ONLYOFFICE Personal est une suite bureautique pour éditer des documents, des feuilles de calcul et des présentations en ligne depuis un stockage dans le cloud. C'est une solution confortable à usage personnel vous offrant:

• un système de gestion de fichiers facile à utiliser permettant de connecter les services tiers de stockage et travailler sur les fichiers qui y sont stockés directement depuis le cloud personnel;
• un ensemble d'outils destiné à l'édition des fichiers au format docx, xlsx et pptx et à leur conversion, et une visionneuse de médias incorporée;
• la possibilité de créer des projets d'accords ou des enquêtes dans vos documents à l'aide des formulaires prêts à remplir:
• la possibilité de partager des documents et de collaborer en utilisant les options de coédition;
• un accès rapide et facile soit depuis un navigateur web, soit depuis l'application de bureau compatible avec différents systèmes d'exploitation, soit depuis les applications mobiles sur iOS et Android.

Ce guide vous aidera à faire vos premiers pas dans la prise en main de votre cloud personnel.

Pour créer un bureau personnel,

1. passez à la page personal.onlyoffice.com,
2. saisissez votre adresse Email dans le champ approprié du formulaire d'inscription,
3. indiquez si vous voulez rester informé des fonctionnalités du service, ensuite prenez connaissance des Conditions générales.
4. Cliquez sur CRéER MAINTENANT,
   
5. Le courriel d'activation vous sera envoyé sur l'adresse email. Suivez le lien fourni dans le message pour terminer la procédure de validation,
6. sur la page ouverte, remplissez les champs vides: Prénom, Nom et Mot de passe,
7. cliquez sur le bouton S'INSCRIRE. Vous serez automatiquement redirigé vers votre ONLYOFFICE Personal
   Votre mot de passe DOIT comporter au moins 8 caractères et 32 au maximum.
   

ou

1. connectez-vous avec l'un des services tiers disponibles: Google, Facebook, Linkedin,
2. saisissez vos informations d'identification et vous serez automatiquement redirigé vers votre cloud ONLYOFFICE Personal.

Pour vous connecter à votre compte existant du bureau personnel,

1. passez à la page personal.onlyoffice.com,
2. saisissez votre adresse email et mot de passe dans les champs appropriés,
3. cochez la case Rappeler pour permettre à vous connecter automatiquement la prochaine fois que vous visiter cette page.
4. cliquez sur le bouton Se connecter.

ou

1. connectez-vous avec l'un des services tiers disponibles: Google, Facebook, Linkedin,
2. saisissez vos informations d'identification et vous serez automatiquement redirigé vers votre cloud ONLYOFFICE Personal.

Pour transférer tous vos fichiers vers votre cloud Personal, vous pouvez charger des documents existants à partir de votre ordinateur ou intégrer votre compte Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive, Nextcloud, ownCloud, kDrive ou Yandex Disk dans le bureau en ligne.

Charger les fichiers et les dossiers

Pour charger un fichier,

1. accédez à la section Mes documents et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez charger vos fichiers en sélectionnant les options correspondantes sur le panneau latéral gauche,
2. cliquez sur le bouton dans le coin supérieur gauche,
3. sélectionnez l'optionTélécharger les fichiers dans le menu,
4. choisissez les fichiers à charger sur le bureau en ligne dans la fenêtre du gestionnaire de fichiers et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Ou tout simplement faites glisser et déposez un fichier ou plusieurs fichiers de votre ordinateur dans la zone de travail pour les charger sur le portail de manière plus simple.

Le processus de chargement va commencer. Si le fichier est téléchargé sous un format différent de Office Open XML , celui-ci sera converti dans le format .docx/.xlsx/.pptx pour une édition plus rapide. Une fenêtre de notification va apparaître où vous pouvez sélectionner si ce sont les deux fichiers que vous souhaitez sauvegarder (le fichier au format d'origine et le fichier au format Office Open XML ). Si vous n'avez pas besoin des fichiers au format d'origine sur le portail, vous pouvez décocher la case Enregistrer aussi la copie du fichier au format d'origine. Cela sera pris en compte lors des prochaines opérations de chargement et le fichier converti sera sauvegardé en tant qu'une nouvelle révision du fichier d'origine au lieu d'un nouveau fichier.

