit Markdown-Dateien und Diagrammen.
• Benutzer zur Zusammenarbeit einladen: gemeinsames Bearbeiten, Kommentieren und Kommunizieren in Echtzeit per Chat oder Videoanruf innerhalb von Online-Editoren.
• Speichern und Verwalten persönlicher Dokumente in einem dedizierten Bereich.
• Räume verwalten: Dateien hinzufügen, Mitglieder einladen und Berechtigungsstufen zuweisen, detaillierte Informationen und aktuelle Aktivitäten anzeigen, Räume archivieren.
• Verbinden Sie beliebige KI-Assistenten mit den Editoren für mehr Effizienz und schnellere Arbeitsabläufe.
• Konfigurieren der Integrationsfunktionen: Verbinden externer Dienste und Speicher. Derzeit können Speicher von Drittanbietern nur zur Durchführung von Backups verwendet werden.
• Einbetten von ONLYOFFICE DocSpace oder Teilen davon in Ihre eigene Webanwendung mit JavaScript SDK.
• Anpassen der Anpassungs- und Branding-Funktionen.
• Verwenden von Entwicklertools: Webhooks, OAuth-Anwendungen, API-Schlüssel.
• Einrichten von Sicherheitsfunktionen: Sichern und Wiederherstellen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, IP-Sicherheit, Audit-Trail und mehr.
• Integrieren Sie ONLYOFFICE DocSpace in Ihre Plattform mit gebrauchsfertigen Konnektoren für Drupal, Pipedrive, WordPress, Zapier, Zoom, Moodle usw.

DocSpace-Struktur

Im Menü auf der linken Seite sind die folgenden Abschnitte verfügbar:

• Meine Dokumente (nur für Administratoren/Benutzer) – ein Bereich zum Speichern persönlicher Dokumente.
• Favoriten – ein Bereich für Dokumente und Ordner, die Sie als Favoriten markiert haben.
• Zuletzt – ein Bereich für Dokumente, die Sie kürzlich im Editor geöffnet haben. Er enthält die letzten 100 Dateien und wird 90 Tage lang gespeichert. Folgende Dateitypen sind verfügbar: Dateien aus dem Bereich „Meine Dokumente“ und „Räume“ sowie Dateien, die über einen Link erreichbar sind.
• Räume – ein Bereich für aktive Räume, der Ihnen zur Verfügung steht. Administratoren können Räume erstellen und verwalten; Benutzer und Gäste können nur auf die Räume zugreifen, zu denen sie eingeladen sind.
• Archiv – ein Bereich für archivierte Räume. Administratoren können archivierte Räume wiederherstellen oder dauerhaft löschen; Benutzer und Gäste können nur die Räume sehen, zu denen sie eingeladen wurden.
• Kontakte (nur für Administratoren) – ein Bereich zum Verwalten interner Benutzer (Mitglieder), Gruppen und externer Benutzer (Gäste).
• Papierkorb – ein Bereich für entfernte Räume und Dokumente, die wiederhergestellt oder dauerhaft gelöscht werden können.

Im Menü neben dem Benutzernamen in der unteren linken Ecke können Benutzer ihre Profile und hilfreiche Informationen wie Hotkeys oder Hilfeartikel anzeigen. Administratoren können über dieses Menü auch auf die DocSpace-Einstellungen zugreifen.

Zugriffsrechte festlegen

Benutzertypen und Berechtigungen

Ein Benutzertyp ist eine Kategorie, die den Zugriffstyp eines Benutzers auf verschiedene Bereiche des Systems definiert. In ONLYOFFICE DocSpace gibt es fünf Benutzertypen mit den folgenden Berechtigungen:

