Pour trouver rapidement un document nécessaire, utilisez le filtre en haut de la liste de documents.
Cliquez sur le bouton et définissez les paramètres du filtre:
- Pour filtrer des éléments par TYPE, choisissez l'une des options suivantes: Dossiers, Documents, Présentations, Feuilles de calcul, Images, Média, Archives ou Tous les fichiers.
- Pour exclure les sous-dossiers de la recherche, activez l'option Aucun sous-dossier.
- Cliquez sur Ajouter un filtre pour appliquer les filtres.
Saisissez le nom du fichier partiellement ou entièrement dans le champ de recherche et appuyez sur la touche Entrée pour afficher les résultats de recherche. Si vous souhaitez ouvrir l'emplacement du fichier, cliquez avec le bouton droit sur le fichier et choisissez l'option Ouvrir un emplacement . Pour accéder au dossier parent situé un niveau au-dessus du dossier actuel, utilisez la flèche .
Par défaut, tous les fichiers sont triés par Modifié dans l'ordre décroissant (du plus ancien au plus récent). Le cas échéant, vous pouvez trier les éléments par Nom, Créé, Taille ou Type en cliquant sur l'en-tête de la colonne appropriée au dessus de la liste des fichiers. Pour ajouter ou masquer des critères de tri des fichiers, cliquez sur l'icône Trier par à droite du champ Filtre et sélectionnez l'option appropriée de la liste déroulante suivante: Créé, Modifié, Taille ou Type. Pour modifier l'ordre de tri de Décroissant à Croissant et vice versa, cliquez sur le critère de tri approprié.
Utilisez les boutons à droite pour basculer entre les modes d'affichage disponibles: Affichage des miniatures ou Vue compacte. Les miniatures ne sont pas générées pour les services externes connectés.
Le mode Affichage des miniatures approprié:
Les opérations que vous pouvez effectuer avec vos documents:
- Modifier sert à ouvrir le document pour modification sous un nouvel onglet.
- Aperçu sert à ouvrir le document en mode Aperçu sous un nouvel onglet.
- Enregistrer sous oform pour sauvegarder le document au format
.oform
que d'autres utilisateurs pourront remplir.
- Remplir le formulaire pour ouvrir le fichier au format
.oform
créé au préalable. Lorsque le fichier est ouvert dans ce mode, il n'est plus possible de modifier le fichier, seuls les champs à remplir.
- Copier le lien externe vers un fichier avec l'autorisation en Accès complet, Révision, Filtre personnalisé, Commentaire ou Lecture seule. Pour supprimer l'accès au fichier, sélectionnez l'option Refuser l'accès ou cliquez dessus le curseur pour qu'il devienne gris.
Plusieurs options de partage sont disponibles:
- Partager un lien vers le fichier via email ou via Twitter,
- Intégration de document stocké sur votre portail aux sites et pages web. Plusieurs options d'incorporation sont disponibles: Taille (600 x 800 px, 400 x 600 px, Auto), Largeur et Hauteur. Copiez le code et insérez-le dans le site ou la page web nécessaire.
- Gérer Historique des versions du fichier:
- Finaliser la version sert à finaliser la version actuelle du fichier et créer la révision du nouveau fichier.
- Afficher l'historique des versions sert à ouvrir la liste des versions comportant une description détaillé de chaque version: Statut de version, Numéro de version, Date et heure, Auteur et Commentaires. La liste des versions vous permet aussi Ouvrir pour modification et Modifier chaque version du document et restaurer la version nécessaire.
- Afficher les détails sert à ouvrir la fenêtre comportant les renseignements sur le fichier et ses propriétés telles que Aperçu du document, Propriétaire, Type, Taille, Extension de fichier, Date de modification, Dernière modification par, Date création, Versions et Commentaires. Pour ouvrir la fenêtre, vous pouvez cliquer sur icône dans le coin supérieure droit.
- Débloquer/enregistrer un fichier sert à pour bloquer/débloquer toute modification par d'autres utilisateurs avec des permissions d'accès appropriées.
- Marquer en tant que favori sert à ajouter le fichier aux favoris.
- Télécharger le fichier au format d'origine sur votre disque dur d'ordinateur.
- Télécharger comme sert à télécharger un fichier au format sélectionné sur votre disque dur d'ordinateur.
Plusieurs fichiers sont téléchargés sous forme d'une archive .zip et sauvegardés sur votre disque dur d'ordinateur.
- Déplacer et copier les fichiers:
- Déplacer vers un autre dossier ou service tiers de stockage.
- Copier un fichier et déplacer la copie vers le dossier sélectionné.
- Créer une copie du fichier dans le dossier actuel.
- Renommer un fichier.
- Supprimer un fichier en le déplaçant à la Corbeille. Vous pouvez récupérer les fichiers supprimés depuis la Corbeille, le cas échéant.
Si les fichiers étaient partagés, les utilisateurs avec lesquels vous l'aviez partagé ne pourront plus y accéder.
Opérations sur un groupe de fichiers s'affichent en haut du menu contextuel. Pour télécharger, déplacer, copier ou supprimer plusieurs fichiers à la fois,
- accédez au dossier nécessaire en cliquant sur l'option appropriée sur le panneau de gauche,
- placez le curseur de votre souris sur l'icône du fichier et cochez les fichiers que vous souhaitez gérer,
- cliquez sur le bouton nécessaire en haut selon l'opération que vous allez effectuer.
Certaines opérations sont disponibles sur un seul fichier à partir du menu contextuel. Pour renommer, bloquer pour les coauteurs, finaliser, afficher l'historique des versions du fichier ou copier le lien vers le document (ou effectuer l'une des opérations mentionnées ci-dessus),
- accédez au dossier nécessaire en cliquant sur l'option appropriée sur le panneau de gauche,
- recherchez le document approprié et cliquez sur l'icône qui se trouve à côté,
- sélectionnée l'option appropriée en fonction de l'opération nécessaire.
Pour apprendre comment gérer les révisions/versions d'un document, consultez
cet article.
Il est aussi possible de renommer le document en utilisant l'interface de l'éditeur pendant édition. Pour ce faire,
- cliquez sur l'onglet Fichier de la barre d'outils supérieure et sélectionnez l'option Renommer...,
- dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le Nom de fichier et cliquez sur OK.
Ajouter des documents aux Favoris
La section Favoris comprend tous les fichiers qui ont été marqués en tant que favoris provenant de toutes sections et dossiers. Pour ajouter un document aux Favoris:
- accédez au dossier nécessaire en cliquant sur l'option appropriée sur le panneau de gauche,
- recherchez le document nécessaire et cliquez sur l'icône qui se trouve à côté
- sélectionnez l'option Marquer en tant que favori,
ou
- ouvrez le document nécessaire pour modification ou aperçu,
- cliquez sur le bouton Marquer en tant que favori dans la barre d'outils supérieure,
Le fichier sera disponible dans la section Favoris et marqué avec l'icône dans la liste.
à partir de section Favoris, vous pouvez utiliser l'option Ouvrir l'emplacement dans le menu contextuel pour passer au dossier qui comprend ce fichier.
Pour supprimer un favori, utiliser l'option Retirer des favoris dans le menu contextuel ou cliquez sur l'icône à côté du nom de fichier.
Utiliser les Raccourcis clavier pour faciliter l'accès et la navigation dans votre cloud personnel. Pour afficher la liste des Raccourcis clavier, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit et sélectionnez l'option Raccourcis clavier ou utilisez la combinaisons de touches Ctrl
+/
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