Si le fichier d'origine est protégé par un mot de passe, ce mot de passe est requis pour convertir le fichier. Lorsque vous cliquez sur l'icône Convertir et ouvrir à droite du document téléchargé à partir de la liste de fichiers, une nouvelle fenêtre s'ouvrira où vous devez saisir le mot de passe.

Consultez l'état de conversion et de téléchargement en cliquant sur l'icône . Le menu Télécharger et convertir les fichiers s'affichera. Ce menu comporte des documents qu'on a déjà téléchargé et converti et ceux dans la file d'attente.

Pour annuler le téléchargement du fichier, cliquez sur la croix bleue à côté du fichier. Pour arrêter le téléchargement de tous les fichiers à la fois, cliquez sur la croix grise dans le coin supérieur droit. Pour masquer le menu Téléchargements, cliquez sur l'icône . L'historique de téléchargements et conversions sera effacé.

Pour télécharger un dossier comportant des sous-dossiers et des documents imbriqués:

1. cliquez sur le bouton dans le coin supérieur gauche,
2. sélectionnez l'option Télécharger le dossier dans le menu,
3. choisissez le dossier à charger sur le bureau en ligne dans la fenêtre du gestionnaire de fichiers et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Vous pouvez également glisser-déposer le dossier nécessaire depuis la fenêtre du gestionnaire de fichiers vers la zone de travail du portail.

Pour connecter votre compte Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive, Nextcloud, ownCloud, kDrive, Yandex Disk ou tout autre service tiers de stockage au cloud personnel, recherchez la section Ajouter un compte sur le menu de gauche et connectez le service approprié selon les instructions contenues dans cet article.

Créer de nouveaux fichiers et dossiers

Vous pouvez également créer de nouveaux fichiers ou dossiers. Pour ce faire,

1. accédez à la section nécessaire ou au dossier nécessaire dans lequel vous souhaitez créer un nouveau fichier en sélectionnant les options correspondantes sur le panneau latéral gauche,
2. cliquez sur bouton dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'une des options suivantes:
   • Document pour créer un nouveau document texte,
   • Feuille de calcul pour créer un nouveau classeur,
   • Présentation pour créer une nouvelle présentation,
   • Modèle de formulaire pour créer un nouveau formulaire dans le format docxf à partir de Blanc, Depuis un fichier texte (il faut télécharger le fichier texte vers le portail en avance) ou sélectionnez une disposition depuis la Galerie des OFORMs. La galerie des OFORMs inclut plusieurs formulaires préconfigurés qui sont adaptés aux usages divers (formulaire du contrat de location, du Contrat de licence d'utilisation de logiciel, de l'offre d'emploi etc.),
     La langue des formulaires dans la galerie sera réglé automatiquement en fonction de la langue de votre profil.
   • Nouveau dossier pour créer un nouveau dossier,
3. saisissez le nom de votre fichier ou votre dossier dans le champ approprié et cliquez sur l'icône .

Vous pouvez visualiser et modifier vos documents, feuilles de calcul, présentations et formulaires remplissables directement dans le cloud en utilisant les éditeurs en ligne multifonctionnels. Vous pouvez aussi afficher les fichiers multimédias et les images stockés sur votre portail aux formats les plus populaires y compris avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm etc., aussi queides mages bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp.

Pour modifier un document, cliquez sur son nom ou sur l'icône à côté de celui-ci, sélectionnez l'option Modifier , et il s'ouvrira dans un nouvel onglet du navigateur web. Lorsque ce document est en cours d'édition, une icône représentant un crayon de couleur s'affichera . Pour en savoir plus sur les fonctionnalités d'éditeurs, veuillez visiter cette page.

Une fois un document, une feuille de calcul ou une présentation modifié et les modifications enregistrées, les deux révisions de votre fichier seront disponibles pour que vous puissiez restaurer la révision précédente, le cas échéant. Les révisions peuvent être groupées dans les versions. Pour en savoir plus sur les versions et les révisions, veuillez consulter cet article.