1. Gäste können nur auf die Räume zugreifen, zu denen sie von Administratoren eingeladen werden. Sie können keine eigenen Räume erstellen. Sie können Ordner oder Dateien nur erstellen, hochladen und löschen, wenn sie als Inhaltsersteller benannt sind. Gäste können nur über Räume eingeladen werden. Dies ist ein kostenloses Konto (es ist möglich, eine unbegrenzte Anzahl von Gästen kostenlos hinzuzufügen).
2. Benutzer können im Raum Dateien erstellen und bearbeiten, aber keine Räume erstellen, Benutzer verwalten oder auf Einstellungen zugreifen. Dies ist ein kostenloses Konto (es ist möglich, eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern kostenlos hinzuzufügen).
3. Raumadministratoren können dieselben Aufgaben wie Benutzer ausführen und die zugewiesenen Räume erstellen und verwalten, neue Benutzer einladen und Berechtigungsstufen unterhalb ihrer Ebene zuweisen. Alle Administratoren haben Zugriff auf den Bereich „Meine Dokumente“. Dies ist ein kostenpflichtiges Konto (es wird eine Gebühr abhängig von der Anzahl der Administratoren erhoben).
4. DocSpace-Administratoren können dieselben Funktionen wie Raumadministratoren nutzen und zusätzlich auf die DocSpace-Einstellungen zugreifen sowie Räume verwalten und archivieren. Der DocSpace-Administrator hat nur Lesezugriff auf Räume, zu denen er nicht eingeladen wurde, kann aber den Besitzer eines solchen Raums ändern oder ihn archivieren. Dies ist ein kostenpflichtiges Konto (es wird eine Gebühr abhängig von der Anzahl der Administratoren erhoben).
5. Der Besitzer kann dieselben Rechte wie der DocSpace-Administrator haben und Administratoren hinzufügen. Der DocSpace-Besitzer hat Lesezugriff auf Räume, zu denen er nicht eingeladen wurde, kann aber den Besitzer eines solchen Raums ändern oder ihn archivieren. Der Besitzer ist ein Zahler mit Zugriff auf Zahlungsdetails und kann als einziger das Kontingent anpassen und Zahlungen vornehmen. Der Besitzer ist der einzige Benutzer, der das Portal löschen kann. Dies ist ein kostenpflichtiges Konto.

Konto- und Benutzerstatus

Jedes DocSpace-Konto kann einen der folgenden Status haben:

• Aktiv – diese Personen haben die Einladung bereits angenommen und können mit anderen Mitgliedern zusammenarbeiten.
• Ausstehend – diese Personen wurden eingeladen, haben die Einladung aber noch nicht angenommen. Sie sind in der Liste mit dem Symbol gekennzeichnet.
• Deaktiviert  – diese Personen wurden von einem Administrator in die Liste der deaktivierten Mitglieder verschoben. Sie können sich nicht mehr bei DocSpace anmelden. Sie sind in der Liste mit dem Symbol gekennzeichnet. Deaktivierte Benutzer können aus DocSpace entfernt oder wieder aktiviert werden.

Jeder DocSpace-Benutzer hat einen der folgenden Status: Bezahlt oder Kostenlos.

• Bezahlt – Besitzer, DocSpace-Administrator, Raumadministrator. Die Anzahl der hinzufügbaren zahlenden Benutzer wird durch den ausgewählten Tarifplan definiert.
• Kostenlos – Benutzer, Gast. Es kann eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Gästen hinzugefügt werden.

Der Besitzer und die Administratoren können neue Benutzer zu DocSpace einladen und die vorhandenen verwalten.

Räume verwalten

Raumtypen

Räume sind Bereiche für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Die Zugriffsrechte auf die im Raum abgelegten Dokumente hängen von der Berechtigungsstufe ab. Die Berechtigungsstufe, die einem Benutzer zugewiesen werden kann, hängt vom Raumtyp ab. Administratoren können Benutzer in den Raum einladen und ihnen Berechtigungsstufen zuweisen oder ändern.

• Der Öffentliche Raum ermöglicht es Ihnen, Benutzer über externe Links einzuladen, um Dokumente ohne Registrierung anzuzeigen. Sie können diesen Raum auch in jede Weboberfläche einbetten.
• Mit dem Raum zum Ausfüllen von Formularen können Sie PDF-Formulare in den Raum hochladen, Benutzer zum Ausfüllen eines PDF-Formulars auffordern, ausgefüllte Formulare überprüfen und automatisch in einer Tabelle erfasste Daten analysieren.
• Der Zusammenarbeitsraum ermöglicht Ihnen die Zusammenarbeit an Dokumenten mit Ihrem Team mithilfe von zwei Co-Editing-Modi: Schnell und Formal.
• Der Virtual Data Room ermöglicht Ihnen erweiterte Sicherheitsoptionen: Setzen von Wasserzeichen, automatisches Indexieren und Verfolgen aller Inhalte, Beschränken von Downloads und Kopieren. Virtuelle Datenräume können auch zum rollenbasierten Ausfüllen von Formularen verwendet werden.
• Mit Benutzerdefinierter Raum können Sie Ihre eigenen Einstellungen anwenden, um diesen Raum für beliebige benutzerdefinierte Zwecke zu verwenden.
• Der Raum Meine Dokumente ermöglicht Administratoren und Benutzern, ihre persönlichen Dokumente zu speichern.

