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Comment cela fonctionne

ONLYOFFICE Mail est un outil qui permet de travailler avec les e-mails directement sur votre portail. Il offre un éventail de fonctions realisées dans tous les clients de messagerie:

  • connectection boîtes mail,
  • envoi et réception de messages,
  • carnet d'adresses et gestion des contacts,
  • mise en place de signature électronique,
  • réponse automatique,
  • impression de messages.

En outre, ONLYOFFICE Mail fournit des fonctions utiles qui ne sont pas offerts par d'autres clients de messagerie, notamment cela permet d'ajouter des informations aux autres entités sur le portail, e.g. vous pouvez:

  • enregistrer automatiquement des documents à partir de pièces jointes dans un dossier partagé sur le portail,
  • créer de nouveaux contacts dans le module CRM,
  • lier l'historique de correspondence avec un contact/opportunité/action dans CRM,
  • ajouter des evenements au Calendrier.

C'est un des outils de portail qui permet de créer un espace de travail unique et rendre vos communications d'affaires et relation client plus pratique et plus efficace. Outre les options précités, ONLYOFFICE Mail vous permet de:

  • envoyer des factures directement depuis votre système CRM,
  • joindre les documents stockés sur le portail aux e-mails.

Dans le module ONLYOFFICE Mail, il est aussi possible d'utiliser ONLYOFFICE Mail Server qui offre les fonctions suivantes:

  • connection de votre domain,
  • création de messagerie d'entreprise,
  • addition des alias,
  • création de groupes de messagerie.

Pour mieux comprendre des caractéristiques particulières de ONLYOFFICE Mail et différence par rapport à d'autres clients de messagerie comme Thunderbird ou MS Outlook, Il faut savoir ce que c'est un email en tant qu'un phénomène et comment le processus de l'envoi et la réception de emails est réalisé chez les autres clients de messagerie.

Comment fonctionnent les clients de messagerie fréquemment utilisés?

Email est une solution client/serveur. Lorsque vous envoyez ou recevez les message à partir du client de messagerie, les applications suivant du côté client et du côté serveur interagissent:

  • MUA - Mail User Agent qui permet de voir les messages entrants et transmet les messages sortants au server mail,
  • MTA - Mail Transfer Agent qui transmet les messages entre les serveurs,
  • MDA - Mail Delivery Agent qui reçoit les messages entrants et les livre aux destinataires.

Le processus d'envoi de messages à partir du client de messagerie est exécuté comme suit:

  1. L'expéditeur transfère un email avec un client de messagerie au serveur de messagerie par le biais de protocol SMTP.
    • Clent de messagerie de l'expéditeur se connecte au son serveur de messagerie sortant.
    • Une fois la connexion avec serveur de messagerie est etablie, l'information sur l'expéditeur d'email, destinataire et la date d'envoi est transmise au serveur.
  2. Le serveur de messagerie d'expéditeur transmet l'email au serveur de messagerie de destinataire par le biais de protocole SMTP.
    • Le serveur de messagerie met les messages dans la queue. Avant l'envoie définitif de l'email, le serveur verifie plusieurs conditions sont réunies.
    • Le serveur de messagerie d'expéditeur se réfère à Domain Name System (DNS) et verifie si enregistrement A et MX existent pour le domaine specifié dans l'adresse mail de destinataire.
      • L'enregistrement A permet d'obtenir une adresse IP externe associée avec un nom de domain.
      • L'enregistrement MX permet de trouver où le serveur de messagerie qui reçoit les emails pour un domaine est situé.
    • Le serveur de messagerie d'expéditeur verifie si le port 25, responsable de diffusion de messages, est ouvert sur le serveur de messagerie entrante de destinataire.
    • Si tous les paramètres sont validés, le serveur de messagerie DNS de l'expéditeur renvoie au serveur de messagerie de destinataire, l'informe de l'intention d'envoyer le message et transfère l'information sur l'expéditeur d'email et un certain destinataire. Si ce destinataire existe, le corps du message est envoyé.
    • Le serveur de messagerie de destinataire télécharge le message et vérifie s'il contient du spam ou des virus. Si le message subit avec succès tous ces contrôles, il est placé en stockage. Si le message ne subit pas avec succès tous les contrôles, il peut être rejeté.
  3. Le destinataire se connecte à son serveur de messagerie par le biais du protocole POP3 ou IMAP4, télécharge le message, et après cela il peut voir le message dans l'interface de son client de messagerie.