Pour afficher un fichier, cliquez sur l'icône à côté de celui-ci et sélectionnez l'option Aperçu . Le fichier s'ouvrira dans la Visionneuse correspondante du bureau en ligne. Les images seront ouverts dans la même fenêtre, les fichiers de texte seront affichés dans un nouvel onglet de votre navigateur Internet. La Visionneuse dans le bureau en ligne offre des outils standard pour zoomer / dézoomer vos fichiers, modifier leur taille, naviguer entre les pages, les télécharger ou imprimer.

Lorsque vous affichez l'aperçu des fichiers multimédias dans la visionneuse en ligne, vous pouvez utiliser les boutons appropriés pour démarrer ou pauser la lecture, régler le niveau du volume, passer au mode d'affichage Plein écran, passer au fichier précédent ou suivant, télécharger ou supprimer le fichier.

Lorsque vous affichez l'aperçu des images dans la visionneuse en ligne, vous pouvez utiliser les boutons appropriés pour zoomer/dézoomer l'image, passer à l'image précédente ou suivante, afficher la taille actuelle de l'image (si celle-ci est zoomée ou dézoomée), faire pivoter l'image dans le sens horaire ou antihoraire, télécharger ou supprimer le fichier.

Pour trouver rapidement un document nécessaire, utilisez le filtre en haut de la liste de documents.

Cliquez sur le bouton et définissez les paramètres du filtre:

1. Pour filtrer des éléments par TYPE, choisissez l'une des options suivantes: Dossiers, Documents, Présentations, Feuilles de calcul, Images, Média, Archives ou Tous les fichiers.
2. Pour exclure les sous-dossiers de la recherche, activez l'option Aucun sous-dossier.
3. Cliquez sur Ajouter un filtre pour appliquer les filtres.

Saisissez le nom du fichier partiellement ou entièrement dans le champ de recherche et appuyez sur la touche Entrée pour afficher les résultats de recherche. Si vous souhaitez ouvrir l'emplacement du fichier, cliquez avec le bouton droit sur le fichier et choisissez l'option Ouvrir un emplacement . Pour accéder au dossier parent situé un niveau au-dessus du dossier actuel, utilisez la flèche .

Par défaut, tous les fichiers sont triés par Modifié dans l'ordre décroissant (du plus ancien au plus récent). Le cas échéant, vous pouvez trier les éléments par Nom, Créé, Taille ou Type en cliquant sur l'en-tête de la colonne appropriée au dessus de la liste des fichiers. Pour ajouter ou masquer des critères de tri des fichiers, cliquez sur l'icône Trier par à droite du champ Filtre et sélectionnez l'option appropriée de la liste déroulante suivante: Créé, Modifié, Taille ou Type. Pour modifier l'ordre de tri de Décroissant à Croissant et vice versa, cliquez sur le critère de tri approprié.

Utilisez les boutons à droite pour basculer entre les modes d'affichage disponibles: Affichage des miniatures ou Vue compacte. Les miniatures ne sont pas générées pour les services externes connectés.

Le mode Affichage des miniatures approprié:

Les opérations que vous pouvez effectuer avec vos documents:

• Modifier sert à ouvrir le document pour modification sous un nouvel onglet.
• Aperçu sert à ouvrir le document en mode Aperçu sous un nouvel onglet.
• Enregistrer sous oform pour sauvegarder le document au format .oform que d'autres utilisateurs pourront remplir.
• Remplir le formulaire pour ouvrir le fichier au format .oform créé au préalable. Lorsque le fichier est ouvert dans ce mode, il n'est plus possible de modifier le fichier, seuls les champs à remplir.
• Copier le lien externe vers un fichier avec l'autorisation en Accès complet, Révision, Filtre personnalisé, Commentaire ou Lecture seule. Pour supprimer l'accès au fichier, sélectionnez l'option Refuser l'accès ou cliquez dessus le curseur pour qu'il devienne gris.
  