Berechtigungsstufen innerhalb eines Raumes

Eine Berechtigungsstufe ist eine Reihe von Berechtigungen für Aktionen, die ein Benutzer ausführen kann. Administratoren können einem Benutzer innerhalb eines bestimmten Raums eine Berechtigungsstufe zuweisen. Jeder Raumtyp umfasst verschiedene Berechtigungsstufen, die seinen Mitgliedern zugewiesen werden können:

• Öffentlicher Raum – Raummanager, Inhaltsersteller.
• Raum zum Ausfüllen von Formularen – Raummanager, Inhaltsersteller, Formularausfüller.
• Kollaborationsraum – Raummanager, Inhaltsersteller, Editor, Betrachter.
• Virtueller Datenraum – Raummanager, Inhaltsersteller, Editor, Betrachter, Formularausfüller.
• Benutzerdefinierter Raum – Raummanager, Inhaltsersteller, Editor, Prüfer, Kommentator, Betrachter.

Abhängig von der Berechtigungsstufe stehen dem Benutzer innerhalb eines Raumes folgende Aktionen mit Dateien zur Verfügung:

• Viewer – Operationen mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen.
• Kommentator – Operationen mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren.
• Reviewer – Vorgänge mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren, Überprüfen.
• Formularausfüller – Vorgänge mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren, Überprüfen, Ausfüllen von Formularen.
• Editor – Vorgänge mit den vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren, Überprüfen, Ausfüllen von Formularen, Bearbeiten. Anzeigen des Versionsverlaufs.
• Inhaltsersteller – Vorgänge mit vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren, Überprüfen, Ausfüllen von Formularen, Bearbeiten. Anzeigen des Versionsverlaufs. Erstellen und Hochladen neuer Dateien/Ordner. Verwalten des Versionsverlaufs, Sperren von Dateien für Mitautoren. Kopieren, Verschieben und Entfernen eigener Dateien/Ordner.
• Raummanager – Vorgänge mit vorhandenen Dateien: Anzeigen, Kommentieren, Überprüfen, Ausfüllen von Formularen, Bearbeiten. Anzeigen des Versionsverlaufs. Erstellen und Hochladen neuer Dateien/Ordner. Verwalten des Versionsverlaufs, Sperren von Dateien für Mitautoren. Kopieren, Umbenennen, Verschieben und Entfernen eigener und fremder Dateien/Ordner.

Raummanager können neue Räume erstellen, Dokumente hinzufügen, neue Benutzer einladen und die vorhandenen Räume verwalten. Benutzer können im Raum Dateien erstellen und bearbeiten, jedoch keine Räume erstellen, Benutzer verwalten oder auf Einstellungen zugreifen.

Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten

Der Eigentümer, Administratoren und Benutzer können:

• den Raum Meine Dokumente verwenden,
• sowohl in „Meine Dokumente“ als auch in anderen Räumen neue Dateien und Ordner hochladen und erstellen.

Der Eigentümer, Administratoren und Benutzer können Dokumente auch innerhalb von Räumen verwalten:

• Versionsverlauf verwalten,
• Dateien für Co-Autoren sperren,
• eigene und fremde Dateien und Ordner kopieren, umbenennen, verschieben und entfernen (Benutzer können nur eigene Dateien/Ordner kopieren, verschieben und entfernen).

Weitere Einzelheiten zur Dokumentenverwaltung in Räumen finden Sie in diesem Artikel.

Gäste können nur innerhalb eines Raums, zu dem sie eingeladen sind, mit den vorhandenen Dokumenten arbeiten.

Alle Benutzer können, unabhängig von ihren Berechtigungsstufen im Raum:

• den Inhalt von Dokumenten anzeigen,
• zu Dokumenten hinzugefügte Kommentare anzeigen,
• den Inhalt in die Zwischenablage kopieren,
• Dokumente drucken und herunterladen.

Erweiterte Zugriffsrechte hängen von der Berechtigungsstufe innerhalb des Raumes ab.

Alle Bearbeitungsvorgänge werden über die ONLYOFFICE Online-Editoren durchgeführt:

• Dokumenteneditor
• Tabellenkalkulationseditor
• Präsentationseditor
• PDF-Editor

Konfigurieren der Einstellungen

Die DocSpace-Einstellungen sind in die folgenden Typen unterteilt: die Dateiverwaltungseinstellungen und die DocSpace-Einstellungen.

Die Dateiverwaltungseinstellungen ermöglichen allen Benutzern und Gästen die Kontrolle über die eigene Arbeit mit Dokumenten innerhalb von Räumen.

Der Eigentümer und die DocSpace-Administratoren können auf die DocSpace-Einstellungen zugreifen.