    La différence principale entre les protocoles est suivante:

    • Le protocole POP3 télécharge l'email entier comletement sur l'ordinateur de l'utilisateur. Cela ne garantit pas de synchronisation inversée. Toutes les action effectuées avec un message dans l'application du côté client (e.g., lecture, déplacement) ne sont pas envoyées au serveur et ne peuvent pas être affichées dans les autres clients de messagerie.
    • Le protocole IMAP4 vois permet de travailler avec le serveur de messagerie sans téléchargement du message entier, mais par voie de téléchargement de l'affichage de l'état pour les e-mails sur le serveur. Un utilisateur ne peut voir que les en-têtes de message et selectivement télécharger les messages pour ler lire en cliquant sur l'en-tête requise. Ce protocole garantit la synchronisation inversée.

Particularités de mise en œuvre de ONLYOFFICE Mail

ONLYOFFICE Mail comprend les principales composantes suivantes:

  1. Mail Aggregator - un service qui rassemble les e-mails des autres boîte mail.

    Les composants suivants sont aussi utilisés pour assurer un fonctionnement d'agrégateur de messagerie:

    • Propre stockage de messagerie,
    • L'API de stockage de messagerie,
    • Serveur HTTP qui traite des demandes vers cette API. Il est aussi responsable de l'envoie des emails.

    Dans l'interface utilisateur avec un unsemble de dossiers standarts, vous pouvez connecter des boîtes mail existantes en précisant votre login, mot de passe et les paramètres de connexion à serveur de messagerie. L'agrégateur de messagerie téléchargera les emails des boîtes mail connectées dans un stockage avec le protocole permettant de récupérer les messages email (POP3 ou IMAP4) qui est specifié dans les paramètres de connexion. Vous pourrez voir les messages reçus et envoyer les emails de n'importe quelle boîtes mail connectée.

    L'agrégateur de messagerie a toujours un délai de réception des emails. S'il y a beaucoup d'itilisaters sur votre portail, un certain nombre de réglages peut être utilisé pour assurer que les emails sont delivrés à tous les utilisateurs au cours d'une période donnée. D'abord l'agrégateur recueille des nouveaux messages, et après recueille tous les messages qui restent. C'est aussi possible de recueillir les messages juste pour les 30 derniers jours, ou accorder la priorité aux utlisateurs actifs du portail.

    Aucune action executée dans notre client est transmise au seveur source, avec une seule exeption: un message envoyé est mis dans un dossier "Messages envoyés" sur le serveur.

  2. Mail Server - un ensemble connu de produits logiciels qui permet d'envoyer et recevoir les emails de ONLYOFFICE Mail interface en utilisant votre propre nom de domaine.

    Les composantes suivantes sont aussi utilisées pour assurer le fonctionnement de serveur de messagerie:

    • MailServer API - un ensemble de fonctions pour connecter votre propre nom de domaine, créer et personnaliser des boîtes mail, aliases et groups de messagerie.
    • MailServer WebUI - Une page Administrative utilisée pour l'interaction avec l'API de MailServer.
    • Mail Aggregator, décrit ci-dessus.

La différence principale entre ONLYOFFICE Mail et les autres programmes de messagerie est dans les faits qui suivent:

  • ONLYOFFICE Mail Server soutient le SMTP, IMAP et POP3 protocoles, mais les emails sont envoyés par le serveur HTTP .
  • ONLYOFFICE Mail Server n'a pas de client de messagerie. The Mail Aggregator est utilisé pour travailler avec ONLYOFFICE Mail Server, сomme pour l'interaction avec tous les autres serveurs de messagerie tiers.

Cela entraîne certaines restrictions. Par exemple, ce n'est pas possible d'appliquer une operation à part entière avec le protocole IMAP.

Si un servuer de messagerie a son propre client de messagerie, il n'y a pas de restrictions sur le nombre de connexions de la même adresse IP entre les applications coté serveur et coté client, tandis que telles restrictions existent toujours en travaillant avec les clients tiers.

Comme nous travaillons avecONLYOFFICE Mail Server en utilisant l'agrégateur de messagerie plutôt que son propre client de messagerie, cette restriction peut s'appliquer s'il y a beaucoup d'utilisateurs sur le portail, parce que toutes les boîtes email des utilisateurs sont sur la même adresse IP.

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