  Plusieurs options de partage sont disponibles:
  • Partager un lien vers le fichier via email ou via Twitter,
  • Intégration de document stocké sur votre portail aux sites et pages web. Plusieurs options d'incorporation sont disponibles: Taille (600 x 800 px, 400 x 600 px, Auto), Largeur et Hauteur. Copiez le code et insérez-le dans le site ou la page web nécessaire.
• Gérer Historique des versions du fichier:
  • Finaliser la version sert à finaliser la version actuelle du fichier et créer la révision du nouveau fichier.
  • Afficher l'historique des versions sert à ouvrir la liste des versions comportant une description détaillé de chaque version: Statut de version, Numéro de version, Date et heure, Auteur et Commentaires. La liste des versions vous permet aussi Ouvrir pour modification et Modifier chaque version du document et restaurer la version nécessaire.
• Afficher les détails sert à ouvrir la fenêtre comportant les renseignements sur le fichier et ses propriétés telles que Aperçu du document, Propriétaire, Type, Taille, Extension de fichier, Date de modification, Dernière modification par, Date création, Versions et Commentaires. Pour ouvrir la fenêtre, vous pouvez cliquer sur icône dans le coin supérieure droit.
• Débloquer/enregistrer un fichier sert à pour bloquer/débloquer toute modification par d'autres utilisateurs avec des permissions d'accès appropriées.
• Marquer en tant que favori sert à ajouter le fichier aux favoris.
• Télécharger le fichier au format d'origine sur votre disque dur d'ordinateur.
• Télécharger comme sert à télécharger un fichier au format sélectionné sur votre disque dur d'ordinateur.
  Plusieurs fichiers sont téléchargés sous forme d'une archive .zip et sauvegardés sur votre disque dur d'ordinateur.
• Déplacer et copier les fichiers:
  • Déplacer vers un autre dossier ou service tiers de stockage.
  • Copier un fichier et déplacer la copie vers le dossier sélectionné.
  • Créer une copie du fichier dans le dossier actuel.
• Renommer un fichier.
• Supprimer un fichier en le déplaçant à la Corbeille. Vous pouvez récupérer les fichiers supprimés depuis la Corbeille, le cas échéant.
  Si les fichiers étaient partagés, les utilisateurs avec lesquels vous l'aviez partagé ne pourront plus y accéder.

Opérations sur un groupe de fichiers s'affichent en haut du menu contextuel. Pour télécharger, déplacer, copier ou supprimer plusieurs fichiers à la fois,

1. accédez au dossier nécessaire en cliquant sur l'option appropriée sur le panneau de gauche,
2. placez le curseur de votre souris sur l'icône du fichier et cochez les fichiers que vous souhaitez gérer,
3. cliquez sur le bouton nécessaire en haut selon l'opération que vous allez effectuer.

Certaines opérations sont disponibles sur un seul fichier à partir du menu contextuel. Pour renommer, bloquer pour les coauteurs, finaliser, afficher l'historique des versions du fichier ou copier le lien vers le document (ou effectuer l'une des opérations mentionnées ci-dessus),

1. accédez au dossier nécessaire en cliquant sur l'option appropriée sur le panneau de gauche,
2. recherchez le document approprié et cliquez sur l'icône qui se trouve à côté,
3. sélectionnée l'option appropriée en fonction de l'opération nécessaire.

Il est aussi possible de renommer le document en utilisant l'interface de l'éditeur pendant édition. Pour ce faire,

1. cliquez sur l'onglet Fichier de la barre d'outils supérieure et sélectionnez l'option Renommer...,
2. dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le Nom de fichier et cliquez sur OK.

Ajouter des documents aux Favoris

La section Favoris comprend tous les fichiers qui ont été marqués en tant que favoris provenant de toutes sections et dossiers. Pour ajouter un document aux Favoris:

1. accédez au dossier nécessaire en cliquant sur l'option appropriée sur le panneau de gauche,
2. recherchez le document nécessaire et cliquez sur l'icône qui se trouve à côté
3. sélectionnez l'option Marquer en tant que favori,

ou

1. ouvrez le document nécessaire pour modification ou aperçu,
2. cliquez sur le bouton Marquer en tant que favori dans la barre d'outils supérieure,

Le fichier sera disponible dans la section Favoris et marqué avec l'icône dans la liste.

à partir de section Favoris, vous pouvez utiliser l'option Ouvrir l'emplacement dans le menu contextuel pour passer au dossier qui comprend ce fichier.

Pour supprimer un favori, utiliser l'option Retirer des favoris dans le menu contextuel ou cliquez sur l'icône à côté du nom de fichier.

Utiliser les Raccourcis clavier pour faciliter l'accès et la navigation dans votre cloud personnel. Pour afficher la liste des Raccourcis clavier, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit et sélectionnez l'option Raccourcis clavier ou utilisez la combinaisons de touches Ctrl+/.

Dans votre cloud personnel, vous pouvez remplir et modifier vos données de profil. Pour ce faire,

1. cliquez sur le lien avec votre nom situé dans le coin supérieur droit,
2. sélectionnez l'option Profil,
3. cliquez sur l'icône au-dessous de votre photo et, selon vos objectifs, sélectionnez l'une des options:
   • Modifier profil - pour activer le mode d'édition du profil et modifier les informations personnelles affichées sur votre page de profil. Vous pouvez également entrer dans ce mode en appuyant sur le bouton Modifier profil au-dessous du photo de profil. Trouvez la liste complète des paramètres modifiables de profil ci-dessous.
   • Modifier le mot de passe - sert à modifier le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter au portail. Cette option est également disponible dans le mode d'édition.
   • Modifier email - sert à modifier votre adresse email que vous avez utilisé lors l'inscription. Cette option est également disponible dans le mode d'édition.
   • Supprimer profil - sert à supprimer votre cloud personnel et toutes les données associées. Un e-mail contenant des instructions pour supprimer votre compte sera envoyé à l'adresse e-mail associée.
   

Lorsque vous sélectionnez l'option Modifier profil, les éléments suivants deviennent accessibles en modification:

• Email - l'adresse email actuellement associé à votre cloud personnel. Pour modifier l'adresse email que vous avez utilisée pour l'inscription, cliquez sur le buton Modifier à côté de votre adresse email actuelle et suivez les instructions.
• Mot de passe - le mot de passe que vous utilisez actuellement pour vous connecter au cloud. Pour modifier le mot de passe actuel, cliquez sur le buton Modifier à côté de votre mot de passe actuel et suivez les instructions.
  Votre mot de passe doit comporter au moins 8 caractères et 32 au maximum.
• Photo du profil - cliquez sur le bouton situé en bas de la photo de profil actuelle pour télécharger une autre photo et sélectionner la zone de l'image à utiliser comme avatar.
• Informations personnelles - les informations personnelles qui s'affichent sur votre page de profil: prénom et nom.

Plusieurs langues de l'interface sont disponibles dans le cloud personnel et vous pouvez passer d'une langue à l'autre à tout moment. Pour ce faire, ouvrez la page de votre profil et sélectionnez l'une des options disponibles dans la liste déroulante Langue.

Dans la section Abonnements, vous pouvez accepter ou refuser de recevoir des notifications de nouveaux fonctionnalités, conseils et rubriques connexes par email.

Dans la section Thème d'interface, vous pouvez sélectionner la palette de couleurs de votre interface. Les options disponibles:

• Utiliser le thème du système - pour utiliser la palette de couleurs de votre ordinateur (appareil).
• Thème claire - pour utiliser une palette de bleus et blancs.
• Thème sombre - pour utiliser une palette de bleus, gris foncés et noirs.

Pour passer à un autre compte, il faut d'abord vous déconnecter du compte actuel. Pour ce faire,

1. cliquez sur le lien avec votre nom situé dans le coin supérieur droit,
2. ensuite appuyez sur Déconnexion,
3. connectez-vous en utilisant les informations d'identification d'un autre compte.

Si vous avez encore des questions, veuillez visiter Résolution des problèmes sur ONLYOFFICE Personal ou contactez-nous sur le Forum ONLYOFFICE.